Se sei un organizzatore di eventi lo sai bene.

Niente, assolutamente niente deve essere lasciato al caso. Ogni piccolo e apparentemente insignificante aspetto deve essere preso in considerazione e perfettamente curato.

Anche servizi apparentemente minori, come quello del guardaroba.

Che poi, perché minori?

Se i tuoi ospiti hanno gradito il tuo evento ed è entusiasta del risultato ottenuto è grazie ai piccoli, ma importanti accorgimenti, che hanno permesso al tuo evento di essere un successo!

Sono proprio i dettagli che hanno fatto in modo che tutto filasse liscio, che tutti si sentissero accolti e che il fine principale per cui l’evento è stato organizzato sia stato raggiunto.

Proseguendo con la lettura di questo articolo ti renderai conto di come anche un servizio giudicato spesso superfluo come il guardaroba possa invece in determinate condizioni… salvare un intero evento!

Non mi credi, vero?

Non mi resta che consigliarti di leggere tu stesso l’impatto di un buon servizio guardaroba.

Sono certa che alla fine dell’articolo, sarai d’accordo con me!

Perchè il servizio guardaroba è fondamentale?

Guardaroba Eventi

Location, catering, inviti, brochure, gadget…

Le questioni organizzative che ruotano intorno a un evento sono tante, anzi tantissime!

Probabilmente hai dato grande importanza alla scelta della location, noi di Meeting Hub sappiamo bene che la location può fare la differenza, o al servizio di catering.

Ma non pensare che servizi accessori come il materiale di cancelleria o il servizio guardaroba siano meno importanti per il buon svolgimento dell’evento.

Un ottimo servizio di guardaroba assicura un grado di soddisfazione più alto.

Come ben sai un cliente soddisfatto, tende a tornare e un cliente fidelizzato costa meno rispetto a quanto potrebbe costarti acquisirne uno da zero.

Perché, quindi, è importante fare leva su dettagli come il guardaroba?

Proverò a spiegartelo nel modo più semplice possibile con un esempio concreto che ti chiarirà ogni dubbio.

Prova ad immaginare di partecipare tu stesso ad un evento di qualsiasi tipo, che si svolge al chiuso, in pieno inverno.

A me è capitato in Polonia, i meno 18 gradi di febbraio obbligavano a vestirsi a strati con giacconi pesanti ed ingombranti.

All’interno della location la temperatura era calda e accogliente, in netto contrasto con il gelido tagliente dell’esterno.

Dove lasciare giacca, sciarpa, cappello e guanti?

Le location polacche sanno di cosa sto parlando e tutti gli edifici, sia pubblici, come musei ed università, sia privati, come club e hotel, mettono a disposizione, gratuitamente, un organizzatissimo servizio guardaroba.

Soprattutto in location e strutture che prevedono postazioni prive di tavoli o sedie particolarmente ravvicinate, come capita per le disposizioni a platea delle sale meeting, un servizio di guardaroba diventa fondamentale.

In casi come questi, il servizio guardaroba non è un servizio accessorio ma uno degli aspetti fondamentali per la buona riuscita del tuo evento.

Non vorrai che i tuoi ospiti tengano il loro cappotto appoggiato sulla gambe per tutta la durata della convention, giusto?

Perché capita di non pensarci e di accorgersi dell’errore quando ormai è troppo tardi.

Se non c’è un posto dove poter lasciare la giacca, i tuoi ospiti saranno costretti a tenerla tra le mani e non si sentiranno completamente a loro agio.

Inoltre, terminare un evento e indossare una giacca sgualcita non è certo ciò che i tuoi ospiti sognano.

Non è certo quello che vuoi.

Immagino che questo piccolo esempio ti abbia chiarito nel miglior modo possibile perché organizzare un servizio guardaroba per il tuo evento è indispensabile.

Un piccolo accorgimento che può cambiare radicalmente l’esperienza vissuta dagli ospiti durante l’evento da te organizzato.

Dove organizzare il servizio guardaroba?

Ora che abbiamo capito che si tratta di un servizio indispensabile la prossima domanda che ci dobbiamo porre è sicuramente dove organizzarlo perché sia funzionale.

