Come organizzare e promuovere un evento su Instagram: Guida completa

Hai mai pensato a come utilizzare il tuo canale per organizzare e promuovere un evento su Instagram?

Con l’aumento dell’uso delle storie, il lancio di IGTV e le vendite in-app, si stanno trovando nuovi modi per coinvolgere il pubblico e pubblicizzare i propri prodotti e servizi.

Con la continua crescita di popolarità di Instagram, i modi in cui è possibile sfruttare il proprio canale si stanno ampliando.

L’argomento ti interessa ma non sai come destreggiarti nei meandri di questo social network?

Non ti preoccupare, ora ci penso io a darti qualche suggerimento in merito!

Quali sono i vantaggi nell’organizzare e promuovere un evento su Instagram?

Il marketing su Instagram consiste nel catturare l’attenzione degli utenti con contenuti coinvolgenti e accattivanti, convincerli a impegnarsi con te e poi trasformare questo interesse in partecipazione attiva.

Ma organizzare e promuovere un evento su Instagram è davvero una buona idea? In una parola… sì!

La natura “istantanea” di Instagram e la condivisione delle stories o di video live si presta in modo spettacolare al mondo del marketing degli eventi.

I suoi formati consentono di condividere contenuti tematizzati in tempo reale e di entrare in contatto con il target di riferimento molto più facilmente.

Tuttavia, sebbene il marketing su Instagram sia piuttosto semplice (per non dire più economico) rispetto alla creazione di un costoso spot televisivo, richiede comunque strategia, pianificazione e creatività.

A differenza di molti altri canali pubblicitari e di marketing, Instagram è per lo più gratuito, a meno che non si voglia destinare una piccola somma alla pubblicità a pagamento.

Se scegli di non fare pubblicità a pagamento sui social media, potrai comunque avere una buona promozione se pianifichi l’organizzazione di un evento di formazione su Instagram con una strategia targetizzata e creativa, utilizzando messaggi diretti per raggiungere la tua target audience e fornire ulteriori informazioni.

Come procedere per organizzare e promuovere un evento su Instagram?

Che si tratti di un piccolo evento privato, di un pranzo, di una conferenza, di una fiera o di un grande evento organizzato in collaborazione con un’altra realtà, Instagram può esserti molto utile!

Potrai infatti utilizzare il canale prima, durante e dopo l’evento per aumentare la consapevolezza generale del tuo marchio, promuovere la partecipazione all’evento, stabilire un forte legame con i tuoi followers e altro ancora.

Per farlo al meglio, è essenziale pubblicare contenuti efficaci che risuonino con la tua target audience. Anche se i contenuti da pubblicare variano a seconda del tipo di evento, molti degli stessi temi restano fondamentali per la promozione di tutti gli eventi.

Non sai da dove cominciare?

Segui queste semplici linee guida qui di seguito per aiutarti a organizzare e promuovere un evento su Instagram. Considera anche di investire in annunci a pagamento per aumentare ulteriormente la visibilità del tuo evento.

Fase 1: pre-evento

Crea un hashtag per l’evento, ma fai delle ricerche prima

Questo è uno dei modi migliori per organizzare i contenuti curati.

Aiuta sia te come organizzatore, sia i partecipanti. L’hashtag unico permette di trovare contenuti accattivanti e vedere tutti i post correlati sia del tuo canale che di altri. Quando crei un hashtag, assicurati di fare una ricerca prima.

Ad esempio, evita hashtag troppo popolari e generici (altrimenti i tuoi post sull’evento si perderanno tra quelli non correlati), ma tieni anche conto di quelli più seguiti e hashtag pertinenti.

Per raggiungere efficacemente la tua audience locale, utilizza anche hashtag locali che possano catturare l’attenzione di chi si trova nelle vicinanze. Una combinazione di hashtag pertinenti è cruciale per ottenere il massimo dal tuo evento.

Per migliorare ulteriormente la tua strategia, partecipa a un evento di formazione dedicato alla promozione su Instagram.

