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Lettera di ringraziamento per la partecipazione ad un evento

Lettera di ringraziamento per la partecipazione ad un evento Come scriverla e a chi indirizzarla

Lo sapevi che inviare una lettera di ringraziamento per la partecipazione ad un evento a chi vi ha preso parte può aiutarti ad ottenere nuovi clienti e a rafforzare i rapporti con quelli già acquisiti?

Abbiamo già visto in un altro articolo quali sono le strategie e i consigli per scrivere un’ottima lettera di invito ad un evento.

Oggi parleremo invece di lettere di ringraziamento da inviare alle persone che hanno preso parte ad un evento per esprimere la nostra gratitudine in merito alla loro presenza o a quanto hanno fatto per noi.

Perché scrivere una lettera di ringraziamento?

icona ringraziamentoUna cosa è certa: tutti amano essere ringraziati.

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Ricevere una bella lettera personale nella quale il mittente esprime la propria gratitudine verso il nostro contribuito non può far altro che scaldare il cuore e creare un clima favorevole al consolidamento di un rapporto, che sia amichevole o commerciale.

Se però pensi che scrivere una lettera di ringraziamento sia una perdita di tempo e uno spreco di carta ti stai sbagliando di grosso.

Non solo è un’azione ben gradita e cortese, ma ha anche degli ottimi risvolti commerciali, infatti può aiutarti molto a migliorare i tuoi risultati, e quindi i tuoi profitti.
Non ci credi? Ti ricrederai!

Forse ti starai domandando: “Come faccio ad essere sicuro che i destinatari leggeranno la mia lettera e non la cestineranno alla prima occasione, lanciandola nel porta rifiuti del loro ufficio?”.

Da un lato hai ragione, non si può essere sicuri al 100% che i tuoi destinatari leggeranno ciò che hai scritto loro con tanta pazienza, ma ti invito a continuare a leggere, scoprirai perché, invece, ne vale davvero la pena.

Come scrivere una lettera di ringraziamento per la partecipazione ad un evento?

Eccoci arrivati al cuore di questo articolo, nel quale ti presenterò consigli e dritte per realizzare una lettera di ringraziamento ben fatta e di sicuro successo.

Mi raccomando, segui queste linee guida; sono un aiuto prezioso per la stesura del testo.

1.  Non lasciare passare troppo tempo

icona clessidraPrima regola fondamentale: se ci metti troppo il tuo destinatario si dimenticherà dell’evento. La vita è piena e movimentata ed è perciò molto probabile che il tuo caro destinatario si ritroverà subito immerso nei suoi impegni quotidiani.

Ma, cosa ancor peggiore, se impieghi troppo tempo ad inviarla il tuo interlocutore crederà che tu ti sia dimenticato di lui! Una bella figuraccia, insomma.

Ma come si suol dire: “Non è mai troppo tardi” e, considerato che si tratta di una lettera di ringraziamento che non può far altro che piacere, hai ancora una scappatoia, un ultimo modo per cavartela (ma evita di metterti in questo guaio).

Se ti rendi conto che hai aspettato troppo scrivi una lettera lunga, sincera e molto sentita e al termine scusati per il ritardo.

Ti potrai giustificare dicendo che scriverla ti ha portato via molto tempo di conseguenza è stata inviata tardi.

2. Formale o informale?

icona formale o informaleAnche questa è una domanda fondamentale che è bene porsi prima di iniziare la stesura della lettera.

A seconda di chi è il tuo destinatario dovrai comportarti di conseguenza.
Non puoi rivolgerti all’amministratore di un’azienda dandole del tu. È bene che tu faccia attenzione a questi piccoli ma importanti dettagli.

Le lettere di ringraziamento commerciali o professionali possono essere di diversi tipi in base all’identità del destinatario.

Quelle professionali, generalmente richiedono una “Call to action”, cioè oltre alla parte di ringraziamento ci si augura che il rapporto di collaborazione continui, che si continui a portare avanti i progetti avviati oppure semplicemente che il cliente porti a termine un acquisto.

Per schiariti le idee dai un’occhiata più sotto, troverai modelli adatti a ciascun tipo di destinatario professionale o commerciale.

Le lettere di ringraziamento informali, invece, dovrebbero essere quanto più possibile personali.
In questo secondo caso è bene inserire riferimenti ad eventi, esperienze o interessi che ti legano al destinatario, così da instaurare un bel clima di empatia.

Questo tipo di lettera può essere indirizzata ad un amico, un conoscente o anche un collega con il quale avete confidenza.

Quando inviarla? Ad esempio dopo un invito a cena.

3.  Digitale o scritta a mano?

icona pcUna lettera scritta a mano sembra più personale e sentita rispetto ad una scritta al computer, per il semplice fatto che la seconda potrebbe essere stampata in centomila copie tutte uguali.

Tuttavia lo sforzo è sempre apprezzato, quindi questa scelta non deve essere motivo di troppa preoccupazione.  Due piccoli consigli: se decidi di scriverla a penna usa i classici colori: nero o blu, e scrivi in modo leggibile.

