Quali sono gli step fondamentali per organizzare una fiera per il settore automotive?

Leggi questa guida per creare un evento perfetto per una casa automobilistica!

Se hai bisogno di consigli per organizzare una fiera del settore automobilistico, sei nel posto giusto. Ci sono tanti fattori da tenere in considerazione per l’organizzazione di eventi automotive.

Ho pensato quindi di creare per te una sorta di manuale, una checklist da seguire per essere sicuro di avere tutto sotto controllo.

In questo articolo troverai:

  • Le migliori location d’Italia per eventi automotive
  • Come scegliere la location giusta
  • Come creare un concept per la fiera

Iniziamo quindi con la prima cosa da fare.

Location per eventi automotive in Italia

1. Hotel Parchi del Garda

Via Brusà, 16 – Lazise (VR)

Hotel Parchi del Garda: Evento automotive
Hotel Parchi del Garda: Evento automotive
Hotel Parchi del Garda: Panoramica esterno
Hotel Parchi del Garda: Panoramica esterno
Hotel Parchi del Garda: Cena di gala
Hotel Parchi del Garda: Cena di gala

Sullo splendido Lago di Garda, in Veneto, trovi Hotel Parchi del Garda, una struttura alberghiera con un centro congressi  specializzato nell’organizzazione di eventi automotive e fiere del settore.

Grazie all’esperienza dello staff potrai organizzare le presentazioni auto in maniera elegante e professionale, grazie alla grande Sala Benacus, ampia 874 metri quadrati.

Il grande spazio ha un impianto luci pazzesco, in più le grandi vetrate che collegano all’esterno, irradiano la sala di una splendida luce naturale.

La sala ha un accesso diretto al garage, un grande vantaggio per l’allestimento degli spazi in fase di montaggio e smontaggio.

Nel grande giardino esterno, inoltre, è possibile organizzare una cena di gala a bordo piscina oppure delle attività di team building, se per esempio il tuo evento sta coinvolgendo i venditori e le concessionarie del tuo gruppo.

La struttura dispone inoltre di un grande parcheggio gratuito: puoi pensare di riservare una parte per le tue auto e allestire la partenza per il test drive. Le coste del lago e le colline della zona sono l’ideale per delle guide su strade in paesaggi immersi nella natura.

Come se non bastasse davanti alla struttura si trova un benzinaio con il lavaggio per le auto. Cosa ti serve di più?

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2. Vicenza Convention Center

Viale dell’Oreficeria, 16 – Vicenza (VI)

Vicenza Convention: Padiglione 7
Vicenza Convention: Padiglione 7
Vicenza Convention: Sala palladio
Vicenza Convention: Sala palladio
Vicenza Convention: Sala meeting
Vicenza Convention: Sala meeting

Ci spostiamo nel Veneto per scoprire il Vicenza Convention Center, la Fiera di Vicenza. Questo grande business center si trova a solo 1 km dal casello autostradale Vicenza Ovest dell’A4.

A tua disposizione per l’expo delle auto della concessionaria c’è il Padiglione 7: l’open space ha 13542 metri quadri di grandezza, un pavimento lucido che riflette perfettamente l’illuminazione e un soffitto in legno che crea un’atmosfera perfetta per il tuo evento.

Lo spazio può accogliere fino a 9000 persone in piedi, quindi si creerà un gran via vai di gente che verrà a visitare la tua Fiera privata.

A tua disposizione trovi anche delle sale meeting private, che possono accogliere fino a 709 posti, come la Sala Palladio, dove le poltrone sono disposte a platea e imbottite come quelle di un teatro.

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3. Mart

Corso Bettini, 43 – Rovereto (TN)

Mart Rovereto Sala Conferenze
Mart Rovereto: Sala Conferenze
Mart Rovereto Ingresso
Mart Rovereto: Ingresso

Il Mart è il Museo di Arte Moderna e Contemporanea di Rovereto e dispone di 2 sale meeting per convegni e conferenze molto adatte al settore automotive.

La Sala Conferenze del Mart può accogliere fino a 143 persone disposte a platea. Le poltroncine sono disposte davanti ad un palco rialzato con la cattedra per i relatori. Sullo sfondo a disposizione degli speaker c’è un telo per proiettare le presentazioni.

La Sala Amici del Museo, invece, può essere utilizzata come spazio di supporto alla prima e può essere tenuta come base operativa per la gestione e l’organizzazione delle giornate di congresso.

In alternativa puoi utilizzarla come luogo per fare i colloqui con i tuoi clienti o per organizzare un corso di formazione per la forza vendita presente all’evento.

Il Mart dispone anche di un grande spazio all’aperto, perfetto da utilizzare come spazio espositivo per i tuoi modelli.

