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Come scrivere una lettera d’invito ad un evento

Come scrivere una lettera d’invito ad un evento

In questo articolo impareremo assieme come scrivere una lettera d’invito ad un evento in modo esemplare e funzionale.

Che lo si faccia per lavoro o per una questione personale, scrivere la lettera d’invito ad un evento può sembrare una cosa apparentemente facile o estremamente difficile. Non è da tutti infatti avere la dote della scrittura, tanto più se questo invito deve avere un tono formale, perché l’evento di cui parliamo è un matrimonio, una riunione d’azienda o un convegno.

Ma non disperare!

Leggendo questo articolo imparerai a scrivere una lettera d’invito ad un evento come se lo facessi da sempre. Nulla è impossibile se hai una guida dettagliata e la voglia di farlo.

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Allora cominciamo subito!

Regole base per la scrittura di una lettera d’invito ad un evento di successo

icona letteraPrima di entrare nello specifico della questione, andiamo ad elencare alcune semplici regole che valgono per tutti i tipi di invito. Infatti è bene tener conto del pubblico al quale è indirizzata la lettera, il tipo di evento di cui parliamo, il tono formale oppure commerciale o ancora se vogliamo dare un indirizzo commerciale oppure confidenziale alla nostra lettera d’invito.

È capitato a tutti di dover organizzare o partecipare all’organizzazione di un evento, importante o meno che sia, e se lo hai fatto anche tu sicuramente ricorderai quante sono le informazioni di cui tener conto: il carattere, le immagini da associare, quali parole utilizzare e quali scartare, che tono preferire, così che da una cosa apparente semplice si arrivi ad una vera e propria elaborazione studiata.

Questo vale soprattutto quando si parla di una lettera d’invito ad un evento aziendale, oppure ad un matrimonio o magari per un convegno importante! Si inizia a sentire il carico di responsabilità e a non sentirsi all’altezza, ma con la nostra guida scriverai una lettera con cui stupire amici, professori o superiori.

1. Inquadrare la tipologia di evento:

A seconda del tipo di evento dovrai usare o un tono formale o un altro meno elaborato. Se l’invito è ad esempio per un convegno, ti rivolgerai a professori, dottori, studenti e invitati prestigiosi, perciò dovrai utilizzare anche termini appropriati in caso di tematiche particolari. Allo stesso modo, per gli inviti speciali ti consiglio di scegliere anche una tipologia particolare di carta, un tocco di classe che gli invitati apprezzeranno.

2. Inserire la data, il luogo e l’ora

Per comicona calendarioinciare, inseriamo le informazioni che abbiamo come la data, l’ora e il luogo dove si svolgerà l’evento. Se può aiutarti, cerca dei moduli pre-compilati on line, prendi esempio da facsimile e fai una bozza su qualche foglio di carta per capire come strutturare la tua lettera d’invito all’evento.

3. Descrizione dell’evento

Un’altra informazione basilare che dobbiamo inserire sin da subito è una breve descrizione dell’evento che è oggetto della lettera d’invito. Rimandando con troppi giri di parole, perderai l’attenzione dell’invitato e avrai mancato l’obbiettivo della lettera. Sii conciso, mantenendo il tono generale che hai scelto per la lettera, cercando di dare più informazioni possibili sull’evento.

Se l’evento è una festa tra amici oppure un invito ad un party per un’attività di intrattenimento o ristorazione, puoi usare un tono più scherzoso inserendo quelle informazioni più accattivanti come il gustoso menù del ristorante, la comodità delle poltrone di un caffè, la varietà musicale di una discoteca.

4. Contatti

icona telefonoDopo aver riassunto in poche parole le caratteristiche dell’evento, inseriamo subito il numero di telefono, il nome e il cognome ed eventualmente un contatto email della persona incaricata dell’organizzazione.

Se quella persona sei sempre tu puoi utilizzare un tono scherzoso e accattivante, per dimostrarti una persona alla mano e conquistare la simpatia degli invitati.

5. Eventuale elenco degli ospiti

Quando parliamo di lettera di invito ad un evento importante, come matrimoni, battesimi e feste esclusive, è immancabile un elenco degli ospiti.

Questo perché per alcuni eventi è utile per gli invitati sapere chi vi parteciperà.

Questo elenco ti è molto utile anche per la prossima fase e quindi va preparato su un foglio a parte, che possiamo utilizzare per l’organizzazione della consegna della nostra lettera.

