Stai organizzando un evento e sei alla ricerca di maggiori informazioni per capire a chi sia meglio rivolgersi per il noleggio delle attrezzature che ti saranno necessarie?

Non ti preoccupare se ti sembra una ricerca impossibile e infinita. Non sei certamente il solo a preoccuparsi.

Si tratta di una ricerca tanto diffusa quanto complicata! Ma potrebbe diventare molto semplice, se solo ci fosse qualcuno che ti da qualche dritta!

Ecco perché ho pensato di realizzare per te questo articolo, che ti aiuterà a trovare tutte le attrezzature di cui hai bisogno e a rivolgerti ai migliori fornitori sul mercato.

Buona lettura!

Prima di iniziare

Stop noleggio per eventi

Aspetta però, non avere fretta.

Se hai appena deciso di organizzare un evento e non hai ben chiaro di cosa avrai bisogno, non è ancora questo il momento di metterti a cercare i fornitori più affidabili.

Prima di iniziare infatti ti consiglio di:

  • (sei sei un’organizzatore e non una location) trovare la location adatta all’organizzazione del tuo evento
  • informarti su quali siano le attrezzature già a disposizione della location e valutare se siano adatte alle tue necessità: spesso e volentieri alcune strutture offrono attrezzature non adatte a tutti gli eventi e quindi informati per non arrivare impreparato
  • stilare una lista di quali siano le attrezzature di cui hai effettivamente bisogno, possibilmente in ordine di importanza

A chi affidarsi?

Dubbio noleggio per eventi

Scegliere il fornitore delle attrezzature per il nostro evento è sicuramente un’operazione che potrebbe sembrare semplice ma nasconde più insidie di quelle che potremmo immaginare.

Cercando in rete, infatti, sono moltissime le piattaforme web che si propongono per il noleggio di attrezzature per eventi aziendali e non solo.

Vorrei darti qualche semplice ma efficace consiglio su come scegliere la migliore per te.

  • Controlla le valutazioni degli utenti: prova a cercare (in rete o talvolta nel sito stesso) recensioni che ti facciano capire come si sono trovati altri prima di te. Come sempre valuta nel complesso dei commenti, non ti fermare ai primi!
  • Scegli il noleggiatore che ti può fornire la maggior parte delle attrezzature che cerchi: sarebbe inutile rivolgersi a più fornitori noleggiando un oggetto da una parte e un altro dall’altra, non trovi?
  • Valuta attentamente i servizi aggiuntivi che ti può offrire: talvolta è meglio una spesa maggiore a fronte di una migliore copertura, vero?

Le attrezzature per eventi da noleggiare

Noleggio eventi

Passiamo ora ad un’analisi di quali siano le attrezzature che potresti dover noleggiare per la corretta riuscita di un evento aziendale e non solo.

Ad esempio:

  • lavagna a fogli mobili
  • sedie
  • tavoli su misura
  • podi e leggii
  • desk accoglienza
  • allestimenti esterni

Come potrai immaginare, si tratta di allestimenti che spesso sono compresi e già presenti nella location prescelta ma, come dicevo, non è sempre detto che quelli a disposizione siano perfetti per tutti gli usi.

Allora vediamo, in breve, ciascuna di queste attrezzature con le sue principali caratteristiche.

Lavagna a fogli mobili

Una delle attrezzature indispensabili in qualsiasi corso di formazione, meeting o presentazione aziendale che sia, è senza dubbio la lavagna a fogli mobili.

Si tratta di un accessorio fondamentale per il relatore, che durante il suo discorso ha bisogno di un supporto.

Un’ottima lavagna a fogli mobili è dotata di:

  • ganci portablocco, per l’inserimento facile e veloce dei fogli di carta
  • vaschetta per pennarelli
  • cavalletto treppiedi in materiale resistente, possibilmente estensibile, per una corretta regolazione in altezza

Un complemento d’arredo semplice che non può mancare, nemmeno ai tempi del digitale!

Sedie

Non darle per scontate!

Molto spesso le strutture in cui organizzi l’evento non hanno a disposizione tutte le sedie di cui hai bisogno.

Oppure potresti desiderare delle sedie diverse da quelle che la struttura possiede.

Negli ultimi tempi quelle preferite dagli organizzatori sembrano essere quelle in plexiglass: eleganti, pratiche e versatili sono, infatti, quelle meglio si adattano a contesti differenti.

