Sei una struttura ricettiva o un centro convegni e vorresti implementare la tua offerta con dei pacchetti per sale meeting pensati ad hoc per i tuoi clienti?
Se stai cercando dei consigli su come comporre questi pacchetti e cosa proporre, sappi che sei nel posto giusto.
Infatti proseguendo con la lettura troverai alcuni servizi che puoi facilmente proporre ai tuoi ospiti come servizi aggiuntivi rispetto al noleggio delle sale meeting.
Ti prospetto tre soluzioni in più per proporre i tuoi spazi al cliente:
- noleggiarle con una quota a partecipante
- mantenere sempre un prezzo a sala, chiedendo però di assicurarti un numero minimo di partecipanti (da scegliere a seconda della qualità e quantità del servizio offerto in aggiunta)
- proporre semplicemente uno sconto (ad esempio su pernottamento o pranzo/cena presso la struttura) a favore dei vari ospiti dell'evento a fronte del noleggio sale
Ma ora basta chiacchiere!
Buona lettura!
Quali servizi aggiuntivi?
Proporre dei pacchetti per sale meeting è un'ottima idea per offrire il meglio dei servizi di cui si dispone, valorizzando la location con un'offerta completa.
I servizi che potresti proporre sono parecchi e variano a seconda della tipologia di struttura di cui disponi.
Vediamone ora alcuni tra quelli che puoi aggiungere all'interno di un pacchetto per sale meeting:
- aiuto nell'organizzazione dell'evento, ossia un event planner professionista
- parcheggio
- materiale di cancelleria
- utilizzo del wi-fi e/o di postazioni computer
- staff per attività di team building
- servizio catering
- pranzo e/o cena inclusi
- pernottamento gratuito per i relatori
- sconti sui pernottamenti per i partecipanti
Aiuto nell'organizzazione dell'evento
In molti casi gli organizzatori sono dipendenti dell'azienda organizzatrice e nella vita quotidiana si occupano d'altro.
Sono quindi inesperti e hanno un sacco di domande da porre a te che gestisci una struttura che giornalmente accoglie eventi dello stesso tipo.
Molto probabilmente tu, attento e disponibile verso i clienti, li avrai spesso aiutati con qualche piccolo consiglio che potesse indirizzarli sulla strada giusta.
Allora perché non proporre un pacchetto che comprenda il supporto di un vero organizzatore di eventi?
Sarà conveniente per entrambi:
- per te: che non dovrai rispondere a continue domande che arrivano nei momenti più improbabili della giornata
- per il cliente: che avrà a disposizione una persona competente, in grado di realizzare le soluzioni migliori per gli spazi prenotati
Parcheggio
Qual è la prima domanda che si pone una persona che raggiunge il luogo dove si terrà un evento al quale deve partecipare?
"C'è il parcheggio ?", ovviamente!
Ecco perché potresti sfruttare questa necessità, condivisa da chiunque si sposti con mezzi propri, per offrire pacchetti per sale meeting che comprendano la possibilità di parcheggiare gratuitamente.
Se sei tra i fortunati ad avere un parcheggio interno alla struttura non farai altro che segnalarlo e metterlo a disposizione degli ospiti.
Se invece non hai questa possibilità, allora ti consiglio di stipulare contratti di collaborazione con parcheggi privati nelle vicinanze.
Essere certi che la propria vettura sia al sicuro permetterà agli ospiti di godersi l'evento senza alcuna preoccupazione.
Se poi ne hai la possibilità, potresti anche pensare di riservare un numero di parcheggi pari al numero di partecipanti che ne hanno bisogno.
Sarà un servizio graditissimo!
Materiale di cancelleria
Si lo so, siamo nell'era digitale e oramai tutti possiedono uno smartphone, un tablet o un portatile.
Probabilmente per molti è più congeniale prendere appunti tramite uno di questi dispositivi.
Ma a seconda della tipologia di evento per cui offri i tuoi spazi, potresti anche pensare di offrire nel pacchetto del materiale di cancelleria.
È un piccolo gesto di accoglienza che sicuramente qualcuno che preferisce usare carta e penna, ma li ha dimenticati, gradirà!
Un consiglio: fai apporre il logo della tua struttura su tutto il materiale per i partecipanti, in questo modo ricorderai loro il nome della tua location anche dopo l'evento.
Si tratta di un modo in più per diffondere il tuo brand...
Wi-Fi e Postazioni Computer
Offrire la rete Wi-Fi ai partecipanti all'evento è ormai un must have per tutte le strutture; inutile dirti che, dopo il parcheggio, è la prima cosa che gli ospiti chiedono quando arrivano in struttura.
