Che si tratti di una cena aziendale o di un banchetto per una cerimonia, organizzare posti a tavola è uno dei compiti da curare con maggiore attenzione per la perfetta riuscita dell’evento.

In questo articolo, troverai tutte le risposte alle più comuni domande e, soprattutto, consigli pratici per realizzare uno schema posti a sedere che funzioni davvero.

Mappa posti a sedere: cos’è e come si fa?

Avevi mai sentito parlare della mappa per i posti a sedere? Probabilmente sì, se in passato ti è già capitato di organizzare eventi con più tavolate composte da ospiti disomogenei.

In ogni caso, per sintetizzare, si tratta di uno strumento che consente di organizzare posti a tavola in modo tale da gestire al meglio la lista degli ospiti e lo spazio a disposizione. A tutto vantaggio del risultato finale!

Senza un piano di azione predefinito, si rischia di avere tavoli troppo pieni oppure troppo vuoti, nonché di assortire male le persone in base alla loro categoria (familiari, amici, colleghi) e/o alla loro età (bambini, teens, adulti).

Vale la pena organizzare posti a sedere con una mappa? La risposta è sì! Perché a fronte di un processo che richiede tempo e attenzione, si avrà la certezza di evitare incidenti diplomatici e ospiti mal collocati.

Trovarsi con persone in piedi che vagano alla ricerca del posto, o – peggio ancora! – che si siedono insieme ad altri invitati non particolarmente graditi rischia di compromettere l’esito complessivo.

Viceversa, lo schema dei posti dà modo a chi organizza di avere il polso della situazione e di gestire l’evento senza preoccuparsi sul momento di intoppi imprevisti.

Come si fa la mappa dei posti a sedere?

Puoi organizzare i posti a sedere con uno schema fatto a mano, oppure usando i tools messi a disposizione dalla tecnologia. Quest’ultima soluzione è quella che personalmente ti consiglio per pranzi e cene formali.

Per quale motivo? Perché si riducono le possibilità di errore e si possono apportare senza difficoltà tutte le variazioni necessarie.

Se invece devi organizzare una festa fra amici e un evento informale, la mappa posti a sedere fatta a mano può essere un’idea divertente e originale.

Cosa ti serve? Innanzitutto, un po’ di fantasia e poi alcuni oggetti di uso comune:

  • Un foglio sufficientemente grande (A3) o un cartoncino bristol da ritagliare a misura
  • Elenco completo dei partecipanti
  • Post-it di vari colori
  • Pennarelli o inchiostro a china

Per prima cosa, disegna i tavoli sulla piantina della stanza. Sia la posizione del tavolo che la sua forma dovranno essere una riproduzione fedele della realtà.

Se i tavoli sono tondi usa il compasso per rappresentarli sul foglio. Se non ce l’hai, va bene anche la bocca di un bicchiere, o il tappo di un barattolo. Se i tavoli sono rettangolari, armati di righello e di squadra, oppure segui i contorni di contenitori alimentari o di piccole scatole.

Ti avevo avvisato: serve fantasia!

Organizzare posti a tavola con i post-it

A questo punto, prendi i post-it. Dividili per colore e assegna ad ogni colore un’etichetta:

  • Verde = bambini
  • Giallo = ragazzi under 18
  • Blu = adulti jolly posizionabili in più tavoli
  • Rosso = adulti fuori rete ovvero con poche conoscenze ai tavoli e/o senza figli

Si tratta chiaramente di una divisione ipotetica, fra le decine di variazioni possibili. Scrivi i nomi degli invitati sui post-it e comincia a posizionarli ai tavoli. Controlla che tutto funzioni e che non ci siano esigenze non considerate. In tal caso, apporta gli aggiustamenti opportuni e fai gli spostamenti richiesti.

Quando hai la certezza di avere verificato tutto, assegna i posti in modo definitivo scrivendo i nomi degli ospiti con i pennarelli o – se ne sei capace – con l’inchiostro a china.

Infine, appendi la mappa posti a sedere da te realizzata all’ingresso della location, verificando che sia ben visibile. Non dimenticare, se non hai ancora esaurito la creatività, di posizionare dei segnaposti originali ai singoli tavoli.

3 pratici trucchi per organizzare posti a tavola

Nel caso l’evento preveda molti tavoli e sia classificabile come formale, occorre fare un piano più articolato per l’organizzazione dei posti a tavola. E anche per la relativa mappa.

Vediamo subito come procedere.

1.      Organizzare posti a tavola: scegli il layout

Come si sceglie il layout dei tavoli e la loro disposizione? Per prima cosa, dovrai decidere se optare per tavoli rettangolari, oppure per tavoli tondi.

I tavoli rotondi sono quelli più gettonati per le cerimonie. Ogni tavolata è un’isola nella quale gli invitati, dagli 8 ai 10 solitamente, hanno l’occasione di interagire guardandosi negli occhi, ma servono spazi grandi se l’evento prevede centinaia di persone.

