Se hai in programma di organizzare eventi di gruppo, innanzitutto entra nell'ottica di idee che un gruppo ha una serie di dinamiche ed esigenze molto diverse da quelle di un singolo individuo.
Come prima cosa, quindi, cerchiamo di chiarire questo punto.
Cosa sono esattamente gli eventi di gruppo?
Cosa sono gli eventi di gruppo
Un evento di gruppo è composto da un insieme di persone che vogliono vivere un'esperienza collettiva con altri membri che hanno interessi comuni.
Può essere ad esempio:
- una gita,
- un'escursione,
- un viaggio,
- un tour,
- una trasferta di lavoro,
- la partecipazione ad una manifestazione,
- un evento personalizzato.
Concerti, eventi sportivi, visite archeologiche, il ricevimento dal Papa, il centenario di un'azienda, un'asta di beneficenza…, sono tutti eventi di gruppo privati o aziendali, che possono andare da centinaia di partecipanti sino a gruppi più piccoli di appena 10 persone.
Quali vantaggi hanno gli eventi di gruppo
Consideriamo il punto di vista dei partecipanti.
Gli eventi di gruppo hanno il grande vantaggio di essere organizzati in tutto e per tutto.
Le persone devono solo iscriversi o aderire.
Non hanno alcuna preoccupazione di trovare un alloggio, di guidare, di parcheggiare o di pensare a dove mangiare e cosa fare in generale.
Nelle gite (o tour o viaggi) di gruppo un'altra cosa che le persone apprezzano sono le guide turistiche e i capi gruppo.
Insomma, c'è sempre qualcuno durante l'evento che:
- è responsabile,
- si assicura che tutto vada per il meglio,
- conosce i luoghi,
- si occupa di risolvere eventuali problemi.
Che tipo di evento di gruppo vuoi organizzare?
Gli eventi di gruppo possono consistere in gite di un giorno, viaggi di più giorni o escursioni di poche ore.
Le destinazioni possono essere nazionali o internazionali mentre la tipologia di evento cambia a seconda degli obiettivi, del budget e dell'occasione.
Ecco ad esempio una classificazione contestuale in base alle attività preferenziali del gruppo:
- Culturale
- Enogastronomico
- Naturalistico
- Sportivo
- Intrattenimento
Gli obiettivi per organizzare eventi o gite di gruppo sono molteplici.
In base a questi ne deriva la tipologia, a cui poi corrisponde un'organizzazione ad hoc:
- Formazione
- Educazione
- Promozione
- Branding
- Premiazione
- Incentivazione
- Team Building
- Celebrazione
- Ricorrenza
- Svago e Relax
- Divertimento
- Beneficenza
- Sensibilizzazione
Prima di organizzare un evento del genere, prendi dunque in considerazione le caratteristiche del tuo gruppo e abbi chiaro in mente l'obiettivo per cui lo fai.
Come attirare i partecipanti al tuo evento?
Dipende dall'evento e dipende dal gruppo.
Se sei un organizzatore di eventi, molto probabilmente ti commissionano il lavoro con obiettivo e tipologia già prestabiliti.
Se invece vuoi farlo per conto tuo, devi fare delle scelte iniziali su cui basare la pianificazione, compreso pensare alle caratteristiche del gruppo che vuoi attrarre.
Vuoi qualche idea?
Ecco 4 tipi di eventi di gruppo molto comuni, con la relativa descrizione del target.
1. Gruppo di pensionati
Un evento di questo tipo è l'ideale per le persone che amano viaggiare ma non vogliono viaggiare da sole.
Il gruppo di senior desidera incontrare nuove persone con interessi comuni e passare il tempo diversamente dalla solita routine.
Ecco cosa puoi considerare nella tua organizzazione:
- Il periodo perfetto è la bassa stagione e durante i giorni infrasettimanali, dove è anche possibile risparmiare.
- Nella pianificazione ti conviene considerare l'accessibilità ai portatori di handicap, passeggiate limitate e luoghi adatti a questa fascia di età.
