La pianificazione di eventi aziendali con agenzie non si limita a scegliere il luogo dell’evento: si tratta di creare un’esperienza memorabile capace di stupire tutti gli ospiti.

Gli organizzatori di eventi aziendali devono lavorare per rispettare il budget complessivo, le scadenze, i programmi e la logistica, rimanendo nell’ambito della visione del committente e del risultato desiderato.

Insomma, un compito davvero arduo

Ecco un’utilissima guida che ti servirà a capire cosa significa affidare l’organizzazione del tuo evento aziendale ad un’agenzia e con quali criteri selezionarla.

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Crediti: Foto di RODNAE Productions by Pexels

L’arte della pianificazione

La pianificazione di eventi aziendali è più simile alla produzione di uno spettacolo che ad un semplice meeting di lavoro.

E infatti, la chiave di un evento di cui si parlerà per mesi sta proprio nei dettagli

Ma non si tratta solo di mettere in mostra l’azienda: bisogna far conoscere il suo brand ed il suo messaggio. 

Occorre sapere come rendere gli eventi aziendali coinvolgenti, gratificanti e memorabili, collaborando a stretto contatto con fornitori e collaboratori per ottenere i migliori risultati.

Insomma, la pianificazione di eventi aziendali si è evoluta in una forma d’arte per mostrare sia i valori che le convinzioni di un’azienda oltre che i suoi contributi.

L’evento aziendale diventa un modo per dire: “stiamo facendo qualcosa che contribuisce alla nostra società e vogliamo che tu ne faccia parte”.

Se te ne occupassi personalmente, saresti in grado di fare questo tipo di comunicazione?

Perchè un’agenzia eventi

Stai cercando di organizzare una conferenza, il lancio di un prodotto, viaggi incentive o giornate di team building ma stai perdendo tempo inutilmente perché non hai l’infrastruttura interna adeguata per organizzare eventi aziendali? 

Forse sarebbe il momento giusto per utilizzare un’agenzia di eventi.

Un’impresa strutturata si occupa dell’ideazione del concept dell’evento, della pianificazione logistica e del coordinamento dei diversi aspetti tecnici oltre che della sua promozione.

Un’agenzia qualificata organizzerà un evento per soddisfare le tue aspettative specifiche, offrendoti i risultati desiderati per la tua azienda. Tutto entro il budget desiderato.

Cosa fanno le agenzie

Le agenzie di event planning devono ideare, progettare, gestire, prendere decisioni, agire e implementare strategie per un grande giorno (o più giorni).

Pianificano ogni singolo dettaglio in anticipo, in modo che i partecipanti siano perfettamente a proprio agio nella migliore location possibile, assicurandosi sempre che tutto sia ben organizzato.

Le loro responsabilità includono:

  • l’incontro con i clienti per discutere gli obiettivi dell’evento, 
  • il mantenimento di partnership con i fornitori di catering, 
  • l’approvvigionamento della sede, 
  • la supervisione dell’organizzazione, 
  • l’esecuzione e la pulizia degli eventi, 
  • l’esperienza complessiva degli ospiti.

Altre responsabilità e doveri possono essere:

  • Selezione della location adatta al tipo di evento (fiere, conferenze, premiazioni)
  • Revisione fatture e approvazione pagamenti
  • Gestione dei budget dei servizi e delle finanze dei clienti
  • Organizzare in anticipo strumenti tecnologici per eventi, apparecchiature audiovisive
  • Coordinamento camere d’albergo, logistica, trasporti e cibo
  • Partecipazione e monitoraggio delle attività per garantire la soddisfazione del cliente e l’obiettivo dell’evento
  • Garantire un processo di check-in o registrazione in loco senza interruzioni
  • Supervisione del software di gestione degli eventi e della checklist per la pianificazione degli eventi
  • Relazioni pubbliche per l’evento aziendale insieme ad altri stakeholder chiave
agenzie per meeting aziendali
Crediti: Foto di energepic.com by Pexels

Tipi di eventi aziendali

Come puoi immaginare, non esiste una definizione unica per un evento poiché ogni azienda avrà i propri obiettivi e motivazioni

Ecco alcuni esempi di eventi che le aziende possono realizzare tramite agenzia:

  • Seminari, conferenze ed eventi annuali
  • Fiere ed esposizioni
  • Eventi per fidelizzare i clienti
  • Incontri riservati ai dipendenti
  • Premiazioni e cerimonie di riconoscimento
  • Lancio di nuovi servizi o prodotti
  • Networking
  • Celebrazioni
  • Eventi di team building (live o remoti)
  • Assemblee del consiglio e degli azionisti
  • Webinar e Corsi

Quando hai scelto il tipo di evento, ci sono anche le basi per capire le tecnologie ed i mezzi su cui dovrai investire.

Ed è anche il momento di definire gli obiettivi dell’evento.

Gli obiettivi

Le agenzie per eventi aziendali possono aiutarti a ottenere diversi obiettivi che potresti desiderare:

  • Fornire intrattenimento
  • Raccogliere feedback e input
  • Migliorare la comunicazione e le relazioni all’interno dell’azienda
  • Motivare i dipendenti dell’azienda e aumentare la produttività
  • Costruisci la consapevolezza del marchio
  • Lanciare un prodotto
  • Realizzare cerimonie di premiazione o celebrazioni
  • Costruire relazioni con partner commerciali, clienti, stakeholders
  • Vendere

L’agenzia ti aiuterà anche ad identificare le KPI da monitorare in modo da poter stabilire obiettivi quantitativi che possono essere testati al termine dell’evento.