I tavoli rettangolari, invece, consentono di gestire lo spazio più efficacemente, dal momento che si può scegliere fra diversi layout.

Come, per esempio, il layout a ‘U’, ideale per sfruttare stanze grandi o dalle forme irregolari, oppure la disposizione dei tavoli a ‘piazza aperta’, simile al precedente ma con l’aggiunta di un ulteriore tavolo. La controindicazione è la medesima: la socializzazione è limitata ai vicini di posto e poco più.

Un’ultima soluzione è quella del tavolo unico, stile tavolo imperiale, praticabile quando il numero degli invitati non supera di molto le 50 unità. In questo caso l’idea è quella di una condivisione totale dell’evento, ma resta il fatto che il dialogo sarà circoscritto fra vicini e che l’organizzatore dovrà comunque assegnare i posti.

2.      Mappa posti a sedere: usa il metodo ‘detective’

Se vuoi organizzare i posti a tavola senza lasciare niente al caso, dovrai trasformarti in un vero detective.

Innanzitutto, predisponi la lista completa degli invitati. Dopodiché comincia a profilarli uno per uno: nome, cognome, età, situazione sentimentale, rapporti di parentela/amicizia.

Uno scenario così dettagliato ti permetterà di avere le idee chiare sulla sistemazione dei posti a sedere e di evitare incidenti diplomatici. Se una persona è reduce da una rottura sentimentale recente, un tavolo con coppie fidanzate/sposate non è la soluzione più opportuna.

Dividere per categorie sociali e/o professionali (famiglie, single, colleghi di ufficio, neoassunti e simili) non è obbligatorio, ma aiuta a evitare situazioni sconvenienti. Se sono presenti dei bambini, predisponi un tavolo separato e apposito.

3.      Organizzazione posti a tavola: prenditi cura delle esigenze degli ospiti

Gli invitati sono sempre al centro delle preoccupazioni di chi organizza qualsiasi tipo di evento. Per tale motivo, quando si predispongono i posti a tavola si deve essere certi di tenere in considerazione ogni esigenza.

Sembra una banalità, ma non lo è affatto. Gli ospiti anziani potrebbero aver bisogno di alzarsi più spesso e in ogni caso dovranno avere accesso al posto senza incontrare ostacoli. Ugualmente il tavolo bambini deve essere facilmente raggiungibile dai rispettivi genitori.

Ricorda: la cura del singolo dettaglio farà tutta la differenza del mondo per il successo della cena/pranzo.

Organizzare tavoli: strumenti online

Lo schema dei posti a tavola fatto a mano non è l’unica soluzione. Anzi! Come ti avevo anticipato, per gestire tutte le esigenze, è consigliabile affidarsi alla tecnologia. Le app e i tools online, infatti, permettono di fare aggiustamenti in modo efficace e senza perdere la testa!

Non hai che l’imbarazzo della scelta. Qui di seguito trovi un paio di strumenti facili da usare e validi per organizzare posti a tavola per diverse tipologie di occasione.

Perfect Table Plan

Si tratta di un vero software gestionale per tavoli e posti a sedere. Una volta effettuato il download per Windows o Mac si fruisce di piani flessibili adatti a eventi che spaziano da pochi invitati fino a banchetti con migliaia di ospiti.

I punti di forza? La funzionalità che permette di creare e stampare sofisticate planimetrie e la possibilità di organizzare tavoli sulla base di una lista ‘incrociata’. In pratica gli ospiti possono essere etichettati sulla base di parentela, amicizia, oppure antipatia reciproca.

Il software è disponibile solo in inglese e richiede un minimo di dimestichezza con l’uso di DB e fogli excel. Per chi non ce l’ha è possibile seguire un tutorial iniziale.

Mappa dei posti a sedere con Canva

Canva è senza dubbio uno dei tools online più utilizzati per la grafica di base e non. Non poteva quindi mancare l’opzione per progettare una mappa di posti a sedere. E infatti qui c’è.

Perché ti consiglio questo strumento? Senza dubbio perché difficilmente troverai qualcosa di più intuitivo del sistema drag and drop. Oltre a ciò, sono davvero apprezzabili il numero e la varietà di modelli disponibili: impossibile non trovarne uno che cada a puntino!

Una volta scelto il modello, potrai personalizzarne ogni aspetto: dal colore alla cornice, fino allo sfondo, arricchendo il tuo progetto con immagini ed elementi grafici.

Consiglio finale su come organizzare posti a tavola

Come avrai capito organizzare tavoli e posti a sedere, è uno dei passaggi fondamentali per un evento di successo. Il tipo di occasione orienta la mappa delle sedute, nonché la disposizione dei tavoli nella location.

Fondamentale tenere a mente che avere le idee chiare su chi sono gli invitati e su come intendi disporli, eviterà ogni seccatura imprevista.

Se hai già sperimentato le tecniche raccontate in questo articolo, oppure se hai delle idee nuove da suggerirci, scrivicelo sui social. E non dimenticare di continuare a seguirci per tutte le novità e curiosità sugli eventi.