Per organizzare un evento di successo non puoi sottovalutare i social media! Sviluppa il social engagement del tuo evento e diventa virale!

Chi è abituato ad organizzare eventi, sa che non passano inosservati i dettagli. Il passaparola (sia di complimenti che di critiche) nella nostra epoca è immediato.

Devi sfruttare questa velocità e trarne vantaggio per diventare popolare, farti conoscere e, soprattutto… apprezzare!

Come puoi rendere, quindi, quello che stai vivendo ancora più social? Devi creare un sistema di condivisione istantanea divertente ed efficace. Eccoti una rapida guida per coinvolgere fin da subito i partecipanti ed aumentare il tuo social media engagement.

Come creare Social Buzz

Il Social Buzz racchiude tutte le attività e le modalità non convenzionali che nel mondo del marketing on line generano “ronzio”… insomma, il passaparola! Come aumentarlo? Ecco 3 consigli!

1.   #hashtag contro #hashtag

hashtag

Chi partecipa al tuo evento deve essere messo nella condizione di condividere nella maniera più semplice le proprie sensazioni, emozioni ed impressioni sulla fantastica giornata che gli hai organizzato. I tuoi ospiti ti aiuteranno a migliorare la tua strategia di marketing senza nemmeno saperlo!

Per fare ciò, serviti innanzitutto del tuo Team Social per inventare un hashtag originale e di immediata comprensione.

Un #hashtag che funzioni deve essere:

  • Facile da ricordare
  • Contenere il nome del tuo brand
  • Avere un richiamo all’evento

Serve un gioco di parole con i fiocchi!

Utilizza un hashtag potente, divertente e non troppo specifico. È la guerra degli hashtag, ogni giorno milioni di parole vengono incastrate per… incastrare gli altri!

Un hashtag per per domarli, uno per trovarli, uno per ghermirli e nel buio incatenarli. Ok, forse ho esagerato un po’… ma il concetto è questo!

Esempio: la tua azienda (Team G) organizza un team building all’aperto appositamente creato per i dipendenti di un’impresa farmaceutica. L’hashtag di riferimento deve contenere un gioco di parole per attirare l’attenzione sull’esperienza vissuta grazie a te. In questo caso potrebbe essere #TeamGpharmagame. È solo un esempio ma se vuoi usalo! 😛

Inutile dire che crearne uno simile a #TeamGorganizzagiochiperimpresefarmaceutiche non ha senso di esistere.

A questo punto rendi visibile l’hashtag ovunque. Più sarà visibile meglio è.

Va su tutto il materiale informativo che verrà consegnato durante l’evento. A cominciare dalla guida inviata ai partecipanti per raggiungere la location, per assurdo potresti anche stamparlo sulle magliette dei parcheggiatori!

È importante abbondare e riempire l’occhio del tuo cliente. Il tema del tuo hashtag deve rimbalzargli in testa come un motivetto natalizio o la sigla dei cartoni di quando eri piccolo e che ancora canticchi. Ed è così che i tuoi ospiti cominceranno a farsi un’idea della portata del tuo evento e crescerà in loro la voglia di condividerlo.

Pensa alle canzoni spagnole d’estate, quelle struggenti ma con una melodia allegra, quelle che fischietti ancora verso Capodanno. Un hashtag deve essere così.

Dove inserirlo? Ovunque, ma soprattutto qui:

  • pagina ufficiale dell’evento: non l’hai creata? Scherzi? Corri a rimediare!
  • pagina ufficiale dell’azienda: ovviamente va di pari passo con le tue attività, quindi è ovvio
  • banner: qualche annuncio qui e là non fa mai male
  • striscioni: non solo decorano, ma personalizzano la sala
  • badge nominativi dei clienti: personalizzazione e pubblicità, due piccioni con una fava
  • mappa stradale: vedo già la story su instagram mentre arrivano alla location
  • gadget: forse il più scontato… e duraturo. Se scegli un gadget intelligente ed utile, girerà di mano in mano per un bel po’
  • stoviglie utilizzate per il break: questo è un tocco carino di attenzione ai dettagli

È soprattutto nella comunicazione pre-evento che l’hashtag scelto deve essere presentato ed impostato come hashtag ufficiale dell’occasione. Così che possa raccogliere tutto il bacino social interessato. È molto importante informare il proprio target di riferimento attraverso tutte le piattaforme social (in fase di pubblicizzazione) per così riuscire ad intercettare altri potenziali follower.

L’utilizzo dell’hashtag ha proprio questa specifica funzione, ottimizzala in fase pre-evento per assicurarti un certo numero di seguaci.

Utilizzare un hashtag ufficiale ti consente inoltre di monitorare l’andamento social del tuo evento in modo veloce ed istantaneo. Potrai così controllare quali sono i trend topic più seguiti della tua programmazione editoriale, cioè le tendenze che vanno di moda rispetto la tua attività, ma anche e soprattutto le situazioni di maggiore interesse ed ottenere così un riscontro immediato sulla tua strategia social.

