Gli eventi di digital marketing mirano a promuovere un brand, un prodotto o un servizio. Possono facilitare le interazioni con i clienti e creare connessioni preziose.

Aziende e professionisti si occupano di organizzare eventi di marketing digitale per stabilire o costruire il proprio marchio e identità di prodotto. 

Ma raggiungere questi obiettivi dipende da come viene pianificato l’evento stesso.

Come fare?

Ecco allora 10 consigli pratici di Meeting Hub su come organizzare un evento di digital marketing che sarà apprezzato dal pubblico.

1. Pianifica e predisponi un piano B e C

Qualsiasi evento richiede un lavoro ingente e pianificarne uno di successo porta via sicuramente anche molto tempo

La prima cosa, quindi, è pensare bene al motivo per cui vuoi organizzare il tuo incontro formativo in ambito digital.

E stabilire cosa vuoi ottenere.

Può aiutarti rispondere alle domande di questa checklist:

  • Qual è il limite al numero di iscritti
  • Quando vuoi programmarlo? 
  • Quanto tempo vuoi farlo durare?
  • A quale target si rivolge? 
  • Come sarà il processo di iscrizione e di registrazione?
  • Prevedi dei gadget?
  • Vuoi far intervenire ospiti speciali?
  • In quale location si svolgerà? 
  • Quali caratteristiche deve avere la location (parcheggio, vicinanza ai mezzi pubblici, bar, toilette, sala espositiva, sala conferenze)
  • Pensi ci voglia la ristorazione?
  • Devi organizzare il pernottamento?
  • Quale sarà il programma? 
  • Chi parlerà e quando? 
  • È prevista una revenue per i relatori?
  • Che tipo di campagne pubblicitarie vuoi attuare per promuovere l’evento?
  • Prevedi degli sponsor?
  • Ci sarà uno spazio espositivo (ad esempio per vendere libri di digital marketing o per presentare potenti tool di lead generation)?
  • Il materiale formativo avrà un modello unico per tutti i relatori?
  • Costruirai un sito web o delle landing page per l’evento?
  • Ci saranno dei giornalisti, una sala stampa, una troupe televisiva o dei videomaker?
  • Chi si occuperà dell’impianto audio video e di tutta la tecnologia necessaria a presentare slide in pubblico?
  • Ci saranno delle hostess per accompagnare gli ospiti e dare supporto ai relatori?
  • È necessario richiedere permessi al Comune?
  • Quali sono le norme di sicurezza da garantire?

Come vedi, sono tanti gli elementi che devono essere pensati e pianificati.

Se hai un piano, ti costringerai a pensare alle alternative nel caso in cui le cose non vadano come previsto. 

Ecco perchè serve pensare anche al piano B e C, in modo che tutto sia pronto per far fronte a quasi tutti gli scenari che potrebbero presentarsi nella tua organizzazione.

Ad esempio, se prevedi che il tuo evento sia all’aperto, anche solo per il rinfresco o per il check in, cosa fai se piove a dirotto?

pianificare eventi di digital marketing
Pianificare un evento di digital marketing – Foto di Kindel Media by Pexels

2. Comunica le linee guida dell’evento

Se comunichi in anticipo ai partecipanti e ai relatori come devono comportarsi e cosa accadrà durante le varie fasi dell’evento di digital marketing, le persone si comporteranno come previsto.

Le informazioni fondamentali da far arrivare a tutti i partecipanti sono:

  • Indicazioni su come arrivare
  • Mappa della location
  • Modalità di registrazione e accoglienza
  • Tempo assegnato a ciascun relatore
  • Il programma completo
  • Pranzo e pause caffè
  • Utilizzo di computer e tecnologia necessaria
  • Informazioni sul Wi-Fi
  • Posizioni dei servizi igienici
  • Requisiti di partecipazione
  • Chi sarà il riferimento per i relatori
  • Materiale didattico e informativo
  • Bonus, sconti, early booking
  • Istruzioni per lo streaming

3. Crea un organigramma dei diversi ruoli

Un evento sul digital marketing non è un focus group e non è nemmeno una sessione di brainstorming tra dipendenti. 

È un incontro strategico pensato per ottenere risultati importanti.

Quindi, i ruoli dei partner, ospiti e relatori sono importanti. 

