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Uomo che scrive su un quaderno e usa un pc

Come fare un preventivo efficace

Quante volte ti sei chiesto perché i preventivi non si tramutano in clienti? Come fare un preventivo efficace?

Spero che, almeno una volta nella tua carriera, hai provato la curiosità di capire il preventivo dal punto di vista di chi te lo richiede, ovvero di osservarlo con gli occhi del cliente e ti sia chiesto “Come si scrive un preventivo efficace?”.

Sappi che questo desiderio è fondamentale nell’arte del business…

Entrare nella testa dell’acquirente dei tuoi servizi ti spalancherà le porte della ricchezza!

A chi è rivolto?

Questo articolo ti aiuterà in questo intento ed è rivolto a tutte le persone che:

a. faticano a convertire una richiesta di preventivo in un cliente nonostante siano da molto tempo nel settore e anche se “hanno fatto tutto nel modo giusto” hanno l’umiltà di chiedersi: cosa sto sbagliando? In cosa posso migliorare?

b. hanno poca esperienza ma vorrebbero migliorare le proprie tecniche di acquisizione del cliente e sono disposte ad apprendere nuovi modi di fare business.

È invece inutile per coloro che si sentono già massimi esperti del settore e non hanno più niente da imparare. Se fai parte di quella categoria che se non fattura inventa mille scuse per scaricare la colpa su clienti e non si fa mai esami di coscienza è meglio che ti fermi qui.

Quello che stiamo per dirti potrebbe non piacerti.

Infatti, se ti senti infallibile hai sbagliato il tuo approccio al business. Non hai capito che devi smettere di prendertela con fattori esterni (clienti poco profilati, scarsa qualità delle richieste, bla bla bla…). La causa potrebbe essere dovuta a te stesso e alla mancanza di capacità di persuasione o detto in modo ancora più preciso “non sai come scrivere un preventivo“.

In parole povere non è colpa dei clienti se loro non ti scelgono. Sei tu che li fai scappare!

icona denaroStai ancora leggendo? Allora significa che fai parte delle prime due categorie. Sarai ricompensato: ti darò qualche suggerimento per aiutarti a tramutare i preventivi in denaro sonante!

Ora pensa ai tuoi preventivi. Sono il tramite tra te e i clienti. Saranno loro a sceglierti in base al preventivo. E se lo avessi scritto in modo da dissuadere i potenziali clienti? 

Sarebbe pazzesco, lo so. Peccato che in molti casi succeda proprio così!

Per capire bene una cosa però bisogna capirne a fondo le finalità:

Il preventivo efficace ha il solo scopo di convincere

Un preventivo fatto male non significa solo un cliente perso, ma un cliente regalato al tuo diretto concorrente.

Devi sapere che il richiedente non si è rivolto solo a te ma anche ad altre strutture che dispongono degli stessi servizi di cui ha bisogno.

In sostanza, se ha fatto una richiesta per una sala da 100 persone a 2 alberghi e tu fai male il preventivo, il cliente lo stai regalando al tuo diretto concorrente icona competitore il tuo fatturato si abbassa mentre il suo si alza.

Non dimenticare mai che il cliente ti chiede il preventivo non perché ritiene insostituibile la tua location, ma perché necessita di informazioni per scegliere il servizio migliore.

E tu non sei l’unico ad offrire ciò che il cliente sta cercando!!!

Se non convincerai il potenziale cliente con un preventivo efficace, lo perderai.

Giusto per essere chiari, è inutile fare tutta una serie di investimenti in azioni di marketing se poi si sbaglia l’ultima azione e si fallisce il bersaglio.

Per spiegarti meglio questo concetto facciamo una simulazione.

Ipotizziamo che Francesca, una impiegata, debba organizzare un meeting per una grande azienda farmaceutica. Per trovare la sala va su Meeting Hub a cercare strutture adatte. Ne seleziona almeno tre che rispettano le esigenze dei committenti e si trovano tutte nella stessa zona. Tra quelle strutture potrebbe esserci anche la tua.

icona scudoSai come sceglierà?

Sceglierà quella che le ha dato la “sensazione” di maggiore SICUREZZA. Magari non è la migliore struttura che potrebbe scegliere, ma la povera Francesca non può rischiare… anche un piccolo errore potrebbe portare nefaste conseguenze alla sua carriera.

