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Come definire il budget di un evento

Come definire il budget di un evento Pochi, semplici passaggi per evitare il disastro

Definire il budget di un evento è una cosa seria, e molto spesso sottovalutata.

Insomma, le cose da organizzare sono una marea e il denaro a disposizione è limitato… basta poco per capire che conciliare le due cose può diventare un tantino complicato.

Anzi, a volte il tutto diventa talmente complicato da sembrare quasi tragico.

Prendi per esempio questa situazione, nella quale sono sicura che ti ci ritroverai….

Ti chiedono di organizzare un evento e come prima cosa inizi a pensare a tutto ciò che potrebbe renderlo sensazionale.

Tanto per cominciare pensi a dei maxi schermi per mettere bene a fuoco il centro della scena, poi a un impianto audio di quelli seri e poi a tanti fiori… perché a te piacciono i fiori, rendono tutto più allegro e colorato.

E i cavalli!

Pensa, se gli ospiti del tuo evento facessero il loro ingresso sfilando in groppa a dei bellissimi cavalli bianchi sarebbe tutto più bello!

Continui a sognare e sognare, ma ad un certo punto un brivido ti percorre la spina dorsale: una vocina perfida e sibilante si fa largo nella tua mente.

La senti distintamente sussurrare: “Ehi amico, ti stavi forse dimenticando di me? Io sono il tuo budget, ricordatelo bene.. Non ti conviene trascurarmi… Dopo che hai pronunciato la parola ‘cavalli’ sei finito fuori, sei spacciato, morto. Adesso dovresti darti una calmata, altrimenti finirà male, molto male”.

Eeee boom! I tuoi sogni vengono infranti con una rapidità talmente spaventosa manco si trattasse dell’uomo nero nei suoi giorni migliori.

Il budget ha più potere di te, è inflessibile, e che tu lo voglia o no è lui a comandarti.

Quella vocina tanto odiosa la devi ascoltare e basta, con lui non si scherza altrimenti rischi di indebitarti, di dover tagliare i fondi necessari ad organizzare qualcosa di importante.. o peggio annullare l’evento!

Avere a che fare con il budget può sembrare complicato, ma dopo aver letto questo articolo sono certa che penserai: non pensavo bastasse così poco!

Come fare allora a definire il budget di un evento evitando di sforare quanto prefissato e ripartire il denaro disponibile alla perfezione?

Un modo c’è! Te lo mostrerò in questo articolo.

Seguimi e vedrai che decidere un budget diventerà più semplice che bere un bicchier d’acqua.

Partiamo subito!

Definire il budget di un evento

Ci sono 3 semplici passaggi da seguire quando si va a definire il budget di un evento.

Per comodità ti ho creato un elenco puntato, così posso schematizzare al meglio il processo che devi seguire.

Ecco qua:

1. Fai un calcolo delle entrate e delle uscite

icona calcolatriceOk, sembra banale fissare una soglia, ma il discorso si fa più complicato se oltre alle uscite all’interno del nostro piano di budget dobbiamo considerare anche le entrate.

Sì, perché alcuni eventi prevedono dei finanziamenti esterni, come quelli in cui prendono parte gli sponsor o semplicemente quelli in cui è prevista la vendita di biglietti per il pubblico.

Ecco allora che queste entrate in denaro possono andare a coprire le spese che si sosterranno per l’organizzazione dell’evento.

Quindi prima di iniziare a spendere bisogna assicurarsi che le eventuali entrate siano abbastanza da coprire il fabbisogno organizzativo, altrimenti non se ne fa niente!

È molto utile fissare delle soglie: se hai venduto un certo numero di biglietti, oppure se sei certo che un buon numero di sponsor prenderà parte al tuo evento allora potrai permetterti di spendere qualcosina in più.

2. Crea delle categorie 

icona graficoImmagina il tuo budget come una grande torta. Per essere mangiata una torta va suddivisa in tante fette.

Lo stesso dev’essere fatto con il budget: il tutto viene suddiviso in tanti spicchi, ognuno viene assegnato ad una specifica categoria di spesa.

Un esempio?

