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uomo durante riunione di lavoro

La sporca verità riguardo le riunioni di lavoro Quando i meeting diventano inutili

“Le riunioni sono il motore di un’azienda. Uno strumento indispensabile per il progresso e il miglioramento delle funzioni aziendali”

Niente di più FALSO!

In questo articolo ti parlerò della sporca verità che si cela dietro alle riunioni di lavoro, tutte le riunioni di lavoro!

Se hai mai partecipato ad un incontro aziendale con tutta probabilità la conoscerai bene anche tu, solo che forse non ti sei mai fermato a rifletterci. icona diavoletto

Ma non solo tu, tutti dovremmo fermarci a riflettere, perché la realtà che si nasconde dietro ai meeting è tutt’altro che rose e fiori!

Vuoi sapere qual è la sporca verità?

Prima voglio giocare un po’, ti sfido, vediamo se riesci ad arrivarci da solo…

Ti do’ un indizio: una riunione di lavoro può essere paragonata ad una storia su Instagram.

Se sai come funzionano le storie su Instagram dovresti già aver capito dove voglio farti arrivare.

È molto semplice: le riunioni di lavoro spesso e volentieri finiscono nel vuoto, cioè risultano essere uno spreco enorme di tempo e denaro, perché dopo la loro conclusione nessuno si rende davvero conto di quanto è stato detto e di quali sono le proposte che sono state avanzate.

Ognuno torna al proprio lavoro, annoiato dopo la lunga chiacchierata e si rimette alla propria postazione senza aver davvero capito che cosa si è concluso durante l’incontro e cosa deve fare quel momento in avanti.

Ma perché succede questo?

Le riunioni di lavoro sono uno spreco immane

Una persona o fa una riunione o lavora, non ce n’è per nessuno.

Fare una riunione come si deve significa avere la piena attenzione e partecipazione di tutti i presenti, ma purtroppo, come saprai bene non è sempre così.

E non è perché le persone sono cattive o fannullone, ma perché molto spesso è il modo in cui vengono organizzati i meeting ad essere sbagliato.

Una riunione aziendale dovrebbe davvero essere sinonimo di produttività, problem solving, dovrebbe fare il punto, o come si dice in inglese dovrebbe favorire il decision making, tutte parolone per dire che dovrebbe essere autoconclusiva, arrivare a trovare soluzioni ai problemi che si sono posti in partenza.

Se così non è i meeting sono solo un grande spreco, di tempo e di denaro!

Se non ci credi questi sono i numeri in America:

numeri spreco

Già, i meeting costano e portano via moltissimo tempo, tempo che potrebbe essere utilizzato per svolgere lavori più utili, per portarsi avanti con le mansioni o meglio ancora per pensare a come migliorare e implementare un servizio o un prodotto.

Perché le riunioni di lavoro sono improduttive? Le 3 ragioni

L’abbiamo capito: un meeting va fatto bene, oppure è meglio lasciar stare, altrimenti finisce per nuocere all’azienda o all’organizzazione.

Ma quali sono i fattori che rendono inutile un meeting? Quando una riunione rischia di diventare uno spreco?

1. Perché i partecipanti sono ‘multitasking’

Nel caso in cui non lo sapessi, essere ‘multitasking’ significa fare più cose nello stesso momento.

Alzi la mano chi durante una riunione non si è mai distratto facendo altro.

Se non ti senti colpevole anche tu non ci credo, perché saresti parte di quel misero 8% che ritiene di non distrarsi mai durante gli incontri in azienda.

Diciamocelo, è quasi impossibile non fare altro: una controllatina alla mail, un check ai messaggi di Whatsapp.

Chi non l’ha mai fatto?

Ma a prova a pensare: perché ti sei distratto?

Probabilmente è perché in quel momento hai deciso di distrarti, perché ciò di cui si stava parlando non ti interessava oppure perché il lavoro chiamava!

Allora bravo!

Hai fatto bene a distrarti, e ti dirò di più, la colpa non è la tua, ma di chi ha organizzato quel meeting!

Non solo ti ha annoiato parlando di temi che non sono di tua competenza, ma ha anche rubato del tempo prezioso al tuo lavoro!

Se l’argomento fosse stato di tuo interesse e se non avessi avuto altre cose da fare sono sicura che non ti saresti distratto neanche per un minuto.

Guarda qui sotto, non sei il solo!