Eventi ospitati:

  • Presentazione della Nuova BMW serie 8 coupé – 29/11/2018

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4. Grand Hotel Bologna e dei Congressi

Via Ponte Nuovo, 42 – Pieve di Cento (BO)

Grand Hotel Bologna: Centro congressi pala cavicchi
Grand Hotel Bologna: Centro congressi pala cavicchi
Grand Hotel Bologna: Esterno
Grand Hotel Bologna: Esterno

Per organizzare una fiera automobilistica, il Grand Hotel Bologna è il posto ideale, grazie ai suoi spazi polivalenti adatti al tuo evento.

Nel Centro Congressi PalaCavicchi puoi esporre le auto nella maniera che più rispecchia la tua filosofia aziendale: in 1500 metri quadrati di spazio hai davvero tante possibilità e diverse tipologie di allestimenti da poter realizzare.

La Sala Petroniana, invece, è l’ideale per tenere una riunione privata prima o durante l’evento, magari per i migliori clienti o venditori. Se utilizzi la disposizione a banchi puoi accogliere 200 persone.

Vuoi organizzare qualche attività particolare per il tuo personale o per i commerciali? La Sala Looney è dedicata alle attività di team building, mentre lo spazio Move è una vera e propria discoteca con cocktail bar e postazione per dj: puoi organizzare una serata danzante per far rilassare e divertire tutti.

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5. Palacongressi di Rimini

Via della Fiera, 23 – Rimini (RN)

Palacongressi di Rimini: Sala della piazza
Palacongressi di Rimini: Sala della piazza
Palacongressi di Rimini: Sala dell'anfiteatro
Palacongressi di Rimini: Sala dell'anfiteatro

Se vuoi organizzare una fiera dedicata al settore automotive o la tua casa automobilistica hai bisogno di uno spazio immenso per organizzare uno showroom aperto al pubblico, il Palacongressi di Rimini è la scelta ideale.

La Sala della Piazza è un ampio open space ben illuminato divisibile in sei spazi differenti: per esempio potresti tenere una parte per mettere in mostra le auto e nell’altra tenere le conferenze o il training per i venditori.

Se vuoi utilizzare tutta l’area per l’esposizione, nessun problema: il centro congressi mette a tua disposizione ben 14 sale meeting con capienza variabile.

La sala più suggestiva è sicuramente la Sala dell’Anfiteatro: come si può dedurre dal nome è un teatro con 1540 sedute in legno, a pianta semi circolare, con un palco per la presentazione del relatore.

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6. Etnafiere Centro Fieristico e Congressuale Etnapolis

Contrada Valcorrente, 23 – Belpasso (CT)

Etnafiere: Ingresso
Etnafiere: Ingresso
Etnafiere: Ingresso
Etnafiere: Ingresso


Etnafiere è un grande centro congressi a Belpasso, a soli 15 km dall’aeroporto di Catania e 2,4 km dalla stazione centrale.

In questo grande spazio polifunzionale trovi 3 sale, perfette per organizzare un evento con una casa automobilistica.

La Sala Platea è un’area di 4000 metri quadrati e può ospitare fino a 1500 persone sedute a platea; in alternativa può essere allestita con tavoli di gala.

Il grande spazio può inoltre essere la sala perfetta per l’esposizione delle auto, dove parlare con i clienti o i venditori per elencare le caratteristiche dei modelli.

La Sala Etna, invece, può essere utilizzata come sala per il corso di formazione ai venditori, dal momento che può essere allestita con tavoli e postazioni per un massimo di 80 persone.

La Sala White è la sala meeting privata più piccola della struttura e può essere utilizzata come sala secondaria per tenere un approfondimento su un determinato modello o come luogo dove incontrare singolarmente i clienti per fare un discorso con loro a tu per tu.

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7. Saracen Sands Hotel & Congress Centre

Via Libertà, 128/A – Isola delle Femmine (PA)

Saracen Hotel: Sala Meeting
Saracen Hotel: Sala Meeting
Saracen Hotel: Terrazza
Saracen Hotel: Terrazza

A Isola delle Femmine, a soli 15 km dall’aeroporto di Palermo, si trova il Saracen Sands Hotel.

In questa struttura trovi un’offerta completa per organizzare un evento, anche del settore automotive.

A tua disposizione trovi 11 sale meeting per organizzare le tue presentazioni o delle aule per colloqui con i potenziali clienti che vogliono maggiori informazioni.

La sala più grande è il Congress Centre, formato dall’unione di due sale più piccole: può accogliere fino a 1050 persone disposte a platea, ha una zona adiacente che si può utilizzare come area di accoglienza con il desk di registrazione e un bar da utilizzare per il coffee break.

