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Wayfinding e segnaletica negli eventi

Sai orientarti nel mondo della comunicazione?

Il primo passo per riuscirci è scoprire che non c’è niente di più utile che sapersi orientare nello spazio.

Leggi in questo articolo come e perché è importante farti trovare dai tuoi clienti e dai tuoi ospiti utilizzando una segnaletica strategica.

Cosa è il Wayfinding?

Evento aziendale come organizzareTi è mai capitato di chiedere in un locale le indicazioni per il bagno? Quello che si dice, per scherzare tra amici, è che il “bagno è sempre in fondo a sinistra”.

È un luogo comune, però capita veramente spesso che la risposta le assomigli.

Questo è un esempio da bar per farti capire come le persone sono per natura predisposte a cercare una relazione con lo spazio che gli sta intorno, perché spinte e motivate dal bisogno di soddisfare svariate esigenze.

Le persone, inoltre, vivono e memorizzano i luoghi in cui abitano: strade, città, edifici, centri commerciali, stazioni ferroviarie.

Cerchiamo di comprendere lo spazio, di studiarlo e di scoprire cosa ci è nascosto.

Se ti trovi all’interno di uno stadio per un concerto, sai come orientarti nello spazio in base alle tue esperienze e conoscenze ma sopratutto grazie al tuo senso di orientamento nello spazio, un elemento istintivo che si attiva nei luoghi in cui normalmente, per dirla semplice, le cose sono posizionate sempre così.

Devi sapere che, a partire dagli anni Sessanta, soprattutto grazie al testo dell’urbanista Kevin LynchThe image of the city“, si comincia a parlare di wayfinding, ovvero di ‘saper trovare la strada‘.

Parlare di wayfinding significa riferirsi a tutti i processi psicologici, cognitivi e comportamentali che vengono messi in atto da un individuo nel momento in cui non solo deve orientarsi per capire dove fisicamente si trova, ma soprattutto per cercare di raggiungere una meta precisa (una via d’uscita da un parcheggio, una stazione di servizio, l’ufficio della direzione, i servizi igienici, la biglietteria della stazione, il centro della città etc.).

Non esiste una traduzione esatta in italiano del termine wayfinding, perciò viene utilizzato anche per individuare una strategia e un particolare aspetto del settore urbanistico e architettonico.

Wayfinding è dunque  il modo in cui uno spazio viene studiato, costruito e organizzato per cercare di favorire ed aiutare il nostro orientamento nello spazio, in modo che possiamo  trovare la via grazie al riconoscimento (anche inconsapevole) di strutture, zone, snodi, quartieri, ed edifici.

Un utilizzo base del wayfinding in termini strategici (far arrivare le persone in un certo luogo) è proprio la segnaletica, che ci viene in aiuto ovunque.

Perché non utilizzarla anche negli eventi?

La segnaletica che “comunica”

segnaleticaCi sono molti motivi per cui non si può fare a meno della segnaletica, alcuni dei quali sono talmente ovvi da non farci nemmeno più caso.

Senza la giusta segnaletica non sapremmo:

  • Capire dove imbarcarci e prendere un aereo in tempo
  • Gestire la visita in un museo in base alle nostre preferenze
  • Orientarci negli eventi in spazi enormi (ti immagini come sarebbe stato l’EXPO senza la segnaletica?)
  • Trovare il reparto per la visita specialistica in ospedale
  • Trovare un libro in una biblioteca
  • Uscire incolumi da un palazzo in fiamme

E così via.

Siamo costantemente circondati dai segni, molti dei quali non parlano nessuna lingua se non quella dei simboli.Sign

La segnaletica è innanzitutto uno strumento di comunicazione, anzi il primo strumento di comunicazione grazie a cui una persona (cliente, visitatore, passante)  può fisicamente trovare la tua azienda, il tuo evento o il tuo stand; è il modo migliore per farti trovare.

Per questo motivo la segnaletica deve essere innanzitutto legata al tuo brand dal punto di vista iconico e visivo.

I cartelli, i segnale, le installazioni multimediali e le indicazioni che decidi di disporre all’interno del tuo evento devono essere studiati da quel designer della comunicazione a cui hai affidato tutti gli aspetti della comunicazione dell’evento.

Ciò significa che il logo, il colore, la forma, la figura chiave o qualunque altro segno distintivo della tua azienda deve essere presente sulla segnaletica e deve richiamare l’attenzione del visitatore sul tuo brand in modo che possa associare i tuoi segni alla tua azienda e, quindi, riconoscerli in mezzo ad altri.

Solo riconoscendoli potrà seguirli ed arrivare a te.

Wayfinding and identity for hotel Voskresenskoe
Il Wayfinding dell’Hotel Voskresenskoe di Mosca

Le regole base del wayfinding

regoleOra ti parlo di segnaletica interna, che è quella che più ci interessa da vicino: con segnaletica interna mi riferisco a tutte quelle indicazioni che sono poste all’interno di un’azienda o di un edificio allestito per un evento.

Questi segni devono consentire al cliente di raggiungere con facilità i vari luoghi di interesse, ottimizzando i suoi spostamenti senza perdere tempo inutile nella ricerca.

A chi puoi affidarti?

La soluzione più indicata è quella di contattare un’agenzia di comunicazione che offra un servizio di interior design: l’allestimento dello spazio espositivo è studiato appositamente per coinvolgere il visitatore in una esperienza di brand identity, che significa: identificazione e riconoscimento del valore del tuo marchio.