  • Categoria “cibo”. All’interno di questa categoria potresti farci rientrare tutte le spese che riguardano gli alimenti, sia che tu abbia a che fare con un servizio di catering oppure se hai intenzione di servire cibo preparato personalmente. Ma attenzione, non dimenticarti di segnalare anche le spese correlate, ad esempio i costi dell’allestimento del buffet, o eventuali tasse richieste dal servizio di ristorazione.

 

  •  Categoria “tecnologie”. Hai scaricato un’app a pagamento per gestire il budget? Questo andrebbe segnalato nelle spese relative alle tecnologie. Hai scaricato un software particolare per gestire la musica nel corso dell’evento? Hai noleggiato un maxi schermo o un videoproiettore? Aggiungilo qui dentro allora. Hai comprato dei microfoni, un impianto audio, delle tecnologie per la videoconferenza o dei babbi natali luminosi? Tutto qui dentro.

 

  • Categoria “marketing”. Sono sicura che qualche euro per la promozione online del tuo evento li hai spesi. Sia che tu abbia investito in GoogleAds o in FacebookAds i soldi che hai speso per la creazione di campagne pubblicitarie ad hoc vanno messi in conto.  Ma non solo: anche i costi di stampa per la realizzazione di volantini, brochure, dépliant influiscono, quindi vanno inseriti all’interno dei costi di marketing.

 

  •  Categoria “decorazioni”. Devi comprare gli addobbi per una festa di compleanno? Le piante per arredare la sala conferenze? I fiori per un matrimonio? I palloncini per la festa di addio al nubilato? Sto parlando proprio di questo.

 

  • Categoria “trasporti”. In questa sezione rientrano tutte le spese che riguardano gli spostamenti. Quindi il costo del carburante, i prezzi dei biglietti aerei, dei treni e l’eventuale pagamento di taxi. Tieni conto che se i passeggeri avranno dei bagagli o dei materiali ingombranti da trasportare pagheranno un prezzo maggiorato.

 

  •  Categoria “location e pernottamenti”. Se l’evento che stai organizzando è distribuito su più giornate è bene muoversi per organizzare i pernottamenti dei presenti. Attento, perché questo potrebbe essere una delle categorie che necessiteranno maggiori quantità di denaro. Gli ospiti d’onore meritano un trattamento speciale, quindi metti in conto di offrire loro una camera deluxe. La tassa di soggiorno viene applicata per ciascun presente, e spesso pagata a parte al momento in cui si lascia l’hotel. Quindi ti conviene prendere in mano la calcolatrice e calcolare quanto pagheresti per questa imposta. E attenzione anche alle spese di parcheggio! Molte location, soprattutto quelle in città hanno un parcheggio a pagamento, quindi fai bene i calcoli e cerca di capire se è più conveniente raggiungerla in auto o prendere i mezzi.  Mi raccomando: portati avanti! Contatta sempre la location con qualche mese di anticipo. Spiega bene al responsabile quali sono le tue esigenze e cercate di raggiungere un accordo.

 

  •  Categoria “attività”. Insomma, se stai organizzando un evento significa che hai in mente qualcosa da fare! Non vorrai far annoiare i partecipanti per tutta la durata dell’incontro! Hai mai sentito parlare di Team Building? Sono gli eventi creati apposta per creare coesione tra i dipendenti di un’azienda. Spesso durante gli incontri di Team Building si organizzano diverse attività: da rilassanti pomeriggi in spa, a gare di cucina giochi di squadra. Ovviamente tutte queste attività hanno un costo. È vero, è un costo che con l’andar del tempo si trasforma in valore per i dipendenti e l’impresa, tuttavia è bene tenerne conto quando si va a decidere il budget di un evento.

 

  •  Categoria “costumi e cosmetica”. La categoria del “trucco e parrucco” non è contemplata in ogni tipo di evento. Ma se tu, o qualcuno dei tuoi ospiti prevedete una rimessa a lucido è bene tenere conto di quanto andresti o andreste a spendere. In questa categoria rientrano le spese di parrucchiere, estetista, truccatore.

Una volta che hai specificato tutte le categorie che ti interessano dovresti assegnare una percentuale relativa alla quantità di denaro che vorresti spendere per ciascuna di esse.

