Meeting Hub Meeting Hub blog
ragazza che organizza una conferenza stampa

Come organizzare una conferenza stampa

Gli 8 step fondamentali che ti permetteranno di organizzare una conferenza stampa senza errori.

Se devi organizzare una conferenza stampa, dovresti iniziare a preoccuparti! Infatti questo particolare evento che si organizza per annunciare notizie non è come gli altri tipi di eventi. Ha infatti alcune caratteristiche particolari che lo rendono un po’ diverso da eventi come i meeting aziendali, i congressi o le conferenze vere e proprie.

Prima di tutto è un evento molto breve. Dura infatti al massimo un paio d’ore. In certi casi, addirittura, poche decine di minuti.

Inoltre, prevede la presenza di uno o più relatori di fronte ad una platea molto settoriale. Il pubblico infatti è composto da giornalistiin cerca di notizie.

Ora, che fare? Mettersi le mani nei capelli e disperarsi? Niente affatto!

Ti sono venuto in soccorso stilando per te una lista di 8 punti da tenere in considerazione per poter organizzare una conferenza stampa senza sbagliare.

Ora lasciamo da parte le presentazioni e fiondiamoci nella guida pratica per organizzare una conferenza stampa!

1. Contenuti

icona quadernoSei fortunato perché conosci già il pubblico a cui ti rivolgi. Quando organizzerai la conferenza stampa ti troverai di fronte a giornalisti che avrai convocato per conoscere le novità riguardo un personaggio pubblico, un’azienda o un argomento.

Di conseguenza dovrai accontentare la loro curiosità. I contenuti che andrai a preparare dovranno rispettare le aspettative del pubblico presente. I giornalisti non vogliono giri di parole, ma contenuti concreti. Fai in modo di dare loro le informazioni che cercano. Anzi, fai in modo che restino a bocca aperta pensando: era meglio di quello che mi aspettavo!

2. Pubblico

icona gruppoAbbiamo già detto che le conferenze stampa sono dirette per lo più ai giornalisti. Ma quali? Sceglili in base all’argomento che verrà trattato durante la tua conferenza stampa.

Per spiegarmi meglio, facciamo un esempio molto pratico. La conferenza stampa è incentrata sulla dichiarazione di un famoso personaggio sportivo? In tal caso dovrai contattare gli operatori editoriali impegnati nel settore, per esempio La Gazzetta dello Sport, oppure TuttoSport. Naturalmente non dovrai dimenticare i giornalisti specializzati in sport che lavorano presso testate più generaliste.

3. Location

icona locationSe vuoi organizzare una conferenza stampa di successo e avere alte probabilità che i giornalisti vengano ad ascoltare il messaggio che sarà divulgato, è meglio che scegli una location in un luogo centrale e facilmente raggiungibile.

La sala deve disporre di alcuni accessori specifici:

· è indispensabile che disponga di almeno un microfono e sistema di amplificazione audio per fare arrivare la voce dei relatori fino agli ultimi giornalisti in fondo alla sala;

· è preferibile scegliere una sala dotata di un palco su cui saliranno i relatori;

· ancor meglio se c’è il videoproiettore. In questo caso il relatore potrà presentare la notizia anche attraverso grafici e slide.

Per quanto riguarda l’organizzazione dei posti a sedere all’interno della sala, chiedi alla direzione della location se è possibile disporre le sedie a platea. Questa è la disposizione migliore se saranno presenti molti giornalisti.

Se invece la conferenza stampa è riservata a poche persone, puoi scegliere una sala di piccole dimensioni con una tavola rotonda intorno a cui si siederanno il relatore e gli operatori della stampa.

Ok, ma dove trovare delle sale per conferenze con tutte queste attrezzature?

Semplice: consulta la lista delle sale meeting adatte ad una conferenza stampa su Meeting Hub!

4. Gestione

icona sediaLa conferenza stampa ha una struttura standard di 2 fasi.

La prima è il momento della relazione, ossia la presentazione della notizia da parte di uno o più relatori. Naturalmente l’intervento deve essere chiaro e conciso. Il relatore non dovrà perdersi in particolari ma nemmeno essere troppo stringato.

Come ti ho detto prima, il suo obiettivo, oltre che informare, è quello di stuzzicare la curiosità dei giornalisti presenti. Quindi, durante l’organizzazione della conferenza stampa, è bene che scegli una persona autorevole ma con buone doti di public speaking. Per migliorare ulteriormente la relazione può utilizzare tabelle, grafici o presentazioni efficaci.

