Quali sono gli step fondamentali per organizzare una fiera per il settore automotive?
Leggi questa guida per creare un evento perfetto per una casa automobilistica!
Se hai bisogno di consigli per organizzare una fiera del settore automobilistico, sei nel posto giusto. Ci sono tanti fattori da tenere in considerazione per l'organizzazione di eventi automotive.
Ho pensato quindi di creare per te una sorta di manuale, una checklist da seguire per essere sicuro di avere tutto sotto controllo.
In questo articolo troverai:
- Le migliori location d'Italia per eventi automotive
- Come scegliere la location giusta
- Come creare un concept per la fiera
Iniziamo quindi con la prima cosa da fare.
Location per eventi automotive in Italia
Location per eventi automotive: come scegliere la struttura adatta
Come scegliere quindi la location che più si adatta alle tue esigenze?
Tutto dipende dagli obiettivi che vuoi raggiungere.
Se vuoi presentare l'intera gamma di prodotti o vuoi lanciare un nuovo prodotto sul mercato le possibilità che hai sono due:
- Partecipare ad una fiera di settore con gli altri concorrenti
- Organizzare la tua fiera personale ed esclusiva
Il vantaggio di scegliere una fiera è l'avere meno responsabilità: la promozione dell'evento è nelle mani di chi organizza la fiera, tu dovrai solamente decidere come allestire il tuo stand. Il brand della fiera attirerà i clienti e non dovrai fare fatica nel trovarne di nuovi.
D'altra parte però sarai in mezzo ad una marea di concorrenti, quindi se l'affluenza promessa è di 10.000 persone al giorno verosimilmente riuscirai a parlare con 1.000 di queste (per abbondare).
Se opti per la scelta di una location dove tu sarai l'organizzatore e la tua azienda sarà l'unica in mostra ecco i fattori che devi considerare.
Posizione strategica della struttura
Scegli una location in una città centrale e una struttura in una posizione facilmente raggiungibile, sia per chi arriva con i propri mezzi che con i mezzi pubblici.
Questo consiglio vale anche per i raduni di auto o moto d'epoca: una struttura in corrispondenza di stazioni o caselli autostradali faciliterà l'arrivo dei partecipanti al tuo evento.
Parcheggi nelle immediate vicinanze e servizio transfer
Strettamente collegato al punto di prima è la situazione parcheggi: la struttura ha spazi adeguati per accogliere auto e pullman? Chi gestirà l'entrata e l'uscita dal parcheggio?
Inoltre, la location mette a tua disposizione un servizio di transfer da e per le fermate dei mezzi? Se non è disponibile, ti consiglio di includerlo tra le cose di cui ti devi occupare.
Spazi interni adeguati
Stiamo parlando di tante automobili da spostare e mettere bene in mostra: la sala che cerchi deve essere parecchio grande, non solo per ospitare le automobili.
Le persone devono poter camminare tranquillamente tra le auto, ammirarle e studiarle in tutta tranquillità.
Inoltre è molto utile avere un accesso diretto tra i parcheggi e lo spazio dell'esposizione, stessa cosa con l'esterno della struttura e la sala: le operazioni di carico e scarico saranno così agevolate e facilmente realizzabili, evitando l'utilizzo di ulteriori mezzi per lo spostamento delle auto.
Brandizzazione della struttura
Ti potrà sembrare banale: in realtà tante location non ti danno molte libertà per gestire gli allestimenti dei tuoi spazi.
Ti serve quindi una struttura che non solo ti permetta di appendere banner, cartelloni pubblicitari o materiale vario negli spazi che vuoi dedicare al tuo evento.
Hai bisogno anche di uno staff che sappia consigliarti come sfruttare gli spazi della struttura al massimo, consigliandoti cosa è più adeguato fare.
Uno staff specializzato e attento ai punti di forza della propria location sarà una marcia in più per il successo del tuo evento.
Impianto luci tecnologicamente avanzato
Perché studiare anche l'impianto luci? Semplice.
Sicuramente tu avrai il tuo fotografo personale, ma dimmi: quanti si faranno un selfie con le auto? O quanti faranno foto da postare sui social network?
Non puoi curare la qualità dei contenuti che le persone pubblicheranno, però puoi aiutarli nel mettere il soggetto ben in evidenza: alla fine è tutta una questione di luci.
Non ti serve solo per i clienti, ma anche per la stampa e i professionisti e, cosa non da meno, la tua gamma risplenderà nel migliore dei modi.
Spazi esterni per il test drive
Altro punto fondamentale da tenere in considerazione sono gli spazi esterni dove parcheggiare tutte le auto.
Potrebbe essere una buona soluzione trovare uno spazio dove posizionare i modelli a lisca di pesce, pronti per partire e fare la prova su strada.
Scegliere un punto di partenza per i test drive è importante perché potrai accompagnare tu i clienti dal salone interno all'esterno, instaurando così con loro una relazione più forte.