Così come lo sono quelli dei tecnici, dello staff e della segreteria.

  • È necessario che ci sia un referente non solo per superare gli imprevisti o le difficoltà ma anche per fornire leadership e visione. 
  • Potresti anche invitare esperti in materia (i guru) e rappresentanti di software/tool all’avanguardia. 
  • Il ruolo del moderatore è importante. Sceglilo con cura perchè deve mettere tutti a proprio agio, rompere il ghiaccio e intervenire in caso di intoppi o difficoltà.
  • Altre figure interessanti da poter invitare sono ad esempio scrittori creativi in ambito digital, ricercatori di mercato o persino fornitori e clienti.

L’organigramma di questi ruoli è importante per garantire un funzionamento regolare, efficiente e collaborativo.

 4. Sii creativo e costruisci fiducia

Un evento di digital marketing dovrebbe essere in grado di ispirare un pensiero nuovo e più ampio, stimolare idee, far sentire i partecipanti arricchiti in modo che possano parlarne entusiasticamente attraverso i propri canali social o blog. 

Per fare ciò è necessario che le persone si sentano rilassate, benvenute e importanti

  • Pensa al tono di voce da usare, a come approcciarti con i tuoi ospiti, a cosa dire nel discorso di apertura e chiusura.
  • Pensa alla strategia editoriale che accompagna tutto l’evento: il tono di voce, gli argomenti, gli inviti all’azione, l’aspetto grafico emozionale.
  • Informa di tutto questo il tuo staff in modo che siate completamente allineati.
  • Chiedi alle persone se sono a proprio agio e gradiscono l’organizzazione
  • Sorridi e dai attenzione a tutti, anche con chi non è un guru

5. Studia una strategia che funzioni in ambito digital

Sei sicuro che gli strumenti e le tecniche che vuoi presentare al tuo pubblico siano veramente interessanti?

Sono sufficienti a stimolare il pensiero creativo e a suscitare l’entusiasmo dei partecipanti?

Inizia qualsiasi sessione strategica pensando al cliente finale.

Analizza quindi le tendenze di mercato, le nuove tecnologie, i casi studio di aziende che si occupano di innovazione e ricerca & sviluppo.

Trova il tuo asso nella manica e portalo al tuo meeting sul digital marketing. 

Pensa inoltre a un hashtag pertinente e accattivante. E non dimenticare il software di monitoraggio degli hashtag per raccogliere informazioni analitiche.

Pianificazione dei dettagli  di un evento digital marketing
Pianificazione dei dettagli – Foto di Karolina Grabowska by Pexels

6. Documenta tutto, specialmente la magia

Hai pensato di organizzare dei laboratori o delle tavole rotonde?

Nei laboratori, ai partecipanti viene concessa quella libertà di pensiero che di rado si manifesta nella quotidianità.  

Insomma, può anche succedere che si crei della magia. Un’atmosfera rilassata e produttiva assolutamente da ricordare.

Prevedi quindi di poter registrare ciò che viene detto e scritto. 

Tieni traccia di tutto e raccogli ogni sorta di materiale multimediale da poter utilizzare per la tua comunicazione, durante e dopo l’evento.

L’utilizzo della registrazione video audio è un ottimo modo per garantire che tutto venga acquisito, parola per parola.

In alternativa, puoi incaricare un addetto al reportage.

7. Approfitta dei tuoi contenuti

Scrivere contenuti sul tuo evento di marketing digitale è un must.

Serve sia al tuo pubblico che al branding della manifestazione

Ecco 4 tipi di articoli blog che puoi condividere facilmente con i tuoi lettori:

  1. Interviste ai relatori: potresti intervistare gli speaker sulle tematiche trattate durante l’evento. 
  2. Guest post: potresti chiedere ai tuoi speaker di scrivere guest post per il blog dell’evento. 
  3. Suggerimenti per sfruttare al meglio l’evento: condividi i tuoi suggerimenti e consigli per gli ospiti in modo da massimizzare la loro esperienza. Ad esempio potresti parlare di cosa visitare in una giornata, nella città in cui ha sede l’evento, se ci sono relatori o concorsi da non perdere… Menzionare questi dettagli renderà entusiasti coloro che si sono registrati all’evento ma anche chi non vuole partecipare.
  4. Parlare degli eventi passati: man mano che i potenziali partecipanti esaminano le attività dell’evento passato, inizieranno a pensare alla manifestazione con desiderio e curiosità. Preoccupati quindi di scattare sempre belle foto o girare video testimonianze per il futuro.

