Sei una struttura ricettiva o un centro convegni e vorresti implementare la tua offerta con dei pacchetti per sale meeting pensati ad hoc per i tuoi clienti?

Se stai cercando dei consigli su come comporre questi pacchetti e cosa proporre, sappi che sei nel posto giusto.

Proseguendo con la lettura troverai infatti alcuni dei servizi che puoi facilmente proporre ai tuoi ospiti come aggiuntivi al semplice noleggio delle sale meeting a disposizione.

Cosi facendo avrai tre soluzioni in più per proporre i tuoi spazi al cliente:

  • noleggiandole con una quota a partecipante;
  • mantenendo sempre un prezzo a sala ma chiedendo di assicurarti un numero minimo di partecipanti ( da scegliere a seconda della qualità e quantità del servizio offerto in aggiunta);
  • proponendo semplicemente uno sconto (ad esempio su pernottamento o pranzo/cena presso la struttura) a favore dei vari ospiti dell’evento a fronte di un noleggio sale.

Ma ora basta chiacchiere!

Buona lettura!

Quali servizi aggiuntivi?

Servizi Aggiuntivi

Offrire degli ottimi pacchetti per sale meeting significa offrire il meglio dei servizi che disponiamo presso le nostre strutture, per valorizzarle nella totalità dell’offerta.

I servizi che potresti proporre sono parecchi e variano a seconda della tipologia di struttura che hai a dispozione.

Vediamo ora insieme alcuni di quelli che puoi aggiungere all’interno di un pacchetto per sale meeting:

  • aiuto nell’organizzazione dell’evento, ossia un event planner professionista;
  • parcheggio compreso e/o riservato;
  • materiale da cancelleria;
  • utilizzo del wi-fi e/o di postazioni computer;
  • staff per attività di team building;
  • servizio catering;
  • pranzo e/o cena inclusi;
  • pernottamento gratuito per i relatori;
  • sconti su pernottamenti per i partecipanti.

Aiuto nell’organizzazione dell’evento

Pacchetti Sale Meeting Aiuto Staff

Ti sarà capitato più di una volta di ricevere richieste di preventivo per il noleggio di sale meeting.

In molti casi gli organizzatori sono dipendenti dell’azienda organizzatrice che nella vita quotidiana si occupano di altro.

Sono quindi inesperti e hanno un sacco di domande da porre a te che gestisci una struttura che giornalmente accoglie eventi di tutti i tipi.

Molto probabilmente tu, per cortesia e attenzione al cliente, lo avrai aiutato con qualche piccolo consiglio che potesse indirizzarlo sulla strada giusta.

Allora perché non proporre un pacchetto che comprenda il supporto di un vero organizzatore di eventi?

Sarà conveniente per entrambi:

  • per te: che non dovrai rispondere a domande frammentarie che arrivano nei momenti più improbabili della giornata;
  • per il cliente: che sicuramente troverà una persona competente e completamente conscia di cosa si possa nel concreto realizzare negli spazi prenotati.

Parcheggio

Parcheggio Riservato Pacchetti per Sale Meeting

Qual è il primo problema che si pone una persona che raggiunge il luogo dove si terrà un evento al quale deve partecipare?

Il parcheggio, ovviamente!

Ecco perché potresti sfruttare questa necessità, condivisa da chiunque si sposti con mezzi propri, per offrire pacchetti per sale meeting che comprendano la possibilità di parcheggiare gratuitamente.

Se sei tra i fortunati ad avere un parcheggio interno alla struttura non farai altro che segnalarlo e metterlo a disposizione degli ospiti.

Se invece non hai questa possibilità allora ti consiglio di stipulare contratti di collaborazione con parcheggi privati nelle vicinanze.

Essere certi che la propria vettura sia al sicuro permetterà agli ospiti di godersi tranquillamente l’evento, senza alcuna preoccupazione.

Se poi ne hai la possibilità, potresti anche pensare di riservare un numero di parcheggi pari al numero di partecipanti che ne hanno bisogno.

Sono certa che non hai bisogno di credere alle mie parole per sapere che sarà sicuramente un servizio graditissimo!

Materiale da cancelleria

Materiale Cancelleria Pacchetti per Sale Meeting

Si lo so, siamo nell’era digitale e oramai tutti possiedono uno smartphone, un tablet o un portatile.

Probabilmente per molti è più congeniale prendere appunti tramite uno di questi dispositivi.

Ma a seconda della tipologia di evento per cui offri i tuoi spazi, potresti anche pensare di offrire nel pacchetto del materiale da cancelleria.

Il consiglio in più: apponi il logo della tua struttura e consegna il materiale ai partecipanti.

Un piccolo gesto di accoglienza che sicuramente qualche smemorato che ha dimenticato una penna o un foglio, gradirà!

In questo modo gli ospiti porteranno a casa qualcosa che ricordi loro della tua struttura.

Si tratta pur sempre un modo per diffondere il tuo brand al di fuori del tuo business.

Wi-Fi e Postazioni Computer

Postazioni Computer Pacchetti per Sale Meeting

Se la tua struttura ne possiede, potresti pensare di offrire l’utilizzo di postazioni con computer soprattutto se si tratta di un evento digital.

