Cosa vogliono veramente i partecipanti agli eventi?

Sono tanti gli eventi che vengono organizzati ogni giorno, le location affittate, le persone invitate, ma cos’è che vogliono veramente i partecipanti dei tuoi eventi? Cosa ritengono che sia indispensabile per poter ritenere i tuoi eventi veramente riusciti e ricordarli a distanza di tempo? Quella che stai per leggere è una piccola guida che ti farà sapere cosa effettivamente vogliono i partecipanti ai tuoi eventi, tutto quello che nessuno ha mai coraggio di dire, tutto quello che è indispensabile sapere per rendere il proprio evento un vero successo!

1.  I partecipanti a un evento vogliono parlare di cose interessanti

Questo perché l’attenzione, che già di per sé non è una delle cose che meglio riusciamo a mantenere negli ultimi tempi, calerà inesorabilmente nel momento in cui qualcuno sul palco parlerà di una cosa sentita e risentita e che non è di attualità. Inoltre devi sempre fare un’accurata selezione degli invitati andando ad invitare solo gente che potrebbe essere potenzialmente interessata. Se stai organizzando un congresso dove si parla del nuovo fertilizzante messo in commercio dalla vostra azienda, avrà senso invitare giardinieri e gente del settore, non medici! È ovvio che quello che ti ho appena fatto è un esempio estremo, ma a volte il confine è molto sottile tra quello che interessa realmente e quello che pensiate possa interessare. Quindi dovete assolutamente:

• Scegliere tematiche d’attualità
• Dire cose nuove che possano interessare
• Invitare persone adatte al tipo di evento

  2. I partecipanti ad un evento vogliono tempistiche giuste

Per tempistiche intendo sia l’ora di inizio e l’ora di fine, sia come è strutturata la giornata. Se il tuo evento è rivolto a professionisti, una buona idea potrebbe essere farlo dopo l’orario di lavoro, quindi con inizio indicativo dopo le ore 20. Questo però comporta tutta un’altra serie di considerazioni: se fai iniziare un evento dopo le ore 20 non puoi assolutamente pensare di poterlo tirare troppo per le lunghe. Le persone arriveranno dopo una giornata di lavoro, saranno stanche e non vedranno l'ora di mettersi il pigiama (si, anche i manager mettono i pigiami!) e infilarsi nel letto di casa. Quindi dal momento in cui scegli un orario serale durante la settimana, dovrai essere consapevole che non puoi andare oltre le due ore di conferenza. Se vuoi invece organizzare l’evento in giornata perché sei sicuro che i tuoi invitati potranno partecipare, ti consiglio di tenere comunque delle tempistiche leggermente più rilassate rispetto ad una giornata di lavoro. Questo non vuol dire far iniziare il vostro evento a mezzogiorno, ma diamo ai tuoi invitati quell’oretta di sonno in più che li farà venire più felici e facciamoli arrivare alla location dell’evento alle ore 10 invece che le solite 9 del mattino. Durante la giornata organizza dei break, uno a metà mattina, uno per pranzo e uno nel pomeriggio prima che finisca il tuo evento. I break permettono di rinfrescare la mente, di rilassarsi, di controllare le e-mail di lavoro e di ricaricarsi in previsione dei prossimi interventi.

3. I partecipanti ad un evento vogliono location facilmente raggiungibili

Se scegli una location in centro città preoccupati che abbia un parcheggio, o fai un accordo con il più vicino parcheggio a pagamento ad ore. Se invece scegli una location fuori città, che magari di parcheggio ne ha e anche tanto, organizza una serie di navette che possano far arrivare i tuoi invitati senza farli impazzire nel cercare di trovare la destinazione. È importante che il “viaggio” sia piacevole: predisporrà in maniera positiva i partecipanti all’evento, che non lo ricorderanno come quello del “ah si, l’evento dove ho dovuto girare 2 ore prima di trovare parcheggio” o "l'evento dove ho dovuto camminare mezz'ora a piedi per poter arrivare!"

4. I partecipanti ad un evento vogliono ampliare la propria rete di conoscenze

Anche per questo è importante creare dei momenti di aggregazione in cui i partecipanti possano avere il tempo e il modo di chiacchierare con chi gli interessa e instaurare delle relazioni. I buffet sono il luogo ideale per questo: stare in piedi davanti ad un tavolo permette la mobilità, il cambiare interlocutore o l’aggiungersi in conversazioni già esistenti. Fare network e conoscere gente nuova è quindi uno dei primi motivi per cui le persone decidono di andare ad un evento.

5. I partecipanti ad un evento vogliono usare la tecnologia…ma la loro!

Quindi sì alla rete wifi in sala, agli inviti digitali e al biglietto da visita in formato codice QR, ma no a tutto quello che comporta uscire dai soliti schemi dovendo scaricare nuove app o imparare nuove procedure. Non fa più figo avere la propria app o il proprio sistema di ingresso che prevede la navigazione in siti internet, l’inserimento di codici o la ricerca del Sacro Graal! Tutto deve essere intuitivo, gli invitati devono sapere già come si fa senza che ci siate voi a doverglielo spiegare.

6. I partecipanti ad un evento vogliono dei regali!

Del resto, a chi non piacciono i regali? Anche se si tratta di piccoli gadget il mio consiglio è quello di far trovare sempre sulle poltrone dei partecipanti una bustina con all’interno il programma della giornata, i diversi interventi che si susseguiranno, un dépliant che spieghi chi siamo e cosa facciamo, più un gadget che ci rappresenti che possono essere delle cuffie, delle pennette usb o anche dei portachiavi o delle magliette. Il gadget dovrebbe essere in linea con il tipo di evento che avete organizzato, ad esempio, per tornare al nostro congresso sul nuovo fertilizzante che abbiamo citato all’inizio, potrebbe essere carino regalare un campioncino per testarlo e dei semini da piantare. Per avere delle idee originali e non banali potete dare un’occhiata su Sadesign.

Quindi, per ricapitolare quanto detto fino ad ora, per fare in modo che il tuo evento sia piacevole per i tuoi invitati devi:

• Fare in modo che questi non subiscano nessun tipo di stress nel raggiungerlo, sia questo di tipo fisico (come svegliarsi troppo presto la mattina) o di tipo psicologico (come perdere 2 ore a cercare parcheggio)
• Creare una condizione per cui i diversi interventi siano interessanti e non creino un sovraccarico di informazioni facendo così perdere l’attenzione agli spettatori
• Fare in modo che gli ospiti si sentano coccolati e abbiano un buon ricordo della giornata trascorsa grazie a piccole pause, gadget e possibilità di interagire tra di loro

Penso che ora sei prontissimo per organizzare il vostro evento! Scopri le migliori location per eventi in tutta Italia! Tu pensi che ci siano altre cose che chi partecipa ad un evento non dice? Fammelo sapere qui sotto nei commenti!