I post del blog sono un modo efficace per condividere il tuo evento con ospiti fuori dalla tua lista email e che ti seguono sui social media.

8. Proponi laboratori ed esercizi individuali

Gli eventi di digital marketing possono essere facilmente dominati da personalità famose e influenti, in particolare leader che hanno potere di posizione. 

Quindi, è un’ottima idea ricorrere ad esercizi individuali rivolti a generare idee, proporre intuizioni e feedback, non importa quanto brillanti possano essere.

Questo ti permette di creare un ambiente più rilassato in cui tutti siano in grado di dare input e si sentano coinvolti.

Puoi svolgere i laboratori in sale più piccole. Assicurati però di nominare un facilitatore e di stabilire dei limiti di tempo.

9. Sviluppa un piano di follow-up

È davvero importante lasciare i partecipanti con le idee chiare su quali saranno i prossimi passi e ben ispirati a eseguire la direzione concordata.

Fai il punto della situazione con il pubblico e lo staff. 

  • Cosa è stato ottenuto? 
  • Cosa è diventato più chiaro? 
  • Come si sentono? 
  • Cosa poteva essere migliorato?

Il piano di follow-up dovrebbe essere concordato e documentato con tutti i responsabili.

Non lasciare che i preziosi contatti della tua lista iscritti e/o simpatizzanti, vadano sprecati! 

Prepara un processo di lead nurturing con l’aiuto di funnel mirati. 

Invia aggiornamenti al tuo pubblico con contenuti pertinenti ed altri eventi imminenti (come webinar di approfondimento ) sul digital marketing, per tenerli coinvolti

10. Considera un evento di marketing digitale online

In tempi di crisi come il Covid-19, vale la pena avere un piano di riserva per condurre un evento di strategia di marketing virtuale. 

In effetti, potresti scoprire che aiuta la collaborazione e il pensiero indipendente allo stesso tempo.

I suggerimenti di cui sopra si applicano ancora! 

Non lasciare che la tecnologia limiti i tuoi buoni propositi. 

Detto questo, il tuo moderatore deve essere formato a comprendere la tecnologia, sia nei suoi punti di forza che in quelli di debolezza.

Un evento digitale è un evento ospitato virtualmente in cui gruppi di partecipanti si uniscono e discutono determinati argomenti e interagiscono con il relatore e il contenuto, sia che si tratti di video, testo o immagini.

I workshop di marketing digitale tenuti online, tendono ad approfondire argomenti più profondi rispetto alle conferenze o ai corsi di formazione di persona. 

Forniscono spazio per esaminare le tematiche in modo più obiettivo e consentono una maggiore interazione tra i partecipanti, gli organizzatori e il contenuto.

Un workshop digitale è anche un ottimo modo per i partecipanti di apprendere abilità più pratiche perché possono provare nuovi metodi e porre domande in uno spazio sicuro

In questo caso, possono anche applicare quasi immediatamente quanto appreso al loro lavoro quotidiano.

Infine, per un evento digitale, è ancora più importante che il tuo brand e la tua presenza sul web siano accattivanti e puntuali.

Poiché i partecipanti saranno seduti ai loro computer rispetto al centro congressi, ci saranno più opportunità per loro di controllare chi sei. 

Assicurati quindi che il tuo marchio sia coeso e coerente in tutto il tuo sito web e apporta gli aggiornamenti secondo necessità mentre ti avvicini all’evento e anche durante.

Conclusioni

Organizzare un evento in ambito digital richiede molto lavoro di pianificazione e una dose massiccia di creatività strategica.

Grazie alla guida di Meeting Hub, ora sai anche come iniziare a organizzare e promuovere manifestazioni di digital marketing, siano esse corsi, workshop o seminari. 

E non ci resta che augurati di scegliere la location perfetta per il tuo evento, tra le tante proposte che trovi nel nostro sito web!

Continua a seguire il nostro blog: troverai sempre utili consigli e approfondimenti sul mondo dell’organizzazione eventi.

Puoi anche iscriverti alla Newsletter di Meeting Hub, perfetta per rimanere sempre aggiornati!