Immagina un essere umano con 100 mani. È esattamente come appare un event manager prima e durante il suo grande giorno se non dovesse fare affidamento a strumenti per la pianificazione di eventi

Ogni manifestazione, cerimonia o festa privata necessita di pianificazione,  preparazione e gestione meticolose

Il passaggio dall’offline all’online, inoltre, richiede ancora più risorse a livello digitale come ad esempio sondaggi, aggiornamenti in tempo reale, monitoraggio delle presenze, soluzioni di registrazione online, capacità di recupero dei lead, piattaforme specifiche per l’evento in streaming e così via.

Fortunatamente, c’è qualcosa che rende tutto questo più facile. Integra perfettamente tutto, lo suddivide in parti più semplici e non è altro che una benedizione per gli organizzatori. 

Stiamo parlando dei tool per la gestione degli eventi.

strumenti pianificazione eventi
Crediti: Foto di Jess Bailey Designs by Pexels

Cosa sono gli strumenti di pianificazione eventi?

Gli strumenti di gestione degli eventi sono soluzioni software che consentono agli event planners di svolgere il proprio lavoro in modo più efficace. 

In sostanza, si tratta di una raccolta di funzionalità che coprono tutti gli aspetti della pianificazione: dalla gestione dei partecipanti e biglietteria, alla progettazione e marketing dell’evento, alla registrazione e check-in e oltre.

Esistono anche app dedicate ad aspetti specifici della pianificazione, come:

  • Iscrizione all’evento
  • Vendita biglietti
  • Planimetria
  • Locali
  • Orari
  • Analitica
  • Promozione dell’evento
  • Sondaggi
  • Conteggio partecipanti 
  • Check-in
  • Stampa badge
  • Funnel

Senza questi strumenti gli organizzatori dovrebbero fare più lavoro. 

E come puoi immaginare, un valido tool per eventi consente di risparmiare tempo, energia, fatica. Riduce la pressione sul team e offre soluzioni immediate.

Ma ci sono alcuni aspetti da considerare prima di utilizzare uno strumento di pianificazione di eventi. 

Considerazioni e avvertenze

La tecnologia sta cambiando rapidamente e rimanere aggiornati è un compito difficile per molte persone.

Se acquisti o ti abboni a un software di gestione eventi o a uno strumento on-line, considera questi aspetti:

Il tuo strumento per la pianificazione di eventi è facile da usare?

L’utilità di un sistema di gestione degli eventi dipende dalla sua facilità d’uso. Le funzionalità dovrebbero semplificare il problema, non complicarlo. 

Tutto il team di event planning dovrebbe poter utilizzare gli strumenti in modo efficace, compresi i partecipanti e gli sponsor.

Il prezzo è giustificato per lo strumento di pianificazione?

Il mercato offre soluzioni sia gratuite che a pagamento.

In genere gli strumenti costosi sono dotati di funzionalità avanzate di cui potresti non aver bisogno.

Elenca le funzionalità per te indispensabili e confrontale con i prezzi per scoprire se il tool vale l’investimento.

Lo strumento integra più aspetti?

Scegli uno strumento di pianificazione che fornisca una soluzione di ticketing per eventi.

È possibile un accesso multiplo?

I dati devono essere accessibili a tutti contemporaneamente.

Alcuni strumenti non consentono la comunicazione o la condivisione.

Mi aiuterà a raggiungere i miei obiettivi?

Comprendi i tuoi obiettivi e i problemi che intendi affrontare. Se è disponibile una prova gratuita, approfittane! Metti il tool alla prova per assicurarti che soddisfi le tue aspettative.

Riceverò supporto rapido?

Verifica con quale frequenza viene aggiornato il software o l’app dell’evento. Se non lo aggiornano regolarmente e non risolvono i bug, ci sono alte probabilità che il sistema inizi a rallentare.

Inoltre, in caso di problemi con il software, l’assistenza ti aiuterà a risolverli entro un termine stabilito?

In caso contrario, il problema metterà in attesa tutto il tuo lavoro.

Lo strumento è sicuro e rispetta la privacy?

La sicurezza viene prima di tutto e non è negoziabile.

Se il software di pianificazione degli eventi richiede che le persone inseriscano i propri dati, questi devono essere mantenuti riservati e deve essere rispettata la GDPR.

Leggi e rivedi la pagina privacy del tuo software di pianificazione eventi.

Usi degli strumenti di pianificazione eventi

event planner che usa tool pianificazione eventi
Crediti: Foto di Sam Lion by Pexels

Ecco i modi migliori per utilizzare gli strumenti di event planning:

Analisi e monitoraggio

Una soluzione efficiente per la gestione degli eventi ti aiuterà a tenere traccia di ogni dettaglio e a mantenere un database con tutte le informazioni necessarie come ad esempio le statistiche sulla promozione dei social media, i resoconti dei partecipanti, il programma di marketing, le sedi, i partner e molto altro. 