Se invece preferisci scriverla al computer usa Font chiari e ben leggibili su carta, meglio se senza grazie, come il carattere Arial per intenderci. Lascia un po’ di respiro e tieni i margini ampi, al massimo utilizzerai più fogli.

In alternativa puoi inviarla via mail, mettendo in copia tutte le persone alle quali vuoi inviarla.
Se hai a disposizione del materiale relativo all’evento potresti approfittarne per inviarlo, ad esempio una presentazione.

Meglio ancora, se nel corso dell’evento sono state scattate delle foto o sono stati catturati dei video potresti inserire il file oppure il link relativo al materiale.

Ai tuoi ospiti farà sicuramente piacere rivedersi.

4.  Sii sincero!

icona sinceritàPuò sembrare un consiglio banale, ma qui, come nella vita è bene che tu sia assolutamente sincero.

Non “pompare” la lettera con complimenti o ringraziamenti esagerati, a meno che valga davvero la pena inserirli.

Mostra la tua gratitudine in modo specifico, facendo riferimento a fatti reali.

Insomma: fermati un attimo a riflettere e scrivi solo ciò che ritieni sia veramente sentito e dimostra quanto ha significato per te ciò che ha fatto il tuo interlocutore.

5.  Quanto deve essere lunga?

icona lunghezzaNon esiste una lunghezza ideale per una lettera di ringraziamento, ma tieni conto di questa cosa: più il dono è stato grande, più la lettera dovrebbe essere lunga.

Un regalo molto sentito e magari anche molto costoso si merita una lettera consistente.
Idem il contrario: se il dono è stato insignificante sottrai parole alla tua lettera.

6.  Rinnova i ringraziamenti in chiusura

icona stretta di manoPrima di chiudere definitivamente la tua bella lettera di ringraziamento non scordarti di riaffermare la tua gratitudine per il dono ricevuto, che si tratti di una semplice presenza all’evento, una partecipazione, un interesse dimostrato ecc.

Se vuoi suggerire possibili azioni future è questo il momento di farlo. La chiusura della lettera è il momento perfetto per una call to action.

7.  Vuoi essere social?

icona facebookChi ha detto che per ringraziare serve per forza una lettera? Se sei un amante del 2.0 potresti scrivere un post di ringraziamento su Facebook e taggare le persone coinvolte.
Meglio ancora se inserisci anche dei materiali ripresi nel corso della giornata, come foto e video.
In questo modo i tuoi interlocutori potranno commentare ed esprimere feedback, incentivando il dialogo e migliorando anche le prestazioni della tua pagina.

Scopri nuovi consigli sull’uso dei Social per promuovere un evento.

A chi scrivere una lettera di ringraziamento?

Vediamo quali sono le persone alle quali è bene inviare una lettera di ringraziamento in seguito alla partecipazione ad un evento:

  1. Potenziali clienti
  2. Sponsor
  3. Partecipanti ad un meeting
  4. Speaker

1. Potenziali clienti

Sei reduce di una presentazione, di un party aziendale o di un incontro commerciale? Avrai incontrato diverse persone, potenzialmente interessate ai tuoi prodotti, alle tue idee o ai tuoi progetti.

clientiNon c’è migliore occasione di questa per ottenere i loro indirizzi mail o i loro recapiti per inviare una bella lettera di ringraziamento.

Quando la leggeranno tutte queste persone si ricorderanno di te e, detto francamente, nel mondo del business il ricordo è uno delle armi più potenti sul terreno della conquista di nuovi clienti.

Se riesci a fare in modo che gli altri si ricordino di te sei già un passo avanti sulla strada del successo.

Per far sì che la lettera sia efficace deve essere una lettera personalizzata, quindi devi prima ottenere il nome del tuo cliente.

Per indurlo a fornirti i propri dati puoi fargli compilare un modulo, a quel punto potrai creare una lista con tutti i nomi, ai quali inviare un messaggio personale.

Vedere scritto il proprio nome fa sentire la persona coccolata e ben voluta, un gesto che aiuta molto ad aumentare il vostro interesse per voi e per la vostra attività.

Un testo generico non è efficace, non attira l’attenzione del potenziale cliente, non crea coinvolgimento, quindi con tutta probabilità, la tua bella lettera verrà cestinata.

Ecco un breve esempio come potresti indirizzarti a loro:

Gentile (Nome e Cognome),

In seguito all’incontro presso (Nome Location), la ringrazio sentitamente per aver prestato interesse alla presentazione del prodotto (Nome prodotto).

Si tratta di un prodotto molto richiesto, sul quale stiamo spendendo molte energie, al fine di renderlo ancora più appetibile per i nostri clienti.

Siamo certi che sarebbe soddisfatto delle prestazioni offerte da (Nome prodotto).
Come da accordi, lei può godere di uno sconto del 10% sul prezzo di listino.

Per informazioni o per effettuare un ordine, è sufficiente contattare il (contatti).

