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partecipanti che si registrano

Registrazione dei partecipanti Metodologie innovative per la gestione delle presenze di un evento

Al giorno d’oggi esistono molte applicazioni che ci aiutano nella gestione di molte attività lavorative. Ci permettono di risparmiare tempo e rendono automatiche molte delle operazioni che altrimenti dovremmo compiere manualmente. Queste tecnologie sono entrate anche nell’ambiente congressuale e ci possono aiutare a gestire la lunga fase della registrazione dei partecipanti. Andiamo a scoprire come

La famosa espressione “grazie alle nuove tecnologie” echeggia nella nostra società da almeno un decennio ormai, ma, questo è proprio uno dei casi in cui è necessario utilizzarla.

Il metodo tradizionale di registrazione prevede la presenza di un desk accredito in prossimità della sala convegni o dell’area fieristica, con delle persone preposte e un elenco nominativo da spuntare o sulla quale l’ospite dovrà apporre la propria firma in cambio di un gadget (un bracciale colorato, un badge ecc) che lo contraddistingue e dichiara il suo diritto alla partecipazione.

Registrazione partecipanti con NFC

icona smartphone connessoTra i metodi di registrazione più innovativi ritroviamo la tecnologia NFC: Near Field Communication.

L’utilizzo di questa tecnologia prevede la consegna di speciali badge o braccialetti dotati, questa volta, di un Tag Nfc.

Il tag Nfc è un minuscolo adesivo che permetterà al personale preposto di registrare l’ospite in pochi secondi, utilizzando un semplice tablet o smartphone.

Attraverso il Contacless, un sensore di contatto, avvicinando di pochi centimetri il braccialetto o il badge ad un dispositivo dotato di apposita app, si potrà, in un solo istante, registrare l’ospite ed inviarne i dati in tempo reale alla propria sede centrale o ad un determinato database.

Oltre ad essere utilizzati per la registrazione è possibile installare i Tag in altri punti di interesse, ad esempio davanti ad uno stand o ad una sala meeting ecc., per ottenere un feedback sul gradimento e la partecipazione degli ospiti.

Questa tecnologia negli ultimi anni è stata introdotta anche durante le votazioni aziendali, per avere un risultato rapido e immediatamente proiettabile in aula.

I vantaggi dell’utilizzo del NFC

icona positivoI vantaggi nell’utilizzo della tecnologia NFC per gli organizzatori di eventi sono quindi molteplici.

Qui di seguito ti elenco i più importanti:

  • Rapidità di registrazione;
  • Tracciabilità e profilazione degli ospiti;
  • Raccolta dati relativi alla customer experience;
  • Azioni di marketing mirate e personalizzate;

L’utilizzo di tag NFC può essere implementato inoltre, anche per lo svolgimento di attività di Teambuilding e giochi, come è stato fatto da Coca Cola nel parco divertimenti di Israele o durante il Tomorrowland, il festival musicale più grande e più popolare al mondo.

Il costo dei Tag Nfc si aggira approssimativamente tra i 0,99 euro e i 10,00 a seconda della dimensione e non comprende il costo del badge o del bracciale all’interno del quale dovrà essere installato.

Gli IBeacons

icona ibeaconsNuovi arrivati nel campo delle tecnologie e da poco introdotti per la registrazione degli ospiti agli eventi sono gli IBeacons.

Gli IBeacons sono dei piccoli trasmettitori Bluetooth o, etimologicamente dei radio-fari. Questi sono in grado di emettere un segnale fino a 50/70 metri di distanza, che può essere intercettato da qualsiasi dispositivo elettronico dotato di BLE, Bluetooth Low Energy. Ciò vuol dire che per la registrazione di 100 visitatori, vi basterà installare circa 2 beacons per coprire un’area di registrazione di di 100 mq circa. Il costo medio di un beacon si aggira intorno ai € 100,00.

Per coprire un maggior numero di persone e/o un’area più vasta basterà posizionare ulteriori Beacons.

Le aziende che forniscono questo tipo di servizio offrono pacchetti anche personalizzabili. Un esempio è la Digivents che ha gestito il famoso evento Cisco durante il quale i tempi di registrazione sono stati ridotti del 65%.

E i costi dell’installazione? Di fatto l’espressione “installazione” non è del tutto idonea. In seguito, all’acquisto infatti, non è necessario alcun tecnico e non è previsto alcun costo o processo di installazione. Basta acquistare i Beacons e posizionarli in determinati punti del foyer, della hall o della reception in cui volete effettuare la registrazione.

Se prevedete la presenza di bambini, allora attenzione a non lasciarli troppo in vista però: i Beacons sono piccoli, simpatici e colorati e potrebbero facilmente essere scambiati per un’astronave aliena giocattolo.

Con un piccolo gesto avrai risparmiato ai tuoi ospiti interminabili code di attesa e l’effetto wow è garantito!

Basterà essere fisicamente presenti all’evento per registrarsi e basterà questo per fidelizzare il vostro cliente. D’altronde nel mondo degli eventi l’equazione principe è

Efficienza = Soddisfazione = Fidelizzazione

Come far registrare gli ospiti?

icona domandaMa cosa dovrò spiegare ai miei ospiti per potersi registrare? Dovrai solo comunicargli l’area in cui dovranno recarsi per effettuare il check in e il nome dell’app da scaricare, magari attraverso un semplice banner o, perché no, coniugando le due tecnologie sopra citate.

Come?

Potresti far posizionare un semplice QR code su un banner, sulla locandina o il roll up davanti alla sala meeting e risparmierai così al sig. Rossi anche la fatica di cercare l’app: potrà scaricarla semplicemente inquadrando il QR code con il proprio smartphone o tablet!

Una volta scaricata l’app, gli ibeacons genereranno una notifica che chiederà al sig. Rossi di effettuare la registrazione e, senza annoiarlo,  con pochi e semplici click avrete ottenuto molti dati utili e il consenso al trattamento dati che vi permetterà di riutilizzarli per attuare strategie di customerizzazione o di direct marketing.

I vantaggi dell’utilizzo degli iBeacons

icona positivoI vantaggi dell’utilizzo dei iBeacons non sono circoscritti alla fase di registrazione.

Avrai cioè:

  • La possibilità di personalizzare i messaggi di conferma/benvenuto
  • La condivisione di qualsiasi contenuto (agenda, transfer, ecc.), azzerando la dispersione di informazioni
  • Generare qualsiasi notifica per invitare il sig. Rossi a visitare un determinato stand e/o ritirare un gadget a lui riservato, guidandolo tu stesso lungo un determinato percorso
  • Integrare funzionalità di Gamification e generare giochi di team buiding
  • Geolocalizzare gli ospiti analizzando le loro preferenze e ottimizzare così l’organizzazione degli eventi futuri

Molti di questi vantaggi accomunano le due tecnologie. Dovrai solo scegliere quale di queste si sposa meglio con le tue esigenze e l’evento che stai organizzando.

E non dimenticare di farci sapere nei commenti quale hai scelto e com’è andata!

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Angela Paciello

Angela Paciello

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