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Quanto costa una sala meeting

Quanto costa una sala meeting?

Ti sei mai chiesto quanto costa un meeting?

icona punto interrogativoDevi sapere che è una delle domande ricorrenti che mi rivolgono gli utenti di Meeting Hub. La mia risposta sino ad ora è sempre stata: dipende.

Già, perché non è facile quantificare il prezzo di un evento. Ci sono moltissime variabili da tenere in considerazione. Ci sono alcuni utenti, infatti, che ricercano solo la sala meeting. Altri vogliono servizi in sala come lavagna a fogli mobili, videoproiettore, connessione a Internet e così via. Altri ancora richiedono uno o più pasti presso la struttura. Altri ancora cercano il pernottamento per due o più giorni…

Per non parlare del fatto che i costi possono variare in base alla città in cui si tiene l’evento, al giorno della settimana, alla stagione e ovviamente alla dimensione della sala…

Capirai che non è facile rispondere in modo esaustivo a una domanda così generica.

Ciò nonostante ho trovato la risposta!

Vai avanti a leggere e scoprirai come ci sono riuscito…

Tutto parte dai feedback degli utenti.icona dialogo

Per migliorare il servizio, chiediamo ad un campione di utilizzatori del portale Meeting Hub come sono andate le loro esperienze. Negli ultimi tempi abbiamo raccolto abbastanza dati per dare luogo a una piccola indagine statistica. Così qui in ufficio abbiamo rispolverato la calcolatrice e ci siamo messi a fare un po’ di conti.

Quando abbiamo letto i risultati siamo rimasti a bocca aperta…

icona bambino

Sei pronto a fare un viaggio alla scoperta dei prezzi dei meeting?

Allaccia le cinture, ma prima leggi scrupolosamente le avvertenze: i dati che leggerai sono da intendere a scopo puramente indicativo. 

L’unico modo che hai per sapere con certezza i prezzi del tuo meeting è inoltrare una richiesta di preventivo alle strutture, per esempio tramite Meeting Hub.

Considerazioni sui dati di partenza

Lascia però che ti spieghi come abbiamo effettuato l’indagine.

Prima di tutto abbiamo ottenuto i prezzi dalle testimonianze degli utenti. Per ottenere dati omogenei abbiamo preso in considerazione solo gli eventi:

  • Di medie dimensioni (circa 50 persone);icona questionario
  • Organizzati in giorni infrasettimanali;
  • Inclusivi di sala meeting, coffee break e light lunch;
  • In hotel a 4 stelle;
  • In 7 importanti città italiane: Bologna, Catania, Firenze, Milano, Napoli, Roma, Rimini.

Per facilitarti la lettura dei dati abbiamo diviso il costo della sala meeting per il numero dei partecipanti in modo da ottenere il prezzo della sala pro capite. In questo modo, se vorrai farti un’idea dei prezzi globali del tuo meeting potrai moltiplicare i dati che troverai per il numero di partecipanti.

I calcoli che abbiamo riportato non sono comprensivi dell’IVA. Prima di calcolarla ricorda che può variare in base alla tipologia di servizi: per gli affitti delle sale meeting è al 22%, mentre il coffee break e il light lunch, essendo servizi di ristorazione, hanno l’IVA al 10%.

Ma ora basta parlare di tasse e imposte. Leggi cosa è saltato fuori!

Media nazionale

Diamo prima una risposta alla semplice domanda: quanto costa un meeting?

Eccoti il prezzo medio pro capite per organizzare un meeting in Italia compreso di coffee break e light lunch.

ATTENZIONE: questo dato è estremamente instabile. Usare con cautela! 

37,44 euro

Costo della sala meeting

Ora vediamo i risultati più nel dettaglio quanto costa mediamente una sala meeting nelle varie città italiane, partendo dal prezzo più alto al più basso.

Costo della sala meeting cartina Italia

Una sala meeting da 50 posti a Milano mediamente costa 543,50 euro. Si tratta della media più alta che abbiamo all’interno della nostra piccola classifica.

Firenze offre prezzi non troppo distanti: 516,50 euro infatti non sono troppo distanti dalla cifra di Milano!

Con Roma scendiamo di diverse decine di euro, piazzandoci nella fascia tra i 300 e i 400 euro, dove troviamo anche i prezzi medi di Catania e Napoli.

Le due città emiliano-romagnole di Bologna e Rimini offrono i due valori più bassi. Per Bologna abbiamo 273 euro, mentre Rimini scende ulteriormente di 8 euro piazzandosi alla media di 265 euro.

Questi erano i prezzi medi totali per l’affitto delle sale meeting. Un dato certamente fondamentale, ma la nostra ricerca non è ancora finita…

Le città più rapide nelle risposte

Ora veniamo a te, albergatore che sei giunto fin qui perché eri curioso di conoscere i prezzi della concorrenza. Ecco una chicca che ti piacerà un sacco!

Nell’articolo sui 5 errori di pigrizia nella compilazione dei preventivi ho spiegato quanto sia importante inviare il preventivo al cliente il prima possibile. L’ho messo al primo posto tra gli errori ricorrenti.

Magari l’hai già letto ma hai pensato che in fondo potevi prendertela comoda…

In tal caso devi leggere ciò che segue con molta attenzione.

