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materiale in dotazione in un evento

Materiale per eventi Quale scegliere e come sceglierlo

In questo articolo troverai alcuni consigli pratici sulla scelta dei materiali da mettere a disposizione ai partecipanti dei tuoi eventi, per investire il tuo budget in gadget funzionali e di qualità.

Proprio così: penne e pennette usb, block notes, borse e zainetti ma anche altri oggetti più inaspettati possono diventare dei veri e propri regali offerti agli invitati, se scelti con cura e attenzione.

Sei pronto? Iniziamo!

Un principio per scegliere i gadget

icona cervelloUn principio che guiderà la tua strategia per scegliere nel modo migliore i gadget dei tuoi eventi.

Da buon event planner, avrai partecipato a convegni e conferenze istituzionali, con un’affluenza di centinaia di persone attratte dalla presenza di professionisti di alto profilo. Spesso sono ottime occasioni per “rubare” alcuni trucchi del mestiere che oggi ti permettono di organizzare i tuoi eventi.

Ecco, è proprio in chiusura di questi grandi eventi che ti sarà capitato di vedere uscire dalla sala meeting fiumi di persone cariche di oggetti di ogni tipo. Non solo i classici strumenti per prendere appunti, ma anche felpe, ombrelli, foulard e, per i più fantasiosi, cover per smartphone e piccole piante grasse.

Che cosa hai imparato da queste esperienze?

Riempire gli invitati di gadget è la soluzione migliore per lasciare un ricordo indelebile dell’evento.

Ne sei convinto? Io no. E ti spiego perché.

Qualche anno fa un famoso blogger e event planner inglese, Julius Solaris, ha chiesto a un hotel il permesso di sbirciare nei cestini di 20 camere che ospitavano gli invitati a un convegno internazionale.

Il risultato?

Una quantità esorbitante di dépliant informativi, gadget aziendali e costosissimi cd finita nella spazzatura. Centinaia o migliaia di euro buttati nel cestino.

Quali gadget promozionali scegliere?

icona domandeMa allora si deve puntare su kit di materiali di scarsa qualità, magari scelti all’ultimo momento tra le offerte più convenienti? Assolutamente no.

I gadget promozionali sono un ottimo strumento per comunicare l’immagine di un’azienda e il valore del proprio lavoro, perché instaurano un primo contatto con il fruitore in maniera empatica e leggera e permettono di ricordare facilmente un marchio, un’azienda o un professionista.

In sintesi, un buon gadget unisce l’utile al dilettevole e riesce a soddisfare le aspettative di tutti:

  • per l’azienda o il formatore: l’acquisto di oggetti in stock e la loro personalizzazione rappresenta un investimento economico sostenibile sulla propria immagine, facendo del gadget un vero e proprio strumento pubblicitario
  • per i clienti: il gadget che si rivela utile durante l’evento può essere riutilizzato anche a distanza, riportando alla mente un ricordo piacevole di quell’occasione.

Si capisce bene che per ottenere questi risultati non è indispensabile ordinare piante esotiche né offrire l’ultimo tablet uscito sul mercato a 150 persone.

Certo, se il budget lo permette perché non coccolare gli invitati? Ma prima, curiamo i dettagli di ciò che si rivela indispensabile in un meeting.

I classici materiali in dotazione in un meeting

icona okPartiamo dall’essenziale.

I classici materiali che tutti propongono ma che pochi curano nel dettaglio.

Carta e penna, il badge e una chiavetta usb, la borsa o una cartellina portafogli, sono tra i must-have del kit che l’organizzatore di un meeting deve far trovare alle postazioni cui siederanno i partecipanti al loro arrivo.

Eppure, questi oggetti sono snobbati dai molti che hanno spostato l’attenzione su altri benefit o regali, pensando così di suscitare un impatto maggiore sui fruitori.

Anche tu sei dello stesso parere?

Allora ti invito a pensare a una situazione concreta.