In questo modo è più facile rilevare gli errori e trovare una soluzione il prima possibile.

Coordinazione

Gli eventi di successo richiedono coordinamento.

Gli strumenti di pianificazione degli eventi possono aiutarti a tenere traccia del lavoro di tutti i dipartimenti e ti permettono la collaborazione e la condivisione in tempo reale delle informazioni. 

Automazione ed efficienza

Il software di gestione degli eventi può salvare i dati dei partecipanti,  permettendoti di inviare aggiornamenti automatici anche riguardo eventi futuri.

Ecco quindi gli strumenti di pianificazione scelti da Meeting Hub per i creatori di eventi che ti permetteranno di gestire un’ampia gamma di esperienze.

I 10 migliori tool di pianificazione eventi

La scelta del giusto sistema di gestione degli eventi può richiedere molto tempo. 

Per aiutarti a rimanere aggiornato sugli strumenti di planning più apprezzati, abbiamo selezionato alcuni dei tantissimi tool di organizzazione eventi presenti sul mercato.

Grazie a questi strumenti, che ti faranno risparmiare tempo, e alle nostre checklist, sarai in grado di pianificare efficacemente qualsiasi evento.

tool per la gestione eventi
Crediti: Foto di Luis Quintero by Pexels

1. AllEvents 

AllEvents è una piattaforma per trovare eventi ottimizzata per i motori di ricerca che ti consente di creare, presentare, commercializzare e vendere biglietti per eventi. 

Caratteristiche principali:

  • Strumenti di marketing automatizzato per eventi come promemoria di prenotazione e follow-up dei lead
  • Progettazione della pagina evento facile e personalizzata
  • Tipi di biglietti illimitati come la registrazione anticipata, codici sconto, biglietti generali o VIP
  • Report approfondito sull’analisi delle vendite di biglietti che include informazioni su lead, vendita di biglietti, check-in e affiliati
  • Moduli personalizzabili per tutti gli organizzatori
  • Opzioni di pagamento diretto tramite più gateway come PayPal e Stripe

2. Boomset

Monitora le presenze agli eventi, integra il check-in, la stampa di badge su richiesta e la gestione dell’elenco degli inviti.

La piattaforma di marketing ti aiuterà anche a raccogliere dati sull’evento e promuoverlo. È un’ottima aggiunta a qualsiasi altra suite per la gestione degli eventi.

Caratteristiche principali:

  • gestione dei partecipanti, 
  • monitoraggio dei partecipanti, 
  • moduli di indagine post evento personalizzabili, 
  • sincronizzazione dei dati, 
  • registrazione dell’evento, 
  • codici QR
  • raccolta delle firme tramite app mobili per la firma di termini e condizioni, NDA
  • notifiche e aggiornamenti in tempo reale per il monitoraggio dei posti disponibili
  • disponibile su cloud e su dispositivi mobili Android e iOS.

3. Cvent

La piattaforma di gestione degli eventi di Cvent semplifica e automatizza l’intero processo di pianificazione degli eventi, sia che si tratti di un evento live, ibrido o virtuale (online).

La registrazione, le procedure di check-in, l’automazione del marketing di riunioni ed eventi, la raccolta dei dati dei partecipanti, e praticamente qualsiasi altra attività che ti viene in mente, sono tutte possibili.

Caratteristiche principali:

  • Menu di navigazione semplice da usare
  • Duplica un vecchio evento per un rapido utilizzo
  • Funzionalità di autoregistrazione in cui i partecipanti apportano modifiche, annullano o richiedono direttamente un rimborso.
  • Monitoraggio anticipato delle frodi per pagamenti protetti
  • Facile integrazione con lo strumento CRM, gli strumenti di automazione del marketing, il software per conferenze Web, i sistemi di ospitalità e di viaggio e il software di monitoraggio delle spese
  • Sondaggio in tempo reale con oltre 100 rapporti standard, monitoraggio dei partecipanti, acquisizione di lead o dashboard in tempo reale per approfondimenti.

4. Eventbrite

Eventbrite è una piattaforma tecnologica di ticketing che assiste nell’organizzazione e nella vendita di biglietti.

Ospita un’ampia gamma di eventi come workshop, concerti, conferenze, festival cinematografici e musicali, ecc.

E può gestire qualsiasi cosa, dalla semplice registrazione e prenotazione dei biglietti alla gestione completa dell’evento.

Caratteristiche principali:

  • Facile iscrizione e costruzione semplice della pagina dell’evento
  • Check-in rapido tramite telefono e check-out sicuro
  • Disponibile come per utenti Android e iOS e su cloud
  • Dati e analisi in tempo reale per gestire la vendita dei tuoi biglietti
  • Integrazione con Facebook, Instagram, Spotify e Surveymonkey
  • Supporto online e chat
  • Pacchetti diversi secondo le tue esigenze

5. Eventzilla

Eventzilla serve per la registrazione di eventi e per il marketing. Consente la creazione di siti web di eventi, il coinvolgimento dei partecipanti, la promozione del tuo evento e la sua gestione.