Da dove nasce la “sensazione” che l’ha guidata a scegliere proprio quella sala meeting? Dal più importante biglietto da visita: il preventivo.

Ricorda che il preventivo è uno strumento di persuasione il cui unico scopo è tramutare un interessato in denaro sul tuo conto corrente. Quindi è importante che tu apprenda velocemente come fare un preventivo coi fiocchi.

Ti ricordo che nell’articolo precedente “Le 4 fasi d’acquisto” ho detto che mi sono messo a scrivere questi articoli sulla “conversione” perché alcuni clienti mi riferivano di convertire molto e alcuni di convertire decisamente meno, per cui con lo scopo di aiutare questi ultimi ho cercato di fare una guida dettagliata dei processi sia d’acquisto che di vendita.

Anche per quanto riguarda la vendita, in particolare nella gestione dell’offerta, è necessario considerare il tutto come un sistema di azioni finalizzate a generare profitto.

Il primo tassello del sistema è rappresentato da:

Controllo della situazione e analisi dei risultati

La potenza è nulla senza il controllo… così recitava una nota pubblicità.

Anche se si trattava di uno spot conteneva una grande verità, ovvero non puoi pensare di governare un sistema di generazione di reddito senza verificare periodicamente che le azioni svolte vadano nella direzione dei risultati.

 

1) – PRENDI IL CONTROLLO

icona controlloPartiamo dalla base.

La prima cosa da fare è controllare le richieste di preventivo. Se non sai quanti preventivi ti arrivano non puoi pretendere di migliorare e tanto meno di prosperare con la tua attività.

So già cosa stai pensando: ho scoperto l’acqua calda. Sì, hai ragione… ma là fuori c’è ancora un sacco di gente che fa la doccia con l’acqua fredda! Non hai idea di quanti potenziali clienti invecchiano davanti al computer attendendo un preventivo che non arriverà mai.

Ma questo perché accade?

Purtroppo spesso non si dà abbastanza importanza alla richiesta di un potenziale cliente perché tanto è solo una domanda. Il potenziale cliente viene trattato come un seccatore che distrae la direzione con domande inopportune. Il direttore, ovviamente, non ha tempo per occuparsi di persone moleste come i suoi potenziali acquirenti, quindi lascia la patata bollente a qualche collaboratore incaricato di rispondere alla richiesta di preventivo.

E se il collaboratore è sbadato o snobba le richieste dei clienti perché tanto prende i soldi lo stesso, si arriva alla paradossale situazione di avere la cartella “spam” della posta elettronica piena di richieste di preventivo mentre la cassa è vuota e la sala meeting langue.

Se vuoi evitare questo esito è meglio seguire le tre semplici regole del TU:

– TU sei il proprietario della tua azienda

– TU devi sapere quante richieste di preventivo sono arrivate

– TU devi controllare quante richieste di preventivo si sono tramutate in clienti

Nota bene il primo punto. La tua location è il tuo investimento. L’attività è tua. Se la fai funzionare bene, il ritorno sarà tuo. Se non la fai funzionare… il debito sarà tuo! 

Ovviamente non è necessario che i preventivi vengano redatti e inviati direttamente dal titolare o dal direttore, ma è necessario che il responsabile della struttura riceva un report dai propri collaboratori e poi entri nel pannello admin per incrociare i risultati.

Questa è la base della corretta gestione dei preventivi. Se non lo fai già, inizia ad interessartene in prima persona e vedrai che le cose miglioreranno.

 

2) – ANALISI DEI RISULTATI

icona provetta

 Se vuoi ottenere risultati devi imparare dai tuoi errori. Soprattutto, bisogna partire dal principio, ossia dal riflettere sul numero di preventivi che si sono trasformati in clienti.

Lo puoi fare subito. Non hai bisogno di attendere di arrivare a 100 richieste.

Se te ne sono arrivate 10 e non ne hai convertita neanche una dovresti porti qualche domanda. Non è semplice sfortuna ma il segno che c’è qualcosa che non va.

Ti conviene istituire un sistema di feedback regolare in modo da controllare i risultati almeno una volta al mese.

Preventivi che non convertono

Cos’è che spaventa i clienti e li spinge nelle braccia della concorrenza? 

