Tutte le aziende hanno la responsabilità di limitare il proprio impatto sull’ambiente, comprese quelle che si occupano di event planning: se sei tra queste, leggi la nostra guida e scopri come organizzare un evento green adottando piccoli cambiamenti gestibili.

Che cos’è un evento green?

Prima di dirti come organizzare un evento green, cerchiamo di definire cosa sia esattamente.

Un evento sostenibile è quello che tiene in considerazione l’ambiente e lavora per combattere eventuali impatti negativi. 

Gli eventi green adottano pratiche eco-compatibili, come il riciclaggio e il risparmio idrico, incorporandole nella pianificazione al fine di salvaguardare il pianeta.

Inoltre, gli eventi sostenibili dovrebbero anche avere un impatto sociale ed economico positivo sulla comunità locale e il territorio in cui si svolgono.

L’importanza di una pianificazione green degli eventi

Di seguito abbiamo elencato i principali problemi ambientali che derivano dalla pianificazione degli eventi:

  • Generano quantità eccessive di rifiuti che finiscono in discarica;
  • Consumano una grande quantità di energia in loco;
  • Producono una grande quantità di rifiuti in loco;
  • Il trasporto da e per l’evento è ad alta intensità energetica e genera emissioni di gas a effetto serra;
  • Utilizzano una grande quantità di carta, dannosa per i nostri ecosistemi forestali;
  • Impiegano prodotti per la pulizia e detergenti tossici, che sono dannosi per l’ambiente;
  • Possono causare un eccessivo inquinamento acustico.

11 modi per rendere un evento più green

Organizzare un evento green fa bene all’ambiente ma dimostra anche il tuo impegno (e quello della tua impresa) a intraprendere un percorso di sostenibilità.

guida  su come organizzare un evento green
Credits: Foto di Kourosh Qaffari

Ecco allora 11 consigli per farti lavorare in modo più green con gli eventi.

1. Determina l’impatto ambientale dei tuoi eventi

Per rendere il tuo evento più green, considera innanzitutto l’impatto che avrebbe. Consideralo dall’inizio, non solo come un ripensamento. 

Rifletti su quali aspetti siano meno ecologici. Ad esempio:

  • Il trasporto può essere un problema?
  • Avrai bisogno di grandi quantità di plastica o carta?
  • Cosa farai con il cibo, l’acqua, l’energia elettrica?
  • Le attrezzature che ti serviranno, possono avere un impatto sull’ambiente e le persone?

Una volta identificati questi aspetti, sai su cosa concentrarti per migliorare la sostenibilità complessiva e riuscirai ad organizzare un evento green.

2. Scegli una location ecologica

Se vuoi rendere il tuo evento più sostenibile, seleziona una sede che rifletta i tuoi obiettivi di sostenibilità. 

Alcune location di ultima generazione, ad esempio, sono costantemente alla ricerca di modi per implementare iniziative e caratteristiche ecologiche

Prova a scegliere un luogo che:

  • Abbia stazioni di riciclaggio prontamente disponibili o una buona politica di riciclaggio interna;
  • Utilizzi elettrodomestici e impianti a basso consumo idrico e adotti una politica di risparmio idrico;
  • Abbia una politica energetica intelligente, capace di evitare gli sprechi;
  • Utilizzi controlli di temperatura intelligenti;
  • Incoraggi la riduzione della plastica;
  • Sia così flessibile da incorporare i tuoi obiettivi di sostenibilità nel suo management interno;
  • Abbia politiche di gestione dello spreco alimentare, preferendo prodotti biologici e a Km zero;
  • Sia vicina ai trasporti pubblici;
  • Utilizzi materiali sostenibili o riciclati/riciclabili.

La location più sostenibile che potresti usare per organizzare un evento green è l’aria aperta.

Puoi sfruttare la luce naturale, ridurre la necessità di aria condizionata (la sera in estate), o di riscaldamento (di giorno in inverno), e altri apparecchi elettrici. 

