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Slack per gli eventi Come organizzare un centro di raccolta e smistamento di messaggi

Hai mai sentito parlare di Slack? Se questo nome non ti dice niente, ma ti ricorda un cantante americano o il nome di un cane di qualche telefilm allora dovresti proprio leggere questo articolo, ti farò scoprire uno strumento ancora quasi sconosciuto in Italia, ma di cui non potrai più fare a meno!

Tutto in un unico posto!

icona dispositiviVuoi sapere perché Slack è davvero indispensabile?

Prima rispondi a questa domanda, ti è mai capitato di pensare:

“Mi sono stufato di tutte queste comunicazioni, ho la posta elettronica sempre piena. Fra mail dirette e mail in copia conoscenza finirò per impazzire!”

Se almeno una volta nella tua vita hai pensato questa cosa sei capitato nel posto giusto: seguimi in questo articolo e ti mostrerò uno strumento straordinario che potrà risolvere questo genere di problemi e addirittura difficoltà che non eri nemmeno consapevole di avere!

Sì, perché la cosa grandiosa di questa applicazione è che ti permette di concentrare tutto in un’unica piattaforma, e quando dico tutto, intendo tutto.

Ok, ora starai pensando “che caos“… Invece no! Perché con questa applicazione avrai sempre sott’occhio solo TUTTO quello che TI INTERESSA.

Già, perché Slack è nato con un unico scopo, ovvero quello di semplificare la vita alle persone, per velocizzare le comunicazioni, la gestione del lavoro e – udite udite – l’organizzazione di eventi.
È un vero e proprio centro di raccolta e smistamento di messaggi fondato su due parole chiave: collaborazione e condivisione.

Lavorare non ti sarà mai sembrato così facile, e divertente!

Ti ho incuriosito? Vuoi sapere di che cosa si tratta? Te lo dico subito… Slack è un’applicazione di messaggistica mobile e desktop grandiosa ma ancora poco diffusa nel nostro Paese.

È ricchissima di funzionalità e al tempo stesso super semplice da usare. Se ti dicessi che con Slack puoi fare videochiamate, scrivere mail, gestire la tua mailing list, segnare i tuoi appuntamenti e la lista di cose da fare, condividere documenti, foto e video e ricevere alerts dalle piattaforme social quando qualcuno parla di te ci crederesti?

E ti dirò di più!

Slack può diventare anche un ottimo strumento per la comunicazione e la gestione di eventi.
È proprio di questo che ti parlerò in questo articolo: ti mostrerò come un’applicazione così innovativa possa esserti utile per organizzare il tuo prossimo evento.

 

Che cos’è Slack?

slackSlack è un’applicazione molto diffusa in America, Inghilterra, Germania e Giappone.
Si tratta di una piattaforma scaricabile gratuitamente dal Play Store o dall’App Store che consente di creare team per collaborare con altre persone.
Fin qui tutto chiaro. Non è la prima applicazione che fa cose del genere.

Hai a presente Skype? Per certi versi Slack è simile: ti permette di scrivere, chiamare o videochiamare i tuoi contatti, ma integrando moltissime altre funzioni. Ti chiedi come?

Semplice, ha integrato oltre 800 applicazioni differenti e le ha messe in un posto solo, in questo modo non avrai più bisogno di mantenere aperte decine di finestre nel browser, ognuna per ogni app diversa, perché troverai tutto convogliato un unico posto: in Slack.

Qualche esempio? Posta elettronica, Skype, Trello, Google Calendar, Google Drive, Dropbox, Twitter, sono solo alcune delle numerose applicazione che puoi integrare in Slack.

