Se sei un organizzatore di eventi e non ti accontenti di portare dentro la sala meeting i tuoi partecipanti ma vuoi fare vivere loro un’esperienza indimenticabile, questo articolo è scritto apposta per te!

Infatti, affronteremo 9 elementi che devi curare per dare la giusta atmosfera al tuo evento.

Se non vuoi trovarti nella spiacevole situazione di avere partecipanti straniti, dispersi, insoddisfatti, perplessi… non dovrai fare altro che mettere in pratica i consigli svelati in questo articolo adattandoli alla tua situazione!

Ma ora andiamo oltre perché il tuo evento non aspetta… fiondiamoci nel pieno dell’argomento!

1. Personale di supporto

icona personaleUn evento non è quasi mai l’opera di una persona solitaria, quanto il frutto ben coordinato di più teste.

In teoria, l’organizzatore di eventi dovrebbe essere il leader di un team di professionisti specializzati che lavora per la perfetta riuscita dell’evento, e quindi l’ovvio risultato è un evento ben strutturato e soprattutto suggestivo per il pubblico!

In teoria, appunto… la realtà spesso è molto diversa.

Spesso capita che l’organizzatore di eventi si circondi di personale raccattato qua e là, tra studenti, tirocinanti, persone in mobilità, e a volte persino pensionati… l’importante è che chiedano meno denaro possibile.

Il meeting planner, fiero della sua avarizia, si frega le mani e già pregusta i soldi incassati dall’evento…

…in realtà ha commesso un grave errore! Infatti, la professionalità durante un evento è tutto. Se darai in mano parti cruciali dell’evento a persone inesperte, queste combineranno inevitabilmente disastri e non riuscirai a creare l’atmosfera giusta.

Senza atmosfera giusta puoi sognarti di trovare gli stessi partecipanti al tuo prossimo meeting!

Per non trovarti in questa spiacevole situazione dovresti circondarti di persone di comprovata esperienza nel settore.

Questo non significa necessariamente che dovrai spendere migliaia di euro e impiegare persone estremamente competenti per qualsiasi mansione necessaria alla buona riuscita del tuo meeting.

Puoi anche impiegare personale non qualificato, ma sempre se affiancato ad esperti da cui può imparare e fare esperienza.

A quel punto non solo avrai dato luogo a un evento degno di questo nome, ma avrai aiutato apprendisti e stagisti a crescere nella loro vita professionale, e chissà se non diventeranno gli esperti del futuro grazie al tuo aiuto!

C’è però un’altra incognita da affrontare per la buona riuscita del tuo meeting: la comunicazione.

Molti organizzatori di eventi non organizzano un bel niente. Spariscono e ricompaiono il giorno dell’evento, lasciando la patata bollente dell’allestimento del meeting ai collaboratori.

Altri invece soffocano i collaboratori con l’eccessiva presenza e il perfezionismo, impicciandosi di ogni più piccolo dettaglio anche quando non ne hanno la competenza.

La soluzione per avere un team che lavora bene è l’equilibrio.

Lascia che la personalità dei tuoi collaboratori si esprima al meglio in piccoli spazi di libertà, ma sempre sotto la tua supervisione.

Non trattarli mai come tue estensioni perché se loro sono l’orchestra tu sei il direttore. Certo, tu li dirigi, ma loro sono molto più esperti di te all’interno delle proprie specializzazioni!

Forse questi ti sembreranno consigli semplici e forse scontati, ma ti assicuro che non lo sono. Avere intorno a te una squadra che lavora bene è fondamentale.

Ricordati che i partecipanti al meeting se qualcosa va storto non se la prenderanno con i tuoi collaboratori, ma direttamente il responsabile, e il responsabile sei tu!

2. La location

icona locationNoi di Meeting Hub lo diciamo spesso a chi organizza eventi: una location non vale l’altra.

Vale a dire che ogni struttura per meeting ha la propria specializzazione.

Facciamo qualche esempio per capirci meglio.

  • Per gli eventi esclusivi e prestigiosi è meglio scegliere dimore storiche oppure hotel di lusso.
  • Per attività di motivazione o team building sono preferibili location di piccole dimensioni fuori dai centri urbani, come per esempio gli agriturismi.
  • Per concerti, premiazioni ed eventi di grosse dimensioni sono adatti i centri congressi
  • Per presentazioni di prodotti, corsi di formazione o conferenze sono molto interessanti le sale meeting degli hotel.

Oltre a queste considerazioni generali, ogni location ha un fascino particolare che può sposarsi alla perfezione con il tema principale del tuo meeting.

Quindi, basati sul tuo buon senso e sui tuoi gusti personali per scegliere la location che darà l’atmosfera giusta al tuo evento… ma non dimenticare gli aspetti tecnici!

Prima di tutto, la capienzadella sala.