Immagina un dipendente di una grossa società in una riunione di aggiornamento sulle politiche aziendali. Non vuole farsi scappare una virgola del discorso dell’amministratore delegato, ma la penna che usa sembra scrivere solo a tratti o la carta dei fogli del block notes sono di un colore vivace, che lo porta a deconcentrarsi.

Al termine del meeting, però, la dirigenza insiste affinché l’uomo porti a casa il cappellino a visiera con il logo dell’azienda.

Stai cambiando idea?

Se non vuoi che nei tuoi eventi si verifichino situazioni imbarazzanti come queste, perché non curare più attentamente gli strumenti immediatamente utili per chi partecipa, rendendoli funzionali e accattivanti al tempo stesso?

È il momento di passare all’azione.

Leggi la lista che segue con alcuni consigli utili nella scelta dei materiali in dotazione per ogni tipo di evento e… prendi nota!

1. Badge e portabadge

icona badgeChe il tuo evento si rivolga a un gruppo ampio di persone che non si conoscono o solo ai tuoi colleghi, ricorda che il badge è sempre il primo e più pratico strumento di riconoscimento dei partecipanti, con la stampa del nome e di una foto, ma anche un pretesto efficace per facilitare le relazioni tra i presenti e con il relatore.

Scegline uno plastificato, così che al termine dell’evento diventi un gadget memorabile, una sorta di souvenir da conservare per poter dire, un giorno, “io c’ero”.

Per questo il portabadge deve essere pratico, resistente e ben visibile: una classica bustina trasparente basterà per rendere leggibile l’identità dei partecipanti, mentre ci sono diverse possibilità per personalizzare la clip metallica e soprattutto il nastro da indossare al collo.

Se vogliamo stampare un logo o una scritta con i riferimenti dell’evento, facciamo una scelta intelligente: un carattere semplice e non invadente, giocando con gli accostamenti di colore, così gli omaggiati saranno incentivati a riutilizzarlo in altre occasioni, promuovendo il nostro marchio o il nostro nome anche in altri contesti.

2. Il block notes

icona agendaPer evitare che i dipendenti o i partecipanti ai tuoi incontri perdano in chissà quale angolo remoto dell’ufficio preziose informazioni, è bene procurarsi dei block notes resistenti; prestiamo però attenzione ad alcuni dettagli:

  • La carta

    Anzitutto, il colore: il bianco rimane un classico vincente perché non stanca la vista e non crea inutili distrazioni.
    Evitate i piccoli formati: prendere appunti mentre un relatore parla richiede concentrazione e rapidità, mentre i blocchi troppo piccoli risultano poco maneggevoli e, soprattutto, vanificano lo sforzo di memorizzazione di chi scrive.
    Alcuni studi dimostrano che le informazioni scritte in modo chiaro, in uno spazio adeguato, migliorano l’apprendimento del 55% e la comprensione del 77%.
    Scegliete un classico A4 e andrete sul sicuro!

  • La rilegatura

    I blocchi spiralati, ossia rilegati con anelli metallici, risultano più duraturi, pratici e – perché no? – più eleganti di quelli con i fogli uniti dalla colla. Provare per credere!

  • La copertina

    Sul mercato si trovano quaderni dai temi grafici più diversi, perciò a ognuno la scelta di pattern coloratissimi o semplici monocromie. Ma ricorda: «la gente giudica un libro dalla copertina», come insegna The Apple Marketing Philosophy, perciò scegli i colori ed eventuali illustrazioni tenendo sempre a mente l’immagine che vuoi veicolare del tuo business. E soprattutto, non farti sfuggire la possibilità di presentare sulla “prima” il logo o un messaggio positivo!

3. La penna

icona pennaNon ci crederai, ma nell’era dei social media la penna è nella top 3 degli articoli più popolari tra fiere, meeting, convegni e corsi di formazione.