Sicuramente lo spazio più adatto dove organizzare un servizio guardaroba è vicino alla sala presso cui si terrà il convegno o il meeting.

Possibilmente in un angolo che sia ben visibile da tutti e che non costringa gli ospiti a vagare a vuoto per la location creando confusione.

In questo modo raggiungendo la location, si sentiranno subito accolti e presi in considerazione.

Potranno tranquillamente lasciare i propri cappotti e prender parte all’evento con un pensiero in meno.

Fai molta attenzione però a fare in modo che lo spazio adibito a guardaroba non vada in qualche modo a bloccare il passaggio degli invitati.

Un servizio che va a discapito del corretto funzionamento dell’intero evento diventa un disservizio.

Non è ciò che vuoi, giusto?

Strutture o stendini.. a noleggio!

Noleggio Stendini Guardaroba
Credit: Sito Web noleggiodesign.com

Abbiamo capito, quindi, quando possa essere indispensabile questo servizio.

Nonostante questo, non tutte le location e le strutture sono dotate di uno spazio adeguato ad accogliere i cappotti dei tuoi ospiti.

Soprattutto, potrebbero non avere l’attrezzatura necessaria ad organizzare un guardaroba perfettamente in linea con le tue necessità.

Ecco perchè in questo caso, la soluzione migliore è ricorre al noleggio. Puoi optare tra:

  • strutture prefabbricate in caso di mancanza totale di uno spazio da adibire a guardaroba;
  • relle e appendiabiti da integrare agli spazi che sono stati identificati come adatti a custodire giacche e cappotti degli ospiti.

Alcuni noleggiatori di attrezzatura per eventi infatti, oltre alle più comuni richieste, possono anche soddisfare quelle relative al guardaroba, noleggiando addirittura strutture polivalenti da adibire a tale uso.

Prima di rivolgerti a loro fai una stima della quantità di persone che secondo te parteciperanno all’evento e necessiteranno del servizio.

Solo in questo modo sarai certo di fare le richieste giuste e non ti troverai nella spiacevole situazione di non avere più spazio e dover dire di no.

Le strutture noleggiabili sono semplici da montare e smontare.

Si adattano ad ogni spazio interno o esterno e soprattutto possono essere realizzate su misura a seconda della necessità di portata che il cliente desidera.

Se hai individuato nella location uno spazio adatto a essere adibito come guardaroba, puoi semplicemente noleggiare un numero adatto di stendini con grucce che ti permetteranno di coprire anche piccole necessità.

I migliori siti per il noleggio

Vediamo adesso una serie di siti web dove è possibile richiedere preventivi o consulenze per il noleggio di tutto ciò che hai bisogno per organizzare al meglio il tuo servizio guardaroba.

Noleggio Design

Il primo sito che ho ritenuto interessante segnalarti è Noleggio Design.

Attraverso questo portale potrai ad esempio richiedere un preventivo per il noleggio di appendiabiti in acciaio cromato, con 34 grucce ciascuno.

Questa azienda, che collabora con alcuni dei più noti marchi nazionali, è in grado di assicurare consegne rapide e puntuali, con prodotti puliti e protetti, in tutto il nord Italia.

Guardarobar

Se ciò che cerchi sono soluzioni più strutturate e complesse, ti consiglio di visitare questo sito, Guardarobar.com.

Si tratta di una società che lavora nel settore fieristico e degli eventi, fornendo strutture polivalenti e su misura per ogni necessità.

Contattando l’azienda potrai ricevere assistenza diretta e grazie agli specialisti, meglio comprendere quale sia la struttura migliore per il tuo evento.

Ed eventualmente richiederne un preventivo.

Il punto forte di questo sito credo sia la grande quantità di esempi mostrati nella vetrina del sito web.

Scorrendo la pagina potrai facilmente farti un’idea su quali siano le tipologie di strutture affittabili, ancor prima di chiedere la tua consulenza!

Smacrent

Una terza soluzione per il noleggio del necessario per il tuo guardaroba è Smacrent.

Attraverso questo sito potrai calcolare in ogni momento l’ammontare del noleggio delle strutture a cui sei interessato.

Inserisci la quantità richiesta di ciascun prodotto e a seconda della durata richiesta per il noleggio, il sito ti restituirà un semplice preventivo per il tuo noleggio.

