5 semplici step per calcolare la capienza di una sala meeting
Indice
Nell’organizzare eventi è facile sottovalutare un elemento chiave: la capienza della sala meeting. In questo articolo vedremo come calcolarla.
Ti è mai capitato di partecipare ad un meeting in una sala scomoda?
A me sì! E ti dico che è un esperienza che gradirei non ripetere in futuro.
È successo circa un anno fa. Io e un’altra quarantina di persone dovevamo partecipare ad un convegno di natura economica.
L’orario di inizio del convegno, già di per sé, non era tra i più felici. Alle 14.30 si è infatti in piena digestione post pranzo, momento della giornata in cui è difficile cercare di rimanere pienamente concentrati su un argomento senza rischiare di addormentarsi.
Sarebbe stato molto meglio un menu adatto ad un meeting rispetto alle pietanze pesanti che abbiamo mangiato… ma è un dettaglio comunque trascurabile rispetto alle condizioni della sala, non adeguata né al numero di ospiti né tanto meno alla tipologia dell’evento.
La sala aveva infatti una forma rettangolare, lunga e stretta, con file parallele di sedie rivolte verso uno dei due lati più corti della stanza, dove avrebbe preso posto lo speaker. Chiaramente quest’ultimo risultava poco visibile a coloro che avevano preso posto nelle ultime file.
La stanza, inoltre, non era abbastanza grande per contenere quaranta persone: le file di sedie erano talmente ravvicinate da impedire qualsiasi tipo di movimento naturale, come accavallare le gambe. Impossibile poi muoversi senza urtare i propri i vicini, con grande imbarazzo per tutti.
In conclusione, una sala meeting che non sia adeguatamente capiente preclude il successo dell’evento e va ad impattare negativamente sull’immagine di chi ha organizzato l’evento stesso.
“Sì ok, il messaggio è chiaro!” mi dirai “Ma come faccio a calcolare se una sala meeting è sufficientemente capiente per la mia audience? Esiste una formula per calcolare la capienza di una sala meeting?”
Certo che sì! Di seguito troverai qualche trucco per calcolare la capienza della tua sala meeting.
Sei pronto? Cominciamo!
Condizione necessaria per capire se una sala meeting possa fare a caso tuo è conoscere il numero dei partecipanti al meeting stesso. Dopodiché procedi in questo modo:
1. Calcola l’area utilizzabile
L’area di una stanza è calcolabile moltiplicando la lunghezza della stessa per la sua larghezza.
Attenzione però! Non tutta questa superficie può essere presa in considerazione nel momento in cui si vuole calcolare quanto spazio dedicare all’audience. Per motivi di sicurezza, la capienza massima della stanza deve essere stabilita in base a particolari condizioni stabilite dalla regola tecnica.
Ricorda che devi misurare le superfici delle sale. Questo ti permette di avere un’idea chiara dello spazio disponibile. La capienza complessiva dipende strettamente dalle dimensioni della sala.
È fondamentale prendere in considerazione anche lo spazio libero necessario per il passaggio e l’accesso alle uscite di sicurezza. Le condizioni di sicurezza devono essere sempre una priorità, per evitare problemi durante lo svolgimento di attività.
Prendiamo, per esempio, il caso di una sala dotata di un palco posto sul lato più lungo della stessa.
È chiaro come l’area occupata dal palco e quella ai suoi lati non possa essere inclusa nello spazio che andremo a riservare per i nostri ospiti. Inoltre, il personale tecnico deve avere spazio sufficiente per operare in modo sicuro e efficace.
La formula quindi per calcolare l’area utilizzabile dall’audience sarà: Area utilizzabile = (lunghezza stanza x larghezza stanza) – (lunghezza palco x larghezza stanza).
Per sapere quanta superficie sarà poi indicativamente destinata a ciascun posto ti basterà dividere l’area utilizzabile per il numero di ospiti, tenendo conto della capienza complessiva della sala e delle apposite sale dedicate a esigenze specifiche.
2. Decidi la disposizione dei posti a sedere
La disposizione dei posti a sedere nella sala riunioni può fare la differenza tra un incontro produttivo e uno disorganizzato.
Schema a Platea
Il primo schema di disposizione che esaminiamo è quello a platea. In questo caso, le sedie sono tutte rivolte verso un palco e sono solitamente posizionate in file parallele.
Questa disposizione predispone l’audience all’ascolto ed è perfetta per presentazioni, conferenze e seminari. Quando scegli la sala conferenze, considera sempre la disposizione a platea se l’obiettivo principale è far sì che i partecipanti prestino attenzione a un singolo oratore o a un gruppo di relatori.
Schema a Tavolo Unico
Un’altra opzione popolare è la disposizione a tavolo unico. In questo schema, tutti i partecipanti sono riuniti intorno ad un tavolo.
Questa configurazione favorisce l’interazione tra i partecipanti, rendendola ideale per riunioni di team, brainstorming e discussioni di gruppo. È essenziale assicurarsi che ci siano spazi liberi sufficienti per garantire il comfort di tutti i presenti.
Inoltre, la condizioni di illuminazione devono essere ottimali per favorire la concentrazione e la comunicazione visiva.
Schema a Classe
Infine, abbiamo lo schema a classe. Le sedute sono posizionate come nella disposizione a platea, ma con l’aggiunta di banchi, utili per prendere appunti.