 

Chi usa Slack?

icona ragazzaDalla sua nascita nel 2015 Slack ha visto crescere esponenzialmente il numero dei suoi utilizzatori, che hanno superato i 3 milioni nel mondo. Sì, nel mondo, perché si tratta di un’applicazione utilizzata in tutto il globo, soprattutto in America, Gran Bretagna, Giappone e Germania.

bandiere nazioni
Anche in Italia viene utilizzato, ma il numero di persone che l’hanno adottato è ancora molto basso, e si tratta principalmente di aziende innovative. Un vero peccato, considerando che dispone anche di un piano gratuito.

Come funziona Slack?

icona smartphonePartiamo dall’inizio: per iniziare ad usare Slack devi andare sul sito www.slack.com e cliccare “Get Started”.

Una volta qui puoi decidere se creare personalmente un nuovo team, invitando altre persone ad unirsi, oppure accettare l’invito ad unirti ad un team di Slack che ti è stato inviato da un’altra persona. Si, con slack non si lavora mai da soli, ma in team.slack

Se scegli di creare un nuovo team ti basterà inserire il tuo indirizzo mail ed iniziare la procedura di registrazione.

Fatto questo riceverai un codice per confermare la tua registrazione.

Dopo aver risposto a qualche domanda ti verrà chiesto di inserire gli indirizzi mail delle persone che vuoi invitare ad unirsi al tuo gruppo in Slack.

Una volta entrato nell’applicazione vedrai l’interfaccia dell’applicazione divisa in due: da una parte una barra di navigazione troverai i contatti appartenenti al tuo team ed i canali ai quali sei iscritto, e dall’altra troverai lo spazio dedicato alla digitazione dei tuoi messaggi.

Ma andiamo con ordine, vediamo insieme quali sono le funzionalità principali di Slack:

• I messaggi diretti: come dice la parola stessa, un messaggio diretto è una comunicazione inviata ad una persona specifica.
Per iniziare prova ad inviare un messaggio a “Slackbot”, vedrai che riceverai immediatamente una risposta. Slackbot non è una persona reale, ma un Bot, ovvero un programma che imita le modalità di conversazione umana. Ti sembrerà davvero di avere a che fare con una persona, ma chi ti risponde è in realtà un computer. Quando aggiungerai altre persone, in questa sezione potrai conversare direttamente con loro.

• I canali: i canali sono dei gruppi di conversazione a tema dove è possibile dire la propria riguardo ad uno specifico argomento. Ad esempio, in un’azienda potrebbero esserci canali legati alla gestione della clientela, alla formazione, a specifici prodotti o servizi, alle vendite, al marketing e perché no, un canale off-topic per conversare di questioni non inerenti al lavoro.
Se parliamo di organizzazione eventi, invece, i canali potrebbero essere: catering, fornitori, clienti, partecipazioni ecc. Puoi creare tutti i canali che vuoi, in base ai temi di cui vuoi discutere.
C’è qualcosa che vorresti tenere segreto? Puoi sempre creare dei canali nascosti, o dei gruppi nei quali sono presenti solo determinate persone.

 

slack

Sia che si tratti di una conversazione a messaggio diretto che un canale, in ognuna di esse puoi:

  • Inserire delle Emoji, non solo nella conversazione generale, ma anche ai singoli messaggi. Inserendo una reazione.
  • Postare dei documenti semplicemente tramite Drag&Drop
  • Creare dei “Side Thread”, ovvero delle conversazioni parallele
  • Inserire post lunghi in grado di salvarsi automaticamente. Ciascuno di essi può essere ripreso e modificato dai membri del gruppo in modo collaborativo, se lo vorrai, altrimenti lo puoi inviare ad una singola persona.
  • Aggiungere un file direttamente da Google Drive
  • Inviare una chiamata vocale o una videochiamata. Ovviamente gratuita!
  • Non importa quanto hanno scritto i membri del tuo team. Puoi sempre andare a ritrovare qualunque cosa sia stata scritta usando una o più parole chiave. Ma non solo i testi! Anche i contenuti dei file che sono stati condivisi vengono indicizzati, così potrai effettuare una ricerca tra file PDF, documenti Word, Documenti Google, e tanto altro.
  • Utilizzare le funzionalità di oltre 800 applicazioni

Allora, che ne dici? Preferisci ancora la tua noiosa posta elettronica?