Gli obiettivi devono essere specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e con scadenze temporali.

Il budget

Fissare un budget è fondamentale per contenere le spese e capire cosa è possibile organizzare.

Assicurati di includere il costo dell’assunzione di relatori, personale dell’evento, catering, pubblicità, inviti e decorazioni. 

Elenca tutti gli elementi indispensabili come sede, posti a sedere, alloggi, pasti e bevande, trasporti, altoparlanti, ecc. per comprendere meglio il costo totale previsto.

Nel budget comprendi anche il costo dell’agenzia.

Le agenzie hanno strumenti idonei a monitorare facilmente le spese, generare rapporti e mostrare il ROI dei tuoi eventi.

Rivedere il budget e le spese di un evento passato può anche aiutarti a raccogliere le informazioni necessarie per costruire un budget per il tuo prossimo evento.

Dopo questi passaggi, le agenzie di event planning possono formulare un piano formale contenente gli obiettivi dell’evento e le basi logistiche.

La location

La location perfetta è metà del successo dell’evento. 

Deve essere:

  • spaziosa,
  • facilmente raggiungibile, 
  • accessibile
  • dotata di bagni sufficienti per il numero di persone
  • dotata di parcheggio capiente
  • climatizzata
  • pulita e ben mantenuta

Inoltre dovrebbe avere:

  • erogatori d’acqua e macchinette per il caffè, oppure un bar.
  • acustica ottimale
  • wi-fi e/o connessioni di rete
  • tecnologia adatta a meeting
  • luci o tende adeguate
  • uscite e segnaletica di sicurezza
  • dispositivi anti incendio
  • sedie comode e idonee a prendere appunti
  • spazio sufficiente per un eventuale catering o coffe break

Ancora meglio se questa location è esteticamente piacevole, ha un arredo di design e un bel parco o giardino.

Va prenotata per tempo e vanno chiesti diversi preventivi. L’agenzia ha in genere i propri fornitori di fiducia e ottimizza i tempi.

Gli inviti e la promozione

La progettazione di un invito è una delle attività più importanti quando si pianifica un evento aziendale. 

Oltre alle liste di relatori e invitati noti, è determinante mettere in atto una strategia di marketing promozionale per l’evento, specie se l’ingresso è a pagamento. 

In tal modo sarà possibile aumentare l’audience e diffondere l’evento più facilmente.

Le agenzie sono in genere dotate di software per l’email automation e di strumenti per il web marketing adatti allo scopo, oltre ad avere i contatti giusti per la promozione offline.

Inoltre, saranno in grado di creare elementi grafici per materiali promozionali come brochure o post sui social media.

Il programma

Le persone in genere partecipano agli eventi se c’è un’agenda prestabilita.

Quindi l’agenzia si assicurerà che ci sia sempre qualcosa di valore per gli iscritti.

Alla fine della giornata, è una buona idea lasciare del tempo libero così che le persone possano relazionarsi in modo informale.

La ristorazione

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Crediti: Foto di Lukas by Pexels

L’agenzia saprà come fare con il cibo, rimanendo nel budget stabilito.

Si occuperà ad esempio di prenotare un catering per il tuo evento aziendale e dire loro quante persone devono servire senza dimenticare allergie e preferenze dietetiche.

Oppure potrà concordare uno sconto con i ristoratori vicino alla location dell’evento.

Le pause

Stabilisci con l’agenzia quale sarà l’intrattenimento alla reception o quali attività ci potranno essere durante le pause, i coffee break, prima di mangiare o mentre si aspetta il cibo. 

Molti utilizzano la tecnologia per mantenere i partecipanti interessati a ciò che sta succedendo all’evento, altri offrono da bere o realizzano interviste.

Le emergenze

Le agenzie lo sanno per esperienza: se vuoi davvero un evento di successo, tieni sempre in atto un piano di emergenza per eventuali problemi che potrebbero sorgere durante la giornata. 

Affidarsi a chi sa come gestire le cose quando vanno male è davvero un aiuto.

Post-evento

Una volta terminato l’evento, rivedi e valuta con l’agenzia cosa è andato bene e dove sarebbe stato possibile fare meglio.

Ti servirà come esperienza per i prossimi eventi.

L’agenzia eventi ti potrà fornire un report con le statistiche.

Ti darà inoltre il database degli iscritti (con le dovute autorizzazioni) per poter implementare un eventuale servizio di email marketing di follow-up, rigorosamente privacy compliance.

Conclusioni

L’organizzazione di eventi aziendali è un servizio che offrono le agenzie per aiutare le imprese a pianificare e organizzare i propri eventi, sia che si tratti di una piccola conferenza locale che di una grande fiera internazionale. 

Questo tipo di gestione è ideale per le aziende che stanno cercando di far crescere la propria attività o per coloro che desiderano creare un evento che rafforzi l’immagine del proprio marchio. 

Le migliori agenzie possono supportarti in tutto, dalla creazione di un budget, alla ricerca della sede perfetta, alla progettazione del logo. 

Se gli obiettivi sono ben definiti, il budget è chiaro e hai una pianificazione in atto, il tuo prossimo evento aziendale sarà un vero successo!

A noi non resta che augurarti In bocca al lupo per la tua organizzazione.

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