Offrire la rete Wi-Fi ai partecipanti all’evento è ormai un must have per tutte le strutture. Inutile dirti che è la prima cosa che chiedono gli ospiti quando arrivano in struttura.

Trovare all’interno della sala riunioni dei pc da utilizzare durante il meeting è di sicuro un grande vantaggio, soprattutto per chi non dispone di un portatile.

Si tratta di un aspetto utile e da non sottovalutare anche in caso di meeting o conferenze che siano state organizzate per la presentazione di un nuovo software.

Il software da presentare sarà in questo caso installato suoi tuoi pc e il suo utilizzo facilmente mostrato e spiegato a tutti i presenti.

Anche la possibilità di utilizzare una rete Wi-Fi rapida e costante è un vantaggio per un uomo d’affari.

Avendola a disposizione potrà infatti:

  • inviare dati in modo più rapido;
  • non utilizzare la propria connessione;
  • consumare meno la batteria del proprio dispositivo.

Staff per attività di team building

Staff Team Building

Un servizio spesso molto richiesto negli ultimi anni è quello di organizzare attività di team building.

Ti sarà sicuramente capitato.

L’organizzazione di team building aziendali sono spesso affidati a referenti aziendali privi di esperienza.

Ecco perché, proponendogli i tuoi spazi, potresti pensare anche ad un pacchetto che preveda l’offerta di uno specialista.

I professionisti del settore non solo sottoporranno al tuo cliente delle proposte concrete e realizzabili ma lo seguiranno durante lo svolgimento. delle attività.

Attraverso l’utilizzo di professionisti del settore da te direttamente consigliati, potrai con il tempo diventare un guru nel campo delle attività di team building!

Servizio catering

Coffee Break Pacchetti per Sale Meeting

All’interno dei pacchetti per sale meeting che presenterai ai tuoi clienti non dimenticarti di inserire una quotazione legata alla possibilità di usufruire di un catering di fiducia.

Come dicevo all’inizio potrai – soprattutto in questo caso – scegliere di far pagare al tuo cliente una somma a partecipante.

Ciascun ospite del meeting potrà in questo modo usufruire del servizio coffee break o del catering in modo libero senza alcun sovrapprezzo.

Per il tuo cliente è sicuramente un grande vantaggio!

Non dovrà preoccuparsi di andare alla ricerca di un catering, ma sarai tu stesso ad assicurargli un servizio di qualità.

Pranzo e/o cena inclusi

Pranzo Aziendale

Lo stesso identico discorso, con un prezzo sicuramente diverso, lo puoi fare per pranzi e/o cene che i partecipanti faranno durante la durata del meeting.

Se la tua struttura non possiede un ristorante interno puoi invece pensare ad una convenzione speciale con qualche locale che si trova nelle immediate vicinanze.

In questo modo renderai più semplice la ricerca, assicurando comunque una qualità che sia all’altezza del servizio da te offerto.

Pernottamento gratuito per i relatori

Pernottamento per i Relatori Pacchetti per sale meeting

Se sei una struttura ricettiva una mossa vincente è sicuramente quella di offrire un pernottamento gratuito ai relatori del convegno che stanno organizzando presso la tua struttura.

Prepara un’accoglienza calda e premurosa: sarà sicuramente un pensiero gradito, e ti aiuterà a valorizzare non solo le tue sale meeting ma anche l’offerta completa della tua struttura.

Sconti su pernottamenti per i partecipanti

Pernottamento Partecipanti

L’ultimo (ma solo in ordine di presentazione) consiglio che ti voglio dare è secondo me fondamentale da inserire all’interno di un pacchetto meeting!

In caso di eventi che durano più di un giorno, per gli ospiti che provengono da fuori città puoi pensare di creare un pacchetto apposito.

Se la tua struttura possiede anche delle camere puoi pensare di metterle a disposizione dell’organizzazione dell’evento.

Con uno sconto per i partecipanti o un costo di affitto della sala inclusivo di stanze per gli ospiti, se il numero è contenuto.

Potrai assicurarti in questo modo non solo l’utilizzo dei tuoi spazi adibiti a sale meeting ma anche che buona parte delle tue camere saranno occupate dai partecipanti all’evento.


Cosa ne pensi di queste possibili soluzioni da inserire all’interno di un pacchetto per sale meeting?

Si tratta di un’ottima possibilità per valorizzare la tua struttura in tutte le sue parti.

Inoltre, faciliterai l’organizzazione dell’evento al tuo cliente e, fidati, ne sarà davvero soddisfatto.

Riuscire a mettere a proprio agio i partecipanti ad un incontro di lavoro è uno dei must che ogni organizzatore di eventi deve sempre tenere a mente.

Chi viaggia e partecipa a incontri lavorativi ha già migliaia di impegni e scadenze da rispettare.

Il non dover pensare a nient’altro sarà sempre apprezzato!

Spero avrai trovato utili i miei consigli! Se ne hai bisogno di altri, non esitare a contattare la nostra chat o a cercare quello di cui hai bisogno all’interno del nostro blog!