Camere, sale meeting e servizio di ristorazione
Fino ad ora abbiamo analizzato delle caratteristiche che un centro congressi potrebbe tranquillamente avere. Analizziamo ora alcuni plus che renderanno la tua fiera unica e diversa rispetto a quella dei tuoi concorrenti.
Se scegli un hotel per organizzare una fiera del settore automotive avrai tanti piccoli servizi che ti aiuteranno nel realizzare un'esperienza completa per i partecipanti.
Le camere, per esempio, sono l'ideale per il riposo dei venditori o dello staff che ti aiuterà nell'evento, tipo hostess e steward.
In caso di urgenza saranno disponibili nelle immediate vicinanze della sala, inoltre non dovrai pensare alla loro sistemazione e al trasferimento del personale dalla zona pernottamento alla zona della fiera.
Le sale meeting di un hotel, inoltre, ti permettono di creare delle conferenze o delle riunioni private, magari per approfondire determinati argomenti, oppure per lasciare lo spazio aperto per i clienti e radunare i tuoi venditori per fare loro il corso di aggiornamento sulle ultime novità così unirai i due momenti senza dover organizzare due eventi.
Un servizio di ristorazione o catering fornito da un hotel ti aiuta inoltre a disporre gli spazi adeguati per il ristoro dei partecipanti, fornendoti supporto anche per le paure relax o per le aree di break.
Come ti dicevo prima, inoltre, potresti organizzare una cena di gala per il tuo personale la sera dell'evento o un pranzo conclusivo una volta smantellato il tutto. Te ne saranno grati e riconoscenti.
Dove organizzare quindi un evento automotive? Ecco delle location perfette per delle fiere di questo settore!
Organizzazione congressi automotive: definire gli obiettivi
Come per tutte le altre tipologie di evento, devi definire bene quali sono gli obiettivi che vuoi raggiungere con questa fiera.
Per il settore automotive solitamente si fa riferimento a:
- Presentazioni nuove linee di auto da far provare ai clienti (nuovi e affezionati)
- Training e aggiornamento alla forza vendita o concessionarie del gruppo
- Expo con presentazione intera gamma di modelli a nuovi clienti
Come vedi a seconda del bisogno dell'azienda automobilistica si andranno a creare il concept, il programma e le attività di contorno per raggiungere il maggior numero possibile di lead.
Se devi presentare una nuova auto, per esempio, avrai bisogno di uno spazio dove illustrare tutte le caratteristiche: ti servirà quindi una sala con delle sedute, uno schermo o un telo per proiettare la presentazione, il video pubblicitario, un bravo relatore...
In pratica ti serve un luogo dove i clienti possano vedere l'auto con i propri occhi dal vivo ma allo stesso tempo possano ascoltarne tutti i pregi da te elencati.
Se invece devi spiegare ai venditori le tecniche di vendita per questo nuovo modello, va da se che ti servirà uno spazio con dei banchi, dove si possa prendere appunti, calmo e lontano da rumori che possono distrarre troppo: si tratta pur sempre di un corso di formazione su un nuovo prodotto.
Per la presentazione dell'intera gamma, invece, avrai bisogno di uno spazio ampio dove non solo le auto siano esposte e spiegate nei minimi dettagli: serve anche una zona per il test drive!
Presentazioni auto, test drive...crea il tuo concept!
Definiti quindi gli obiettivi dell'evento, non ti resta che creare tutto il concept. Come fare?
Studia la case history dell'azienda e vai ad analizzare tutti gli eventi precedenti: annota i pregi e i difetti di ognuno.
Pensi che sia una perdita di tempo perché il passato è passato? Ti sbagli!
Pensaci bene: tu hai in mente un evento favoloso, con delle gare in pista il mattino e una cena di gala a bordo piscina la sera per i venditori...
Peccato che è stato già fatto l'anno scorso ed è stato un fiasco: la location non aveva abbastanza spazio all'esterno perché non erano stati calcolati bene il numero dei partecipanti, non c'erano abbastanza parcheggi per gli ospiti quindi tanti hanno dovuto rinunciare alla visita e via dicendo.
Può sempre capitare qualcosa, ma è sempre un bene imparare dai propri errori, non trovi?
Una volta studiato tutto ciò che è già stato fatto, puoi cominciare a creare il progetto per l'evento automotive imminente: analizza il prodotto nei minimi dettagli e scegli come esaltarne al massimo le sue potenzialità.
Ricorda che il tuo obiettivo secondario è quello di non annoiare i partecipanti ma al contrario di creare un forte impatto emotivo: devi coinvolgere le persone.
Vuoi altri consigli per migliorare l'esperienza dei clienti verso il tuo brand?
Customer experience: di cosa si tratta
Ora dovresti essere pronto e avere una panoramica completa di come organizzare un evento automotive e delle location in Italia perfetti per congressi di questo tipo.
Se hai dubbi o domande lasciami un commento, se ti è piaciuto l'articolo invece condividilo con i tuoi collaboratori.
Ti ringrazio e buon lavoro!