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Come scrivere una lettera di presentazione aziendale Presentati sul mercato dando il meglio di te

Torniamo a parlare di strumenti di marketing! In particolare della lettera di presentazione aziendale, strumento fondamentale per far conoscere la tua realtà aziendale sul mercato ma allo stesso tempo un strumento spesso sottovalutato.

lettera di presentazione aziendaleLa lettera di presentazione aziendale, anche chiamata lettera di presentazione commerciale, è un documento solitamente breve e dal tono formale con il quale si vuole informare il lettore (ovvero un potenziale cliente) sui servizi e/o prodotti offerti dall’azienda.

Viene chiamata anche lettera di presentazione commerciale perché è uno strumento molto utilizzato nel corso di campagne di marketing portate avanti via email o carta stampata.

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Regole per scrivere una lettera di presentazione aziendale

regoleQualsiasi lettera di presentazione è diversa da altre comunicazioni di marketing perché, non basandosi su una relazione già consolidata con il destinatario, non è affatto semplice conquistarlo reclamando la sua attenzione.

Partiamo quindi da alcune caratteristiche generali ma fondamentali a cui la tua lettera di presentazione dovrà attenersi per avere successo.

  • Dato che lo scopo è quello di acquisire nuovi clienti, è importante spiegare quali prodotti o servizi siamo in grado di offrire. La spiegazione dovrà essere esaustiva ma semplice e immediata. Se il destinatario della nostra lettera dovrà perdere del tempo per capire chi siamo o cosa facciamo, di certo non vorrà avere nulla a che fare con noi!
  • L’obiettivo che ti devi porre è quello di stimolare la curiosità di chi legge senza fornire informazioni eccessivamente dettagliate, per quelle avrai tempo e modo in un eventuale contatto di approfondimento.
  • Cerca di creare un documento breve, scorrevole alla lettura e senza errori ortografici!
  • Fai in modo che, se il potenziale cliente fosse interessato, possa contattarti telefonicamente. Infatti potrebbe desistere se l’unico contatto che si trova in mano è solamente un indirizzo del tipo [email protected].
  • Cura la grafica, utilizzando un font professionale e facilmente leggibile, come l’Helvetica o l’Open Sans.
  • Non sottovalutare il potere della call to action. Invitare il lettore a compiere una azione, come il contattarti per ottenere un preventivo o per avere maggiori informazioni, lo renderà più coinvolto ma allo stesso tempo meno costretto.

Modello di lettera di presentazione aziendale

lettera di presentazione aziendaleVediamo ora, passo per passo, come redarre una comunicazione in grado di conquistare nuovi potenziali clienti.

  1. Oggetto dell’email: il nome della tua azienda può non essere sufficiente, aggiungi qualcosa che possa invogliare il tuo potenziale cliente ad aprire il messaggio. Chiediti, cosa gli interessa?
  2. Un buon modo per aprire il messaggio è: Gentile Sig. [cognome del potenziale cliente]. Innanzi tutto quella che stiamo scrivendo è una lettera formale e poi, l’abbiamo già detto, ci stiamo mettendo in contatto con qualcuno che non abbiamo mai visto… È un po’ presto per fare gli amiconi!
  3. Poi, invece di partire in quarta dicendo quanto è smart e all’avanguardia la tua azienda potresti presentarla capovolgendo la prospettiva. Mi spiego meglio, invece di scrivere La nostra azienda da 50 anni fa questo e quello… Potresti dire La contatto perché potremmo essere in grado di… [vantaggio per il potenziale cliente]. Suona molto meglio vero? Meno pomposo e decisamente più utile e diretto per chi sta leggendo.
  4. Un altro breve paragrafo può essere dedicato alla citazione di aziende simili, per dimensioni e portata, a quella che state contattando, spiegando cosa già offrite loro con i conseguenti vantaggi.
  5. Non aspettarti che il tuo primo messaggio convinca il tuo potenziale cliente a dedicarti del tempo quindi vai per gradi! Chiedi solo di dimostrarti il suo interesse rispondendo all’email. Una volta ricevuta una risposta affermativa potrai inviare ulteriori informazioni e, perché no, chiedere che ti siano concessi alcuni minuti per una presentazione più esaustiva.
  6. Concludi l’email con nome, cognome e le informazioni di contatto.
  7. Se avrai successo, studia a fondo il tuo nuovo contatto ed elabora un’ulteriore email che descriva la tua offerta in modo che risponda alle sue esigenze.

Fac simile di lettera di presentzione aziendale

E dopo la teoria… La pratica! Qui di seguito ti propongo un fac simile di lettera di presentzione aziendale che segue i suggerimenti scritti nel paragrafo precedente.

Oggetto: [nome azienda] – con noi i vostri dati sono al sicuro

Gent.li Sig. ____,

Con la presente, vorrei sottoporre alla Sua attenzione la nostra azienda ___. Operativa nel settore informatico già da ___ anni.
La contatto perché potrei essere in grado di aiutarla nella gestione dei dati che quotidianamente la Sua azienda deve gestire.
Siamo in grado di garantire la funzionalità e l’efficienza dei sistemi operativi attraverso un’assistenza efficace e sempre disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
Aiutiamo i nostri clienti, come _____, _____, a semplificare ed integrare qualsiasi processo aziendale, applicazione o infrastruttura con professionalità e affidabilità.

Clicchi “Rispondi” a questa email e le invierò ulteriori informazioni sui servizi specifici che possiamo offrirle.

Cordiali saluti,
[Nome Cognome]
Azienda s.r.l.
Tel. XXX XXXXXX
www.azienda.it

Fac simile di lettera di presentazione aziendale in inglese

A molte realtà aziendali e imprenditoriali non basterà essere in grado di scrivere un’email in italiano perchè avranno necessità di proporre i loro prodotti e/o servizi anche all’estero.

In questo caso la risposta è una sola: l’inglese!

Se vuoi rivolgerti a un mercato internazionale, non hai scampo, dovrai preparare una lettera di presentazione aziendale in un perfetto inglese.

Ma le regole non cambiano e l’obiettivo è lo stesso: convincere il lettore a fidarsi di te per trasformarlo in un cliente nuovo di zecca!

Quindi, ecco per te un esempio scritto in inglese.

Object: [nome azienda] – your data are safe with us

Dear/Hello Mr/Mrs/Miss/Ms ____,

I would like to introduce my company to you ___. It has worked in the IT field for ___ years.
I am writing you because I might be able to help you to manage the data that your firm has to handle every day.
We are able to guarantee operating systems functionality and efficiency through effective and 24/7 available support.
We help our customers, such as _____, _____, to simplify and integrate any business process, application or infrastructure with professionalism and reliability.

Click “Reply” to this email and I will send you more information about the specific services that we can offer you.

Kind regards

[Nome Cognome]
Azienda s.r.l.
Tel. XXX XXXXXX
www.azienda.it


Ora che hai tutte le informazioni e gli strumenti per scrivere una lettera di presentazione esaustiva, efficace e convincente, non ti resta che metterti al lavoro!

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In bocca al lupo!

Giada Spezie

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