Se necessario, noleggia anche coprisedie e cuscini: per eventi come matrimoni o cerimonie solenni potrebbero essere indispensabili, per dare un’aspetto elegante anche alla sedia più semplice!

Tavoli su misura

Chiaramente le sale di un centro conferenze o gli spazi adibiti a meeting e riunioni presenti in strutture ricettive sono spesso perfettamente attrezzate.

E i tavoli sono sicuramente una di quelle cose che difficilmente manca!

Però potresti aver necessità tavoli di tipologia diversa rispetto a quelli presenti oppure, in caso di un open space, i tavoli potrebbero proprio non essere stati previsti.

Chiaramente in questo campo le tipologie di tavolo disponibili sono moltissime:

  • tavoli da interno o da esterno per qualsiasi utilizzo
  • tavoli per concorso per la selezione del personale o per esami
  • tavoli bar / tavoli snack per il catering o il coffee break
  • tavoli modello scuola per corsi di formazione
  • tavoli per i relatori (modulari e di diversa tipologia a seconda della necessità e del numero di persone presenti)

Fondamentale, in questo caso, è porre attenzione al peso di portata di ciascun tavolo per non caricarlo eccessivamente.

Sicuramente i tavoli modulari sono quelli più utili e funzionali: la loro lunghezza e profondità può essere stabilità a seconda dello spazio disponibile.

Podi e leggii

Le strutture più ampie possiedono talvolta delle sale che prevedono dei palchetti rialzati dove si potranno posizionare i relatori.

Non sempre, però, hanno a disposizione anche podi o leggii, dove potersi posizionare per parlare al pubblico presente in sala.

Si tratta di complementi d’arredo che non sono necessari in tutti gli eventi, ma che in alcuni sono, invece, di fondamentale importanza.

Quelli a noleggio sono principalmente strutture in tessuto e plexiglass e molti di essi sono personalizzabili con i colori e i loghi richiesti dal cliente.

Desk accoglienza

Nella struttura dove stai organizzando il tuo evento non è stata prevista una zona dedicata all’accoglienza dei partecipanti al tuo meeting?

Nessun problema.

Basterà provvedere al noleggio di un desk accoglienza e il tuo evento assumerà quell’aspetto professionale che volevi dargli.

Potrai affittare desk singoli o affiancabili, in ecopelle o laminato, ad esempio, e personalizzarli a seconda delle necessità con loghi e slogan.

I partecipanti all’evento si sentiranno ancora più a proprio agio se ad accoglierli ci sarà del personale in grado di dare loro il benvenuto e di spiegare in breve lo svolgimento della giornata.

Si tratta di un punto di appoggio fondamentale per fornire informazioni in qualsiasi momento e che, quindi, non può mancare.

Allestimenti esterni

E se il tuo evento prevede anche una parte di svolgimento in esterno, probabilmente avrai necessità di noleggiare alcune strutture che non troverai presso la location (o che tu location magari non possiedi).

Gazebo, ombrelloni, pouf, attrezzature per riscaldamento e tutto ciò di cui il tuo evento necessita può essere facilmente noleggiato presso aziende specializzate.

Si tratta, perlopiù, di attrezzature che sono necessarie per eventi diversi da meeting e conferenze, ma non si sa mai!

Potresti averne bisogno anche per i tuoi eventi aziendali se decidi, ad esempio, di organizzare un catering esterno a metà giornata per allietare i partecipanti.

Quali siti di noleggio online?

Ricerca noleggio

Per indicarti le tipologie di attrezzature noleggiabili sopra descritte ho fatto affidamento ai siti web di due noleggiatori, uno di Milano (Lombardia) e uno di Roma (Lazio).

Ovvero:

  • Croppo Allestimenti
  • Rental Time

Entrambi forniscono assistenza diretta al cliente e sono in grado di fornire la maggior parte delle attrezzature necessarie per l’organizzazione professionale di un evento.


Ti ho chiarito tutti i dubbi che avevi prima della lettura di questo articolo?

Noleggiare è un’operazione sicuramente conveniente in determinati casi, ma va fatta attenzione… come se si trattasse di un acquisto.

Sbagliare è umano, ma non sbagliare è sicuramente più professionale!

In bocca al lupo per l’organizzazione del tuo evento e, se ne hai bisogno, ricorda che puoi consultare il nostro blog per altri consigli.

A presto!