Una volta stabilito il piano, utilizzalo in tutto il materiale informativo dell’evento e nei post su tutti i tuoi social feed. Presto i partecipanti si accorgeranno dell’hashtag e di certo lo useranno anche loro.

Post sull’evento

Prima dell’evento, assicurati di promuoverlo a fondo sul tuo feed e di sfruttare al meglio la tua campagna social!

Potrebbe sembrare un consiglio quasi banale e scontato, ma è facile che il giorno dell’evento arrivi velocemente e sia il momento in cui ti rendi conto che non hai usato tutto il potenziale di Instagram a tuo vantaggio durante la promozione.

Qualche settimana prima, assicurati di pubblicare un post per informare tutti dell’evento e condividere i vantaggi della partecipazione.

Assicurati inoltre di includere qualcosa che invogli l’adesione, come la presentazione di un nuovo prodotto, consulenze gratuite, prestigiosi relatori del settore, co-conduttori, special guest o qualsiasi altra attività esclusiva che l’evento possa offrire.

Le foto che mostrano gli eventi dell’anno precedente, i prodotti in uscita che vengono lanciati sul mercato o le collaborazioni che si instaurano possono accompagnare il post per rafforzare i vantaggi della partecipazione.

Inoltre, puoi spingere i tuoi follower a risponderti o a registrarsi al link nella vostra bio, il che mi porta al prossimo punto…

Includi il link RSVP nel tuo profilo

RSVP è la sigla del francese Répondez, s’il vous plaît, che in italiano significa “Rispondete, per favore”. È normalmente associata ad un invito per un qualsiasi tipo di evento, privato o aziendale che sia e si usa in particolare quando chi organizza l’evento ha bisogno di sapere in anticipo il numero dei partecipanti effettivi.

Assicurati di includere nel tuo profilo un link per permettere agli utenti di registrarsi e ottenere maggiori informazioni sui futuri partecipanti.  

Senza offrire un modo per confermare la partecipazione si perde la possibilità di raccogliere informazioni per i nuovi contatti. Inoltre, si possono anche perdere potenziali partecipanti perché non sanno come registrarsi o non trovano informazioni di facile accessibilità in merito.

Un link che ti permetta di raccogliere almeno i nomi e le e-mail dei partecipanti ti consentirà di organizzare correttamente i materiali (eventuali dispense stampate, cibo e bevande, prenotazione di uno spazio sufficientemente ampio per la conferenza/festa, ecc.)

Anticipare eventuali annunci o sorprese per creare suspence

Come ho già detto, dovrai assicurarti di invogliare il pubblico a partecipare al tuo evento.

La strategia è trovare il giusto equilibrio tra il far sapere ai potenziali partecipanti che ci sarà qualcosa di valore e il comunicare questo valore aggiunto in anticipo senza rivelare troppo.

In questo modo potrai incoraggiare coloro che sono indecisi a registrarsi e a partecipare successivamente all’evento.

A seconda dell’evento, questo può essere realizzato in diversi modi. Ad esempio, se si tratta di un evento aziendale, puoi utilizzare uno dei seguenti escamotage: La presenza di un oratore di fama nazionale/internazionale, ma senza svelare ancora chi sia.

Si può mostrare un’immagine che si riferisce all’argomento di cui parlerà e includere un testo citando il “relatore imperdibile”. Il lancio di un nuovo prodotto. Un’immagine accattivante e con citazioni a caratteri cubitali sull’ultima novità della tua azienda e un testo che inviti i partecipanti a “essere tra i primi a vedere questa nuova tecnologia all’avanguardia quando verrà svelata all’evento”.

Se invece si tratta di una festa potresti annunciare la presenza di un “special guest” famoso, ad esempio un cantate oppure un dj famoso che verrà ad animare la tua festa. In sostanza, hai fatto una ricerca sugli hashtag, hai impostato il link di registrazione delle presenze e sei pronto a usare Instagram per il tuo evento.