6. Come consegnare la lettera d’invito

icona messaggioUna volta che abbiamo inserito tutte le informazioni necessarie, dobbiamo decidere come recapitare i nostri inviti. Anche qui è fondamentale la tipologia di evento.

È logico pensare che se dobbiamo invitare una persona importante ad un evento molto esclusivo, non è carino inviare una semplice ed anonima email.

Lo stesso ragionamento è applicato alle lettere d’invito ai matrimoni e ad altre cerimonie importanti, per le quali si sceglie una consegna via posta o in caso di rapporto confidenziale, a mano.

L’ultima modalità è quella che garantisce un maggiore successo, poiché la presentazione dell’evento avviene di persona; se invece dovessi scegliere di inviare la lettera via posta, tieni conto del budget disponibile, perché questa è una spesa che inciderà molto sul costo complessivo dell’organizzazione.

7. Quando inviare le partecipazioni

Dopo aver controllato che non vi siano errori di battitura o di contenuto nelle informazioni che abbiamo inserito, possiamo procedere all’invio della nostra lettera di partecipazione all’evento.
Per gli eventi più informali, possono bastare dieci giorni di preavviso, avendo così la possibilità di capire velocemente il numero di partecipanti.

Per eventi molto importanti come convegni e matrimoni, è necessario un preavviso maggiore, così che l’invitato abbia il tempo e la possibilità di organizzarsi per eventuali problematiche che riguardano lo spostamento dalla sua città oppure impegni lavorativi.

Per la seconda tipologia di eventi è bene provvedere alla consegna della lettera dai venti ai sessanta giorni prima che si tenga l’evento, a discrezione dell’organizzazione. (per i matrimoni ad esempio, alcuni inviti vengono consegnati già molti mesi prima del lieto evento).

La scelta della tempistica è importante poiché si deve dare tempo non solo agli organizzatori, ma anche a chi sarà addetto alla preparazione dell’evento, di provvedere a tutte le occorrenze.

Due tipologie di lettere di invito

icona dadoOra che abbiamo tracciato delle linee guida generiche, possiamo procedere alla descrizione in dettaglio delle 2 tipologie generali di lettere di invito ad un evento, fornendo anche degli esempi pratici, così che sia per te più facile capire quali sono i piccoli accorgimenti da adottare per raggiungere il tuo obiettivo.

Come abbiamo già fatto intendere all’inizio del nostro articolo, le lettere di invito ad un evento si possono suddividere principalmente in due categorie:

  1. Invito normale ad un evento personale o pubblicitario
  2. Invito formale ad un evento esclusivo e/o riservato

Per la prima tipologia si predilige uno stile semplice, un tono confidenziale o simpatico, per catturare l’attenzione dell’invitato e convincerlo a partecipare al nostro evento.

Per la seconda categoria, specie se sappiamo di avere a che fare con personalità importanti, con un evento esclusivo o di particolare importanza (come una cerimonia di matrimonio), sceglieremo uno stile elegante e un tono formale.

Di seguito troverete tutte le informazioni su come scrivere una lettera di invito ad un evento per entrambe le tipologie.

1. Scrivere un invito normale per un evento personale

icona palloncinoChe tu debba organizzare una festa di compleanno per te o per un amico, un pranzo di battesimo di tuo figlio o comunque una festa non di certo esclusiva, puoi scrivere un invito normale, che si concentri più sul trasferire l’empatia e l’affetto che provi per l’invitato, senza troppe scelte stilistiche o quant’altro.

Infatti in questi casi ti rivolgerai a persone che ti conoscono e che fanno parte della tua vita.Inserisci le informazioni essenziali che riguardano l’evento: ora, luogo e data, specificando anche eventuali particolari come un determinato abbigliamento per una festa in maschera, o un abito più elegante per una cena al ristorante.

Utilizza la seconda persona singolare, dando quindi del tu all’interlocutore, per mantenere un rapporto di confidenza e utilizza pure uno stile poco formale che anzi, in questo tipo di inviti, funziona maggiormente poiché crea empatia con l’invitato.

Fornisci il numero di telefono o un contatto email per la conferma, anche se in questi casi è sufficiente un messaggio ad esempio su Whatsapp.

Informa l’invitato come si svolgerà l’evento e chi sono i partecipanti principali, aggiungendo anche qualche battuta di spirito per far intendere che sarà una serata alla quale non può mancare, all’insegna del divertimento.

Crea inviti personalizzati, aggiungendo anche informazioni singolari, per rendere speciale l’invitato e coinvolgerlo maggiormente.

