Come organizzare un evento di beneficenza
Indice
Organizzare un evento di beneficenza non si allontana molto dall’organizzazione di qualsiasi altro tipo di evento, se non nelle motivazioni sicuramente più nobili più altri piccoli particolari da tenere in considerazione.
Ma da dove partire per organizzare un evento di beneficenza?
Quali sono le cose che non puoi in alcun modo dimenticare e che devi prendere in considerazione?
Andiamole a vedere insieme!
1. Perché organizzare un evento di beneficenza?
Penso, e spero, che tu abbia chiara la risposta a questa domanda. Nel momento in cui decidi di organizzare un evento di beneficenza ci deve essere una causa che tu hai deciso di sposare e che vuoi promuovere proprio grazie a questo evento.
Spesso gli eventi di beneficenza sono collegati a delle specifiche Onlus che hanno un’emergenza in particolare da dover fronteggiare e chiedono aiuto ai singoli cittadini, oppure che vogliono organizzare delle raccolte fondi per portare avanti la loro attività.
Avere ben chiara la motivazione per cui si sta organizzando l’evento di beneficenza è fondamentale per organizzare tutte le altre cose che a questo sono collegate e deve essere ben specificata nel momento in cui si coinvolgono altre persone o enti nel partecipare.
Il perché si organizza un evento di beneficenza è alla base di tutta l’organizzazione successiva, quindi non puoi assolutamente dimenticarlo e trascendere da questo.
2. Quando organizzarlo?
Non esiste un quando.
Si organizza un evento di beneficenza quando ritieni sia necessario organizzarlo.
È un periodo piuttosto problematico per la causa che hai sposato?
Ci sono delle novità di cui vuoi rendere consapevoli dei possibili donatori?
Oppure semplicemente pensi che sia arrivato il momento di sensibilizzare un po’ le coscienze su una determinata tematica?
Diverse possono essere le motivazioni per organizzare un evento di beneficenza e queste determinano anche le tempistiche con cui deve essere organizzato.
Ovviamente cerca di organizzarlo in un orario e in una data dove sai che le persone possano partecipare.
Un evento ad agosto, a meno che non sia organizzato in una località balneare, non avrà molti partecipanti, così come se lo fate in settimana ad ora di pranzo.
Per decidere quando farlo pensa ai tuoi invitati e a quando credi sia più comodo per loro poter partecipare. Dopotutto un evento senza partecipanti è un evento che parte male fin dall’inizio!
3. Chi e come si invita ad un evento di beneficenza?
Gli invitati ad un evento di beneficenza possono essere i più disparati, dipende molto da qual è il suo scopo.
Potete fare un evento di beneficenza aperto a tutti, dove chiunque può partecipare e donare una sua quota oppure potete organizzare un evento di beneficenza solo su invito dove sceglierete accuratamente i partecipanti.
Solitamente agli eventi di beneficenza si invitano persone che possano dare un contribuito concreto alla causa, sia questo economico o intellettuale, oppure che possano essere di “rappresentanza” e quindi invogliare altre persone a partecipare.
Nel momento in cui decidi di fare un evento su invito devi ben specificare sull’invito di cosa si tratta: è una raccolta fondi? È un evento di sensibilizzazione? Ci saranno degli interventi autorevoli? Devi assolutamente comunicarlo!
Un fac simile di invito per un evento di beneficenza potrebbe essere:
Sei invitato il giorno _______ alle ore ________ presso _________
alla raccolta fondi per __________.
Interverranno anche _________ e ___________
A seguire buffet.
A presto
_______
Perché ti consiglio di scrivere chi parlerà e che ci sarà un buffet? Perché questo sarà d’aiuto all’invitato per capire come si articolerà l’evento fin dall’inizio.
L’invitato deve sapere quello che andrà a fare e come questo sarà declinato durante tutto il corso della giornata.
Vuoi invece fare un evento aperto a tutti?
Ti consiglio di usare sia il vecchio modo di sponsorizzare, ovvero facendo delle locandine che verranno affisse nei posti che più vengono frequentati dai tuoi invitati e di creare un evento su Facebook in modo che la voce si diffonda il più possibile.
Per fare delle locandine rivolgiti a dei professionisti, ci sono molte tipografie come Flyeralarm che lavorano online dove potrai creare le tue locandine e fartele spedire dove ti rimane più comodo.
Per gli eventi di Facebook invece la cosa è più complessa, non tanto per la creazione in sé per sé quanto per la sponsorizzazione per un pubblico che potrebbe essere interessato, in questo articolo trovi una piccola guida per farlo.
4. Cosa succede in un evento di beneficenza?
Solitamente gli eventi di beneficenza vengono organizzati per raccogliere dei fondi, per fare questo però bisogna sensibilizzare gli ospiti alla causa, e il modo migliore è far parlare qualcuno di autorevole sull’argomento.
Possono succedere diverse cose durante un evento di beneficenza, dipende tu come vuoi impostarlo, ad esempio puoi organizzare:
- una cena
- una conferenza
- una mostra
- un concerto
- un’asta
- una pesca di beneficenza
Qualora tu voglia dare la possibilità di fare delle donazioni durante la serata devi anche dare direttive precise su come queste dovrebbero avvenire, ad esempio preferisci che vengano raccolti dei contanti in una cassetta? O vuoi che si facciano dei bonifici a un conto in banca?