Come vedi Slack è tutto un altro mondo, è un’applicazione che ti permette di sincronizzare tutto il tuo lavoro. Di collaborare come non avevi mai fatto e soprattutto risparmiare tempo!

Lo sapevi che l’uso di Slack può ridurre del 48,6% l’uso della posta elettronica per comunicare? Grandioso, non credi?
Come te la cavi con l’inglese? Sul sito ufficiale di Slack è presente una bellissima (e breve, non preoccuparti) presentazione in cui viene mostrato come funziona l’applicazione.

La trovi proprio qui: https://www.youtube.com/watch?v=9RJZMSsH7-g

Ah, dimenticavo la cosa più importante: Slack è accessibile sia dal tuo cellulare che dal computer. Così non ti perderai proprio niente, sarai sempre aggiornato su tutto ciò che è di tuo interesse e riuscirai a gestire meglio il tuo lavoro, ovunque e in qualunque momento!

piramide app

 

Slack per gli eventi – Le 20 migliori integrazioni

Come ti ho già anticipato ora ti parlerò di ciò che rende Slack davvero speciale, una funzionalità che ad oggi nessuna applicazione possiede. Si tratta delle sue integrazioni.

Ti starai chiedendo: che cosa vuol dire?
Te lo spiego subito: se c’è un’applicazione che ami o di cui hai bisogno per organizzare al tuo lavoro la puoi “unire a Slack”, ciò significa che potrai utilizzare tutte le sue funzionalità direttamente da Slack, senza dover uscire dal programma.

Ce ne sono moltissime, non voglio spiegartele tutte perché so già che ti annoierei, così ho deciso di mostrartene solo 20, quelle che ritengo essere l’ideale per organizzare organizzare un evento.

 

WUNDERLISTWunderlist è uno strumento per la gestione delle attività in modo collaborativo, ovvero il  modo più semplice per organizzare le attività fra gruppi di lavoro. Dì la verità: quante volte nel tuo lavoro ti capita di dover rispettare delle scadenze e di dover incastrare o assegnare ad altre persone o a te stesso dei lavori da fare? Wunderlist è nato per aiutarti a gestire questi problemi: ogni volta che qualcuno aggiorna o modifica un task riceverai una notifica,  e non si scorda mai di ricordarti tutte le date di scadenza che ti sei prefissato.  Non importa che cosa tu stia organizzando: sia che si tratti di un piccolo compito o di una grande attività Wunderlist ti seguirà qualsiasi cosa tu faccia.

to.doTo-Do è un’altra app che ti aiuta nella gestione del lavoro, attivabile direttamente da Slack. Per vedere ogni task relativo ad una persona in particolare basta digitare “/todo.” Mentre conversi con i tuoi colleghi puoi creare delle liste di cose da fare, assegnarle ad una specifica persona e impostare data di assegnazione e scadenza, in modo tale da non dimenticarti proprio di niente. Diciamo che è simile a Wunderlist, anche qui niente registrazione e funzionalità davvero utili per organizzare al meglio il tuo lavoro!

doneDone Ogni tanto è bello festeggiare i successi, anche quelli piccoli. L’app “Done” ti permette di usare Slack per fare proprio questo: mostrare ai tuoi collaboratori quando un task è stato completato. Le piccole conquiste motivano il team, perciò è importante festeggiarle e congratularsi con chi le ha portate a termine. Una persona che sente di aver fatto una buona cosa è una persona felice, e una persona felice è una persona più produttiva. Digita “/Done” seguito dal task che è stato completato e l’informazione verrà inviata in un canale dedicato in cui tu e il tuo team potrete discutere o festeggiare la riuscita dell’attività.