Ti mostrerò un caso reale che mi è capitato veramente fra le mani qualche tempo fa. Stavo organizzando un corso di team building ed ero alla ricerca di una location. Tramite Meeting Hub ho mandato la richiesta di preventivo ad un albergo. 

Quando mi è arrivata mi sono messo le mani nei capelli! 

Il preventivo lo riporto di seguito a titolo esemplificativo per farti capire di cosa sto parlando (ho cancellato il nome della struttura per motivi di privacy). 

Purtroppo preventivi di questo tipo sono molto più diffusi di quanto tu possa immaginare! 

Tabella di un tipico preventivo

 

Un preventivo del genere può funzionare solo se è indirizzato a un cliente che già conosce la struttura… in caso contrario fa davvero passare ogni voglia di rispondere. E c’è un perché. Anzi, ce ne sono quattro.

 

Ho segnato gli errori principali, che ora vediamo nel dettaglio. 

 

Innanzitutto, più che un preventivo a prima vista sembra una fattura. Questo è un male, perché dà l’impressione di volere riscuotere soldi anziché offrire un servizio.

In sostanza, il messaggio che recepisco come cliente è: prima di tutto dammi i soldi, poi forse ti do il servizio. Però sei un albergatore e non un estorsore… con te questa formula non funziona. Piuttosto è un buon modo per perdere i clienti. 

Partiamo dal primo punto.

1) – CONTENUTI SUPERFLUI

icona torciaPer il mio meeting non avevo richiesto pernottamenti e tanto meno attrezzature tecniche. Eppure metà del preventivo era occupato da tabelle vuote per servizi non richiesti.

Non devi avere paura di tagliare informazioni superflue. Tu forse pensi di sbaragliare la concorrenza vantandoti della varietà dei tuoi servizi. Ti do una brutta notizia: agli occhi del cliente questo è ininfluente.

Anzi, ti dirò di più. Informazioni ridondanti non solo non gli servono, ma lo confondono.

Il cervello umano infatti funziona in modo selettivo. Raccoglie cioè solo le informazioni necessarie per risolvere un problema e cancella ciò che non è pertinente allo scopo. 

Per farti un esempio pratico, fai un esercizio.

Pensa al tuo orologio e rispondi alle seguenti domande senza guardarlo.

Ha numeri arabi o numeri romani? 

Quante lancette ci sono?

Dove è posizionata la marca?

Non ti ricordi? Bene, ora guarda di nuovo l’orologio e verifica se hai risposto correttamente.

Sbagliare è normale.

Di solito tu guardi l’orologio per sapere l’ora e non fai caso ai dettagli secondari.

Ora ti faccio un’altra domanda.

Che ora hai letto mentre verificavi se avevi risposto correttamente alle domande?

Sei in difficoltà, vero?

è molto probabile che quando hai guardato l’orologio per vedere se i numeri fossero arabi o romani non hai fatto caso all’ora.

Il cervello funziona proprio così, ad esclusione.

Quindi, se qualcuno ti chiede un preventivo significa che ha bisogno delle informazioni necessarie per soddisfare i suoi bisogni e basta. Il tuo compito è di rispondere alle sue domande e non di fornirgli quelle che non gli servono. 

Tieni a mente: a domanda, risposta. Tutto il resto è inutile.

Se uno cerca l’ago, cerca l’ago. Non metterci un pagliaio intorno! 

2) – COSTO NON PERSUASIVO

icona testoSe sei convinto che il prezzo sia il motivo più importante che guida i tuoi potenziali clienti ad acquistare servizi da te, sappi che ti sbagli di grosso!

Guarda l’esempio di preventivo che ti ho mostrato. L’impatto visuale è veramente triste e certamente non invoglia all’acquisto. Questo è dovuto soprattutto alla mancanza di fotografie che mostrano la qualità del servizio.

L’impatto delle immagini infatti è molto incisivo e ti conviene sfruttarlo.

Ti sembrerà strano, ma i clienti nella loro scelta si affidano molto di più alle fotografie che ai prezzi. Come tutti i primati, noi esseri umani abbiamo sviluppato la vista come senso primario, e questo ci influenza notevolmente nelle scelte.