3. Scegli fornitori ecologici

Se stai pianificando un evento, è probabile che avrai bisogno di acquistare una serie di articoli diversi, dal cibo e bevande alle decorazioni. 

Seleziona quei fornitori che operino nel modo più rispettoso possibile dell’ambiente. 

Inoltre, se ti rivolgi a fornitori locali puoi anche ridurre le emissioni nell’atmosfera dovute al trasporto.

Quando prendi accordi con una location o con i partner fornitori, fai loro queste domande:

  • Possiamo posizionare i cestini dei rifiuti in set per la raccolta differenziata ed il riciclaggio in tutto il locale?
  • I contenitori utilizzati sono chiaramente contrassegnati?
  • Hai partner senza scopo di lucro a cui donare materiali usati in conferenze/riunioni/eventi?
  • Come lavoriamo insieme per ridurre gli sprechi utilizzando articoli come tovaglioli di stoffa, bicchieri e brocche d’acqua o targhette riutilizzabili?
Riciclare plastica e carta

4. Adotta soluzioni plastic free

La plastica rilascia emissioni tossiche quando viene prodotta, è costituita da risorse non rinnovabili e può finire nei nostri oceani se non viene riciclata correttamente.

Perché allora non provi a organizzare un evento completamente plastic free? 

  • Sostituisci i bicchieri di plastica con bicchieri riutilizzabili e usa posate di metallo o di legno e piatti riutilizzabili per i pasti. 
  • Se il tuo evento ha fornitori indipendenti, utilizza solo quelli che accettano di utilizzare alternative non in plastica per l’imballaggio.
  • Dì no ai palloncini di plastica: non sono biodegradabili e possono percorrere chilometri, disperdendosi nell’ambiente.

5. Limita l’uso di carta 

Anche se la carta viene spesso utilizzata al posto della plastica, perché non eliminarle entrambe?

La carta è un’alternativa alla plastica più rispettosa dell’ambiente, tuttavia bisogna abbattere alberi per produrla.

  • Se vuoi utilizzare la carta, predisponi dei contenitori per il riciclaggio sparsi nella location.
  • Per rendere il tuo evento più sostenibile usa i biglietti digitali ed evita di stampare programmi cartacei.
  • Fornisci il check-in digitale con un codice QR invece dei biglietti cartacei
  • Rendi tutti gli ospiti, i collaboratori e i fornitori consapevoli delle tue intenzioni senza carta
  • Crea un’app o un minisito a cui i partecipanti possono accedere dai loro telefoni per visualizzare le informazioni. Questo è anche un ottimo modo per promuovere il tuo evento!

Per situazioni come cerimonie di premiazione o presentazioni, potresti voler decorare il palco o la stanza con il marchio dell’azienda o dell’evento. 

Il tuo primo pensiero potrebbe essere quello di stampare striscioni o scenografie di cartone ma questo può comportare inutili sprechi.

Invece, puoi trasformare uno spazio utilizzando dei proiettori, in modo da visualizzare sugli schermi il logo della tua azienda o le informazioni sull’evento. 

Se ti organizzi per comunicare digitalmente rimuovi potenziali sprechi e, nella maggior parte dei casi, rendi più agevole l’accessibilità ai tuoi eventi. 

6. Servi prodotti biologici di provenienza locale

La scelta di prodotti biologici e di provenienza locale per il tuo rinfresco è un ottimo modo per rendere l’evento più sostenibile. E il tuo cibo avrà anche un buonissimo sapore

Inoltre, l’acquisto da venditori locali ti aiuta ad avere un impatto sociale ed economico positivo sul territorio e riduce le emissioni nocive legate al trasporto su lunghe distanze.

Considera che un pasto seduti è fonte di minor spreco rispetto ad un buffet

Tutti gli imballaggi o la presentazione del tuo cibo dovrebbero essere privi di carta, o per lo meno confezionati in minima parte in contenitori biodegradabili o riciclabili.