Sei di fronte al mare, quindi pensa a come sarebbe bella una sfilata di tutti i modelli! Potresti dire i clienti di ammirarla dalla splendida terrazza dell’hotel.

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Location per eventi automotive: come scegliere la struttura adatta

uomini guardano motore auto

Come scegliere quindi la location che più si adatta alle tue esigenze?

Tutto dipende dagli obiettivi che vuoi raggiungere.

Se vuoi presentare l’intera gamma di prodotti o vuoi lanciare un nuovo prodotto sul mercato le possibilità che hai sono due:

  • Partecipare ad una fiera di settore con gli altri concorrenti
  • Organizzare la tua fiera personale ed esclusiva

Il vantaggio di scegliere una fiera è l’avere meno responsabilità: la promozione dell’evento è nelle mani di chi organizza la fiera, tu dovrai solamente decidere come allestire il tuo stand. Il brand della fiera attirerà i clienti e non dovrai fare fatica nel trovarne di nuovi.

D’altra parte però sarai in mezzo ad una marea di concorrenti, quindi se l’affluenza promessa è di 10.000 persone al giorno verosimilmente riuscirai a parlare con 1.000 di queste (per abbondare).

Se opti per la scelta di una location dove tu sarai l’organizzatore e la tua azienda sarà l’unica in mostra ecco i fattori che devi considerare.

Posizione strategica della struttura

icona posizione mappaScegli una location in una città centrale e una struttura in una posizione facilmente raggiungibile, sia per chi arriva con i propri mezzi che con i mezzi pubblici.

Questo consiglio vale anche per i raduni di auto o moto d’epoca: una struttura in corrispondenza di stazioni o caselli autostradali faciliterà l’arrivo dei partecipanti al tuo evento.

Parcheggi nelle immediate vicinanze e servizio transfer

Strettamente collegato al punto di prima è la situazione parcheggi: la struttura ha spazi adeguati per accogliere auto e pullman? Chi gestirà l’entrata e l’uscita dal parcheggio?

Inoltre, la location mette a tua disposizione un servizio di transfer da e per le fermate dei mezzi? Se non è disponibile, ti consiglio di includerlo tra le cose di cui ti devi occupare.

Spazi interni adeguati

Stiamo parlando di tante automobili da spostare e mettere bene in mostra: la sala che cerchi deve essere parecchio grande, non solo per ospitare le automobili.

Le persone devono poter camminare tranquillamente tra le auto, ammirarle e studiarle in tutta tranquillità.

Inoltre è molto utile avere un accesso diretto tra i parcheggi e lo spazio dell’esposizione, stessa cosa con l’esterno della struttura e la sala: le operazioni di carico e scarico saranno così agevolate e facilmente realizzabili, evitando l’utilizzo di ulteriori mezzi per lo spostamento delle auto.

Brandizzazione della struttura

Ti potrà sembrare banale: in realtà tante location non ti danno molte libertà per gestire gli allestimenti dei tuoi spazi.

Ti serve quindi una struttura che non solo ti permetta di appendere banner, cartelloni pubblicitari o materiale vario negli spazi che vuoi dedicare al tuo evento.

Hai bisogno anche di uno staff che sappia consigliarti come sfruttare gli spazi della struttura al massimo, consigliandoti cosa è più adeguato fare.

Uno staff specializzato e attento ai punti di forza della propria location sarà una marcia in più per il successo del tuo evento.

Impianto luci tecnologicamente avanzato

Perché studiare anche l’impianto luci? Semplice.

Sicuramente tu avrai il tuo fotografo personale, ma dimmi: quanti si faranno un selfie con le auto? O quanti faranno foto da postare sui social network?

Non puoi curare la qualità dei contenuti che le persone pubblicheranno, però puoi aiutarli nel mettere il soggetto ben in evidenza: alla fine è tutta una questione di luci.

Non ti serve solo per i clienti, ma anche per la stampa e i professionisti e, cosa non da meno, la tua gamma risplenderà nel migliore dei modi.

Spazi esterni per il test drive

Prova automobile

Altro punto fondamentale da tenere in considerazione sono gli spazi esterni dove parcheggiare tutte le auto.

Potrebbe essere una buona soluzione trovare uno spazio dove posizionare i modelli a lisca di pesce, pronti per partire e fare la prova su strada.

Scegliere un punto di partenza per i test drive è importante perché potrai accompagnare tu i clienti dal salone interno all’esterno, instaurando così con loro una relazione più forte.

Camere, sale meeting e servizio di ristorazione

Fino ad ora abbiamo analizzato delle caratteristiche che un centro congressi potrebbe tranquillamente avere. Analizziamo ora alcuni plus che renderanno la tua fiera unica e diversa rispetto a quella dei tuoi concorrenti.