Come mantenere alto l’interesse del pubblico di riferimento

Non dimenticare di assicurarti che i clienti in target sappiano della tua presenza in prima persona all’evento!

Nel tuo materiale pre-evento (e-mail, post sui social, link di registrazione, ecc.), assicurati di menzionare la possibilità di seguire l’evento su Instagram e di includere l’hashtag dell’evento.

Potrai anche incoraggiare i partecipanti a unirsi alla conversazione includendo l’hashtag nei loro post e nelle loro storie (vedremo più avanti perché è importante). In particolare, l’uso delle funzionalità delle storie aiuterà a mantenere alta l’attenzione.

Potrai anche creare ottimi contenuti, ma se nessuno sa dove cercarli, non avranno alcun valore.

Pianifica bene i passaggi chiave per assicurarti che tutti gli aspetti della promozione siano coperti, inclusa la condivisione di contenuti su diversi canali.

Inoltre, esplora l’idea di offrire ai partecipanti una attività speciale, che possa invogliarli ulteriormente a prendere parte all’evento.

Può trattarsi di un’altra idea creativa, come un catalogo di video esclusivi o di contenuti prodotti specificamente per l’evento. Considera anche dei consigli sulla promozione per assicurarti di massimizzare la portata della tua iniziativa.

Fase 2: pubblicazione nel giorno dell’evento

Utilizzare le storie

Nell’organizzazione e promozione di un evento su Instagram, le storie sono un ottimo modo per evidenziare i dettagli chiave dell’evento, i quali possono indurre i partecipanti a restare collegati con i tuoi contenuti pertinenti, oltre che a fornire valore a chi se li è persi.

Per eventi di grandi dimensioni come le conferenze, le stories possono incoraggiare un partecipante a visitare uno stand che non aveva considerato o invogliarlo a partecipare alla sessione dell’indomani vedendo il programma dell’evento.

Puoi creare video brevi e video interviste per mantenere alta l’attenzione.

Inoltre, potrai invogliare chi non è riuscito a partecipare quest’anno a presentarsi l’anno prossimo (se si tratta di un evento con cadenza annuale) e potrai anche fidelizzare i partecipanti presenti.

Per esempio, condividendo anticipazioni su attività future o altre brevi interviste.

Puoi in aggiunta usare le storie per condividere annunci importanti, come un cambio di location o di orario, fornendo suggerimenti utili per orientarsi al meglio durante l’evento.

Dietro le quinte in esclusiva

Durante l’evento, potete usare IGTV o le storie per condividere il dietro le quinte esclusivo. Ci sono diversi modi per farlo.

Per gli eventi più grandi, puoi collaborare con un influencer del settore per fare un’Instagram story. Se vuoi avere maggiori informazioni sul potenziale degli influencer per un evento, ti consiglio questo nostro altro articolo.

Puoi anche organizzare un’intervista privata con una persona importante che sarà presente durante la serata.

Qualunque sia la strada scelta, permettere al pubblico di dare un’occhiata dietro le quinte lo fa sentire apprezzato, incluso e come se fosse parte integrante del successo dell’evento.

Non esagerare con i post

È il giorno dell’evento.

Se si tratta di un evento aziendale magari avrai quattro relatori, due prodotti da svelare e una sezione con domande e risposte.

Se invece si tratta di un evento privato, avrai invece un invitato speciale a sorpresa che vuoi annunciare, una gara a premi finali da spiegare oppure un annuncio importante da fare.

In ogni caso, vorrai condividere un post carosello che dica “Ehi, il nostro evento è in corso”! Sebbene tu sia entusiasta di usare Instagram come parte della tua strategia di marketing per l’evento, potresti voler frenare prima di sovraccaricare il tuo canale.

Non vuoi che i tuoi follower ti “unfollowino” o mettano in muto le tue storie e si perdano informazioni importanti solo perché si sono sentiti sopraffatti dalla quantità di contenuti relativi che hai condiviso.