Ad esempio: Cibo (5% del budget); trasporti (15% del budget); location (20% del budget) e così via, fino ad arrivare al 100% del budget previsto per l’evento.

3. Crea delle sotto categorie

icona graficoUna volta assegnate le percentuali alle categorie passiamo all’ultima fase: ora spremiti le meningi e per ciascuna delle categorie inserite sopra prova a pensare ad altre sotto-categorie di cose che avrai bisogno di acquistare o di pagare per l’evento.

In questo modo avrai sott’occhio tutti, ma proprio tutti gli aspetti che ti interessano.

Ecco un esempio di grafico a torta per la gestione del budget di un evento:

grafico a torta esempio

In alternativa puoi aiutarti con una pratica Mappa Mentale.

Hai già letto l’articolo Come utilizzare le Mappe Mentali per organizzare eventi?

Le migliori app per definire il budget di un evento

smartphone Magari sei uno di quelli che preferisce scrivere su carta piuttosto che affidarsi a strane diavolerie tecnologiche, ma quando si tratta di definire il budget e gestire i costi è sempre meglio avere a portata di mano uno strumento che ti permetta di segnalare all’istante ogni variazione.

Ecco perché ti consiglio di scaricare un’applicazione adatta a tenere traccia di tutto ciò che succede.

Vediamo quali sono le migliori APP per gestire il budget:

Mint

Mint

 

Questa app ti dà tutto. Quello che sa fare di straordinario questa applicazione è la possibilità di connettersi direttamente al tuo account bancario e usare le informazioni che ottiene per creare un budget personalizzato.

Non preoccuparti! Non è pericoloso.

Mint ha la stessa soglia di sicurezza dei siti di banking online, quindi i tuoi dati saranno al sicuro.

L’app ti permette anche di vedere le tue finanze graficamente, per darti un’idea immediata di quale sia la situazione.

L’andamento delle tue spese può essere monitorato ovunque, anche da tablet e da computer.

Se vuoi utilizzarlo anche per scopi personali e non per forza per organizzare eventi sappi che Mint ti aiuta anche a tenere traccia delle bollette, segnalandotele tutte in un unico luogo

Scarica Mint per Android

Scarica Mint per iOS 

PoketGuard

PoketGuard

Anche questa app è in grado di connettersi direttamente al tuo conto bancario, per permetterti di avere sempre rapido accesso alle transazioni.

Potrai sempre avere sotto controllo quanto ti rimane in tasca e segnalare le tue entrate.

Dei grafici ti permettono di capire quali sono le categorie in cui spendi di più, per aiutarti ad operare eventuali tagli e ottimizzare il tuo portafoglio.

Scarica PoketGuard per iOS 

Scarica PoketGuard per  Android

HomeBudget

HomeBudget

Questa app è stata pensata principalmente per le famiglie, ma è perfetta per organizzatori di eventi che collaborano con altri colleghi. Il motivo?

HomeBudget ti consente di gestire un budget a più mani, grazie al servizio di condivisione che permette anche ad altre persone di inserire dati e transazioni.

In questo modo tutte le persone con cui collabori potranno aiutarti a gestire budget, monitorandolo da qualsiasi tipo di device.

L’unica pecca è che non si tratta di un’app gratuita. Per Android costa $19.99; per iPhone il prezzo è invece di $5.99.

Scarica HomeBudget per Android

Scarica HomeBudget per iOS

Definire il budget con Excel

icona excelLe applicazioni non ti interessano ma l’idea di avere un supporto tecnologico dalla tua parte ti fa sentire meglio?

Allora puoi sempre utilizzare il buon vecchio Excel.

Magari non lo sapevi, ma il programma di Excel installato sul tuo pc ti permette già di scegliere fra diversi modelli adatti alla redazione di un budget.

Ti basta accedere al programma, cliccare su “Nuovo” ed inserire la parola “Budget” nella barra di ricerca che compare.

Subito vedrai apparire diverse anteprime di modelli già pre-impostati. Non ti resta che inserire le cifre che vuoi tu!