Se scegli un hotel per organizzare una fiera del settore automotive avrai tanti piccoli servizi che ti aiuteranno nel realizzare un’esperienza completa per i partecipanti.

Le camere, per esempio, sono l’ideale per il riposo dei venditori o dello staff che ti aiuterà nell’evento, tipo hostess e steward.

In caso di urgenza saranno disponibili nelle immediate vicinanze della sala, inoltre non dovrai pensare alla loro sistemazione e al trasferimento del personale dalla zona pernottamento alla zona della fiera.

Le sale meeting di un hotel, inoltre, ti permettono di creare delle conferenze o delle riunioni private, magari per approfondire determinati argomenti, oppure per lasciare lo spazio aperto per i clienti e radunare i tuoi venditori per fare loro il corso di aggiornamento sulle ultime novità così unirai i due momenti senza dover organizzare due eventi.

Un servizio di ristorazione o catering fornito da un hotel ti aiuta inoltre a disporre gli spazi adeguati per il ristoro dei partecipanti, fornendoti supporto anche per le paure relax o per le aree di break.

Come ti dicevo prima, inoltre, potresti organizzare una cena di gala per il tuo personale la sera dell’evento o un pranzo conclusivo una volta smantellato il tutto. Te ne saranno grati e riconoscenti.

Dove organizzare quindi un evento automotive? Ecco delle location perfette per delle fiere di questo settore!

Organizzazione congressi automotive: definire gli obiettivi

venditore auto

Come per tutte le altre tipologie di evento, devi definire bene quali sono gli obiettivi che vuoi raggiungere con questa fiera.

Per il settore automotive solitamente si fa riferimento a:

  • Presentazioni nuove linee di auto da far provare ai clienti (nuovi e affezionati)
  • Training e aggiornamento alla forza vendita o concessionarie del gruppo
  • Expo con presentazione intera gamma di modelli a nuovi clienti

Come vedi a seconda del bisogno dell’azienda automobilistica si andranno a creare il concept, il programma e le attività di contorno per raggiungere il maggior numero possibile di lead.

Se devi presentare una nuova auto, per esempio, avrai bisogno di uno spazio dove illustrare tutte le caratteristiche: ti servirà quindi una sala con delle sedute, uno schermo o un telo per proiettare la presentazione, il video pubblicitario, un bravo relatore…

In pratica ti serve un luogo dove i clienti possano vedere l’auto con i propri occhi dal vivo ma allo stesso tempo possano ascoltarne tutti i pregi da te elencati.

Se invece devi spiegare ai venditori le tecniche di vendita per questo nuovo modello, va da se che ti servirà uno spazio con dei banchi, dove si possa prendere appunti, calmo e lontano da rumori che possono distrarre troppo: si tratta pur sempre di un corso di formazione su un nuovo prodotto.

Per la presentazione dell’intera gamma, invece, avrai bisogno di uno spazio ampio dove non solo le auto siano esposte e spiegate nei minimi dettagli: serve anche una zona per il test drive!

Presentazioni auto, test drive…crea il tuo concept!

ragazzi guardano caratteristiche auto

Definiti quindi gli obiettivi dell’evento, non ti resta che creare tutto il concept. Come fare?

Studia la case history dell’azienda e vai ad analizzare tutti gli eventi precedenti: annota i pregi e i difetti di ognuno.

Pensi che sia una perdita di tempo perché il passato è passato? Ti sbagli!

Pensaci bene: tu hai in mente un evento favoloso, con delle gare in pista il mattino e una cena di gala a bordo piscina la sera per i venditori…

Peccato che è stato già fatto l’anno scorso ed è stato un fiasco: la location non aveva abbastanza spazio all’esterno perché non erano stati calcolati bene il numero dei partecipanti, non c’erano abbastanza parcheggi per gli ospiti quindi tanti hanno dovuto rinunciare alla visita e via dicendo.

Può sempre capitare qualcosa, ma è sempre un bene imparare dai propri errori, non trovi?

Una volta studiato tutto ciò che è già stato fatto, puoi cominciare a creare il progetto per l’evento automotive imminente: analizza il prodotto nei minimi dettagli e scegli come esaltarne al massimo le sue potenzialità.

Ricorda che il tuo obiettivo secondario è quello di non annoiare i partecipanti ma al contrario di creare un forte impatto emotivo: devi coinvolgere le persone.

Vuoi altri consigli per migliorare l’esperienza dei clienti verso il tuo brand?

Customer experience: di cosa si tratta


Ora dovresti essere pronto e avere una panoramica completa di come organizzare un evento automotive e delle location in Italia perfetti per congressi di questo tipo.

Se hai dubbi o domande lasciami un commento, se ti è piaciuto l’articolo invece condividilo con i tuoi collaboratori.

Ti ringrazio e buon lavoro!