2.   Social wall

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Se parliamo di come incoraggiare una persona a fare qualcosa, qualsiasi cosa, certamente il modo migliore per farlo è creare una situazione divertente ed originale in grado di accendere la sua curiosità: il gioco e la competizione sono l’ideale.

Puoi innanzitutto pensare ad un concorso social per la vincita di un premio o un riconoscimento da consegnare a fine giornata. Se il tuo evento riguarda la presentazione di un nuovo prodotto, puoi incoraggiare la condivisione sui social mettendo in palio per il miglior post della giornata:

  • un abbonamento alla tua nuova rivista di settore
  • un campione dei tuoi migliori prodotti
  • la partecipazione ad un evento esclusivo correlato ecc

Ciò ti consentirà ti aumentare la cosidetta awareness, cioè la fidelizzazione degli utenti al tuo brand, e di incrementarne la risonanza ed il passaparola. E, non da sottovalutare… ad un costo quasi nullo.

Un vero e proprio contest può anche aiutarti non solo con l’engagement o la pubblicità:

  1. Puoi misurare la quantità delle interazioni: puoi vedere chi interagisce con la tua attività e quindi definire il tuo target ed avvicinarti a alle sue esigenze specifiche
  2. Sfruttare la creatività dei contenuti: potresti trovare idee nuove ed originali anche da parte di chi scrive e condivide emozioni

Ad attirare i clienti è sicuramente la ricompensa, ma anche la gratuità. Dai lo sappiamo che anche tu rispondi a domande assurde su facebook:

Ma i pinguini hanno le ginocchia? Rispondi e partecipa al concorso. Vinci anche tu un fantastico viaggio a Miami!

Non so te, ma io rispondo sempre a tutto! Anche dovessi vincere un lima unghie per gatti.

Addirittura un gioco social può diventare esso stesso parte integrante della tua programmazione. Ad esempio un team building. Puoi organizzare una caccia al tesoro a squadre, poi dare le chiavi per una soluzione importante del gioco alle squadre che ottengono più visualizzazioni durante la diretta di una prova divertente.

Incoraggiare la condivisone di un post su Twitter, su Facebook o una fotografia su Instagram è quindi tanto più facile quanto più la persona è coinvolta a livello emozionale. Il tuo cliente deve pensare che è bello pubblicare una notizia relativa al tuo evento perché sta vivendo una situazione particolare che vuole far conoscere agli altri. Oppure è coinvolto in una conversazione che lo stimola all’approfondimento.

E qui interviene la predisposizione di un Social Wall. Letteralmente è una parete sociale dove trasmettere in tempo reale i contenuti pubblicati dai partecipanti tramite i social network, permettendogli una visibilità ancora maggiore. I post dei tuoi utenti che utilizzeranno l’hashtag ufficiale saranno visibili sul grande schermo accanto al nome del tuo brand. È una grande opportunità da sfruttare per poter rendere il tuo marchio ancora più forte.

Abbiamo giusto parlato di Social Wall in questo articolo: Social Wall: cosa sono

È un vera e propria call to action: inviti gli ospiti a fare, ad essere i protagonisti dell’evento. Non il brand, non il prodotto, non tu che organizzi, loro sono i protagonisti.

È come accorgersi di essere ripresi dalla telecamera durante una partita alla stadio, con tutte le dovute proporzioni, ma l’effetto è lo stesso: sorpresa, divertimento e coinvolgimento.

3.   Speaker, influencer e contributor

Vediamo nel dettaglio il ruolo di queste tre figure social:

Speaker

Una volta avviato, un evento vive di se stesso. Ecco perché la scelta degli speaker è importante. Selezionare i relatori giusti è fondamentale.

Possono essere interessanti per motivi diversi, ad esempio:

  • Esperti nel loro campo: è ovvio che sentir parlare Cannavacciuolo di pasta e pizza è diverso che sentirne parlare dalla D’Urso
  • Carismatici: un po’ come a scuola. Te lo ricordi quello che studiava poco ma che “la sapeva raccontare” ecco, lui sarebbe perfetto

Visto che cerchiamo un modo per aumentare le condivisioni di social engagement… perché non stimolare anche gli speakers con una classifica?

Mostrando sul Social Wall una classifica in tempo reale di quali sono gli speakers più popolari, potresti offrire la possibilità di votare il proprio speaker preferito con likes, tweet, reazioni di facebook. Anche questo può diventare un piccolo contest tra i relatori, quindi sarebbe bello mettere in palio qualcosa.

Influencer

Un’altra occasione che non devi perdere è coinvolgere gli influencer.

Non c’è bisogno di sborsare una fortuna per avere una story su Instagram di Chiara Ferragni: l’ultima tendenza sono i micro influencer. Cioè ragazzi e ragazze che sono famosi nel loro territorio o nel loro campo, senza però essere milionari.

Alla gente piacciono perché sembrano ancora “acqua e sapone” e sono persone qualunque, non vip dello show business che facendo gli attori… mentono per mestiere. L’autentico ha ancora il suo valore, per cui fai una ricerca nella tua zona e nel tuo settore, invitali, offri loro qualche prodotto e aspetta le stories!

