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10 trucchi per rendere produttiva una riunione

La produttività non è altro che il “raggiungimento di risultati maggiori di quelli attuali con l’impiego di mezzi identici”.

Il problema non sono gli strumenti a disposizione, soprattutto se si parla di riunione di lavoro, in cui gli strumenti della produttività sono le persone; il problema è il rapporto tra gli strumenti e il risultato finale: in che modo vengono utilizzati.

Saper rendere produttiva una riunione di lavoro significa utilizzare il tempo in modo molto intelligente: per fare questo è necessario concentrarsi su ciò che è strettamente necessario e togliere di mezzo le distrazioni e le abitudini che intralciano la produttività di un meeting.

Come riuscirci?

Segui questi 10 trucchi e mettili in pratica per la tua prossima riunione.

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Quanto tempo rubano le riunioni aziendali?

Una ricerca della Harvard Business Review ha raccolto dati e testimonianze presso una grossa azienda ed ha scoperto che le ore impiegate in un anno per le riunioni settimanali di lavoro ammontano a circa 300.000!

Le ore sono calcolate come “ore a persona”, nel senso che vengono sommate tutte le ore messe a disposizione dalle persone che partecipano alle riunioni.

E così si è scoperto che il tempo non basterebbe mai, perché ci vogliono:

  • 7.000 ore all’anno per le riunioni settimanali del comitato esecutivo, dove vengono prese le decisioni più importanti su tutti i livelli di business.
  • 20.000 ore all’anno per le riunioni dei capi reparto con i loro senior (contando 11 reparti , ognuno richiede un ammontare di 1800 ore annuali per la programmazione e la partecipazione alle riunioni).
  • 63.000 ore all’anno per le riunioni dei singoli team di lavoro (avendo contato che nell’azienda ci sono circa 21 team, ognuno di essi utilizza circa 3000 ore di impiego personale per queste riunioni).
  • 210.000 ore all’anno per le cosiddette riunioni preparatorie: se ne contano circa 131 in un anno, ognuna delle quali è finalizzata a fornire un lavoro di supporto per le riunioni successive.

Un numero incredibile, senza contare le ore di programmazione e preparazione delle riunioni.

Questi numeri, nell’esempio certamente molto più alti di quelli a cui sei abituato, indicano quanto sia irrinunciabile una riunione di lavoro: uno strumento vero e proprio di gestione aziendale.

Fin qui tutto non molto affascinante, anzi snervante.

Il gioco comincia ad essere interessante quando scopri come ridurre i tempi ed aumentare la produttività.

Queste regole che stai per leggere possono essere utilizzate anche e soprattutto dagli organizzatori di eventi, che spesso non hanno mai tempo per riunioni superflue.

1. Chiediti se la riunione è veramente necessaria

icona punti di domandaNon tutte le riunioni, se ci pensi, sono strettamente necessarie al raggiungimento di un risultato, soprattutto quando gli stessi risultati si possono ottenere in altri modi:

  • colloqui individuali con i responsabili dei progetti: individua i membri del tuo team che ricoprono una posizione strategica per l’assunzione delle decisioni principali e restringi l’intervento alla riunione ad un numero limitato di persone; se sono meno di tre, scegli un colloquio personale e meno formale.
  • call conference: le riunioni in “call conference” sono più veloci perché riducono i tempi di organizzazione e possono essere attivate in qualunque momento da telefoni fissi, mobili e piattaforme online.
  • relazioni illustrative da far circolare: quando il progetto è in fase di preparazione e hai necessità di aggiornare i membri del tuo team di lavoro.

Questi metodi incidono sulla produttività perché riducono i tempi, favorendo il ricorso alle riunioni solo nei casi indispensabili.

2. Distribuisci l’ordine del giorno prima dell’inizio della riunione

icona foglio e matitaScrivere un ordine del giorno è già di per sé un grande segnale di efficienza, perché ti consente di avere un focus chiaro e preciso sulla trattazione dei vari argomenti.

Come renderlo ancora più efficiente?

Consegnalo ai partecipanti almeno 24 ore dell’inizio della riunione.

Distribuire un breve report sui temi che verranno discussi in riunione consente di ottenere una partecipazione più consapevole e, quindi, più pronta al dialogo.

3. Come impostare l’ordine del giorno della la tua riunione

icona matitaNella maggior parte dei casi sei abituato a stilare una lista degli argomenti da toccare durante lo svolgimento della riunione.

Di solito individui i punti da dibattere e semplicemente li scrivi utilizzando un’ordine preciso.

Fin qui è giusto, ma c’è un modo di scrivere più efficiente, soprattutto se lo sottoponi ad altre persone: scrivi tutto sotto forma di interrogativi.