E scommetto che anche tu, quando compri le albicocche al supermercato, dai la priorità a quelle che ti sembrano più belle, anche se hanno un prezzo maggiore di quelle accanto che sono un po’ ammaccate e non sembrano un granché.

Pensa ora di dovere acquistare un chilo di albicocche dovendo scegliere tra due scatole nere con stampato sopra il prezzo. Quale compreresti? Non potendo vedere il prodotto, scommetto che compreresti quella col prezzo più basso.

Lo stesso fa il cliente col tuo preventivo senza immagini. Avendo a disposizione solo il prezzo, andrà nella struttura che costa di meno. Per recuperarlo, dovrai abbassare i prezzi spingendoti alla corsa al ribasso, a cui poi ovviamente seguiranno i tagli alla qualità.

Vuoi prosperare o raschiare il fondo?

Ricordati che il costo da solo non è persuasivo, mentre le immagini lo sono eccome e invogliano il potenziale cliente a spendere di più! 

3) – PAROLE CHE GENERANO INSICUREZZA

icona faccina tristeLa parte centrale del preventivo mi ha fatto presagire una scarsa qualità del servizio.

Sai cosa mi ha insinuato questo sospetto? Un verbo: si ipotizza.

Si ipotizza? Che fa il cliente, basa il suo meeting su delle ipotesi? Sarebbe stato molto meglio scrivere “si propone”.

La sostanza è la stessa, ma l’impressione è completamente diversa. Nel primo caso infatti trasmetti l’idea di inventare sul momento, nel secondo invece sai quello che devi fare e lo proponi.

Impara una cosa: quando una persona paga vuole avere sicurezza. Rassicura il cliente (il suo scopo è salvarsi il bip…..) perché ha sulle sue spalle la responsabilità del meeting. Un errore nella scelta della location può costagli caro. Ha bisogno di percepire la presenza di un professionista in grado di garantirgli che tutto quanto funzioni alla perfezione.

Vuole la certezza che il suo evento, comunque vada, sarà un successo.

Le ipotesi vanno lasciate fuori dal business. Alle orecchie del cliente un “forse” suona come “non siamo preparati”.

4) – PAROLE CHE GENERANO DIFFIDENZA

icona faccina dubbiosaIn fondo a sinistra sono scritte delle ovvietà che era meglio tralasciare.

La pulizia dei locali è compresa nei servizi? Esistono forse sale meeting che non vengono mai pulite? Il riscaldamento? Perché in inverno qualcuno fa meeting in sale non riscaldate?

Se inserisci ovvietà nel preventivo il cliente avrà l’impressione che hai qualcosa da nascondere. Penserà che ci sono dei prezzi occulti. Chi gli garantisce che non gli farai pagare la luce a consumo? Oppure che non deve portarsi le sedie da casa? 

Quando un potenziale cliente avverte questa insicurezza stai sicuro che andrà a ingrassare la concorrenza.

Capisci ora perché i potenziali clienti non rispondono ai tuoi preventivi? Non è perché sono maleducati, ma perché non li hai convinti! Il prevenivo deve essere in grado di persuadere.

Di seguito vedremo cosa contraddistingue il preventivo efficace 

Come si fa un preventivo efficace?

Se nel prossimo preventivo eviterai tutte le sviste, sicuramente avrai maggiori possibilità di convertirlo in un cliente. Se però vuoi fare di meglio tieni bene a mente i prossimi punti.

icona cronometroPrima di vederli uno per uno ricordati però il Timing. Invia il preventivo non appena ti arriva la richiesta. Anzi, è già tardi!

Puoi anche inviare il miglior preventivo del mondo, ma se arriva dopo quello dei tuoi concorrenti perde di efficacia. Se lo invii il giorno successivo alla richiesta o peggio alcuni giorni dopo allora è meglio che cambi mestiere.

Ora però vediamo come scrivere un preventivo efficace.

Di seguito ti propongo un template di preventivo che segue alcuni principi della persuasione. Potrà aiutarti a conquistare il potenziale cliente. 

 

testo e immagini per scrivere preventivo efficace

 

A) – METTITI NELL’OTTICA DEL CLIENTE

icona chatStai scrivendo il preventivo per lui e non per te. Metti solo informazioni utili.