Se inviterai 200 persone non puoi prenotare una sala da 100! Quindi prima di affidarti al gusto personale ricorda sempre di scegliere una sala di capienza all’incirca pari a quella del numero di partecipanti stimato al meeting.

Per esempio, se ci sono 50 partecipanti, scegli una sala di 50 persone circa.

Se prendi una sala più grande, ad esempio da 100 persone? Certo i partecipanti saranno belli larghi, ma avvertiranno un senso di vuoto e si troveranno spaesati.

Se prendi una sala più piccola, poniamo da 30 persone? Si sentiranno pressatissimi. E non pensare che basti portare più sedie perché i partecipanti si accorgeranno di essere stipati come delle sardine e quindi il tuo evento non potrà avere l’atmosfera giusta!

Ti raccomando anche di considerare il fattore dei trasporti. Il viaggio per raggiungere la location deve essere il più agevole possibile. Quindi fattori come la vicinanza alla stazione e lo spazio per il parcheggio sono fondamentali.

Se il meeting dura più giorni, infine, potresti offrire il pernottamento nella struttura in cui si tiene l’evento.

3. Ricevimento

icona ricevimentoLa prima impressione è importante, di conseguenza cerca di darla sempre in tutti i meeting che organizzerai.

Una buona idea è creare un comitato di ricevimento per registrazione e benvenuto degli ospiti. Il partecipante apprezza sempre una persona amica che lo accoglie all’interno del meeting.

Ma quante persone si possono impiegare nel comitato di ricevimento? Si consiglia di impiegare almeno una persona ogni 50 partecipanti. La stima però è generica perché il numero può aumentare se l’evento dura più giorni oppure se è diviso in diversi spazi come per esempio nei workshop.

Mi raccomando: il vestiario del comitato di ricevimento deve essere consono all’atmosfera della sala. Se organizzi una festa di gala e una serata di premiazioni è meglio l’abito da sera, mentre in caso di un evento business va bene il classico completo con giacca e cravatta.

4. Le luci

icona luceSpesso le luci sono snobbate dagli organizzatori di eventi. Peccato, perché sono fondamentali per creare atmosfera per il tuo meeting!

Pensa all’importanza delle luci stroboscopiche nelle discoteche: riescono a estraniare le persone dal mondo facendo passare loro una bella serata insieme a un sottofondo musicale danzante e a una buona compagnia.

La luce è un elemento impalpabile che mette in risalto colori e forme, quindi sfruttala per creare l’atmosfera giusta per il tuo evento avvalendoti di un team professionale. Saranno soldi ben spesi!

I professionisti dell’illuminazione ti aiuteranno a far risaltare luoghi e oggetti dentro la sala. Ad esempio, se organizzi eventi per vendere o vuoi dare visibilità agli sponsor della serata, potresti lasciare basse le luci in sala e illuminare chiaramente gli spazi dove ci sono i prodotti e i brand.

La luce non è solo statica ma anche dinamica, di conseguenza può aiutarti anche a scandire i momenti del tuo meeting.

L’accensione delle luci sul palco, per esempio, catalizza l’attenzione delle persone sullo spazio in cui sta entrando il personaggio atteso durante l’evento.

5. La colonna sonora

icona nota musicaleUn altro elemento che crea una gradevole atmosfera per il tuo evento è proprio il sottofondo musicale.

Attenzione però: può rilassare i partecipanti come irritarli. Può farli socializzare oppure può renderli introversi. Dipende dal tipo di musica.

Non è vero dunque che una musica vale l’altra; è altrettanto vero che non devi scegliere solo in base ai tuoi gusti personali. Esistono infatti generi musicali adatti agli eventi così come altri generi non asono datti.

I generi migliori da impiegare come sottofondo per eventi sono principalmente tre:

  • Musica classica. Questa è una scelta obbligata se l’ambiente è classico e molto formale. Per esempio, se dovessi fare un meeting al Grand hotel et de Milan con i suoi ambienti in stile ottocentesco, ti consiglierei di utilizzare brani classici, purché leggeri e non troppo impegnativi.
  • Jazz. Questo genere musicale di origine americana crea un’atmosfera raffinata ed esclusiva, quindi è sicuramente una scelta ideale per serate mondane di media formalità.
  • Nu Jazz. Il genere è considerato una branca del jazz, ma con ritmi più marcati tipici dei generi ballabili come la house e la funky music. Particolarmente adatto per eventi briosi e frizzanti.

Sconsigliati anche generi troppo vigorosi come EDM, rock e disco music… certo, se fai un raduno di dj o di metallari il discorso cambia!

La musica, come la luce, può essere parte dell’ambiente così come può scandire fasi del meeting.

