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Viaggi di gruppo

Come organizzare viaggi di gruppo

Vuoi organizzare viaggi di gruppo per un gran numero di persone?

Devi prenotare gli spostamenti, gli alloggi e le visite per un gruppo affollato?

Non sai se affidarti a un’agenzia o fare tutto per i conti tuoi?

In questo articolo proveremo a darti, passo dopo passo, tutti i migliori consigli su come organizzare dei viaggi di gruppo perfetti in base alle tue esigenze.

Scegliere i compagni di viaggio

Come organizzare viaggi di gruppoIl primo step nella pianificazione dei viaggi di gruppo è capire da chi sarà formata la truppa in partenza.

Non è fondamentale che sia omogenea, anzi la diversità di età e interessi dei partecipanti può diventare un’aggiunta stimolante al giro che stai organizzando.

Tuttavia è bene considerare prima il tipo di viaggio che vorrete intraprendere in base alla compagnia: portare delle persone anziane in degli ostelli con il bagno in comune o in campeggio potrebbe non essere azzeccato, così come far alloggiare dei giovani studenti nell’albergo a cinque stelle di turno.

Questo ci porta direttamente al passo successivo.

Decidere il budget del viaggio

Come organizzare viaggi di gruppoLa prima cosa che ti chiederanno delle persone che si affidano a te per organizzare viaggi di gruppo, che siano tuoi amici o sconosciuti, sarà un preventivo sul costo totale.

Al momento della formazione del gruppo è quindi cruciale anche cercare di capire su che fascia di prezzo ti potrai muovere e anche su quale sarà il numero di giorni per i quali la gente è disponibile (solo un weekend, una settimana o un lasso di tempo superiore).

Di regola le persone con più disponibilità economica devono andare incontro a coloro che possono spendere meno.

Se uno può spendere mille euro e un altro duecento, si cercherà un compromesso vicino alla soglia limite del secondo, sui trecento euro massimo.

Viaggi di gruppo: Stabilire la meta e il mezzo

Come organizzare viaggi di gruppoArrivati a questo punto bisogna prima di tutto decidere che viaggio sarà (soggiorno in una città, avventura nella natura, itinerante), successivamente pensare a tre-quattro proposte credibili da mettere al vaglio del gruppo.

Se dovesse mancare l’unanimità, metti ai voti la decisione, cercando comunque di trovare una soluzione che possa andare bene a tutti.

Fatto questo, devi cercare di capire quale sia il mezzo di trasporto più adatto per il tuo viaggio di gruppo, tenendo presente parametri come prezzo, comodità, tempo.

Prenotare un volo di gruppo

Come organizzare viaggi di gruppoSe pensi che la soluzione migliore sia l’aereo, quello che devi sapere è che ci sono due modi per prenotare un volo di gruppo, che variano a seconda della compagnia e del numero di persone.

La maniera classica è quella di fare una prenotazione normale, cambiando il numero di passeggeri in base a quanti siete: non sempre però ti sarà possibile.

  • Su Ryanair ad esempio con la prenotazione classica puoi accaparrarti al massimo 25 posti
  • EasyJet ti dà invece la possibilità di prenotare da 1 a 40 persone
  • Con Alitalia potrai prenotare al massimo sette biglietti in un’unica soluzione.

Se il numero di persone che formano il gruppo eccede questi limiti dovrai per forza utilizzare il modulo delle prenotazioni di gruppo.

Ogni compagnia aerea ne ha uno, anche qui con condizioni differenti (su EasyJet ad esempio si va dalle 15 alle 60 persone).

Il fatto conveniente di prenotare tramite questa opzione è che potresti avere delle riduzioni (sulla scelta del posto o anche sul prezzo del biglietto); il rovescio della medaglia è che l’acquisto non sarà immediato, in quanto dovrai prima richiedere un preventivo alla compagnia aerea, e solo successivamente potrai procedere alla spesa.

Di seguito ti indico le compagnie aeree e le relative pagine web dove poter fare la prenotazione di gruppo:

Viaggi di gruppo: Trovare un alloggio per tante persone

Come organizzare viaggi di gruppoCome per i voli, anche per alberghi e appartamenti i principali portali hanno un numero massimo di persone per le quale puoi riservare un posto letto.

Di seguito riporto i limiti peri tre portali più usati:

  • Su Booking.com puoi prenotare al massimo per trenta
  • Hostelworld ti dà l’opportunità di arrivare addirittura a ottanta
  • Su Airbnb puoi cercare un alloggio per un numero non superiore alle sedici persone (del resto, essendo spesso stanze condivise o appartamenti privati, difficilmente ne potresti trovare uno più grande su quest’ultimo).

Se la tua comitiva è più numerosa, puoi contattare direttamente la struttura nella quale vuoi alloggiare e chiedere la disponibilità per il tuo gruppo.

In questo modo hai l’occasione di scegliere l’albergo che preferisci, ma allo stesso tempo sarebbe un po’ un terno al lotto, nel senso che potresti vederti sbattere molte porte in faccia.