Infine, se hai degli avanzi di cibo, non buttarli via. Donali a qualche associazione benefica o umanitaria.

7. Incoraggia il trasporto ecologico

Se vuoi organizzare un evento sostenibile, pensa anche ai tuoi partecipanti.

Se tutti percorrono lunghe distanze per arrivarci, l’impronta di CO2 del tuo evento salirà alle stelle. 

  • Scegli una location facilmente raggiungibile, a pochi passi da una stazione ferroviaria. 
  • Se vuoi qualcosa fuori dal centro urbano, organizza un servizio navetta dalla stazione alla tua location.
  • Potresti anche organizzare un evento ibrido, consentendo alle persone di partecipare virtualmente.
  • Rendi più facile la logistica per i tuoi ospiti che vengono da distante combinando la tua sede con il pernottamento. Ad esempio, scegli un hotel con servizio di sala riunioni interno e dotato di ristorante. Oppure scegli strutture raggiungibili a piedi. 

8. Scegli l’illuminazione a LED

Le luci a LED sono significativamente più rispettose dell’ambiente rispetto alle luci fluorescenti. Consumano meno, durano più a lungo e ti permettono di risparmiare energia e di ridurre le emissioni di carbonio. 

L’illuminazione a LED è estremamente versatile. Puoi usarla per creare atmosfere diverse e ambienti emozionali.

9. Ridurre il consumo di acqua

Piuttosto che distribuire bottiglie d’acqua di plastica, incoraggia gli ospiti a portare bottiglie d’acqua riutilizzabili.

Metti stazioni di rifornimento acqua in vari punti della location. Ciò garantisce che gli ospiti usino solo l’acqua necessaria.

Rinuncia all’acqua in tavola: potresti invece chiedere ai partecipanti se desiderano un bicchiere d’acqua piuttosto che versare litri d’acqua nelle caraffe, solo per sprecarli.

10. Scegli un arredamento sostenibile

La scelta di arredi riciclati o noleggiati è molto più accessibile oggi di quanto non lo sia mai stata. 

Le società di noleggio sono pronte a prestare i loro mobili o altri oggetti da utilizzare più e più volte, spesso modellati o rielaborati per adattarsi al tuo evento. 

Se vuoi un decoro floreale assicurati che sia gestito in modo responsabile: stai alla larga dai fioristi che usano la spugna verde come base per le composizioni. 

11. Fai omaggi sostenibili

Ci sono molte aziende oggi rispettose dell’ambiente che offrono gadget in materiale ecologico e riciclabile. 

Un’altra opzione di tendenza è lo “swag digitale“. Non richiede busta o carta: i partecipanti possono aprire una borsa virtuale inviata via e-mail e contenente codici sconto, biglietti elettronici o accesso ad altri omaggi. Il tutto senza sprechi.

Vantaggi di organizzare un evento green

Sono numerosi i vantaggi offerti dalla pianificazione di un evento ecosostenibile. Ecco tre esempi:

  • Riduci il tuo impatto ambientale: meno carta, meno plastica, meno dispendio energetico, meno spreco idrico, meno rifiuti;
  • Riduci i costi: gestione energetica e idrica più efficiente, utilizzo solo di ciò che serve, logistica più efficiente;
  • Aspettative degli stakeholder: costruisci relazioni e partnership che condividono i tuoi stessi valori, rafforzando la tua credibilità.

Conclusioni

Sono molti i professionisti che stanno aggiungendo iniziative eco-compatibili al proprio portfolio eventi, sia per un impegno di tipo personale, sia per le aspettative dei propri clienti e partecipanti. 

Per organizzare un evento green, ti serve una pianificazione meticolosa, fare le tue ricerche e trovare partner che condividano i tuoi obiettivi di sostenibilità.

Metti in pratica i consigli che ti abbiamo suggerito e continua a seguire il nostro blog per trovare sempre utili informazioni e approfondimenti sul mondo dell’organizzazione eventi.

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