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5 semplici step per calcolare la capienza di una sala meeting

5 semplici step per calcolare la capienza di una sala meeting

Nell’organizzare eventi è facile sottovalutare un elemento chiave: la capienza della sala meeting. In questo articolo vedremo come calcolarla.

Ti è mai capitato di partecipare ad un meeting in una sala scomoda?

A me sì! E ti dico che è un esperienza che gradirei non ripetere in futuro.

È successo circa un anno fa. Io e un’altra quarantina di persone dovevamo partecipare ad un convegno di natura economica.

L’orario di inizio del convegno, già di per sé, non era tra i più felici. Alle 14.30 si è infatti in piena digestione post pranzo, momento della giornata in cui è difficile cercare di rimanere pienamente concentrati su un argomento senza rischiare di addormentarsi.

Sarebbe stato molto meglio un menu adatto ad un meeting rispetto alle pietanze pesanti che abbiamo mangiato… ma è un dettaglio comunque trascurabile rispetto alle condizioni della sala, non adeguata né al numero di ospiti né tanto meno alla tipologia dell’evento.

La sala aveva infatti una forma rettangolare, lunga e stretta, con file parallele di sedie rivolte verso uno dei due lati più corti della stanza, dove avrebbe preso posto lo speaker. Chiaramente quest’ultimo risultava poco visibile a coloro che avevano preso posto nelle ultime file.

La stanza, inoltre, non era abbastanza grande per contenere quaranta persone: le file di sedie erano talmente ravvicinate da impedire qualsiasi tipo di movimento naturale, come accavallare le gambe. Impossibile poi muoversi senza urtare i propri i vicini, con grande imbarazzo per tutti.

In conclusione, una sala meeting che non sia adeguatamente capiente preclude il successo dell’evento e va ad impattare negativamente sull’immagine di chi ha organizzato l’evento stesso.

“Sì ok, il messaggio è chiaro!” mi dirai “Ma come faccio a calcolare se una sala meeting è sufficientemente capiente per la mia audience? Esiste una formula per calcolare la capienza di una sala meeting?”

Certo che sì! Di seguito troverai qualche trucco per calcolare la capienza della tua sala meeting.

Sei pronto? Cominciamo!

Condizione necessaria per capire se una sala meeting possa fare a caso tuo è conoscere il numero dei partecipanti al meeting stesso. Dopodiché procedi in questo modo:

1. Calcola l’area utilizzabile

L’area di una stanza è calcolabile moltiplicando la lunghezza della stessa per la sua larghezza.

icona righelloAttenzione però! Non tutta questa superficie può essere presa in considerazione nel momento in cui si vuole calcolare quanto spazio dedicare all’audience.

Prendiamo, per esempio, il caso di una sala dotata di un palco posto sul lato più lungo della stessa. È chiaro come l’area occupata dal palco e quella ai suoi lati non possa essere inclusa nello spazio che andremo a riservare per i nostri ospiti.

La formula quindi per calcolare l’area utilizzabile dall’audience sarà:

Area utilizzabile = (lunghezza stanza x larghezza stanza) – (lunghezza palco x larghezza stanza)

Per sapere quanta superficie sarà poi indicativamente destinata a ciascun posto ti basterà dividere l’area utilizzabile per il numero di ospiti.

2. Decidi la disposizione dei posti a sedere

I posti a sedere possono essere disposti secondo schemi differenti. Gli schemi di disposizione maggiormente utilizzati sono tre:

    • A platea: come a teatro, le sedute sono tutte rivolte verso un palco e sono solitamente disposte in file parallele. Questa disposizione predispone l’audience all’ascolto.
    • A tavolo unico: tutti i partecipanti sono riuniti intorno ad un tavolo. Questa disposizione predispone i partecipanti all’interazione.
    • A classe: le sedute sono disposte come nella disposizione a platea ma sono inoltre dotate di un banco, utile per prendere appunti.

meeting-tableNaturalmente, come avrai già sicuramente intuito, ad ogni schema di disposizione dei posti corrisponde un’area personale differente. Nel caso della disposizione a tavolo unico e a classe inoltre una parte dell’area della sala meeting verrà occupata da un tavolo o dai banchi.

È chiaro quindi come questi due schemi siano adatti o per gruppi numericamente inferiori di partecipanti o per sale meeting molto spaziose.

3. Attenzione alla prossemica

La prossemica è la disciplina che studia le distanze e lo spazio nell’ambito della comunicazione ed entra ovviamente in gioco nel momento in cui si parla di organizzare la disposizione dei posti in una sala meeting.

icona utentiAbbiamo già detto in precedenza come l’area occupata da un singolo partecipante varia a seconda dei diversi schemi di disposizione.

Per alcune disposizioni sarà ritenuto sufficiente un elbow narrow (o “spazio vitale”) di 1 metro quadrato, mentre per altre sarà necessario uno spazio vitale maggiore.

    • Disposizione a platea: una superficie di 1,20 metri quadri per ciascun partecipante
    • Disposizione a tavolo unico: una superficie di 2,78 metri quadri per ciascun partecipante
    • Disposizione a classe: una superficie di 2 metri quadri per ciascun partecipante

4. Non dimenticare le proporzioni

Nei casi in cui tu scelga una disposizione a platea o a classe presta attenzione alle proporzioni tra lunghezza e larghezza.

icona squadraSi stima che il rapporto tra lunghezza e larghezza ottimale per le sale meeting sia di 1:1, 3:2, 2:1 e al massimo di 3:1.

Se la lunghezza supera di tre volte la larghezza possono invece verificarsi problemi legati alla scarsa visibilità dello speaker o di eventuali contenuti multimediali proiettati su schermo.

Per essere sicuro che i partecipanti abbiano una visuale chiara di uno schermo ecco un altro piccolo trucco: la prima fila di posti deve essere distante dallo schermo per una distanza che sia almeno due volte l’altezza dell’immagine proiettata, mentre l’ultima fila non dovrebbe essere distante più di otto volte l’altezza dell’immagine.

5. Lascia gli spazi vuoti

icona prospettivaSempre nel caso di disposizioni a platea o a classe sarà molto più comodo per i tuoi ospiti se lascerai dei corridoi di passaggio, di circa 150 cm, ai lati delle file di sedie.

Se ci sono poi più di 12 sedie per fila, un corridoio centrale sarà d’obbligo.


P.S. ti rivelerò un segreto che ti aiuterà nella tua scelta. Noi di Meeting Hub abbiamo implementato nel nostro sito un efficiente sistema di filtri che ti permettono di trovare subito la sala con la giusta capacità per il tuo evento.

Bene, ora hai davvero tutti gli strumenti necessari per calcolare la capienza della tua sala meeting!

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Alice Rota

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