La possibilità di utilizzare una rete Wi-Fi gratuita e rapida è un vantaggio per un uomo d'affari.
Avendola a disposizione potrà infatti:
- inviare dati velocemente
- non utilizzare i giga della propria connessione internet
- consumare meno la batteria del proprio dispositivo
In merito alle postazioni computer, averne a disposizione all'interno della sala riunioni e poterle utilizzare durante il meeting è di sicuro un grande vantaggio, soprattutto per chi non dispone di un portatile.
Si tratta di un aspetto utile e da non sottovalutare anche in caso di meeting o conferenze che siano state organizzate per la presentazione di un software.
Ad esempio, mettiamo il caso che tu debba descrivere ai partecipanti le caratteristiche e i vantaggi di un nuovissimo programma, che però ha bisogno di essere installato sul pc.
Se tu non hai un portatile e in aula non è presente alcun dispositivo, non lo puoi fare. Se, invece, ci sono delle postazioni pc puoi utilizzarne una, installarlo e spiegare subito il suo funzionamento a tutti.
Un vantaggio non da poco, non credi?
Staff per attività di team building
Un servizio molto richiesto negli ultimi anni è quello relativo all' organizzazione di attività di team building.
L'organizzazione dei team building aziendali a volte è affidata a referenti aziendali privi della necessaria esperienza.
Ecco perché, proponendo i tuoi spazi, potresti pensare anche ad un pacchetto che preveda l'offerta di un professionista.
I professionisti del settore non solo sottoporranno al tuo cliente delle proposte concrete ed eccellenti ma lo seguiranno durante tutto l'evento.
Servizio catering
All'interno dei pacchetti per sale meeting che presenterai ai tuoi clienti non dimenticarti di inserire una quotazione legata alla possibilità di usufruire di un catering di fiducia.
Come dicevo all'inizio, potrai scegliere di far pagare al tuo cliente una somma a partecipante.
Ciascun ospite del meeting potrà, in questo modo, usufruire del servizio di coffee break o del catering in modo libero senza alcun sovrapprezzo.
Per il tuo cliente è sicuramente un grande vantaggio!
Non dovrà preoccuparsi di andare alla ricerca di un catering: sarai tu stesso ad assicurargli un servizio di qualità.
Pranzo e/o cena inclusi
Lo stesso discorso, con un prezzo sicuramente diverso, lo puoi fare per pranzi e/o cene che i partecipanti faranno durante la durata del meeting.
Se la tua struttura non possiede un ristorante interno puoi invece pensare ad una convenzione speciale con qualche locale che si trova nelle immediate vicinanze.
In questo modo renderai più semplice la ricerca, assicurando comunque una qualità che sia all'altezza del servizio da te offerto.
Pernottamento gratuito per i relatori
Una mossa vincente potrebbe anche essere quella di offrire un pernottamento gratuito ai relatori del convegno.
Un'accoglienza calda e premurosa sarà sicuramente gradita e ti aiuterà a valorizzare non solo le tue sale meeting ma anche l'intera offerta della tua struttura.
Sconti su pernottamenti per i partecipanti
L'ultimo (ma non in ordine di importanza) consiglio che ti voglio dare è fondamentale e da inserire all'interno di un pacchetto meeting!
In caso di eventi che durano più di un giorno, per gli ospiti che provengono da fuori città puoi pensare di creare un pacchetto apposito.
Se la tua struttura possiede anche delle camere puoi pensare di metterle a disposizione per l'evento, con uno sconto per i partecipanti o un costo di affitto della sala inclusivo di stanze per gli ospiti, se il numero è contenuto.
In questo modo potrai assicurarti non solo l'utilizzo dei tuoi spazi ma anche l'occupazione di buona parte delle tue camere.
Cosa ne pensi di queste possibili soluzioni da inserire all'interno di un pacchetto per sale meeting?
Si tratta di un'ottime possibilità per valorizzare la tua struttura in tutte le sue parti.
Inoltre, faciliterai l'organizzazione dell'evento al tuo cliente e, fidati, ne sarà davvero soddisfatto.
Riuscire a mettere a proprio agio i partecipanti ad un incontro di lavoro è uno dei must da tenere sempre a mente.
Chi viaggia e partecipa a incontri lavorativi ha già moltissimi impegni e scadenze da rispettare, il non dover pensare a nient'altro sarà molto apprezzato!
Spero avrai trovato utili i miei consigli! Se te ne servono altri, non esitare a contattare la nostra chat o a cercare quello di cui hai bisogno all'interno del nostro blog!