Ben il 92% delle persone ha ammesso di fare altro durante le riunioni di lavoro.

riunioni di lavoro

2. Perché i partecipanti in remoto non sono coinvolti

Devi sapere che l’essere umano è un animale che basa gran parte della sua comunicazione sui segnali non verbali, cioè sul linguaggio del corpo. Ogni giorno per comunicare e comprendere gli altri osserviamo, pur inconsapevolmente, i segnali che ci trasmettono con il loro corpo, gli sguardi, i movimenti.

Fare attenzione a questi segnali ci permette anche di rimanere concentrati e mantenere il coinvolgimento nella conversazione. coinvolgimento

Questo però non vale per le comunicazioni che avvengono per via telefonica, dove non è presente un contatto visivo.ù

Ecco perché, quando possibile è meglio evitare di organizzare riunioni che prevedano la partecipazione di persone che interagiscono per via telefonica.

L’impossibilità di vedere l’interlocutore abbassa la soglia di attenzione e al tempo stesso anche chi parla si sentirà più libero di distrarsi e fare altro, insomma, di divenire multitasking.

Se una persona non può essere presente fisicamente è meglio interpellarla utilizzando una video chiamata, come quelle che permettono di fare i software come Skype.

È stato dimostrato, infatti, che l’attività di multitasking diminuisce notevolmente nel caso di una chiamata video, rispetto ad una classica.

videochiamata

3. Perché l’incontro non è stato pianificato a dovere

Il terzo motivo per cui un meeting non riesce a dare i suoi frutti è dovuto ad una scorretta pianificazione.

Una riunione va pianificata! Non ci sono sincontrocuse che tengano, bisogna fare l’ordine del giorno, cioè specificare i temi che si andranno a trattare, il tempo assegnato a ciascuno di essi e le persone che sono coinvolte nella discussione di quello specifico argomento.

Esistono dei trucchetti per non perdere tempo: molte grandi aziende ad esempio utilizzano il metodo del campanellino. Ne hai mai sentito parlare?

Prima di iniziare un meeting si stabilisce il tempo da assegnare a ciascuna questione da discutere, poi si imposta una sveglia.

Driiiiiiiin!

Quando suona significa che il tempo è scaduto, e via con la prossima questione!

Basta solo sapersi organizzare: ad esempio, se hai a disposizione un’ora di tempo per organizzare il meeting e 3 argomenti di cui discutere per arrivare ad una soluzione potresti mettere una sveglia ogni 20 minuti.

Mi raccomando, i temi scottanti e più importati vanno sempre discussi per primi, tutto il resto viene dopo.

Se vuoi scoprire nel dettaglio come fare l’ordine del giorno di una riunione dai un’occhiata all’articolo: ‘Come fare l’Ordine di una riunione‘.

Un’altra cosa: assicurati che tutti i partecipanti siano in perfetto orario! Se qualcuno ritarda la riunione è già partita con il piede sbagliato.

Le 2 domande che DEVI farti prima di iniziare ad organizzare un riunione

Se hai deciso di organizzare una riunione fermati! Prima di iniziare a muovere un dito prova a rispondere a queste due domande:

• La riunione è davvero necessaria?
• Chi sono le persone che devono esserci per forza?

Se alla prima domanda hai risposto sì e dopo aver letto la seconda hai dei nomi ben chiari in mente allora ci siamo, altrimenti archivia subito l’idea di organizzare un meeting, perché sarebbe più inutile che altro. disegno uomo confuso

Se l’obiettivo che intendi raggiungere può essere portato a termine anche senza mettere in piedi quella riunione allora non vedo perché dovresti farla: ti basta solo fare una chiacchierata faccia a faccia (o al telefono) con le poche persone interessate, niente di più.

Spesso sono più conclusivi incontri di questo tipo piuttosto che lunghi incontri multipli inconcludenti.

Perché ti ho chiesto se sai chi sono le persone che devono essere presenti per forza?

Semplice: perché spesso e volentieri alle riunioni vengono invitate persone che non hanno realmente a che fare con gli argomenti trattati. Diversi dipendenti (e manager) vengono invitati a partecipare a meeting i cui temi non sono di loro stretta pertinenza, in poche parole sono lì per fare presenza.

Le belle statuine possono essere graziose quanto vuoi, ma non contribuiscono al successo di una riunione.

