Come organizzare una conferenza stampa

Ecco gli 8 step fondamentali che ti permetteranno di organizzare una conferenza stampa senza errori. Questo particolare evento, che si organizza per annunciare notizie, ha alcune caratteristiche particolari che lo rendono diverso da altri tipi di eventi come i meeting aziendali, i congressi o le conferenze vere e proprie. Prima di tutto è un evento molto breve. Dura infatti al massimo un paio d'ore. In certi casi, addirittura, poche decine di minuti. Inoltre, prevede la presenza di uno o più relatori di fronte ad una platea molto settoriale. Il pubblico infatti è composto da giornalisti in cerca di notizie. Ora, che fare? Mettersi le mani nei capelli e disperarsi? Niente affatto! Ti sono venuto in soccorso stilando per te una lista di 8 punti da tenere in considerazione per poter organizzare una conferenza stampa senza sbagliare. Ora lasciamo da parte le presentazioni e fiondiamoci nella guida pratica per organizzare una conferenza stampa!

1. Contenuti

Innanzitutto deve esserti chiaro in mente il perché convochi una conferenza. In genere è per la presentazione di una novità. Ad esempio:

• Un evento
• Un nuovo prodotto
• Un nuovo progetto
• Una new entry in azienda o un cambio al vertice

Insomma, i motivi possono essere tanti, l’importante è convocare il pubblico giusto. Sarebbe inutile invitare il caporedattore di una rivista di settore quando quello che devi dire non fa parte del suo campo. Ma vedremo questo poco più avanti. Quindi, sei fortunato perché conosci già il pubblico a cui ti rivolgi. Quando organizzerai la conferenza stampa ti troverai di fronte a giornalisti che avrai convocato per conoscere le novità riguardo un personaggio pubblico, un’azienda o un argomento. Di conseguenza dovrai accontentare la loro curiosità. I contenuti che andrai a preparare dovranno rispettare le aspettative del pubblico presente. I giornalisti non vogliono giri di parole, ma contenuti concreti. Fai in modo di dare loro le informazioni che cercano. Anzi, fai in modo che restino a bocca aperta pensando: è meglio di quello che mi aspettavo! Il lavoro del giornalista è difficile da inquadrare, ma la cosa fondamentale che devi sapere è che hanno fretta. Sempre e comunque. Le notizie volano, e loro anche. Ecco perché non devono pensare che la tua conferenza sia stata una perdita di tempo. Metticela tutta!

2. Pubblico

Abbiamo già detto che le conferenze stampa sono dirette per lo più ai giornalisti. E abbiamo anche anticipato che vanno scelti in base all'argomento ed ai contenuti della conferenza. Per spiegarmi meglio, faccio un esempio molto pratico. La conferenza stampa è incentrata sulla dichiarazione di un famoso personaggio sportivo? In tal caso dovrai contattare gli operatori editoriali impegnati nel settore, per esempio La Gazzetta dello Sport, oppure TuttoSport. Naturalmente non dovrai dimenticare i giornalisti specializzati in sport che lavorano presso testate più generaliste. Invitare qualcuno che non è del settore non ha senso. Oltre a non apprezzare quello che dirai, perché fondamentalmente non gli importa, diranno di te che non sei una persona professionale perché hai fatto perdere loro del tempo. E non siamo mica qui a cercare cattiva pubblicità, tutt'altro.

3. Location

Se vuoi organizzare una conferenza stampa di successo e avere alte probabilità che i giornalisti vengano ad ascoltare il messaggio che sarà divulgato, è meglio se scegli una location in un luogo centrale e facilmente raggiungibile. Hanno fretta, ricordi? Non devono perdere tempo nel traffico o a cercare parcheggio. La sala deve disporre di alcuni accessori specifici:

• è indispensabile che disponga di almeno un microfono e di un sistema di amplificazione audio per fare arrivare la voce dei relatori fino agli ultimi giornalisti in fondo alla sala
• è preferibile scegliere una sala dotata di un palco su cui saliranno i relatori
• ancor meglio se c’è il videoproiettore: in questo caso il relatore potrà presentare la notizia anche attraverso grafici e slide