2. Scrivere un invito formale

icona outfitSicuramente anche tu nella vita di tutti i giorni ti sarai ritrovato a dover organizzare una festa intima tra amici o parenti, come un compleanno o il festeggiamento della laurea.
In questi casi la soluzione è abbastanza semplice: mandi un sms, un messaggio su WhatsApp, condividi l’evento sui social come Facebook e Twitter oppure fai qualche chiamata nel tuo giro di amici ed il gioco è bello che fatto.

Quando invece sei incaricato di dover provvedere alla stesura di una lettera d’invito formale ad un evento… beh, le cose certamente si complicano!

Magari perché questa è per te la prima volta, perché non ti senti in grado di farlo non avendo questa attitudine o perché ti senti a disagio a contattare qualcuno che nemmeno hai mai incontrato.

Ma non temere: ti darò tutte le istruzioni necessarie per scrivere una lettera d’invito formale perfetta!

Ecco una semplice guida per chi deve scrivere una lettera formale di invito ad un evento.

1. Tieni tutte le informazioni sottomano

icona invitoPrima di iniziare a scrivere la tua lettera, assicurati di avere sottomano tutte le informazioni necessarie, così che non dovrai fermarti di continuo per cercarle mentre stai scrivendo la tua lettera.

Tra le informazioni fondamentali che non devono mancare in una lettera formale d’invito ad un evento troviamo: la lista degli invitati, con annotati il nome e il cognome; l’indirizzo ed il contatto di ogni singolo invitato; eventuali cariche ricoperte dall’invitato (Dottore, Professore, Avvocato, Signor Sindaco, eccetera…).

Una volta che abbiamo sott’occhio queste informazioni sugli invitati, possiamo iniziare a stilare una brutta copia di quello che sarà la struttura della nostra lettera.

2. Data, luogo e ora

Per cominciare, dobbiamo informare l’invitato sul dove e quando si terrà l’evento in questione.
È la prima informazione che dobbiamo fornire, poiché l’invitato si porrà già nell’ottica di doversi tener libero per quel giorno; inoltre questa scelta stilistica è da preferire per questioni estetiche.

3. Stile e descrizione dell’evento

icona penna La lettera d’invito ad un convegno ovviamente non avrà lo stesso stile né gli stessi contenuti dell’invito all’inaugurazione di un bar in centro.

Infatti ogni evento implica da sé la scelta di un certo registro stilistico, di una terminologia e di un tono adeguato ad esso.

Prova ad immedesimarti nei panni di un medico chirurgo che si ritrova a leggere un invito per un convegno sulle nuove tecnologie nel campo della chirurgia, scritto con lo stile di un venditore televisivo di pentole o divani!

Oltre a perdere di credibilità e scatenare qualche sarcastica risata, non perseguirai l’obbiettivo di riuscire a far partecipare l’invitato all’evento.

Ogni invito formale dovrà rispettare il livello dell’interlocutore e contenere le informazioni più interessanti sull’evento.

Il tono formale deve essere rispettoso, educato senza cadere nella sudditanza.

Cordiale ma non confidenziale, insomma.

Deve risultare chiaro ed armonico sin dalla prima lettura; evita informazioni superflue concentrandoti sulla stesura di un invito completo, elegante e accattivante.

Per farti un’idea, cerca su internet dei facsimile di inviti ad eventi già compilate, per prendere spunto e personalizzare la tua che, ti ricordo, dovrà contenere le informazioni e lo stile del TUO evento: invito ad una manifestazione, invito ad una mostra, invito ad una cena aziendale, invito a meeting aziendale, lettera di invito per partecipazione a convegno, invito o partecipazione a un matrimonio, lettera di invito ad un’inaugurazione di una nuova attività, apertura nuovo punto vendita, invito ad una esposizione.

4. Contatti e tipologia di consegna dell’invito formale

Quando hai terminato di scrivere la descrizione dell’evento, assicurandoti di aver inserito tutte le informazioni essenziali, dovrai scegliere come consegnare il tuo invito.

Per gli eventi pubblici e universitari oggi la forma più utilizzata è l’email elettronica: non impegna e non ha costi aggiuntivi legati alla consegna, il che comporta un notevole risparmio a livello di Budget. Inoltre è molto più semplice confermare o rifiutare l’invito, poiché molti supporti email oggi prevedono opportune funzioni per queste casistiche.

Le alternative alla posta elettronica sono la consegna a mano oppure tramite posta.

L’ultima è utile in caso l’invitato abiti molto distante, oppure per ricalcare inviti in vecchio stile.