Al tuo potenziale acquirente non interessa se fai parte di una famiglia di albergatori dal 1921, oppure se il tuo hotel è stato visitato da Giuseppe Verdi. Semplicemente gli interessa sapere quello che ti ha chiesto. 

Rispondi a quello che ti chiede e ti percepirà come un albergatore amichevole che si prende cura di lui.          

Quando ti manda una richiesta di preventivo cerca di contattarlo personalmente e ascolta attentamente quello che ti dirà. Telefonagli! Ho già parlato di questo argomento nell’articolo dedicato alle 4 fasi d’acquisto

Riporta in sequenza le richieste del cliente all’interno del tuo preventivo nella stessa sequenza in cui te le chiede. Si sentirà in buone mani. 

Non usare tecnicismi. Non stai parlando con un addetto ai lavori, quindi usa un linguaggio corrente. Dimentica le abbreviazioni che sembrano piacere tanto agli esperti del settore ma che le persone normali non conoscono. La signora Maria vuole capire quello che c’è scritto nel preventivo, non scervellarsi per interpretare sigle poco comprensibili come PAX o DUS.

Coraggio, se scriverai “persone” o “doppio uso singola” non ti si consumeranno le dita! 

Per tagliare la testa al toro segui un consiglio sempre valido: usa, per quanto possibile, le parole usate dal tuo potenziale cliente. Non solo sarai sicuro di non sbagliare ma riuscirai anche ad entrare in sintonia con lui. 

Migliora anche l’impatto visivo. Se vuoi scrivere un preventivo efficace anche dal punto di vista della facilità di lettura, suddividi i paragrafi e distanziali tra loro.
Prendi esempio da come sto facendo io.

Eh, lo so, ai tempi della carta, quando si scrivevano le presentazioni sui cataloghi, era tutto diverso. Ma la carta è un supporto differente rispetto al web. L’occhio si affatica moltissimo a leggere un testo digitale. 

Scrivere tutto in blocchi di testo interminabili renderà illeggibile il tuo preventivo digitale. 

Per facilitare la lettura metti in grassetto le cose che il cliente ti ha detto essere importanti per lui. In questo modo dimostrerai al cliente che hai ascoltato attentamente e capito perfettamente qual è la sua esigenza principale.

B) – PERSONA DEDICATA

icona uomo con occhialiIl cliente vuole sentirsi unico. Vuole trovare delle persone che si prendano cura di lui, non un call center o un ufficio vendite che deve smistare una massa di numeri.

Occupati personalmente del rapporto con i tuoi potenziali clienti, se riesci, altrimenti chiedi aiuto a validi collaboratori. Sviluppa bene la relazione personale come canale attraverso cui sviluppare la negoziazione.

Per cominciare intesta il preventivo con nome e cognome del cliente, prestando la massima attenzione a riportare le informazioni che ti ha richiesto e usando un tono amichevole.

Scrivi anche il tuo nome e cognome e non firmare con una sigla del tipo “sales & marketing manager”.

Non dimenticare mai si tratta di un incontro tra persone e che i clienti odiano essere trattati come bancomat!

C) – OFFERTA VISUALE

icona occhioLa prima cosa che le persone vanno a vedere quando ricevono un preventivo indovina un po’ cos’è?

Esatto! È proprio il prezzo.

Lo sguardo del cliente si posa sempre lì. Booking.com ha trovato una soluzione interessante: mette la fotografia della camera proposta nello stesso box di dove si trova il prezzo. È un preventivo visuale. Stuzzica l’occhio e il portafoglio. Geniale!

Vuoi un consiglio? Non inventare cose strane. Copia Booking. Quando mandi un preventivo metti una bella fotografia della sala vicino al prezzo.

Ricorda che i numeri uno (booking, apple, ecc.) studiano accuratamente qualsiasi azione di marketing visuale. Poco o nulla viene lasciato al caso. Così sono riusciti ad emergere e oggi fatturano miliardi di dollari.

Fanno mettere mano alla carta di credito a milioni di persone attraverso la loro interfaccia grafica.

Booking non ha nulla da nascondere. Di fatto offre un preventivo online.

Studialo e copiane le idee.