Fare domande aiuta a stimolare il pensiero e la creatività: è come una sfida.

Le persone che riceveranno l’ordine del giorno in anticipo (come visto nel punto 2) avranno l’occasione di essere fin da subito coinvolte nell’elaborazione di una possibile risposta; questo significa arrivare ad una riunione con già alcune proposte utili.

4. Decidi l’orario d’inizio della tua riunione

icona svegliaTutto inizia sempre allo scoccare dell’ora, o alla mezza: le lezioni in università, la sveglia al mattino, le riunioni.

Sai che è il modo migliore per far arrivare le persone in ritardo?

Quando imposti l’orario di inizio di una riunione devi trovare, invece, un orario insolito: le 14:07.

Questo spingerà tutti i partecipanti (ritardatari compresi) a un maggiore rispetto dei tempi e ad una maggiore puntualità: semplicemente perché gli viene richiesta molta più attenzione e precisione.

5. Decidi l’orario di fine della tua riunione

icona altE’ molto importante stabilire anche un orario di fine e assicurarsi che tutti ne siano a conoscenza.

Partecipare ad una riunione senza conoscerne la durata e senza avere la sicurezza che da lì a due ore potrai alzarti e tornare alle tue mansioni è abbastanza comune, ma soprattutto difficile da sopportare.

Una riunione è un segmento della catena produttiva: perché alleggerirla dal peso del tempo? No. Anche le riunioni devono avere una durata precisa.

In questo modo ti assicurerai che l’ordine del giorno sia trattato nel tempo a disposizione: velocità e concentrazione.

6. Fai stare tutti in piedi durante la riunione!

icona tempo uomoE’ un consiglio molto particolare perché rompe tutti gli schemi.

Provate a stare in piedi e a condurre tutta la riunione in questa posizione, invece che stare tutti comodamente seduti.

I motivi?

  • diminuiscono le distrazioni
  • aumenta la concentrazione
  • aumenta la velocità con cui si affrontano gli argomenti

Provaci e confronta il tempo impiegato con questo metodo con quelli delle precedenti riunioni, rimarrai stupito.

7. Applica il principio di Pareto all’ordine del giorno della tua riunione

icona testQuando scrivi l’ordine del giorno, cerca di applicare il cosiddetto Principio di Pareto, o legge 80/20.

Questo principio stabilisce che, nella maggior parte delle situazioni e fenomeni (economici, informatici, gestionali), “la maggior parte degli effetti è dovuta ad un numero ristretto di cause“. Questo significa che, all’interno di un ordine del giorno per una riunione, solo il 20% dei punti è veramente importante perché copre, in realtà, l’80% del valore di produttività della riunione.

Quindi discuti per primi gli argomenti che, secondo il tuo parere, sono di maggiore importanza.

Se ne avrai esaminato almeno il 20%, significa che hai ottenuto dalla riunione almeno l’80% del suo valore.

8. Scrivi il verbale della riunione

icona verbaleEntro 24 ore dalla fine della riunione dovresti far circolare il verbale in cui hai annotato e tenuto traccia di tutto quello che è stato discusso.

La produttività di una riunione si spiega qui nei sui effetti più immediati: assicurarsi che tutti abbiano chiare le rispettive responsabilità, termini di consegna e aggiornamenti relativi al proprio ruolo.

9. Scegli la trasparenza durante la tua riunione

icona pallonciniL’atteggiamento più utile ad una riunione è quello dell’onestà e dell’apertura mentale.

Evitare a tutti i costi le incomprensioni non serve. Ci saranno ed andranno affrontate come stimolo con serenità.

I pensieri e le opinioni devono essere espressi liberamente senza condizionamenti. Assumersi la responsabilità delle proprie parole è fondamentale da parte di tutti perché avvicina il gruppo in riunione alla ricerca di una soluzione bilanciata.

Gioca a carte scoperte e non temere di fare la tua mossa vincente.

10. Fai un riepilogo alla fine della riunione

icona riunioneBastano 5 minuti.

Alla fine di ogni riunione è sufficiente dedicare una breve spazio al riepilogo delle soluzioni concordate, così che ogni persona coinvolta abbia una chiara idea degli obiettivi da raggiungere e si focalizzi sugli stessi .

Questo breve briefing serve anche a sottolineare, a scanso di equivoci, le rispettive responsabilità legate alla questione in argomento e a chiarire cosa deve essere fatto per mettere in pratica ciò che è stato deciso in riunione.

Un ultimo trucco?

Metti subito in pratica questi consigli per rendere più produttiva la tua prossima riunione e continua a seguirci per ricevere altre informazioni sul mondo dei meeting e degli eventi.

Buon lavoro!

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Umberto Rota

Umberto Rota

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