In questo caso, tuttavia, sarà opportuno scegliere anche la carta da lettere giusta e una busta all’altezza dell’invito. Questa modalità è molto utilizzata ad esempio per le partecipazioni ai matrimoni.

Infine puoi scegliere di consegnare a mano il tuo invito, sempre provvedendo ad un’opportuna rilegatura in una busta da lettere. È la scelta da preferire se si è in rapporto confidenziale con l’invitato oppure se si ha la necessità o il desiderio di comunicare la personale volontà della sua partecipazione all’evento.

5. Scegli attentamente la tempistica degli inviti

icona orologioPer ottimizzare la pianificazione dell’evento, è importante scegliere quando inviare le partecipazioni. Per quanto concerne un evento esclusivo ciò è inoltre un sintomo di rispetto ed educazione nei confronti degli invitati.

A seconda delle necessità collegate all’evento, della tipologia di persone invitate e altri fattori, è necessario rendere possibile all’invitato di organizzarsi per la partecipazione.

Per questo gli inviti formali vanno inviati almeno due settimane prima e preparati con largo anticipo, fino a 30 giorni prima che l’evento abbia sede.

Con la giusta organizzazione infatti, sarà possibile comunicare agli addetti ai lavori (come i servizi di catering o ristorazione) l’effettiva partecipazione, così da evitare anche sprechi di denaro e cibo.

Ecco 2 esempi di inviti formali ad un evento, che potrete reperire su molti siti online.

Esempio #1

All’Egregio Signor______
Invito di partecipazione a <NOME DELL’EVENTO>

Il Presidente del Comitato organizzatore __________ ha deciso di organizzare un importante manifestazione dal titolo _______________, che si terrà dal ______ al _____ presso ________.
La manifestazione, alla quale è già stata assicurata la partecipazione di ____________, comprenderà: (indicare in sintesi il programma e allegare una scheda più esaustiva).

Le rivogliamo, quindi, l’invito più caloroso a volerne fare parte. La Sua adesione sottolineerebbe il significato della manifestazione e sarebbe di valido incoraggiamento a quanti sono impegnati nel lavoro di organizzazione.

A Sua disposizione per ogni chiarimento circa l’iniziativa ed accettare i più vivi ringraziamenti per la considerazione che Ella riterrà di accordare alla presente richiesta.

Firma

Esempio #2

All’Egregio Signor _______ della Fondazione ________

Oggetto: Invito partecipazione Convegno: _____________ che si terrà in data __________ presso la località _________.

Ecc.mo _______, Ill.mi ______, Alla luce delle nuove disposizioni normative che investono ________, questo comitato ha ritenuto opportuno cercare di utilmente contribuire al dibattito in corso dedicando una apposita giornata di studio prospettico sulla tematica d’attualità involgente lo stesso futuro sulla questione del _____________.
Saremmo onorati qualora le SS.LL. potessero raccogliere il presente invito per una gradita ed auspicata personale partecipazione all’evento per la quale la Segreteria di questa commissione (tel._______ email _______) è a disposizione per organizzare le prenotazioni presso l’Hotel ___________ .

Nell’allegare il programma dell’evento, ringraziandoLa per l’attenzione che ci dedicherà e confidando in un positivo riscontro si inviano i più cordiali saluti.

Comunicati stampa

icona stampaUn altro esempio di invito ad un evento è quello del comunicato stampa da parte di un’azienda. È infatti ricorrente che chi lavori come addetto all’organizzazione di eventi o alla scrittura di questo tipo di contenuti, abbia a che fare con aziende e pubbliche relazioni.
L’azienda però, essendo un ente di per sé ha la possibilità di comunicare agli invitati ad un evento da essa patrocinato, attraverso i comunicati stampa.

In cosa differisce un comunicato stampa da un semplice invito? Come chiunque lavori in un’agenzia di questo tipo potrà dimostrarti, la regola fondamentale è utilizzare uno stile formale e preciso, che si adatti alla comunicazione dell’invito in maniera simile e personalizzata allo stesso tempo.

Si utilizza quindi in questi casi un lessico elevato e adatto alla particolarità dell’azienda, in caso di incontri di settori particolari o ad alta qualificazione.

In poche parole l’azienda deve comunicare la sua professionalità agli invitati e rispondere ai cinque quesiti: quando, dove, come, cosa e perché. In questi casi, spesse volte, come supporto d’invito ai manager importanti, è molto utilizzata la posta elettronica, diretta o alla segreteria dell’invitato. Questo perché la posta elettronica è molto più immediata e nel settore delle imprese è particolarmente utilizzata.