I clienti possono essere stuzzicati non solo con l’occhio ma anche con la gola. Se ti richiedono servizi di ristorazione come il coffe break o light lunch, cogli la palla al balzo e metti qualche bella fotografia del cibo. È provato che l’area del gusto del nostro cervello è molto sensibile alla persuasione, specialmente in Italia… e poi non dirmi che non ricordi i meeting in cui hai mangiato bene!

Un piccolo suggerimento.

Non inserire allegati per vedere le fotografie, mettile direttamente nel preventivo. Lo so che hai pensato: metto le immagini in allegato all’email e tanti saluti. Non farlo. Idem per i depliant mandati via posta. Sforzati di creare preventivi con una veste grafica accattivante.

D) – OFFERTA A TEMPO

icona clessidraQui ti consiglio di giocare d’astuzia sul tempo. Fai un’offerta a scadenza. Per esempio, offri al tuo potenziale cliente di prenotare entro una certa data per pagare di meno. Fagli capire che è una offerta esclusiva. Il principio di scarsità* funziona egregiamente. Le persone fanno fatica a resistere alle offerte limitate!

Hai presente quando su Booking appare la scritta “un altro utente sta guardando questo hotel”, oppure, quando trovi la scritta “rimangono solo 3 camere”? Non è forse un modo per spingerti a non lasciarti sfuggire l’occasione?

* Scarsità: La naturale tendenza a ottimizzare la disponibilità di risorse di un dato bene, spinge ad una modifica dell’atteggiamento in direzione di comportamenti di acquisto se la disponibilità del bene viene presentata come limitata nel tempo o nella sua accessibilità. – Robert Cialdini (psicologo statunitense).

E) – IDEA DIFFERENZIANTE

icona uomo che sorregge due cubi diversiSarà il tema del prossimo articolo, che parlerà di come distinguersi dai concorrenti per vendere a un prezzo più alto lasciando il cliente soddisfatto di avere pagato di più. 

Di questo ed altro parleremo nella prossima puntata!

F) – TESTIMONIANZE

icona uomo che parlaPer migliorare la tua reputazione e spingere i clienti a venire da te puoi usare il principio della riprova sociale. In uno dei prossimi articoli spiegherò nel dettaglio anche questo punto.

Per ora mi limito a farti un esempio. 

Immagina di trovarti in una stanza con alcune persone e due torte: una ai mirtilli e una alle fragole. Due persone stanno mangiando la torta ai mirtilli e ti dicono che è molto buona. Nessuno parla della torta alle fragole. Tu non hai provato né una né l’altra, ma sarai spinto a provare la torta di cui le due persone decantano le lodi.

La torta ai mirtilli è il tuo hotel.

Hai capito adesso?

Utilizza il sistema delle recensioni e dei voti dei clienti. Ciò invoglierà altre persone a scegliere la tua struttura.

Booking fa esattamente così. Cavoli, ma non ti ho già detto di guardare Booking? Copialo!

G) INVITO ALL’AZIONE

icona uomo che viaggia sopra un razzoA proposito di Booking, hai mai notato che sotto i prezzi degli alberghi c’è un grosso bottone azzurro con scritto “prenota ora”? Ecco, quello è il call-to-action, ossia l’invito ad acquistare direttamente collegato all’offerta. Mettilo anche nel tuo preventivo. In questo modo semplificherai la vita del cliente, che saprà immediatamente cosa fare per confermare la prenotazione.

Così, come per magia, con una telefonata il tuo preventivo si trasformerà in denaro sonante!

Ok, ora che ti sono ben chiare le differenze tra i due preventivi e che hai capito quali sono le tecniche da utilizzare ti faccio un’ultima domanda:

Quale dei due preventivi converte di più?

due preventivi diversi

Per oggi è tutto, mi raccomando utilizza i principi trattati nell’articolo, non farti prendere dalla pigrizia e inizia da subito a fare i tuoi primi preventivi persuasivi.

Tra qualche giorno ti darò qualche altra dritta per aumentare le tue entrate.

Intanto ti consiglio di leggere anche questo articolo in cui ti spiego i 5 errori più comuni da evitare in un preventivo  

Prossimamente

  • Come vendere quando il prezzo è più alto di quello della concorrenza

Per qualsiasi domanda commenta pure qui sotto.

A presto e Buon Lavoro

Fabrizio Cornalba

Fabrizio Cornalba

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