Per quanto riguarda l’organizzazione dei posti a sedere all'interno della sala, chiedi alla direzione della location se è possibile disporre le sedie a platea. Questa è la disposizione migliore se saranno presenti molti giornalisti. Se hai bisogno di qualche dritta, guarda qui: 5 consigli di base per allestire la sala Se invece la conferenza stampa è riservata a poche persone, puoi scegliere una sala di piccole dimensioni con una tavola rotonda intorno a cui si siederanno il relatore e gli operatori della stampa. Ok, ma dove trovare delle sale per conferenze con tutte queste attrezzature? Semplice: consulta la lista delle sale meeting adatte ad una conferenza stampa su Meeting Hub!

4. Gestione

La conferenza stampa ha una struttura standard di 2 fasi.

Fase 1: relazione

La prima è il momento della relazione, ossia la presentazione della notizia da parte di uno o più relatori. Naturalmente l’intervento deve essere chiaro e conciso. Il relatore non dovrà perdersi in particolari ma nemmeno essere troppo stringato. È un gioco di equilibri, bisogna incuriosirli ma non saziarli. Come ti ho detto prima, il suo obiettivo, oltre che informare, è quello di stuzzicare la curiosità dei giornalisti presenti. Quindi, durante l'organizzazione della conferenza stampa, è bene scegliere una persona autorevole ma con buone doti di public speaking. Per migliorare ulteriormente la relazione può utilizzare tabelle, grafici o presentazioni efficaci. Ecco qui che salta fuori l’utilità del video proiettore! È più facile spiegare o convincere qualcuno se anche visivamente si sente attratto dalla novità. Ma ricorda: anche il più interessato crollerebbe alla tredicesima tabella di costi e benefici, vale sempre la regola dell’equilibrio.

Fase 2: domande

Finita la presentazione si passa alla fase successiva, ossia lo spazio per le domande del pubblico. Considera sempre che il tempo è limitato, quindi, quando il relatore conclude il suo discorso, ricorda di specificare ai presenti quanto tempo rimane per ulteriori approfondimenti. Naturalmente, se tu dai 20 minuti di tempo per le domande dei giornalisti, non dovrai fare scattare il cronometro. Sii flessibile, ma non troppo, altrimenti potresti dare problemi ai giornalisti che non possono rimanere per via di altri impegni. Forse scontato… Ma meglio specificarlo: devi rispondere a tutte le domande. Li hai convocati, hai chiesto loro del tempo e devi soddisfarli. Spesso capita che facciano domande scomode, è il loro lavoro. Cerca di imparare come essere diplomatico e sempre educato, i giornalisti hanno in mano parte dell’immagine della tua azienda. In altre parole, hanno il coltello dalla parte del manico. Fatti furbo e sfrutta questo a tuo vantaggio.

5. Data e Orario

In genere le conferenze stampa si organizzano in orario lavorativo, quindi evita i week end e le ore serali. Non verrebbe nessuno. Non perché i giornalisti non lavorino nel weekend, ma perché in quei momenti sono impegnati in altre attività. Per tradizione, le conferenze stampa di alto livello si organizzano nella tarda mattinata tra le 10 e le 12. Questo permette ai giornalisti di testate cartacee di raccogliere le informazioni necessarie su cui verranno scritti gli articoli durante il pomeriggio; i telegiornalisti invece possono fare l’edizione del TG di mezzogiorno con le notizie fresche della giornata. Per quanto riguarda la scelta della data, ti sarà utile la lettura dell'articolo su come scegliere la data di un evento.