CALENDARGoogle Calendar Forse conosci già Google Calendar. É un’app di Google in grado di aiutarti ad organizzare la tua agenda, per aiutarti a gestire eventi e appuntamenti. Ma non solo! L’applicazione è in grado anche di avvisarti poco prima che inizi un evento, postare dei sunti di ciò che é successo nel corso degli eventi passati e avvisarti immediatamente se qualcuno apporta una modifica all’evento. Ovviamente è un’applicazione gratuita. è compresa nelle app di Google, quindi fa parte della famiglia di Gmail, Google Drive, Fogli Google ecc.

driveGoogle Drive Se devi condividere con i membri del team un documento Word, Excel, PowerPoint o altro e vuoi permettere agli altri di poterlo modificare ciò che fa per te è Google Drive. Un’altra app di Google molto apprezzata e scaricata, disponibile sia su desktop che su mobile. Il tuo pc ha deciso di rompersi? Non agitarti, i tuoi documenti rimangono salvati nel cloud, uno spazio di memoria online accessibile da qualunque postazione tramite il tuo account. Se preferisci puoi usare Dropbox, un altro spazio di archiviazione online proprio come Google Drive.

trelloTrello  Trello é un’altra applicazione molto diffusa grazie alle sue incredibili funzionalità. È uno strumento per la gestione di attività collaborative nel quale puoi aggiungere delle schede nelle quali si segnalano delle cose da fare e le si assegnano ad una determinata persona. In questo modo tutti possono avere sott’occhio una panoramica completa delle attività in corso, delle prossime programmazioni e di chi si sta occupando di una determinata attività.
Ad esempio se devi coordinare un evento con il tuo team immagina di assegnare una persona al catering, una alla promozione online, una….
Puoi fissare delle scadenze.. È ogni scheda è commentabile Tutto ciò è accessibile direttamente da Slack!

YALAYala   Yala è la salvezza dei social media manager. Ti risolve 3 diversi problemi: ti aiuta a pubblicare velocemente un dato contenuto su piattaforme differenti (es. Twitter, Facebook, LinkedIn, Instagram). Riesce a capire quali sono i momenti migliori per la pubblicazione in base al numero di utenti online, e sceglie i momenti migliori in cui pubblicare un post, per avere maggiore possibilità di condivisione tra i follower o gli amici che siano. Yala inoltre ti assicura che un contenuto, prima di essere pubblicato sia stato già accuratamente controllato da altre persone. In questo modo viene incoraggiata la partecipazione.

helloHelloSign  Hellosign é un’app tanto particolare quanto utile. È uno strumento che ti permette di sapere quando un documento é stato firmato. Molto utile per gli organizzatori di eventi che condividono dei contratti con terze parti, come fornitori, consulenti esterni o venditori. Puoi anche impostare una data ultima entro la quale il documento in questione va firmato, se in tal giorno il contratto non è ancora stato firmato riceverai una notifica e potrai sollecitare personalmente la persona che non ha ancora firmato. In questo modo non dovrai perdere continuamente tempo nel controllare ogni santo giorno se un documento è stato firmato, basta aspettare l’avviso di notifica, niente di più comodo!

MENTIONMention  Sei curioso di sapere chi parla di te online? Non è necessario essere un indovino, ne tantomeno una spia per scoprirlo. Esistono app che ti inviano una notifica oppure un report giornaliero in cui vengono indicate le menzioni che ti riguardano, ovunque (articoli, post sui social, conversazioni). È utile per agenzie di eventi che hanno un brand da far crescere o semplicemente se vuoi rimanere aggiornato sui trend del mercato relativi all’evento che stai organizzando, ad esempio se stai organizzando una sfilata di moda potresti inserire la parola “sfilata” o “moda” in modo tale da ricevere tutti i più recenti aggiornamenti riguardo al tema. Puoi anche decidere di ricevere determinati tipi di alert, ad esempio solo quelli che provengono dagli influencer. Fantastico!

kayakKayak  Stai cercando un volo e hotel per la prossima conferenza ma non riesci a trovarne uno che rientri nel budget prefissato o all’orario ideale per partire insieme al tuo team? Ti stai chiedendo quando i membri del tuo team toccheranno terra? Usa Kayak! Se integrerai questa app in Slack potrai cercare hotel, voli o noleggiare auto, vedere i prossimi arrivi di ogni aeroporto e tracciare i voli per capire dove si trovano e sapere quindi con esattezza la data di atterraggio.