L’azienda, specializzata nell’allestimento di fiere ed eventi, ha sede in Lombardia, ma è in grado di coprire altre zone grazie alle filiali di Genova, Parma e Verona.

Come organizzare il servizio guardaroba?

Guardaroba - Organizzazione

Hai capito che si tratta di un servizio fondamentale.

Hai individuato nella location lo spazio adatto e ha contattato il servizio noleggio della struttura dove appendere i cappotti.

Ora non ti resta che organizzarlo al meglio.

Di seguito troverai qualche piccola indicazione indispensabile per non sbagliare!

Sei pronto?

  1. Cerca e seleziona del personale adeguato alla gestione del servizio. Le persone sono spesso molto timorose nel lasciare i propri capi, soprattutto in situazioni “di lusso” dove vengono lasciati in gestione capi di alto profilo. Il personale addetto dovrà prima di tutto ispirare fiducia e rassicurare i proprietari che il tutto verrà custodito nel modo corretto e i loro capi saranno al sicuro.
  2. Se il numero dei partecipanti è elevato organizzati con un sistema di contromarche numerate monouso. Grazie a questi comodi talloncini numerati potrai applicarne uno al capo in consegna e l’altro lasciarlo al proprietario. In questo modo faciliterai il riconoscimento del capo corretto al momento della riconsegna, evitando un’inutile perdita tempo o peggio, la riconsegna del capo sbagliato!
  3. Organizza il servizio in modo che rimanga sempre almeno una persona a sorvegliare il guardaroba. Oltre a dare maggior senso di sicurezza, potrebbe infatti accadere che prima del termine dell’evento qualcuno abbia necessità di recuperare il proprio cappotto. Non dovrai farti trovare impreparato!

Come vedi sono piccoli ma indispensabili passaggi che faranno in modo che il tuo servizio guardaroba funzioni perfettamente. Tutti ne saranno pienamente soddisfatti!

I guardaroba indispensabili

Accesso eventi

Ma quali sono gli eventi che necessitano di un guardaroba?

So bene che non tutti gli eventi hanno a disposizione un budget che permetta loro il servizio di guardare. Per cui, per quanto dia lustro al tuo evento, in alcuni casi mi rendo conto sia un plus che, purtroppo, non ci si può permettere.

Per questo motivo ho deciso di selezionare alcuni eventi per cui il guardaroba è obbligatorio. Non è un suggerimento, è una regola.

Tra questi eventi possiamo annoverare:

  • le cene di gala: si tratta in questo caso di situazioni per cui è richiesto un abbigliamento molto formale e di alto profilo. Trattandosi di situazioni eleganti, abiti e cappotti saranno in linea con la serata. Permetti a tuoi eleganti ospiti di sbarazzarsi del cappotto e assicurati di trattarli con cura.
  • i vernissage o le mostre: in questo caso vale il discorso relativo alla giacca in mano. I tuoi ospiti vorranno ammirare le opere esposte senza il peso della giacca in mano. Se, per di più, c’è un rinfresco allora il guardaroba diventa obbligatorio.
  • i meeting aziendali: se di carattere internazionale il guardaroba è ancora più importante. Gli ospiti potrebbero avere la necessità di depositare bagagli e zaini. Non obbligarli a stipare le valigie tra le sedute della tua sala meeting.

Questi sono chiaramente degli esempi. Solo tu potrai con certezza renderti conto se il tuo evento necessita di un guardaroba.

Fondamentale è chiedersi quanto di intralcio può essere un cappotto o una giacca in ogni situazione: se la risposta è “molto”, sai già cosa devi fare!


Spero di essere riuscita a chiarirti le idee su quanto sia fondamentale prevedere ogni aspetto dell’organizzazione degli eventi, compreso il servizio guardaroba.

Ricorda: solo quando una persona si sente accolta e seguita nel migliore dei modi sarà soddisfatto del tuo evento.

Non conosci l’importanza della customer satisfaction o hai solo bisogno di una rinfrescata? Ad ogni modo clicca qui per saperne di più.

Rendi la loro giornata più semplice possibile, anche in quegli aspetti che ti possono sembrare una banalità: li avrai già conquistati in partenza!

Buona fortuna!