6. Inviti

Non basta indire una conferenza stampa per vedere la sala meeting piena di giornalisti. Dovrai quindi mandare degli inviti scritti. La domanda a questo punto è: a chi inviarli? e come? Puoi scegliere di mandare una busta al caporedattore del giornale oppure ai giornalisti specializzati sull'argomento che verrà trattato durante la conferenza stampa che vuoi organizzare. In base al livello di confidenza che hai con i giornalisti, l’invito sarà differente:

• Whatsapp: un messaggino in whatasapp va bene se il rapporto è molto stretto. Se collaborate da anni, o magari vi incontrate anche fuori dal lavoro. Non ha senso formalizzare e mantenere un muro che non c’è più. Una chat andrà più che bene, e avrà anche una risposta diretta
• Email: la mail va bene se c’è una fitta collaborazione lavorativa. Vi conoscete, siete professionali e vi sentite già via mail anche per altre faccende. È per un rapporto non formale, ma nemmeno confidenziale, una via di mezzo
• Invito cartaceo: quando non ci sono rapporti pregressi e, se ci sono, sono formali. Un invito cartaceo va recapitato sul luogo di lavoro dell’invitato e poi con un colpo di telefono ci si presenta e si constata che l’invito sia effettivamente arrivato

L’invito dovrebbe essere a risposta diretta, quindi contenere un numero di telefono o un indirizzo email per contattarti, confermare la presenza e prenotare in tempo un posto alla conferenza stampa. In ogni caso, anche se il giornalista non ti contatterà, telefonagli per sollecitare la sua presenza, naturalmente senza essere invasivo e indiscreto. Molti preferiscono utilizzare la posta elettronica o addirittura gli SMS, ma io credo che, per il sollecito, il telefono sia ancora il mezzo migliore per raccogliere le adesioni. Infatti è un mezzo più personale, che permette di parlare direttamente con la persona interessata facendogli capire che c’è un contatto umano dietro la cornetta. Inoltre, è certamente più professionale di un semplice messaggio scritto, da inviare solo agli amici.

7. Foglio di presenza

Si tratta di un quaderno dove segnerai quali giornalisti sono intervenuti. Perché questo è importante? Semplice: ti servirà per organizzare con successo le prossime conferenze stampa. Infatti, saprai già chi chiamare per il prossimo evento in cui affronterai una tematica simile. Compilare il foglio di presenza, dunque, è un buon modo di fare pubbliche relazioni, conoscere persone del settore e, perché no, avviare collaborazioni professionali a lungo termine. Ti servirà anche per riconoscere le persone. Quando c’è molta gente è difficile ricordarsi tutti i nomi o tutti i dettagli, soprattutto con le persone nuove. Avere un foglio di presenza ti dà una mano a non scordarti di nessuno!

8. Gift pack

Se vuoi organizzare una conferenza stampa coi fiocchi, la ciliegina sulla torta è preparare una cartella contenente comunicati stampa, brochure, materiali multimediali correlati alla notizia divulgata durante la conferenza stampa. Il comunicato stampa in particolare non deve mancare. Anche a costo di inviarlo via mail in anteprima, per poi riconsegnarlo nella cartella stampa o magari inviandolo di nuovo dopo l’evento con un ringraziamento. Proprio per la sua importanza, va scritto al meglio, se hai qualche dubbio, ti do una mano, leggi come scrivere un comunicato stampa efficace! Questo permetterà ai giornalisti di avere a disposizione più materiale su cui lavorare, aiutandoli a produrre articoli corposi e interessanti in modo semplice e veloce. Reperire le informazioni è uno dei problemi ricorrenti del giornalista, quindi puoi essere sicuro che il gift pack sarà un regalo gradito! È un po’ come a scuola: nemmeno il più secchione della classe prendeva gli appunti proprio di tutto. Così fa il giornalista, se sa di avere una cartella stampa, non impazzisce scrivendo tutti i dettagli, i numeri e le date. Gli errori saranno minimi perché prenderanno le informazioni direttamente da te che gliele hai preparate e potranno godersi la conferenza e fare le domande che ritengono opportune, senza l’ansia di perdersi qualcosa.

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Ora sai cosa fare per organizzare una conferenza stampa senza dimenticare gli aspetti più importanti! Ovviamente, nel post conferenza è buona cosa organizzare un rinfresco: qui potrai fare public relations e, se i giornalisti si sentiranno considerati con la giusta importanza, faranno lo stesso con te e con la tua news! E ricorda che per vedere la lista completa delle location per conferenze stampa su Meeting Hub, ti basta cliccare qui sotto! Vedi tutte le migliori location per conferenze stampa