Ho sentito parlare di meeting ai quali sono presenti fino a 20 manager e quadri.

Prova a pensare allo spreco che causa un incontro del genere sia in termini di tempo che di denaro. Rapire 20 manager per un’ora significa perdere moltissime ore di lavoro!

Se un meeting organizzato in questo modo al termine della riunione non porta a soluzioni è come se quel giorno l’azienda fosse chiusa, bloccata, come se nessuno avesse lavorato.

Ora moltiplica questo scempio per 20 volte all’anno, 20 giorni persi, wow! Bel lavoro!

Allora come fare? Cosa bisogna fare affinchè un meeting sia utile e produttivo e non uno spreco di tempo, denaro e risorse cognitive?

Te lo spiego subito.

Come coinvolgere i partecipanti in una riunione: i 3 trucchi

Prima di tutto devi capire quali sono i segnali che mostrano che i partecipanti non sono concentrati o stanno perdendo l’attenzione.

Non è molto difficile: se vedi che iniziano a guardare il cellulare e iniziano a rispondere ai messaggi di posta o a chiacchierare con il vicino significa che la loro testa sta vagando altrove.

Se da una parte è meglio reprimere sul nascere questi comportamenti dall’altra significa che è anche colpa di chi ha organizzato la riunione.

Ma vediamo quali sono i trucchi per mantenere alto il coinvolgimento:

icona lista1. Distribuisci in anticipo l’agenda ai partecipanti

Come ti dicevo all’inizio avere sottomano un’agenda è fondamentale, e lo è tanto quanto farla avere in anticipo a chi parteciperà all’incontro.

In questo modo chi verrà saprà già cosa aspettarsi e potrà prepararsi: arrivare preparati su cosa significa evitare perdite di tempo e avere più probabilità di andare diritto al sodo.

L’ideale è fare in modo che tutti abbiano sotto mano l’agenda almeno 24 ore prima dell’inizio dell’incontro.

In ogni agenda dovrebbe esserci specificato chi saranno le persone coinvolte nei vari argomenti che si andranno a trattare, e le tempistiche di ciascuno. Ovviamente ai temi più importanti va dedicato più spazio rispetto a quelli secondari.

Un consiglio: è meglio se i contenuti dell’agenda vengono espressi sotto forma di domande perché le domande invogliano chi legge a trovare una risposta, è naturale. In questo modo il processo di problem solving si velocizza.

icona chat2. Lasciali in piedi!

No, non ti sto spingendo ad essere sadico con i tuoi colleghi, si tratta di una cosa confermata dalla scienza, e anche da Zuckerberg, se vogliamo dirla tutta.

Stare in piedi fa bene; lo sappiamo tutti che stare seduti per molto tempo non fa bene al nostro fisico.

Discutere in una stanza in cui non sono presenti sedie aiuta le persone ad essere più creative e concentrate.

Passeggiare liberamente in un’ambiente parlando con altre persone rende più facile la condivisione di idee e la circolazione delle informazioni, questo perché la postura eretta ci rende naturalmente più attivi.

Ma c’è di più!

Fare una riunione in piedi permette di risparmiare fino a due terzi del tempo che si impiega svolgendo un incontro classico! Questo perché la posizione eretta spinge le persone a trovare presto soluzioni e a prendere decisioni.

icona matita 3. Non parlare a vuoto, scrivi un verbale!

“Verba volant scripta manent”, ce lo insegnano sin dalle elementari.

Le parole al vento restano al vento, ciò che non viene scritto va perso.

Questo vale a maggior ragione per una riunione, un incontro in cui si prendono decisioni importanti che richiedono il successivo svolgimento di azioni.

Ognuno, quando esce dalla sala meeting deve sapere in modo chiaro quello che deve fare, altrimenti non si va da nessuna parte.

Eccoci al termine di questo percorso.

Ti ho mostrato il lato oscuro delle riunioni di lavoro. Amate e odiate, se non sono fatte come si deve è decisamente meglio non organizzarle.

Ma basta seguire dei semplici accorgimenti per farle diventare interessanti e partecipate, è più semplice di quanto tu creda!

E tu che cosa ne pensi?

Hai mai partecipato a riunioni di lavoro durante le quali ti sei domandato perché doveva capitare proprio a te?

Fammelo sapere in un commento!

Alla prossima!

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Sofia Poleni

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