Prepara un piano d’azione, stabilisci quali sono i contenuti migliori per le storie rispetto a un post relativo sul tuo feed.

In breve, stabilisci un programma strategico di pubblicazione e rispettalo. Organizzare e promuovere un evento su Instagram non può essere lasciato al caso!

Fase 3: follow-up post-evento

Raccogliere i punti salienti delle storie

Hai messo insieme un’ottima serie di storie, inserito contenuti curati e contenuti visivi accattivanti, ma 24 ore dopo sono sparite, giusto?

In teoria funziona in questo modo con le storie, ma non deve essere necessariamente così! Utilizzando la funzione highlight di Instagram, potrai scegliere le storie da inserire nel tuo profilo a tempo indeterminato.

A seconda delle dimensioni dell’evento e della quantità di storie catturate, potrai creare un unico highlight per l’intero evento. In alternativa, potrai creare mini highlight separati per diverse caratteristiche, dividendo l’evento in sezioni corrispondenti a diversi momenti o contenuti interessanti.

In questo modo, i partecipanti potranno fare riferimento ai tuoi contenuti interattivi e continuare a trarre valore dalla tua pagina anche dopo la fine dell’evento concluso, grazie a brevi video clip che ne mantengono vivo il ricordo.

Con una buona strategia, il tuo target audience rimarrà coinvolto nel tempo.

Condividere i contenuti dei partecipanti

Ti ricordi quando abbiamo parlato della creazione di contenuti per l’evento? Dopo l’evento, puoi utilizzare gli hashtag relativi per raccogliere i contenuti generati dagli utenti dei partecipanti all’evento.

Cercando l’hashtag in Instagram, potrai trovare tutti i post dei partecipanti e condividere contenuti divertenti e di alta qualità sulle tue storie.

Condividendo i contenuti dei partecipanti, sarai in grado di rafforzare la grande affluenza all’evento e incoraggiare i partecipanti a postare in occasione di eventi futuri, premiandoli per aver usato i tuoi hashtag popolari.

Post di follow-up

Una volta terminato l’evento, non dimenticare di darne notizia nel tuo feed! Per alcuni eventi più piccoli potrebbe non essere necessario un intero post organico dedicato.

Invece, per quanto riguarda gli eventi più grandi, è un ottimo modo per ringraziare i partecipanti e rafforzare i momenti salienti. In aggiunta, con un post o una storia successivi all’evento, potrai rimandare gli utenti a qualsiasi contenuto di follow-up creato, come un post sul blog o un video riassuntivo.

Anche se possono sembrare molte cose da ricordare, pianificando in anticipo e utilizzando il calendario dei contenuti dei social network a tuo vantaggio, potrai creare una strategia di promozione degli eventi su Instagram di grande impatto!

Infine, non dimenticare di usare immagini accattivanti in alta qualità per catturare l’attenzione del tuo pubblico di riferimento e inserisci un senso di urgenza nei tuoi messaggi per stimolare l’interesse.

Usa anche messaggi diretti per coinvolgere in modo più personale i tuoi follower e condividi storie di successo per ispirare e motivare la tua audience.

Come organizzare e promuovere un evento su Instagram: Conclusione

Potresti considerare di creare una serie di post per mantenere alta l’attenzione sul tuo evento, sfruttando hashtag pertinenti e hashtag popolari per massimizzare la visibilità.

Non dimenticare di utilizzare lo strumento di creazione di contenuti per realizzare grafiche e video che si distinguano.

Siamo giunti alla fine della nostra piccola guida per aiutarti a organizzare e promuovere un evento su Instagram al meglio.

Per ulteriori informazioni, non esitare a cercare nuovi strumenti o tattiche, magari integrando un post dedicato con uno strumento di marketing adeguato, per assicurarti che i tuoi contenuti raggiungano i momenti migliori della giornata.

In bocca al lupo e #avantitutta!