Questo schema è particolarmente utile in contesti formativi e durante i workshop. I partecipanti possono così ascoltare l’oratore e prendere appunti comodamente.
Nel caso del tavolo unico, è importante considerare l’interazione tra i partecipanti e lo spazio disponibile.
Naturalmente, come avrai già sicuramente intuito, ad ogni schema di disposizione dei posti corrisponde un’area personale differente. Nel caso della disposizione a tavolo unico e a classe inoltre una parte dell’area della sala meeting verrà occupata da un tavolo o dai banchi.
Un tavolo unico permette una comunicazione più diretta e immediata tra tutti i partecipanti, rendendolo ideale per riunioni dove il confronto e la discussione sono fondamentali.
È chiaro quindi come questi due schemi siano adatti o per gruppi numericamente inferiori di partecipanti o per sale meeting molto spaziose.
3. Attenzione alla prossemica
La prossemica è la disciplina che studia le distanze e lo spazio nell’ambito della comunicazione ed entra ovviamente in gioco nel momento in cui si parla di organizzare la disposizione dei posti in una sala meeting.
Abbiamo già detto in precedenza come l’area occupata da un singolo partecipante varia a seconda dei diversi schemi di disposizione.
Per alcune disposizioni sarà ritenuto sufficiente un elbow narrow (o “spazio vitale”) di 1 metro quadrato, mentre per altre sarà necessario uno spazio vitale maggiore.
- Disposizione a platea: una superficie di 1,20 metri quadri per ciascun partecipante
- Disposizione a tavolo unico: una superficie di 2,78 metri quadri per ciascun partecipante
- Disposizione a classe: una superficie di 2 metri quadri per ciascun partecipante
Consigli sulla disposizione a platea
Successivamente, devi definire la disposizione a platea. Questa disposizione è ideale per piccoli meeting e conferenze dove è necessario massimizzare l’uso dello spazio. Determina il numero di sedie per fila, tenendo in considerazione le norme di sicurezza e lo spazio libero tra le file.
Per motivi di sicurezza, assicurati che le vie di fuga siano sempre accessibili e che il passaggio non sia ostacolato.
4. Non dimenticare le proporzioni
Nei casi in cui tu scelga una disposizione a platea o a classe presta attenzione alle proporzioni tra lunghezza e larghezza.
Si stima che il rapporto tra lunghezza e larghezza ottimale per le sale meeting sia di 1:1, 3:2, 2:1 e al massimo di 3:1.
Se la lunghezza supera di tre volte la larghezza possono invece verificarsi problemi legati alla scarsa visibilità dello speaker o di eventuali contenuti multimediali proiettati su schermo.
Per essere sicuro che i partecipanti abbiano una visuale chiara di uno schermo ecco un altro piccolo trucco: la prima fila di posti deve essere distante dallo schermo per una distanza che sia almeno due volte l’altezza dell’immagine proiettata, mentre l’ultima fila non dovrebbe essere distante più di otto volte l’altezza dell’immagine.
Per ulteriori informazioni sulle migliori sale meeting e sugli accorgimenti da adottare, è fondamentale considerare anche le misure minime necessarie per garantire lo spazio libero tra le sedie per fila, nonché il calcolo in base al numero dei partecipanti per assicurare una disposizione ottimale.
5. Lascia gli spazi vuoti
Sempre nel caso di disposizioni a platea o a classe sarà molto più comodo per i tuoi ospiti se lascerai dei corridoi di passaggio, di circa 150 cm, ai lati delle file di sedie.
Se ci sono poi più di 12 sedie per fila, un corridoio centrale sarà d’obbligo. Le migliori sale meeting sono progettate per offrire comfort e funzionalità, anche per piccoli meeting.
Per calcolare lo spazio libero necessario, considera un calcolo in base al numero di partecipanti e alla disposizione delle sedute. In questo modo, anche l’ultima fila avrà una buona visibilità e accessibilità.
Considerazioni Importanti
Quando decidi quale schema di disposizione utilizzare, ci sono diversi elementi indispensabili da considerare:
- Interazione: Il tavolo unico permette una comunicazione più diretta e immediata tra tutti i partecipanti, rendendolo ideale per riunioni dove il confronto e la discussione sono fondamentali.
- Spazio: Ad ogni schema di disposizione dei posti corrisponde un’area personale differente. Nel caso della disposizione a tavolo unico e a classe, una parte dell’area della sala meeting verrà occupata dal tavolo relatori o dai banchi. È chiaro quindi come questi due schemi siano adatti o per gruppi numericamente inferiori di partecipanti o per sale meeting molto spaziose.
- Arredamento: L’arredamento della sala riunioni deve essere funzionale e confortevole. Sedie ergonomiche, tavoli adeguati e un’illuminazione corretta sono fondamentali per creare un ambiente di lavoro produttivo.
Calcolare la capienza di una sala meeting: Conclusione
P.S. ti rivelerò un segreto che ti aiuterà nella tua scelta. Noi di Meeting Hub abbiamo implementato nel nostro sito un efficiente sistema di filtri che ti permettono di trovare subito la sala con la giusta capacità per il tuo evento.
Bene, ora hai davvero tutti gli strumenti necessari per calcolare la capienza della tua sala meeting e scegliere se optare per la disposizione a tavolo unico o meno!
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