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Come scrivere una richiesta di sponsorizzazione per un evento

Nell’articolo precedente abbiamo parlato di quanto a volte sia importante ottenere delle sponsorizzazioni per organizzare un evento. Abbiamo visto che uno dei passaggi fondamentali è la lettera di richiesta di sponsorizzazione, con la quale presenti il tuo progetto e racconti i benefici che una compagnia potrebbe avere nel finanziarti.

In questo articolo cercheremo di guidarti con consigli e accorgimenti per la stesura di un testo efficace e convincente.

Lettera richiesta sponsor, a chi e come consegnarla

Individuare il destinatario

come-scrivere-lettera-richiesta-sponsorizzazione-eventoAbbiamo visto quanto sia importante nella richiesta degli sponsor l’essere preparati sull’azienda o l’organizzazzione alla quale stiamo domandando aiuto, in modo da poter redarre una lettera non troppo generica.

Per raggiungere questo fine occorre anche fare delle ricerche su chi sia la persona che si occupa delle sponsorizzazioni; solitamente si tratta del responsabile delle risorse umane o del CEO. Scrivere il nome del destinatario renderà la lettera più professionale e allo stesso tempo più personale.

Devi cercare quindi, per quanto possibile, di evitare le formule “A chi di competenza” o, peggio ancora, “caro signore”, che ti faranno sembrare disinformato sulla società e troppo generico. Scrivi il nome e il titolo della persona che vuoi che esamini la tua richiesta: sarà anche più facile che la lettera giunga nelle sue mani e non finisca nel dimenticatoio.

Cartaceo o email?

come-scrivere-lettera-richiesta-sponsorizzazione-eventoInoltrare la richiesta di sponsorizzazione via email è chiaramente la soluzione più semplice e immediata, ma l’impatto che genera una lettera cartacea è più forte. Facendo pervenire la tua lettera fisicamente darai l’impressione di essere più attento ai dettagli, oltre al fatto che avrai qualche chanches in più che venga letta.

Utilizzare una carta intestata e una bella busta saranno altri plus che aggiungeranno ulteriore professionalità alla tua richiesta: con aziende a cui arrivano tante lettere di questo tipo, anche il più piccolo dettaglio potrebbe fare la differenza.

Scrivere una lettera di richiesta di sponsorizzazione

Il contenuto: chi sei, cosa offri agli sponsor

come-scrivere-lettera-richiesta-sponsorizzazione-eventoLe due cose che non devono mai mancare in una lettera di sponsorizzazione sono la presentazione del tuo evento e i vantaggi che i tuoi eventuali benefattori potrebbero ricavare scegliendoti di aiutarti. Devi esporre in maniera chiara e concisa entrambe le cose.

In apertura, utilizza tre-quattro righe per raccontare il tuo progetto: di cosa si tratta, se avrà risonanza a livello nazionale o solamente locale, quando si svolgerà e chi vi prenderà parte. Spiega anche brevemente chi siete tu o la tua organizzazione, se avete realizzato eventi o progetti simili in altre occasioni, quali sono le vostre finalità.

Successivamente passa a stabilire nel dettaglio i benefici che ricadranno su chi deciderà di investire su di te e darti dei soldi per contribuire alla realizzazione del tuo obiettivo. Come pubblicizzerai i tuoi sponsor? Spiega se inserirai il loro logo su dei manifesti, e in tal caso quanti saranno e dove verranno appesi, se inserirai il banner che collega al loro sito sulla pagina Facebook del tuo evento, e via discorrendo.

Puoi anche lasciare che sia lo sponsor a scegliere l’opzione che preferisce per essere pubblicizzato. Per convincere una ditta a sponsorizzarti devi offrire prove concrete, ma non dimenticarti anche di far leva sulla loro emotività. Non raccontare storie strappalacrime, ma qualche dettaglio commuovente sulla tua storia che possa colpire il destinatario.

Nella lettera sarebbe bene stabilire i livelli di sponsorizzazione, lasciando al tuo destinatario varie opzioni per aiutarti (non tutti hanno la stessa disponibilità economica). Dividi i vari tipi di sponsorizzazione con ordine, utilizzando un elenco puntato, e soprattutto abbi cura di specificare i benefici che deriveranno da ciascun livello, che per forza di cose non potranno essere uguali tra loro.

La forma: come scrivere una lettera professionale

come-scrivere-lettera-richiesta-sponsorizzazione-eventoSenza suonare pomposo o troppo ricercato, è importante che tu scriva in maniera formale e corretta. Nell’intestazione in alto scrivi la data e il nome dello sponsor, poi rivolgiti al tuo interlocutore con un “gentile”, nel caso tu abbia trovato il nome della persona (che ricordiamo essere il modo migliore) o “spettabile” se ti rivolgi all’azienda. Salta una riga tra l’intestazione e la lettera vera e propria: essere ordinati è molto importante.

Nel corpo della lettera non utilizzare paragrafi e periodi troppo lunghi e in generale non dilungarti troppo. Devi usare un italiano medio-alto, ma che non sia né troppo letterario né allo stesso tempo quello che viene definito come “burocratese”, con forme di sapore giuridico che in concreto vogliono dire poco e rischiano solo di innervosire il tuo potenziale sponsor.

La lettera non deve superare la lunghezza di una pagina, devi cogliere il punto immediatamente. Al termine, concludi con dei “distinti saluti” al tuo destinatario e firmati con nome, cognome e titolo. Non dimenticarti di ringraziare in ogni caso il ricevente. Meglio se firmi la lettera a mano.

Rileggi almeno due tre volte la lettera: difficilmente ti prenderanno sul serio se manderai un documento pieno di errori di ortografia. Fai attenzione anche alla punteggiatura, fondamentale per dare ritmo alla tua lettera. Se non ti senti sicuro, falla rileggere anche a qualcun altro, e anche tu stesso rileggila a distanza di almeno qualche ora da quando l’hai scritta.

I modelli precompilati di lettera di richiesta di sponsorizzazione

come-scrivere-lettera-richiesta-sponsorizzazione-eventoSu internet puoi trovare diversi modelli di questo tipo di lettera, che possono esserti utili per farti un’idea su lunghezza, struttura e contenuto. Non copiarle per filo e per segno, se no incapperai nel rischio di suonare troppo impersonale. Spesso i modelli che trovi online sono un po’ troppo formali: non pensare di dimostrarti autorevole e convincente scrivendo “Ci rivolgiamo alla squisita gentilezza di codesto negozio”!

Quando spedisci la lettera, potrebbe essere utile allegare sia del materiale che presenti meglio il tuo evento (volantino, brochure) sia un modulo di sponsorizzazione, che lo sponsor può compilare e rispedirti nel caso decida immediatamente di collaborare. Devi cercare di facilitare il più possibile il compito ai tuoi interlocutori.

A distanza di una settimana, dieci giorni da quando hai inviato la richiesta, se ancora non si sono fatti sentire prova a telefonare o a passare di persona (meglio se fissando un appuntamento). Mostrati entusiasta e coinvolgente, senza insistere. Una buona lettera unita a una buona presentazione di se stesso potrebbero fruttarti la sponsorizzazione necessaria per realizzare il tuo evento perfetto!

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Gianluca Cedolin

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