L’alternativa migliore è invece quella di utilizzare siti specifici, tra i quali segnaliamo hotelplanner.com per la vasta gamma di opzioni che ti dà.

La group form di questo portale ti consente infatti di inserire un numero illimitato di persone e soprattutto puoi sin dall’inizio filtrare la tua ricerca in base al motivo della vacanza di gruppo (addio al nubilato, trasferta sportiva, viaggio d’affari, evento religioso, vacanza in autobus, e molti altri).

Una volta inseriti tutti i filtri del caso e inviata la richiesta, verrai contatto direttamente via email dagli hotel che possono fare al caso tuo. Anche qui, come negli altri casi, la procedura non è immediata: quanto è dura organizzare viaggi di gruppo!

I viaggi in pullman

Come organizzare viaggi di gruppoUna scelta frequente per i gruppi molto numerosi è quella dell’autobus: magari non è la via più veloce, ma si viaggia tutti insieme, si dividono le spese e si ha l’occasione di fermarsi per soste più o meno lunghe durante la vacanza.

In Italia ci sono molte compagnie che mettono a disposizione l’autobus e l’autista anche per diversi giorni. Il consiglio è quello di farsi fare un preventivo dalle principali e valutare l’offerta migliore.

Se con il pullman dovete solamente spostarvi da una città all’altra e basta, per esempio da Roma a Venezia o da Milano a Parigi, valuta anche di riservare dei posti su una linea pubblica, meglio se su compagnie low cost come Flixbus.

Il prezzo potrebbe abbassarsi, ma chiaramente il tuo gruppo non avrà la privacy e la libertà di muoversi da soli.

Spostarsi in gruppo in treno

Come organizzare viaggi di gruppoAnche il treno, se prenotato con anticipo, potrebbe essere una buona soluzione.

Ci sono varie soluzioni:

  • Su Trenitalia con la prenotazione semplice puoi acquistare massimo cinque ticket, mentre per le combinazioni di gruppo devi comprarne minimo dieci. Se siete in 7-8 persone comunque non dovresti avere problemi: basterà fare due transazioni e scegliere il posto vicino agli altri passeggeri del tuo gruppo.
  • Per Italo invece la ricerca classica si spinge fino alle ventinove persone, altrimenti dalle trenta in su dovrai richiedere il preventivo per l’acquisto di gruppo.

Arrivati a destinazione: i pranzi e le visite di gruppo

Come organizzare viaggi di gruppoUna volta organizzati tutti i dettagli di spostamenti e pernottamento, se hai ancora energia ti conviene iniziare a capire quali attrazioni la tua comitiva vorrebbe visitare, a che escursioni sono interessati i tuoi compagni di viaggio, dove hanno intenzione di mangiare.

Se si decide di andare in un museo, per evitare la coda ti conviene prenotare prima, se preferisci anche una visita guidata. In generale molte attrazioni, cittadine e non, prevedono sconti per i gruppi numerosi.

Lo stesso vale per i pasti: se non ti muovi d’anticipo, non sperare di trovare posto per 40 persone il sabato sera a Londra!

Tutte queste operazioni potrai farle online, anche se per i ristoranti la cara vecchia telefonata è ancora una buona soluzione.

Le agenzie di viaggio

Come organizzare viaggi di gruppoSe non hai tempo per tutto questo e organizzare viaggi di gruppo diventa una seccatura per te, nessuno ti impedisce di affidarti ad un’agenzia viaggi.

Se ce ne sono ancora di sopravvissute vicino a casa tua, il consiglio è quello di recarti fisicamente, in modo da poter discutere tutto nel dettaglio.

Altrimenti tutte le principali compagnie di viaggi di gruppo organizzati hanno un loro sito internet ormai.

Potrai scegliere se farti organizzare la vacanza e basta o se affidarti a un tour operator che verrà con il tuo gruppo e ti farà da guida e da appoggio durante tutto il tuo soggiorno.

Fin da subito dovrai stare attento a distinguere tra viaggi di gruppo nei quali puoi aggregarti e vacanze pensate invece per il tuo gruppo privato.

Particolare e non tradizionale è il modo di pianificare le trasferte di vagabondo.net, anche se si tratta di un servizio che organizza principalmente viaggi per gruppi eterogenei, formati da sconosciuti.

Molto ricca anche l’offerta di viaggiavventurenelmondo.it, con possibilità di arrivare in tutti i continenti nei posti migliori del globo.

Oltre a tutte le indicazioni tecniche, per organizzare viaggi di gruppo avrai capito che è importante da un lato la comunione di intenti ma dall’altro che ci siano anche quelle due-tre persone che si comportino da leader, che avranno un alto potere decisionale ma anche l’onere di caricarsi sulle spalle tutta la pianificazione e gli eventuali problemi.

Se tu vorrai essere una di queste, non ti resta che iniziare a pensare al viaggio perfetto per il tuo gruppo.

Se invece non hai tempo o voglia, affidati a un altro leader o a un’agenzia viaggi: in fin dei conti, l’importante è partire!

Gianluca Cedolin

Gianluca Cedolin

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