Consigli utili

Scrivere una lettera di invitoDress code: se l’evento prevede un particolare tipo di abbigliamento, è bene informare l’invitato.

Oltre a evitare di metterlo a disagio, gli consentirai di prepararsi al meglio per l’evento.       Descrizione dell’evento: evita di utilizzare stili troppo aulici. Ricorda che non è una poesia per un concorso, ma l’invito ad un evento! Preferisci uno stile semplice, conciso ma elegante.
Evita ad esempio frasi del tipo “Nella meravigliosa ambientazione del parco di…” o “Nell’elegante villa che una volta era dimora di …”.

Punta piuttosto ad una descrizione precisa del luogo dove si terrà l’evento ed eventualmente allega delle informazioni utili al raggiungimento del posto.

Allo stesso modo è importante fornire un’informazione più che precisa dell’inizio dell’evento.
Magari anticipando di qualche minuto, così che per eventuali problemi sia dell’invitato, sia dell’organizzazione, l’evento non vada in fumo.

Se l’evento è patrocinato da una qualche istituzione, oppure avviene ad organizzazione di un’azienda, inserisci il logo se disponibile, in testa alla lettera di invito. Questo renderà chiaro chi tiene la manifestazione e può influire sulla partecipazione o meno di alcuni invitati.

Se scegli l’invito via email, ricorda che il contenuto deve avere lo stesso livello di una lettera scritta. Il fatto che si utilizza una tecnologia più moderna e meno formale, non implica che lo stile debba perdere di chiarezza ed eleganza. Mantieni quindi un registro adeguato all’interlocutore e i consigli che ti abbiamo dato in questo articolo.

Specie negli inviti formali, la scelta della carta da lettere ricopre un’importanza particolare.

Se non sei un esperto della materia, puoi rivolgerti a personale qualificato come una tipografia o chi lavora nell’ambito della grafica. La carta più utilizzata per questo genere di inviti è una carta bianca di ottima qualità, liscia e di colore neutro come bianco o avorio, mentre il testo non deve essere in colori sgargianti ma piuttosto deve risultare chiaro e ben leggibile: si può optare quindi per il nero, il grigio o tutt’al più il blu scuro.

Per inviti tra amici intimi e familiari, puoi scegliere un invito comodo e funzionale via email, mentre se devi redigere un testo elaborato per un evento esclusivo con la partecipazione di personalità importanti, è opportuno scegliere la consegna a mano o via posta tradizionale.

Alcuni consigli di forma

  • Utilizza frasi formali come <<Si richiede la vostra presenza>>, oppure <<Siete cordialmente invitati a partecipare>>
  • Scegli uno stile semplice ma chiaro, accurato e comprensibile tanto nella forma quanto nel lessico;
  • Negli inviti formali è da preferirsi l’utilizzo della terza persona, mentre negli inviti normali potrai rivolgerti in seconda persona all’interlocutore
  • Scrivi l’orario per esteso, onde evitare possibili fraintendimenti. Se ad esempio l’evento si dovesse svolgere alle 20, preferisci la forma estesa << alle venti di sera>>
  • Informa l’invitato sulla tipologia di evento sin dall’inizio, ad esempio scrivendo se si tratta di una cena o di una colazione
  • Riporta l’indirizzo completo, omettendo però il codice di avviamento postale, dove avrà luogo l’evento, così da consentire agli invitati di organizzarsi autonomamente per raggiungere il locale
  • Non utilizzare un font troppo estroverso, ma scegline uno semplice e chiaro. Per gli inviti formali si utilizza maggiormente uno stile elegante come il Balmoral o Aristocrat
  • Eventuali immagini vanno utilizzate in piena libertà solo se stai scrivendo un invito informale a un evento, in caso contrario dovrai inserire delle immagini solo se strettamente necessario. Ad esempio se l’invito riguarda l’inaugurazione di un nuovo locale esclusivo oppure la presentazione di un progetto importante e molto seguito
  • Il consiglio più importante, valido per qualsiasi tipo di lettera di invito ad un evento è la correttezza grammaticale. Il pieno rispetto delle regole ortografiche e di sintassi influiscono certamente sulla qualità dell’invito, poiché questo mezzo è una sorta di presentazione sia dell’evento che degli ospiti che vi parteciperanno. Per questo vi basterà utilizzare alcuni strumenti facili da reperire sul web o sul PC, come il correttore ortografico o eventuali strumenti di checking online

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Ora sei pronto per scrivere il tuo invito ad un evento!

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Andrea Renesto

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