Saremo lieti di aiutarla, per qualunque necessità.

La ringraziamo per la sua fiducia.

Cordialmente,

(Nome Azienda/privato)

2. Sponsor

Gli sponsor sono una parte importante di qualsiasi evento, perché forniscono un importante sostegno finanziario o logistico in cambio di menzioni.

sponsorSolo poche persone scrivono lettere di ringraziamento per i contributi apportati dai propri sponsor alla fine di una manifestazione o di un evento.

Questo è male, perché di fatto si tratta di un’azione che non può portare altro che vantaggi, tra cui il rafforzamento di una relazione commerciale tra l’organizzatore dell’evento e lo sponsor.

Ecco un modello di lettera già pronto da indirizzare ai tuoi sponsor:

I nostri più sentiti ringraziamenti a Voi, per aver sponsorizzato generosamente l’evento (…).

Grazie al vostro sostegno siamo stati in grado di(…)

Nella speranza di mantenere un ottimo rapporto con Voi, vi ringraziamo nuovamente per tutto il generoso sostegno che ci avete donato.

Cordialmente,

(Nome azienda/ente)

3. Partecipanti ad un meeting

Nel caso in cui l’evento fosse un meeting o un incontro di aggregazione e di confronto, i partecipanti gradirebbero molto ricevere una lettera di ringraziamento.

meetingDimostra la tua gratitudine per la disponibilità, la presenza e il coinvolgimento che i partecipanti hanno dimostrato.

Ecco un esempio di lettera da inviare alle persone che hanno preso parte ad una riunione o una conferenza:

Vorrei ringraziare tutti coloro che, con sentita partecipazione, hanno contribuito a realizzare il successo del meeting dedicato a (………).

Sono stati giorni di intensa attività e coinvolgimento, che hanno visto un proficuo confronto e un interessante scambio di idee dal valore nettamente professionale.

Ho apprezzato particolarmente anche le critiche, perché sono state costruttive e indispensabili per il proseguimento della nostra attività.

Nella speranza di mantenere con ognuno di Voi un rapporto professionale collaborativo e produttivo, mi auguro di rivedervi nei prossimi incontri, per portare aventi uno scambio che sia quanto più concreto e positivo.

Rinnovo i miei più sentiti ringraziamenti e auguro buon proseguimento a tutti Voi.

4. Speaker

Ad ogni conferenza o presentazione che si rispetti prendono parte degli speakers, ovvero dei relatori che intervengono per parlare di temi specifici.

speakerFarli sentire stimati e dimostrare che il loro intervento è stato apprezzato non può che essere proficuo: lo speaker infatti si sentirà ben voluto e sarà più propenso a rinnovare il suo impegno in una prossima occasione.

Ecco che cosa potresti scrivere:

Nel farmi portavoce del nostro gruppo/ente/azienda, colgo l’occasione per esprimere tutto il nostro apprezzamento per la stimolante presentazione di cui ci ha reso partecipi (la scorsa settimana).

I suoi anni di ricerca nel campo e la sua abilità nel presentare un tema di tale rilevanza in un modo estremamente interessante ha ricevuto un particolare apprezzamento da parte di tutti noi.

La preghiamo di considerare di aggiungere il nostro gruppo/ente/azienda al suo tour annuale.

Saremmo molto felici di averla con noi per la prossima conferenza.

Cordialmente

(Nome azienda/ente)

Qualche consiglio

Dulcicona lampadinais in fundo vorrei lasciarti qualche consiglio affinché ogni virgola e ogni punto della tua lettera di ringraziamento siano perfettamente al loro posto.

Quando si tratta di formalità, la puntigliosità diventa necessaria. Ecco perché, prima di spedirla, devi assicurarti di ascoltare anche queste ultime dritte.

  • Rileggi la lettera più volte per controllare eventuali errori di sintassi e soprattutto: di grammatica! Non farai una bella figura se dimostrerai di non conoscere le regole lessicali della tua lingua
  • Mai ringraziare prima dell’evento! Non puoi mai sapere come andrà a finire, se verrà sospeso o meno e soprattutto se il tuo interlocutore vi prenderà veramente parte!
  • Sii grato sia per i doni concreti che per quelli immateriali. Il semplice fatto che una persona ha speso parte del suo tempo per prendere parte al tuo evento merita un ringraziamento.
  • Se non hai molto da dire scrivi la tua lettera su un biglietto più piccolo.

Complimenti! Sei arrivato alla fine di questo articolo!

Io non ti indirizzerò una lettera di ringraziamento, ma te lo scrivo qui: grazie per aver letto il mio articolo, spero ti esserti stata d’aiuto!

Ma se stai già pensando all’organizzazione del tuo prossimo evento, ho qui per te una lista dove troverai tutte le location migliori per il tuo evento aziendale. Sono certa che sarà un grande successo!

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Ne sarei davvero felice.

Ora ti lascio alla stesura della tua lettera di ringraziamento, e alla prossima!

Sofia Poleni

Sofia Poleni

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