Arc Arc  Nel tuo team ci sono membri che si occupano di monitorare Google Analytics? Perfetto. É molto importante tenere controllato l’andamento di u sito online. E a volte è necessario mostrare anche agli altri collaboratori
Ma sii sincero: quanti capiscono davvero tutti quei grafici e tutti quei dati tra i tuoi collaboratori? Forse quasi nessuno. Arc é un’app nata per spiegare in modo semplice le analisi con corti e brevi messaggi che tutti possono comprendere. In questo modo tutti i membri dl tuo team rimangono aggiornati e sono in grado di prendere decisioni migliori.

uberUber  Eccola l’app incubo di tutti i taxisti, e la tua salvezza nel momento in cui devi partecipare ad un meeting fuori porta. Uber, infatti, viene in soccorso delle persone che hanno bisogno di un mezzo quando si trovano in una nuova città. La cosa bella è che l’auto che viene a prenderti non è guidata da un taxista, ma da una persona che mette a disposizione la propria automobile. Ti basti sapere che quando aprirai l’app vedrai una mappa con tante icone a forma di macchina: sono tutte le macchine in servizio nelle vicinanze. Cerchi quella più vicina, proponi il tuo prezzo, inserisci dove vuoi andare e aspetti che l’auto venga a prenderti. Puoi dire addio allo stress da traffico: il luogo del tuo meeting sta aspettando solo te, ed è più facilmente raggiungibile di quanto tu creda.

skypeSkype  Tutti conoscono Skype, il famoso programma che permette di fare chiamate vocali o video. Slack ti permette di integrarlo nella applicazione, così potrai chiamare o video-chiamare i membri del tuo team gratuitamente, a patto che tu sua connesso ad internet. Prima però devi creare un account (gratuitamente) e aggiungere i contatti con i quali vorresti relazionarti. Una volta fatto ciò è tutto pronto per iniziare a conversare! Disponi di una webcam? Allora attiva la video-chiamata, potrai vedere in faccia la persona con cui stai parlando. Vuoi chiamare all’estero? In questo caso tutto ciò che devi fare è ricaricare la tua carta di credito o il tuo conto Paypal.

ZoomZoom  Zoom è un’applicazione che combina video in-cloud, video conferenza, webinars. Ti permette di organizzare dei veri e propri meeting online nonché creare un gruppo di messaggistica in un’unica piattaforma condivisa da tutti i partecipanti. I video sono in HD e possono sostenere fino a 500 partecipanti in contemporanea, una vera e proprio audience! Ti permette di condividere lo schermo e mette a disposizione un’intera gamma di strumenti per la collaborazione online.

MailclarkMail Clark   Mail Clark è un servizio che ti permette di ricevere mail, tweet e messaggi diretti senza uscire da Slack. Ti permette di lavorare bene anche con colleghi che generalemente usano mail o tweet per lavorare, ricevere Alerts, mentions o newsletter tutte in un unico canale, rispondere alla tue mail personali (Gmail o Outlook) o twittare in un canale provato.  Tutto ciò che devi fare è inserire l’app in un canale in modo tale da agganciarci la casella di posta. Quando arriva una mail o un tweet clicca su “rispondi” per postare un messaggio. Tutte le persone presenti nel canale riceveranno il messaggio anche nella loro casella di posta.