- I tour per anziani visitano spesso destinazioni storiche e culturali, come città d'arte, mostre, musei, concerti, spettacoli teatrali. Ma anche terme e centri benessere.
- L'itinerario è caratterizzato da un ritmo più lento, in modo che i visitatori possano godersi le esperienze senza essere affrettati alla cosa successiva.
- Molto gradite le guide locali che si uniscono a loro sull'autobus per raccontare storie interessanti ed elargire informazioni sui luoghi che stanno visitando.
2. Gruppo di avventurosi
Questo tipo di evento è di particolare interesse per le persone a cui piace sentir scorrere l'adrenalina nelle vene.
I partecipanti desiderano stare all'aria aperta, provare forti emozioni e vivere (condividere) esperienze uniche.
È un'occasione ideale per coloro a cui piace uscire dalla propria zona di comfort poiché mettono il loro destino nelle mani di qualcun altro (l'organizzatore) permettendogli di portarli verso destinazioni sconosciute.
E genera una sorta di "cameratismo" diverso da quello che si crea in qualsiasi altro evento.
Vivere un'esperienza esaltante con altre persone crea infatti un legame che può essere condiviso solo da chi la sta vivendo.
Ecco cosa puoi considerare nella tua organizzazione:
- Se organizzi un evento di questo genere, permetti ai partecipanti di andare in luoghi che potrebbero non conoscere o difficilmente accessibili ai singoli.
- Questi gruppi sono spesso di natura più piccola, quindi non c'è la preoccupazione di gestire molte persone.
- Le persone in genere sono di età diverse, prevalentemente tra i 30 ed i 50 anni.
- Le destinazioni potrebbero includere alpinismo, rafting o molteplici esperienze di avventura esperienziale.
- L'itinerario di solito include tutti i pasti, garantisce tempo libero e molto riposo.
3. Gruppo sportivo
Questo tipo di eventi di gruppo è l'ideale per chi ama le manifestazioni sportive.
Ecco cosa puoi considerare nella tua organizzazione:
- Gli amanti dello sport sono tra i viaggiatori più appassionati ed espressivi in circolazione.
- Garantisci l'acquisto di molti biglietti oltre che il mezzo di trasporto.
- Dai accesso a posti a sedere molto ricercati che potrebbero non essere disponibili al pubblico in generale.
- Includi una partita importante o anche partite diverse per diversi giorni.
- Nell'itinerario comprendi ristoranti a tema sportivo, fast food e birrerie.
- Metti gadget a disposizione.
4. Gruppo studentesco
Ci sono 4 principali tipologie di tour studenteschi:
- di performance
- sportivo
- educazionale
- ricreativo
Li vediamo ora singolarmente.
- Performance. Questo tour è adatto a gruppi di studenti che vogliono esibirsi in performance come cori, bande, orchestre, spettacoli teatrali. Combina le opportunità per gli studenti di viaggiare verso destinazioni al di fuori della propria città natale e di esibirsi in grandi luoghi pubblici. Offre anche tempo libero e ricreativo.
- Sportivo. Ideale per giovani squadre sportive. Puoi organizzarlo attraverso una scuola o anche al di fuori. Questi gruppi viaggiano per partecipare a vari tornei in tutto il paese. L'organizzazione comprende anche una componente di tempo libero per esplorare la destinazione.
- Educazionale. Si tratta di un'esperienza specificamente legata a un percorso di studi. Ad esempio una gita di più giorni in diversi siti storici. L'organizzazione richiede l'ingaggio di guide locali, mezzi di trasporto, biglietti di ingresso, vitto e alloggio, oltre che del tempo per il divertimento o attività ricreative.
- Ricreativo. Un tipico programma da campo scuola, colonia, centro estivo. Richiede destinazioni interessanti, con attrattive al di fuori della solita cosa già vista. Si tratta in genere di avventure di 3-4 giorni con attività pianificate di natura ricreativa.
Per tutte queste 4 tipologie di eventi di gruppo:
- Nella destinazione potresti considerare ampi spazi pubblici per le performance o lo svago, arene o complessi sportivi.