I modelli che vedi non ti piacciono? Allora scaricane altri! Sul sito di Microsoft Office ci sono moltissimi template di Excel per definire il budget di un evento, basta solo scegliere quello che preferisci, cliccare download e scaricarlo sul tuo pc. Ed eccolo bello e pronto per essere riempito di dati.

Definire il budget di un evento in crowdfunding

icona utenti e soldiHai mai sentito parlare di eventi organizzati in crowdfunding?

Ciò che hanno di speciale è il fatto che vengono organizzati se, e solo se, c’è un numero sufficiente di persone disposte a versare una piccola quota per finanziarlo. Ovviamente si tratta di persone che hanno tutto l’interesse a prendervi parte, quindi il vantaggio è che sicuramente i presenti saranno super coinvolti.

Questo tipo di evento si sta diffondendo molto velocemente nel mondo, e anche in Italia.

Anche se vuoi organizzare un evento in crowdfunding bisogna parlare di budget, anzi, qui, il budget diventa ancora più importante semplicemente perché se non lo si raggiunge non si può realizzare l’evento.

E una volta che lo si è raggiunto?

Qui viene il bello.. perché da questo momento in poi bisogna saperlo gestire bene.

E come fare?

Esattamente allo stesso modo spiegato sopra: dividendo l’insieme delle spese da sostenere in categorie e assegnare a ciascuna di essere una percentuale del budget che si vorrebbe ottenere.

Una volta fatto questo non resta che prendere i fondi e gestirli.

Insomma, riassumendo, le fasi per gestire il budget di un evento in crowdfunding sono queste:

  1. Avere bene in mente il tipo di evento che si vuole organizzare (location, numero di persone, attività da svolgere)
  2. Sapere bene qual è la quota necessaria da ottenere affinché l’evento possa avere luogo
  3. Suddividere la quota in diverse categorie di spesa, assegnando una percentuale del totale a ciascuna di esse
  4. Raggiungere la quota grazie al contributo di altre persone
  5. Gestire i soldi raccolti distribuendoli nelle categorie prefissate

Consigli per una buona gestione del budget di un evento

icona utente con ideaEcco alcuni suggerimenti per una gestione corretta del budget.

Dacci un’occhiata, perché ci sono degli aspetti che non andrebbero mai sottovalutati:

  • Chiedi sempre un preventivo ai fornitori, in questo modo inizi a farti un’idea di quanto andresti a spendere. Non è sempre facile sapere quanto potrebbero chiedere per un determinato servizio, perché spesso la quota potrebbe cambiare in base alla città in cui ci si trova (ci sono città in cui la vita costa di più rispetto ad altre), oppure in base al numero di presenti all’evento.
  • Considera sempre un margine di spesa extra. Può sempre succedere che ci siano spese inaspettate, quindi è sempre meglio mettere in conto un eventuale 5-15% di spese extra.
  • Aggiorna sempre il tool che usi per calcolare il budget. Meglio se riesci ad averlo sempre con te, come un’app installata sullo smartphone. Se siete in tanti a collaborare alla gestione del budget allora meglio usare un’app che permetta la modifica a più mani dello stesso.
  • Considera sempre un piano B. Non si sa mai come potrebbero andare le cose quindi è sempre meglio avere un piano di scorta da seguire nel caso in cui le la situazione dovrebbe farsi critica. Ad esempio: cosa succederebbe se uno dei tuoi sponsor dovesse tirarsi indietro? Oppure cosa succederebbe se il giorno dell’evento ci sarà brutto tempo?
  • Se ti rendi conto che stai andando fuori budget fallo presente ai tuoi fornitori. Probabilmente cercheranno di venirti incontro (l’alternativa che hanno è perdere un cliente) facendoti degli sconti. Se così non fosse devi tenerti pronto a fare qualche rinuncia.

E questo è quanto.

Tu che strumento usi per gestire il tuo budget? Quali sono le tue strategie per non sforare la quota che ti sei prefissato?

Se pensi che questo articolo sia utile condividilo su Facebook. Potresti aiutare altre persone come te a risolvere i loro problemi di budget nell’organizzazione di un evento!

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E come sempre: alla prossima!

Sofia Poleni

Sofia Poleni

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