Infatti, dai dati che abbiamo raccolto dai nostri utenti abbiamo tratto anche il tempo intercorso tra l’inoltro della domanda e l’arrivo del preventivo nella casella email dei potenziali clienti. Abbiamo quindi fatto una media di tutti questi dati ricavando tempi di risposta medi per ogni città.

Una volta ottenuti questi nuovi dati, ho disegnato un’infografica che mette in risalto i tempi di risposta medi.

In questo modo ho voluto mettere in evidenza quali sono le città mediamente più rapide nelle risposte. Se te lo spiegassi a parole rischierei di confonderti le idee. Lasciamo quindi che sia l’immagine a parlare!

Le città più rapide nelle risposte

Il primatista nell’invio dei preventivi via email è Bologna. La media di risposta ad una richiesta di preventivo è infatti sorprendentemente bassa: solo 54 minuti, cioè meno di un’ora!

Al secondo posto troviamo Roma, che si difende con circa 4 ore di differenziale tra l’invio della richiesta da parte dell’utente e l’invio del preventivo da parte della struttura. 

I tempi di invio del preventivo di Napoli e Firenze si collocano invece nella fascia delle 6 ore.

Con Rimini si nota un ritardo notevole nella risposta alla richiesta di preventivo: oltre 9 ore. Più di una giornata lavorativa!

Fa di peggio Catania, che fa attendere il cliente per circa 11 ore.

La tartaruga della nostra classifica è Milano. I preventivi arrivano al cliente con un ritardo medio che supera le 24 ore. In sostanza il giorno dopo!

Naturalmente non devi credere che tutte le strutture della città ci mettono lo stesso tempo a compilare i preventivi. I dati dell’infografica sono delle medie matematiche. Qualche struttura infatti ha capito l’importanza di una risposta veloce, mentre altre se la prendono comoda e rispondono anche diversi giorni dopo.

Purtroppo per loro, anche i più lenti fanno media!

E a proposito di medie, andiamo a vedere i dati delle città più nel dettaglio…

I dati estrapolati

Costo pro-capite della sala meeting

Dividendo il costo di una sala per la sua capienza abbiamo ricavato quanto costa a persona l’affitto di una sala meeting, vediamo di seguito quanto costa per ogni partecipante occupare una sale nelle varie città d’Italia.

La palma di città con le sale meeting meno costose viene assegnata a Rimini con una media di 5,30 euro a persona, seguita da Bologna con 5,46 euro.

Oltre la soglia dei 6 euro pro capite si colloca Napoli con 6,33 e Catania con 6,55.

Saltiamo la fascia dei 7 euro e ci catapultiamo sui 7,60 euro di Roma.

Un altro salto e arriviamo a Firenze, dove il prezzo medio a persona per la sala meeting è di ben 10,33 euro.

La città più costosa in assoluto per quanto riguarda le sale meeting è Milano con 10,87 euro pro capite.

Se facciamo un semplice calcolo ci accorgiamo che l’affitto medio delle sale meeting a Milano costa il doppio rispetto a Bologna. Un dato davvero notevole!

Costo pro-capite della sala meeting

Costo del Coffee Break a persona

Quanto costa un coffee break durante un meeting nelle diverse città d’Italia? Ecco la risposta!

 Costo del Coffee Break a persona

Fare una pausa caffé in un meeting in media costa meno a Bologna. Qui troviamo una media di circa 3,90 euro, davvero molto bassa. Si stacca di poco Rimini e Napoli con 5,00 euro.

Con 1,53 euro in più possiamo permetterci il coffee break a Catania.

Roma supera la soglia dei 7 euro, e dopo Roma troviamo Firenze con un bello stacco: siamo già a 10,33 euro.

Il prezzo più alto si trova ancora una volta da Milano: 10,87 euro.

Anche qui vediamo che il rapporto tra la media più bassa e quella più alta si avvicina a 2. In questo caso, quindi, possiamo dire che a Milano si spende il doppio per il coffee break rispetto a Bologna!

Costo del Light Lunch a persona

Costo del Light Lunch a persona

Bologna è la città dove mangiare durante un meeting costa meno, con una media veramente bassissima di 14 euro. Seguono Rimini con 21,57 euro e Roma con 21,63.

Il prezzo cresce a Milano. Infatti ci troviamo già nella fascia dei 23 euro. Idem per Catania, con 23,67 euro.

Firenze supera il dato di Catania di quasi 2,50 euro, collocandosi a quota 26 euro.

Napoli ha la palma di città con i light lunch mediamente più costosi, superando i 29 euro.

Come vedi, il valore più alto non si discosta molto dalla maggioranza, quindi vai tranquillo: se organizzerai un meeting sotto il Vesuvio non spenderai una fortuna per il cibo!

Certo, è anche vero che a Bologna, mediamente, spenderesti la metà.

Quello che hai letto è quanto è emerso dalla nostra piccola indagine. Spero che sapere quanto costa una sala meeting, un coffee break e un light lunch mediamente nelle varie città possa aiutarti a fare le tue scelte.

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Ricorda inoltre che se vuoi vedere i prezzi reali di alcune sale meeting la soluzione c’è! Si chiama Meeting Hub, il primo portale italiano ad aver mostrato i prezzi ai propri utenti, clicca sul tasto e vedrai! 🙂

Scopri quanto costa una sala meeting

Un saluto.

Fabrizio Cornalba

Fabrizio Cornalba

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