Prima di acquistare centinaia di penne qualsiasi, allora, ti consiglio di fermarti e ripensare a tre cose fondamentali:

  • se il tuo evento si rivolge a un’audience ampia, è meglio affidarsi a un articolo economico, anche di plastica; se invece vuoi omaggiare un gruppo ristretto di persone, magari i migliori clienti dell’anno, punta su un’elegante penna stilografica.
  • se il budget è limitato, per colpire i tuoi utenti puoi proporre una penna a sfera metallica o in plastica, due alternative leggere e resistenti.
  • cosa vuoi comunicare con la tua penna personalizzata? Se vuoi stampare solo un piccolo logo, basta un’area limitata, presente sulla maggior parte delle penne in commercio. Se invece con questo gadget vuoi ricordare i tuoi recapiti, stampa indirizzo e numero di telefono su una penna dal fusto omogeneo, con una superficie più ampia.

Il consiglio in più.

Evita le penne a scatto: il rischio più banale è che qualcuno in fondo alla sala inizi a picchiettare continuamente i piccoli tasti, provocando quel fastidioso rumore che distrae la concentrazione dei vicini!

4. La chiavetta di memoria usb

icona chiavetta usbD’indiscussa utilità, la chiavetta usb è entrata da anni tra i materiali in dotazione di molti eventi. In pochi istanti permette di salvare documenti relativi al meeting e materiali di approfondimento; chi usa il suo PC in ogni occasione può salvare i suoi stessi appunti.

Se pensi di puntare sull’originalità di questi articoli, prova a pensare a un design diverso dalla solita penna grigia o nera.

Sapevi che alcune aziende sono specializzate nella realizzazione di chiavette usb dalle forme più diverse e con un tocco di ironia, riproducendo le miniature di idraulici o medici in divisa?

Se il contesto lo permette, si possono sorprendere i propri clienti con un oggetto utile e divertente, che sicuramente verrà riutilizzato.

5. La cartellina portafogli

icona filePer assicurarsi la durata nel tempo dei raccoglitori, è sufficiente sceglierli di plastica, possibilmente trasparente, così basterà un colpo d’occhio per ricordarne, a distanza di tempo, il contenuto.

Niente di nuovo, certo. E allora per ridare lustro a questo oggetto comune, si può inserire del materiale informativo aggiuntivo (la storia dell’azienda, approfondimenti per fissare i contenuti appresi durante un corso…) e una comunicazione “ad personam”, una sorta di lettera intestata a ogni singolo partecipante per ringraziarli della loro presenza.

6. La borsa

icona sacchettoOggi l’acquisto delle conference bags non sembra più un azzardo: ne esistono così tante che non faticherai a trovare quella più adatta alle tue tasche.

Insieme al badge, spesso la borsa è il primo materiale offerto in dotazione ai partecipanti, quello che per primo presenta i tuoi valori o quelli della tua azienda.

Cosa significa?

Significa che quando porgi la borsa ai partecipanti, stai comunicando che apprezzi la loro presenza e lasci intuire che l’evento che hai organizzato sarà di valore…

… a patto che tu non sia il primo a concepirla come un semplice contenitore con due manici!

Segui poche semplici regole:

  • Sorprendi i clienti con il design: evita le decorazioni noiose e punta su colori brillanti, qualità dei materiali e modelli in voga. E se affidassi la realizzazione della tua borsa a un illustratore professionista per renderla unica?
  • Pensa prima al look e poi al marchio. Rifletti: tu andresti in giro con una borsa con la scritta di un marchio a caratteri cubitali?
  • È una borsa, non una valigia: ricordati che le dimensioni devono essere contenute, i tuoi clienti dovranno portarsela per tutto il giorno.

In conclusione

In questo articolo hai letto diversi consigli che non aspettano altro che essere messi in pratica.

Comincia da subito, con una nuova strategia improntata a un obiettivo chiaro: Make your kit a gift!

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Alice Laspina

Alice Laspina

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