La segnaletica trova ampio spazio all’interno di questa disciplina e va realizzata tenendo conto di questi fattori:

  • leggibilità (la segnaletica esposta deve essere leggibile da diversi metri di distanza, così da tracciare un percorso facilmente percorribile da vari punti di partenza)
  • intuitività (la segnaletica deve fare ricorso alla simbologia utilizzata nella maggior parte dei contesti pubblici: ristorazione, bar, servizi, sala meeting, ufficio stampa…)
  • coerenza grafica (tutta la segnaletica deve rifarsi ad unico modello o stile grafico e la sola differenza dei colori, ma non dello stile, può aiutare a creare diverse indicazioni per le diverse aree tematiche)

coloriA proposito di colori, sai quali sono gli abbinamenti da adottare per una migliore visibilità?

Leggendo un articolo della rivista OICE “Progetto&Pubblico” ho scoperto che sono stati eseguiti degli studi di fisiologia umana su quale sia la combinazione cromatica migliore per la visibilità di una scritta.

  • Leggibilità ottima: nero su bianco – blu su giallo – giallo su nero – bianco su nero
  • Leggibilità buona: blu su bianco – bianco su blu – bianco su verde – verde su bianco
  • Leggibilità difficile: rosso su bianco – bianco su rosso – nero su arancione – arancione su nero 
  • Leggibilità molto scarsa: rosso su verde – verde su rosso – colore chiaro su colore chiaro – colore scuro su colore scuro

Quando scegli la segnaletica devi sempre fare attenzione anche alla grandezza del carattere utilizzato, assicurandoti di avere deciso da quale distanza vuoi che siano leggibili i cartelli, le targhe e gli schermi installati.

In linea di massima cerca sempre di rapportare la grandezza del carattere in proporzione all’unità di misura della distanza.

Il rapporto deve essere almeno di 1:100.

Esempio: se vuoi che una scritta sia visibile da 10 metri di distanza, utilizza un carattere di almeno 10 cm.

Esempio di Wayfinding della Westerdals School of Communication di Oslo
Il Wayfinding della Westerdals School of Communication di Oslo

Quale segnaletica scegliere per il tuo evento?

Evento aziendale come organizzareCome fai a decidere quale segnaletica installare all’interno e fuori dallo spazio del tuo evento?

E’ vero, ogni evento ha le sue caratteristiche e le sue esigenze perché gli spazi e le sale meeting sono collocate in edifici molto differenti tra di loro.

Ci sono, in ogni caso, delle categorie di riferimento con cui puoi iniziare a realizzare il tuo progetto di segnaletica.

  • Segnaletica di orientamento: viene posizionata all’ingresso della struttura che ospita l’evento e contiene un’indicazione (una lista, mappa o una planimetria) sulle funzioni presenti ai vari piani dell’edificio. Ufficio stampa, area accrediti, sala meeting, servizi, punto ristoro, area fumatori etc. Generalmente ogni “funzione” o area è contraddistinta da uno specifico colore che viene ripreso nelle indicazioni successive di percorso all’interno dell’edificio. Molto spesso queste planimetrie sono posizionate in vari punti strategici, soprattutto se lo spazio è molto grande, e contengono tutte un’indicatore di posizione (“io sono qui”).
  • Segnaletica di direzione o smistamento: frecce o altri segni che indicano un percorso da seguire per raggiungere una determinata area o funzione. Questi segni devono essere visibili da persone in movimento da diverse distanze e, perciò, vanno scritti con caratteri molto più grandi di quelli utilizzati per la segnaletica di orientamento.
  • Segnaletica di identificazione o conferma: viene collocata fuori dal locale di destinazione e serve al visitatore per avere la conferma di trovarsi nella sala/zona che stava cercando. I cartelli di identificazione sono solitamente posizionate fuori dalle porte ad una altezza media (150 cm).
  • Segnaletica di sicurezza prevista dal decreto legislativo 493/1996.

Parlando ora in termini più pratici, ti starai chiedendo: cosa c’è sul mercato? Quale tipo di segnaletica posso scegliere?

Sono disponibili due tipi di segnaletica:

  1. fissa: la segnaletica fissa è composta principalmente da una serie di sistemi e installazioni per lo più in alluminio di piccole, medie e grandi dimensioni. Possono essere pannelli piani o convessi sostenuti da montanti, totem verticali od orizzontali, bacheche posizionate sulle pareti o sostenute da piantane, targhe sospese o a bandiera. Tutto ciò può essere retroilluminato, verniciato, stampato, o scritto con testi componibili a caratteri alfanumerici, utili per un repentino cambio di informazioni.
  2. elettronica: schermi a led o display al plasma con cui è possibile trasmettere ogni tipo di immagine o video. I contenuti trasmessi possono essere modificati facilmente dalla sorgente che invia il segnale e sono utilizzati per fornire non solo informazioni e indicazioni, ma anche materiale pubblicitario e commerciale.

Se vuoi approfondire ancora di più questo argomento prova a consultare questo prospetto del Ministero dei beni e delle attività culturali.

Troverai tutto quello che devi sapere su come viene gestita la comunicazione nei musei, luoghi di evento per eccellenza (segnaletica interna, didascalie e pannelli informativi).

Come avrai capito, anche la segnaletica può essere strategica.

È un linguaggio fatto di segni, di colori e di simboli.

Ma soprattutto è universale.

In bocca al lupo per l’evento e…fatti trovare!

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Umberto Rota


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