A seconda del tipo di evento che decidi di organizzare poi ci saranno altre decisioni da prendere, ad esempio se decidi di organizzare una conferenza dovrai avere un presentatore, e se riesci ad ingaggiare qualcuno di famoso vedrai che le persone che vorranno partecipare aumenteranno.
Se vuoi organizzare una mostra accertati che ci sia qualcuno che ti offra le sue opere, ad esempio molto frequente è organizzare delle mostre fotografiche di beneficenza, chiedendo ovviamente al fotografo in questione se ha voglia di partecipare.
Nel caso della cena di beneficenza invece quello che più frequentemente si fa è includere la donazione nel costo del biglietto della cena. Quindi si invitano un tot di persone o mettono in vendita un tot di biglietti e il prezzo pagato include il costo della cena ma anche quello di una donazione.
Nel caso dell’asta invece devi trovare degli oggetti da mettere all’asta. Se stai organizzando una cosa molto in grande puoi rivolgerti a personaggi famosi che per la buona causa mettono a disposizione dei loro oggetti personali, altrimenti puoi rivolgerti ai negozi e chiedere se hanno degli oggetti di cui vogliono disfarsi che ti regalano per questo evento.
5. Dove organizzarlo?
Una volta deciso che tipo di evento vuoi fare e dopo aver fatto una stima di quante persone prenderanno parte puoi pensare alla location dove farlo svolgere.
Questa deve essere adatta alle tue esigenze, se stai organizzando una conferenza ti servirà un centro congressi, se invece vuoi organizzare un concerto una sala concerti così come se vuoi organizzare una cena avrai bisogno di una sala dove poter cenare.
Tutte le location di cui hai bisogno in tutta Italia le trovi sul sito di Meeting Hub, basta che imposti quello che cerchi e dove lo cerchi.
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6. Cosa fare durante un evento di beneficenza?
Tu organizzatore, durante l’evento di beneficenza, devi assicurarti che tutto si svolga per il meglio e che gli invitati siano a loro agio e contenti di partecipare.
Per fare questo hai bisogno di una grande squadra alle spalle che devi prontamente istruire prima dell’evento.
Per questo motivo ti consiglio di organizzare delle riunioni prima dell’evento dove impartire i compiti e fare in modo che tutti sappiano quello che devono fare.
Nel momento in cui organizzi un evento tutto deve andare per il meglio, e devi anche considerare tutte quelle cose che potrebbero non andar bene in modo tale che tutto il tuo staff sia ben preparato e sappia come comportarsi.
Ti faccio un esempio: al tuo evento possono partecipare solo coloro che hanno comprato i biglietti. Se arriva qualcuno senza biglietto va direttamente mandato via o si possono tenere un tot di posti da vendere sul momento?
Oppure se c’è una lista degli invitati chi non è in lista deve essere mandato via oppure devi essere chiamato perché potrebbe esserti sfuggito?
Queste e tante altre sono le domande che ti devi fare prima che il tuo evento sia iniziato, in modo tale da permettere al tuo staff di comportarsi e portare avanti le cose come tu vorresti.
Un altro tuo compito come organizzatore dell’evento è quello di intrattenere gli ospiti, accoglierli, controllare che tutto si stia svolgendo per il meglio. Ricorda che il tuo compito finisce solo quando l’evento è concluso.
7. Come determinare se il tuo evento è stato un successo?
Per determinare se l’evento di beneficenza è stato un successo o meno devi porti degli obiettivi prima che questo inizi.
Cosa vuoi ottenere con il tuo evento? Vuoi raccogliere fondi? Vuoi che le persone vengano informate di qualcosa? Vuoi vendere un tot di biglietti? Vuoi che partecipino un certo numero di persone?
Basta porsi un obiettivo durante il proprio evento di beneficenza e una volto concluso vedere quanto ci si è avvicinati a questo.
Il mio consiglio è di porre degli obiettivi realistici. È inutile puntare estremamente in alto a cose che sarà impossibile raggiungere. Molto meglio porsi degli obiettivi concreti che sei consapevole di poter raggiungere.
Un altro criterio per determinare se il proprio evento di beneficenza è stato un successo o meno è il confronto con gli eventi passati o futuri.
Se in passato avete organizzato un evento simile e questa volta vi siete superati allora il vostro attuale evento sarà stato sicuramente un evento di successo.
E poi parla con gli ospiti stessi: cosa ne pensano? Si sono trovati bene? Tornerebbero ad un evento organizzato da te? Anche questo è indice di un evento ben riuscito o meno!
Queste sono solo alcune delle domande che ci si pone nel momento in cui si vuole organizzare un evento di beneficenza, se te ne vengono in mente altre scrivile pure nei commenti e cercherò di darti una risposta!
Per ora ricorda che l’importante è decidere che tipo di evento vuoi organizzare e cosa vuoi far fare ai tuoi ospiti, una volta deciso questo il resto diventano decisioni facilissime da prendere!
Allora cosa aspetti?
Secondo me sei pronto per organizzare un evento di beneficenza perfetto!