Meekan Scheduling AssistantMeekan Scheduling Assistant Meekan è un’applicazione, o meglio un Bot che permette di sincronizzare i calendari di diverse persone, magari dei membri di uno stesso team o canale, e rilevare quali sono i momenti liberi comuni, quindi adatti a fissare appuntamenti o riunioni. Meekan capisce la tua lingua,  ad esempio se dici:”Meekan, programma un incontro con i membri del mio team per domani pomeriggio, e cercaci una sala meeting”, il programma andrà a controllare i calendari di ciascuna persona, tenendo conto anche delle loro preferenze e delle loro attitudini, e suggerirà il momento perfetto in cui organizzare l’incontro. E non è ancora finita: con Meekan puoi cercarti anche i voli, inviarti reminders prima di un incontro e creare un calendario.

NearMinderBotNearMinderBot  Ti interessa scoprire quali sono gli eventi che si stanno tenendo o che si terranno nella vicinanze nei prossimi giorni? allora dì Ciao alla nuova app che ti permette di cercare un evento specifico in cui sei interessato (es. cucina, arte, musica, yoga, nuoto o qualunque altra tipologia). preferisci cercare gli eventi basandoti sul nome di un presentatore o di un performer? Nessun problema, puoi fare anche quello!  NearMinder è in grado di recuperare eventi da siti come TicketMaster e EventBrite.

ZohoBooksZohoBooks  Si sa, un organizzatore di eventi deve avere anche a che fare con i soldi: quelli per pagare i fornitori, quelli dovuti dai clienti, quelli per le spese di pubblicità e chi più ne ha più ne metta.  Se ogni tanto pensi che sia difficile tenere amministrate le finanze ZohoBooks fa per te. È un app con un account online creata per le piccole imprese o amministrazioni per gestire il denaro. L’app ti permette di creare report per capire l’andamento delle performance di business, tracciare le entrate e le uscite, tracciare tutti gli ordini (fature, pagamenti, transazioni ecc), collaborare con colleghi e contabili, scoprire immediatamente grazie ad un avviso di notifica quando il cliente ha visto una fattura, ricevere una notifica quando una persona ti paga.

DRUMDrum  Drum ti permette di creare un meeting online istantaneamente, accessibile a chi vuoi tu, tramite un semplice click. Ogni meeting viene registrato e può quindi essere riprodotto in ogni momento, senza contare che i partecipanti possono unirsi ai meeting anche da smartphone e da tablet. La collaborazione è tutto per Drum Meeting, infatti ognuno ha la possibilità di caricare e condividere documenti con tutti i presenti, in modo tale da incentivare il lavoro collaborativo e produrre di più in meno tempo.

CISCOCisco Spark Meeting Notes  Ti permette di rimanere sempre preparato ai tuoi prossimi meeting. L’app si connette ai tuoi calendari Google o Office365 per aiutarti a tenere traccia di tutti i tuoi appuntamenti. Ogni mattina ti invia un report degli eventi della giornata, permettendoti di modificare e aggiungere nuovi eventi. Se vuoi può avvisarti 15 minuti prima che inizi un incontro, inviandoti una notifica,integrata con dati personali della persona che devi incontrare (ad esempio il profilo LinkedIn). Ma non è ancora finita, Cisco… supporta anche te e i tuoi invitati durante il meeting. È possibile infine creare note accessibili a tutti e liberamente modificabili.

 

Allora? Cosa ne pensi? Sei ancora convinto che la tua posta elettronica sia il modo migliore per collaborare con i membri del tuo team, i tuoi collaboratori, i fornitori e gli altri organizzatori di eventi? Lo so, te ne sei già innamorato… Come ti capisco.

Organizzare eventi non sarà più come prima con Slack. Zero svantaggi e milioni di vantaggi: meno stress, meno spreco di denaro, meno comunicazioni andate a vuoto, più collaborazione e più condivisione.

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Sofia Poleni

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