Caratteristiche principali:

  • menu di navigazione intuitivo
  • app mobile completa con tutte le informazioni necessarie
  • app mobile per tenere traccia di vendite, ricavi e check-in
  • flussi di registrazione multipli e opzioni self-service
  • lista d’attesa e approvazioni automatizzate
  • e-mail di registrazione e promemoria personalizzabili
  • facile incorporamento del sistema di registrazione sul tuo sito web
  • vendita di biglietti sulla pagina Facebook
  • disponibile su Android e IOS

6. Hubb

Cerchi un’esperienza completamente su misura per te?

Questo software offre una personalizzazione totale per la gestione del tuo evento.

Partendo da eventi di persona a quelli virtuali per finire con quelli ibridi, che hanno sempre più preso piede negli ultimi anni.

Caratteristiche principali:

  • registrazione utente semplice e intuitiva
  • creazione agenda per tutti i punti fondamentali dell’evento
  • portale per sponsor ed espositori
  • programmazione staff innovativa
  • strumento per analizzare tutti i dati del tuo evento

7. Monday

Questo tool è diventato un punto fermo per molti event planners. Monday assiste i team nella pianificazione e nell’esecuzione dei progetti in modo collaborativo e tutto può essere organizzato e tracciato in un’unica dashboard.

Caratteristiche principali:

  • schede attività, avvisi automatizzati, flussi di lavoro personalizzati e visualizzazioni della sequenza temporale
  • tutti i tuoi dati in un unico posto
  • interfaccia visiva facile da navigare per monitorare i progressi, la collaborazione e la gestione
  • disponibile su cloud e app mobili (Android e iOS)
  • trovi strumenti e modelli per la pianificazione di eventi come la visualizzazione calendario, grafici, Kanban, mappe e sequenza temporali
  • si integra perfettamente con Gmail, Jira, Google Drive, Google Calendar, Slack, Excel, Trello e altro ancora
  • assistenza clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7
  • conforme ai più elevati standard di sicurezza

8. Oveit

Oveit fornisce una soluzione di pagamento a circuito chiuso per eventi e sedi di eventi.

Viene utilizzato principalmente per festival e convegni in cui è previsto un volume elevato di singoli fornitori o vendite.

Caratteristiche principali:

  • servizio biglietteria per il tuo evento
  • accesso al software per eventi virtuali
  • pagamento elettronico per eventi e location
  • aggiunta di bonus ai tuoi biglietti
  • organizza con facilità la vendita online di biglietti per il tuo evento
  • app su telefono per scannerizzare il biglietto
  • creazione di e-commerce temporaneo per il tuo evento

9. Regpack 

Usa Regpack per personalizzare i moduli di registrazione.

Puoi effettuare il check-in degli ospiti con un dispositivo mobile o consentire loro di effettuare il check-in da soli.

È possibile incorporare il software nella pagina di registrazione del tuo sito web.

Caratteristiche principali:

  • registrazione di gruppo
  • elaborazione crittografata dei pagamenti
  • aggiunta di un carrello per più acquisti
  • checkout rapido con la vendita di prodotti durante l’evento
  • ricezione delle informazioni necessaie degli utenti

10. Social Tables

Social Tables ti offre il meglio dell’approvvigionamento delle sedi, dei diagrammi degli eventi, della gestione degli ospiti e del check-in.

Gli strumenti gratuiti per la pianificazione degli eventi ti consentono di creare diagrammi in scala in pochi minuti.

Caratteristiche principali:

  • mappatura dettagli
  • condivisione dettagli con sedi, clienti e collaboratori
  • gestione ospiti, dai VIP alle richieste di pasti speciali
  • creazione di diagrammi 3d per ottimizzare i tempi
  • sistema CRM per migliorare la redditività del tuo evento

Conclusioni 

Gli strumenti di gestione degli eventi sono un enorme aiuto per gli organizzatori e una soluzione efficace per la maggior parte dei problemi del settore. 

Infatti, con pochi passaggi, questi tool snelliscono e semplificano l’intero processo, facendoti avere un risparmio su tempo e costi.

Ricorda che ti conviene scegliere solo quello con le funzionalità che ti servono effettivamente

E ora che hai letto la guida di Meeting Hub sei pronto a selezionare il miglior software per la gestione dei tuoi eventi?

Ti possiamo anche aiutare a mettere giù la tua checklist per organizzare il tuo evento.

Se hai ancora dei dubbi o altre curiosità sul mondo degli eventi, segui il nostro blog e iscriviti alle Newsletter!

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