Per esempio, quando qualcuno sale sul palco puoi usare uno spezzone musicale adattandolo all’atmosfera. Essendo breve e quindi meno invasivo, in questo caso puoi scegliere tra una gamma di generi musicali molto più ampia.

dj per eventi

6. Cibo e bevande

icona snackSe stai pensando di offrire ai tuoi ospiti un menu originalissimo, stai attento!

Infatti, piatti esotici e strambi ti espongono al rischio di non essere accettati di buon grado. Questo naturalmente influisce sull’umore dei partecipanti, e quindi sull’atmosfera dell’evento.

Quindi, meglio un menu banale piuttosto di trovarsi con decine di piatti rifiutati e ospiti arrabbiati in cerca di grissini per riempirsi lo stomaco!

Al di là dei gusti personali dei partecipanti, considera che molte persone hanno allergie alimentari e quindi, se si trovano in situazione di non poter mangiare nulla, si sentono a disagio.

Naturalmente devi evitare questa situazione come la peste!

La soluzione è semplice: durante l’iscrizione all’evento chiedi ad ogni partecipante se ha qualche tipo di restrizione alimentare o desidera un menu differenziale rispetto a quello base.

Per tagliare la testa al toro considera la possibilità di allestire il buffet, che è offre vasta scelta per tutti e spinge maggiormente alla socializzazione.

Per altri consigli vai a leggere l’articolo dedicato ai menu per meeting.

ricevimento per eventi

7. Allestimento della sala

icona salaImportantissimo: la sala meeting deve essere in ordine già al momento dell’ingresso dei partecipanti. Scarso ordine significa brutto evento nella testa dei clienti.

Rifuggi anche disposizioni strane e inusuali perché potrebbero disorientare i partecipanti.

Ciò non toglie che alcune scelte originali potrebbero essere utilissime per creare l’atmosfera giusta per il tuo meeting…

Un modo per coinvolgere il pubblico è utilizzare la passerella per sfilare anche durante le conferenze.

Come?

Se ci pensi bene, la passerella è un palco protratto fino al cuore della platea. Se il relatore ha la possibilità di avventurarsi fin lì, la conferenza  sarà più sentita!

8. Il presentatore

presentatore per evento

icona presentazione Se organizzi eventi professionali saprai bene che ci vuole sempre qualcuno che tenga viva l’attenzione del pubblico scandendo i ritmi del meeting.

Questo ruolo non devi necessariamente ricoprirlo tu. Lo dovresti comunque affidare a una persona che sappia coinvolgere gli ospiti con il suo carisma in modo che nessuno in platea si senta annoiato.

Non puoi sbagliare: devi trovare un presentatore, e deve essere bravissimo!

Facile a dirsi, ma quali caratteristiche deve avere?

In generale, deve essere estroverso e simpatico, trovandosi a suo agio in mezzo a una moltitudine di persone. In secondo luogo deve riuscire ad emozionare il pubblico.

Naturalmente in base al tipo di evento avrai bisogno di persone con attributi diversi.

Per esempio, se organizzi una raccolta fondi, il presentatore deve essere in grado di emozionare il pubblico e suscitare il necessario pathos sulla tematica dell’evento, ma sempre con ottimismo e positività. Nel caso di una conferenza o di un corso di formazione, invece, servirà una persona che susciti autorevolezza e al tempo stesso affabile.

9. Arrivederci e grazie

thank you

icona uomoMolti organizzatori di eventi (tra cui spero non ci sei anche tu) quando hanno finito il meeting salutano tutti e se ne vanno.

Così però è proprio triste, e anche autolesionista!

Infatti, il termine dell’evento è l’ultimo momento in cui i tuoi partecipanti hanno a che fare con te… ed è anche quello in cui puoi lasciare il ricordo migliore.

Ad esempio, per creare senso di continuità e fare sentire il partecipante un vero e proprio ospite, potresti trasformare lo stesso comitato di benvenuto che ha accolto i partecipanti in un “comitato di arrivederci”.

Un’altra buona idea è un regalo da dare a tutte le persone presenti. Un piccolo ricordo, ma mi raccomando: non il classico portachiavi! Meglio qualcosa di sostanzioso e soprattutto utile.

Puoi mettere l’omaggio dentro una borsa insieme a materiale vario sulla tua attività di event planning. Brochure, libri, biglietti da visita… tutto quello che vuoi!

Non dimenticare di distribuire un form in cui gli ospiti potranno valutare la bontà del tuo evento. Il tuo partecipante si sentirà preso in considerazione, e per di più potrai raccogliere utilissime informazioni che impiegherai per correggere gli eventuali errori e creare l’ atmosfera perfetta per il tuo prossimo evento!

 

Ora sai evitare tutte le trappole che spesso rovinano l’atmosfera durante i meeting. Quindi che aspetti! Vai e crea l’atmosfera giusta per il tuo evento!

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