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Viaggio di lavoro Una serie di consigli su come organizzarlo

I viaggi di lavoro sono, ovviamente, diversi dalle classiche vacanze. Dall’organizzazione al soggiorno, fino all’assicurazione, ai bagagli e a molte altre variabili, questo tipo di viaggio va pianificato con attenzione. In questo articolo analizzeremo tutto ciò che serve sapere per organizzare un viaggio di lavoro.

Viaggio di lavoro, altro che vacanza e relax

Viaggio di lavoroSono molti i motivi per i quali dovrai fare un viaggio di lavoro: concludere delle trattative con un cliente straniero, esporre i tuoi prodotti o servizi a delle fiere importanti, fare indagini di mercato o di altro tipo in paesi diversi, partecipare a un convegno eccetera.

La prima cosa che dev’esserti chiara, più di quanto non lo sembri già, è che durante un viaggio di lavoro… si lavora! Spesso anzi, visto il tempo limitato a disposizione, le ore da dedicare agli affari saranno superiori a quelle che normalmente impieghi durante le normali settimane.

Chiaramente, durante i ritagli di tempo potrai scoprire posti nuovi, rilassarti e goderti una cena fuori, ma devi sempre rimanere concentrato sull’obiettivo. Sei in un bel posto, nuovo, ma non sei in vacanza.

Fare la valigia per un viaggio di lavoro: cosa devi portare

Viaggio di lavoroLa parola d’ordine quando prepari il tuo bagaglio prima del viaggio di lavoro è praticità. Organizza al meglio il tuo spazio in valigia e scegli il tipo di bagaglio adatto (dovresti riuscire a farcela con quello a mano e con uno zaino ben organizzato). Soprattutto, nelle scelte fatti guidare dalla regola aurea del viaggiare leggeri: sei incerto se portare qualcosa? Meglio non portarla.

Questo non vuol dire andare via senza nulla, ma solamente con lo stretto indispensabile, con un bagaglio pratico, leggero ma capiente. In generale, le cose che dovrai assolutamente ricordarti di portare con te sono:

  • Uno o due vestiti adatti a un incontro di lavoro (completo con camicia e cravatta per l’uomo, tailleur per la donna, scarpe eleganti). Almeno che tu non debba andare direttamente a un meeting, ti conviene partire vestito comodo, avendo cura di non spiegazzare i vestiti da lavoro in valigia (esistono anche valigie fatte apposta)
  • Computer, smartphone, documenti e altro materiale lavorativo: ricordati, se prendi l’aereo, di lasciarli nel bagaglio a mano, visto che potrebbero servirti durante il volo
  • Beauty case con tutto il necessario (attenzione ai liquidi quando si vola, mai superiori ai 100ml). Scarpe di ricambio, soprattutto se vai in luoghi dove la pioggia non è infrequente. Mutande, calze e tutta la biancheria in base al numero dei giorni che stai via

App utili per i viaggi di lavoro

Viaggio di lavoroAl giorno d’oggi, si sa, vogliamo avere tutto a portata di smarthpone. Anche quando ci spostiamo, quindi, ci affidiamo ad applicazioni che migliorino il nostro viaggio. Ti serviranno perciò delle app per trovare  le migliori offerte per voli, alberghi e tutti i dettagli logistico-organizzativi della trasferta. Ti potrebbe essere utile scaricare:

  • SkyScanner, che compara tutte le compagnie aeree e ti mostra le offerte migliori per giorno o per mese
  • Booking e AirBnB, per cercare la sistemazione adatta a te, visto che ormai spesso sei tu a doverti organizzare le trasferte di lavoro (speriamo non anche a doverle pagare!)