- Nell'itinerario puoi comprendere siti storici, attrazioni educative che si coordinano con il programma di studi e altre attrazioni e ristoranti adatti ai giovani.
L'organizzazione
Ti chiedi cosa serve per riunire tutti e far funzionare le cose senza intoppi?
Ecco alcuni suggerimenti che possono rendere l'organizzazione di un gruppo di persone il più semplice possibile.
- Stabilisci le preferenze di budget. Informati su cosa sono disposti a pagare i membri del gruppo, ad esempio: alcolici, bevande ai pasti, cene a tema, trasferimenti privati, biglietti per siti culturali o spettacoli, escursioni.
- Documenta itinerari e preferenze. La maggior parte degli eventi di gruppo può richiedere diverse settimane prima che tu possa bloccare tutto, dai trasporti alle prenotazioni dei ristoranti.
- Durante le fasi di pianificazione del viaggio, tieni tutti aggiornati sugli itinerari e su qualsiasi nuova informazione. Assicurati che tutti sappiano esattamente cosa è in programma e possano sollevare domande e preoccupazioni in anticipo.
- Controlla gli sconti di gruppo. Hotel, teatri, musei, compagnie di trasporto e tour operator locali spesso offrono sconti a gruppi numerosi, a persone anziane e a studenti. Informarti sulla possibilità di un accordo. Questo suggerimento è particolarmente utile per i gruppi che desiderano viaggiare con un budget limitato.
- Crea un programma. Prima di partire, considera di stabilire una routine per i membri del gruppo, ossia un piano generale di come saranno scandite le giornate. Quanto tempo vuoi dedicare ad ogni attività? A che ora il gruppo dovrebbe svegliarsi ogni giorno? Mantenere gli stessi tratti generali di ogni giorno aiuterà tutti a sentirsi più tranquilli e ad avere un maggiore controllo sul proprio tempo.
- Evita troppe attività giornaliere. Anche se trascorrere del tempo insieme è la principale caratteristica di un evento di gruppo, sii consapevole di come intendi far trascorrere questo tempo. Programmare troppe attività in un solo giorno può far sentire le persone stanche e stressate. E probabilmente l'ultima cosa che vuoi è avere a che fare con un gruppo di persone irritabili.
- Prevedi del tempo libero. Lascia un po' di tempo per l'esplorazione in autonomia. Anche se il tuo gruppo è d'accordo su quasi ogni aspetto del viaggio, ci sarà sempre almeno un'attività che qualcuno non vuole fare.
- Considera il numero di partecipanti. Ci vuole tempo perché un gruppo di persone si sposti fisicamente da un luogo all'altro. Hai abbastanza tempo nel tuo programma per permettere alle persone di incontrarsi e trasferirsi in un altro luogo? Potrebbe valere la pena fare un po' di perlustrazione in anticipo per scoprire se ci sia abbastanza spazio per tutti.
- Dai istruzioni chiare e semplici. Il modo più facile per organizzare gruppi di persone è dare istruzioni chiare e semplici. Le persone non dovrebbero pensare a dove stanno andando, come ci arriveranno o cosa faranno in un determinato luogo (questo è il tuo lavoro!). Tutte le tue istruzioni dovrebbero essere semplici frasi come: "Incontro nell'atrio dell'hotel". Rendi il più semplice possibile per le persone capire e seguire le istruzioni.
E tu hai mai organizzato un gruppo di persone? Cosa hai imparato dall'esperienza?
Conclusioni su come organizzare eventi di gruppo
Se hai bisogno di organizzazione gite o eventi di gruppo, sia privati che aziendali, ti possono tornare utili i consigli che ti abbiamo dato.
Come hai visto, la conoscenza del tuo gruppo è fondamentale.
Mettendo in atto le checklist di Meeting Hub potrai raggiungere più facilmente i tuoi obiettivi.
E non ci resta che augurati di scegliere la location perfetta per il tuo evento, tra le tante proposte che trovi nel nostro sito web!
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