Contributor

Nel mondo dei social si deve tenere conto anche dei contributor. Ma chi sono? Forse la figura meno conosciuta, a questo punto. Rappresentano gli utenti più attivi, sono dei veri e propri alleati degli organizzatori. Diventano event lovers dato il loro volume di commenti e reactions, insomma sono dei produttori di social buzz.

E poi?

Una volta messi in atto questi tre consigli, si devono gestire i diversi momenti dell’evento anche dal punto di vista social. Quindi spostiamoci tra i tempi e vediamo che fare!

Sfrutta il momento break

break

Il break è il momento ideale in cui far scatenare la tua strategia social più mirata. Le persone infatti, durante i momenti di pausa, oltre a rigenerarsi, sono alla ricerca di una conversazione. Di sicuro parleranno e si confronteranno anche rispetto all’evento.

Vogliono capire se le impressioni che hanno provato trovano corrispondenza in quelle degli altri, amano condividere… è un momento di vero scambio perché è automatico, naturale e spontaneo. E li fa sentire parte di qualcosa.

Perché non approfittare di questa naturale propensione per un momento social?

Interviste

Utilizza il tuo social wall per trasmettere le dirette delle interviste ai partecipanti: qui le loro opinioni possono trovare lo spazio per essere condivise e commentate. Creeranno continuamente nuovi argomenti di discussione utili per gli stimoli e il coinvolgimento del pubblico.

Fotografi ufficiali

Predisponi una zona social con alcuni fotografi ufficiali dell’evento, dove gli ospiti possono essere ritratti in situazioni divertenti:

  •  abbracciati ad una mascotte
  • incorniciati in una sagoma
  • con alle spalle il logo del tuo brand

Ricorda che sono le situazioni più originali quelle che ci spingono alla condivisione.

Social media educators

Scegli tra il tuo team social alcune persone con un’ottima predisposizione alle pubbliche relazioni per trasformare il break in un sipario educativo. I tuoi social media educators assisteranno la clientela aiutandoli a migliorare le proprie abilità nell’utilizzo dei social network.

Si creerà così un sistema nascosto di engagement, cioè una fortissima spinta alla condivisione (che se troppo insistente può essere controproducente) addolcita da un beneficio immediato e diretto: l’acquisizione di nuove competenze social grazie ai tuoi tutor.

Il monitoraggio durante l’evento

  • Cerca di rispondere a tutte le domande che vengono poste
  • Rispondi ai commenti in modo pertinente e non sorvolare sulle lamentele, mostrando un’immagine professionale e pronta alla risoluzione dei problemi. Fallo sempre con educazione, anche quando vorresti scrivere tutto in BLOC MAIUSC per chiarire il concetto
  • Controlla quali argomenti sono più discussi e incentivane la condivisione
  • Condividi i post più interessanti di chi partecipa e parla del tuo evento

L’attività di monitoraggio durante un evento, soprattutto se prevedi di utilizzare più social network, non può essere ottimizzata se non con una piattaforma capace di gestire più profili social contemporaneamente.

Ecco che interviene Hootsuite, un’applicazione che ti permette di interagire efficacemente con il tuo pubblico utilizzando nello stesso momento più di 20 account, da un’unica piattaforma e con una sola password. Questa app svolge innumerevoli funzioni:

  • puoi effettuare ricerche per hashtag
  • analizzare i dati di traffico
  • visualizzare le statistiche in tempo reale
  • creare concorsi social
  • rilevare le domande che vengono postate in relazione al tuo evento.

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Il dopo evento

Questi erano i fondamentali passi da seguire per realizzare un efficace social engagement durante lo svolgimento del tuo evento.

Presta però molta attenzione anche alla fase successiva: il dopo-evento è tanto importante quanto l’evento stesso, perché ti consente di avere un riscontro a lungo termine sulla soddisfazione della tua clientela.

  • Aggiungi più dettagli (nuove immagini, interviste esclusive, backstage dell’evento) sui topic di maggior interesse e ripubblica i post di successo: in questo modo alimenterai la condivisione sfruttando l’emozione del ricordo
  • Crea una storia del tuo evento utilizzando un video riassuntivo da lanciare sul tuo canale con tutti gli highlights della giornata, facendo attenzione ad inserire le interazioni social più rilevanti, dai importanza al tuo pubblico e fallo apparire nel video come vero protagonista dell’evento
  • Organizza un sondaggio per valutare l’evento sui social media e stabilire così quali modifiche apportare all’organizzazione dell’evento successivo

Tutto questo è molto divertente, utile, coraggioso, innovativo, moderno… ma può diventare anche molto stressante, sia per te che per i tuoi clienti. Ricorda che la maggior parte delle persone utilizza i social network per puro svago, divertimento, curiosità, competizione e, non da ultimo, narcisismo.

Perciò se stai organizzando un evento che coinvolgerà centinaia di persone (e non una cerchia ristretta di sofisti) sfrutta queste caratteristiche con originalità e trasforma il tuo evento in un affare sociale!

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