Esistono poi applicazioni specificamente indicate per i business travel, che ti semplificheranno non poco la vita. Queste sono:

  • WiFi Map Pro, che ti consente di trovare tutti gli spot wifi circostanti e di avere informazioni su di essi (se sono free o se serve la password, e in alcuni casi ti mostra anche la password stessa).
  • FullContact Business Card reader, un’app veramente utile, che ti permette di trasformare le business card in un contatto digitale con un click. In questo modo, senza ritrovarti le tasche piene di biglietti da visita, potrai raggruppare tutti i contatti d’affari che ti sei fatto durante il viaggio.
  • Evernote, in cui raggruppare tutti i documenti di viaggio: dai biglietti all’agenda alle location delle riunioni, fino alle email di conferma, sincronizzate anche tra i vari dispositivi.
  • Remember the milk, un’ottima app per tenere sempre a mente la tua lista delle cose da fare e altre eventuali idee di lavoro che ti vengono in mente

Quando arrivi a destinazione ovviamente non può mancare Maps, ormai installata automaticamente sul tuo dispositivo, grazie alla quale sapere sempre dove ti trovi (anche senza connessione, grazie al GPS) e calcolare gli itinerari per muoverti da un posto all’altro a piedi, in macchina, con i mezzi pubblici o con servizi taxi o Uber.

Se invece hai bisogno di prenotare un’intera sala meeting in Italia, allora ti conviene consultare la nostra ricchissima offerta sul sito di Meeting Hub.

Assicurazione viaggio di lavoro

Viaggio di lavoroQuando parti per un business travel, soprattutto se all’estero e in determinati paesi, stipulare una polizza assicurativa è sempre consigliato. In primis, per ragioni mediche: se vai in posti come gli Stati Uniti, senza copertura sanitaria rischi di spendere centinaia di dollari anche per farti mettere due punti a un taglio!

Ma i motivi di salute non sono gli unici che potrebbero scombinare i tuoi piani: anche ritardi, cancellazioni, smarrimento dei bagagli (o di smartphone e pc), spostamenti di orari possono influenzare in maniera negativa l’esito del tuo soggiorno lavorativo e il suo costo.

Per questo motivo, esistono moltissime compagnie con le quali stipulare delle assicurazioni su misura per il tuo viaggio di lavoro, come ad esempio Allianz, ma anche ASN.

Accumulare miglia

Viaggio di lavoroSe viaggi spesso, i programmi fedeltà proposti dalle compagnie aeree e ferroviarie ti potrebbero consentire di ottenere dei vantaggi. Alitalia, Ryanair e tutte le altre compagnie di volo ti consentono di accumulare delle miglia (variabili a seconda del chilometraggio del tuo viaggio, del prezzo del biglietto, della classe scelta).

Trenitalia e Italo Treno, le due responsabili del trasporto ferroviario in Italia, mettono gratuitamente a disposizione una carta fedeltà grazie a cui raccogliere punti per ogni viaggio. Le miglia e i punti guadagnati, in aereo o in treno, solitamente possono essere riutilizzati per viaggiare gratis, o comunque ottenere degli sconti, o per fare un upgrade di classe.

Oltre che  viaggiando, puoi accumulare miglia in diversi modi, come spendendo con determinate carte di credito che prevedono dei punti fedeltà o acquistando articoli di vario tipo dai siti delle compagnie aeree.

Viaggi di lavoro con il tuo capo

Viaggio di lavoroNel corso della tua carriera, ti potrebbe capitare anche di dover partire con il tuo boss. In questo caso, spesso dovrai essere tu ad occuparti degli aspetti logistici della trasferta, per non lasciare incombenze al capo. Inoltre, stare molto a contatto con lui potrebbe dar vita a situazioni d’imbarazzo.

Qui di seguito trovi alcuni accorgimenti da adottare per far sì che tutto fili liscio, considerando che ovviamente molto dipende dal tipo di persona con cui ti trovi ad avere a che fare e dal vostro rapporto.

  • Pensa a tutto quanto: stampa i biglietti, le carte d’imbarco, fai in modo che non ci siano intoppi burocratici e ricordati dei documenti d’identità!
  • Mantieni le giuste distanze con il capo. Potrebbe essere che il viaggio aiuti a farvi entrare maggiormente in confidenza, ma non prenderti troppe libertà, rispetta i ruoli
  • Tieni i contatti con l’ufficio e pianifica bene gli impegni del tuo datore di lavoro una volta arrivati sul posto
  • Ricordati che non è una gita, quindi: lavora sodo!
Gianluca Cedolin

Gianluca Cedolin

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