Finita la presentazione, rimarrà l’ultima fase, ossia lo spazio per le domande del pubblico. Considera sempre che il tempo è limitato, quindi, quando il relatore concluderà il suo discorso, ricorda di specificare ai presenti quanto tempo rimane per ulteriori approfondimenti.

Naturalmente, se tu dai 20 minuti di tempo per le domande dei giornalisti, non dovrai fare scattare il cronometro. Sii flessibile e generoso nelle concessioni, ma non troppo, altrimenti potresti dare problemi ai giornalisti che non possono rimanere per via di altri impegni.

5. Data e Orario

icona orologioIn genere le conferenze stampa si organizzano in orari lavorativi, quindi evita i week end e le ore serali.

Per tradizione, le conferenze stampa di alto livello si organizzano nella tarda mattinata tra le 10 e le 12.

Questo permette ai giornalisti di testate cartacee di raccogliere le informazioni necessarie su cui verranno scritti gli articoli durante il pomeriggio; i telegiornalisti invece possono fare l’edizione del TG di mezzogiorno con le notizie fresche della giornata.

Per quanto riguarda la scelta della data, ti sarà utile la lettura del mio articolo su come scegliere la data di un evento.

6. Inviti

icona invitoNon basta indire una conferenza stampa per vedere la sala meeting piena di giornalisti. Dovrai quindi inviare degli inviti scritti.

La domanda a questo punto è: a chi inviarli?

Puoi scegliere di mandare una busta al caporedattore del giornale; altrimenti ai giornalisti specializzatinel tema che verrà trattato durante la conferenza stampa che vuoi organizzare.

L’invito dovrebbe essere a risposta diretta, quindi contenere un numero di telefono o un indirizzo email per contattarti, confermare la presenza e prenotare in tempo un posto alla conferenza stampa.

In ogni caso, anche se il giornalista non ti contatterà, telefonagli per sollecitare la sua presenza, naturalmente senza essere invasivo e indiscreto. Molti preferiscono utilizzare la posta elettronica o addirittura gli SMS, ma io credo che il telefono sia ancora il mezzo migliore per raccogliere le adesioni.

Infatti è un mezzo più personale, che permette di parlare direttamente con la persona interessata facendogli capire che c’è un contatto umano dietro la cornetta. Inoltre, è certamente più professionale di un semplice messaggio scritto.

7. Foglio di presenza

icona foglioSi tratta di un quaderno dove segnerai quali giornalisti sono intervenuti.

Perché questo è importante? Semplice: ti servirà per organizzare con successo le prossime conferenze stampa. Infatti, saprai già chi chiamare per la prossima conferenza stampa in cui affronterai una tematica simile.

Compilare il foglio di presenza, dunque, è un buon modo di fare pubbliche relazioni, conoscere persone del settore e avviare, perché no, collaborazioni professionali di lungo termine.

8. Gift pack

icona regaloSe vuoi organizzare una conferenza stampa coi fiocchi, la ciliegina sulla torta è preparare una cartella contenente comunicati stampa, brochure, materiali multimediali correlati alla notizia divulgata durante la conferenza stampa.

Questo permetterà ai giornalisti di avere a disposizione più materiale su cui lavorare, aiutandoli a produrre articoli corposi e interessanti in modo più semplice e veloce. Reperire le fonti è uno degli incubi ricorrenti del giornalista, quindi puoi essere sicuro che il gift pack sarà un regalo gradito!

Eccoci giunti alla fine. Ora sai cosa fare per organizzare una conferenza stampa senza dimenticare gli aspetti più importanti!

E ricorca che sei vedere la lista completa delle location per conferenze stampa su Meeting Hub, ti basta cliccare qui sotto!

Vedi tutte le migliori location per conferenze stampa

 Dimmi la tua

Mi farebbe piacere avere un tuo feedback, un opinione oppure se vuoi raccontarmi una tua esperienza nell’organizzazione di una conferenza stampa.

Scrivi nei commenti, o lasciaci un tuo mi piace!
CI CONTO! 🙂

Michele Ghilardelli

Michele Ghilardelli

Ebook Meeting Hub

Inserisci i tuoi dati e riceverai gratuitamente via mail l'Ebook completo.

Ben fatto! A minuti riceverai via mail l'Ebook!
Oh oh! qualcosa è andato storto! Riprova più tardi!

Articoli Correlati