Oggi più del 70% della vendita di biglietti per eventi (concerti, mostre, spettacoli, conferenze…) avviene online. E sempre di più sono gli organizzatori di eventi che fanno affidamento a questo sistema per la gestione e il monitoraggio delle registrazioni, basti pensare all’utilizzo sempre più diffuso di Eventbrite. Cosa deve succedere prima?

E’ necessario adottare tutte le principali tecniche per la promozione online di un evento finalizzata non solo al raggiungimento della soglia di registrazioni necessarie al suo svolgimento, ma ad un engagement ancora maggiore.

Per fare questo è obbligatorio costruire un efficiente sistema di marketing strategico mirato all’engagement (predisposizione di una landing page dell’evento, social advertising, newsletter), che tutti ormai conoscono abbondantemente e di cui abbiamo già parlato qui e qui per la parte social, ma soprattutto stimolare continuamente il proprio target di riferimento per creare curiosità intorno al tuo evento. Tienili sulle spine seguendo questi trucchi, tutti giocabili online.

1 Gioca con le deadlines

icona svegliaLe deadlines (i termini di scadenza) sono molto importanti per una efficace call to action: ricevere un invito abbinato ad una o più scadenze stimola i tuoi clienti all’azione.

I tuoi potenziali partecipanti devono essere avvisati con un’apposita email e un post sulle pagine social dell’evento e della landing page (il sito web dell’evento dove procedere alla prenotazione dei biglietti).

Devono essere avvertiti che rimane poco tempo per la prenotazione di biglietti a prezzo scontato e che, con il passare del tempo e lo scadere della deadline, i prezzi per la partecipazione al tuo evento aumenteranno.

Per incoraggiare la registrazione anticipata all’evento legata al rispetto di una determinata deadline non puntare solo sul prezzo, ma abbina un beneficio esclusivo di cui usufruire il giorno stesso dell’evento. Ad esempio la possibilità di riservare i posti in prima fila, l’accesso al backstage, il parcheggio gratuito. Diluisci i benefici con lo scadere delle varie deadlines, così da ottenere un alto standard di incoraggiamento alla call to action.

Quando una persona rispetta una deadline ed acquista il biglietto deve ricevere una risposta gratificante con cui tu la ringrazi e ti mostri grato di aver ricevuto un’adesione in anticipo. Grazie per avere prenotato in anticipo, il nostro team ti aspetta per uno speciale benvenuto a te riservato. 

Fidelizzare un cliente (o appassionare un potenziale partecipante ad un evento) è tanto più facile quanto più si cerca di renderlo speciale, gratificato e…vip. Giocare con le deadlines ti permette di creare un’atmosfera solo sua, in cui il cliente si sente premiato per la propria azione. Non stressarlo con le scadenze, come spesso accade, fallo sentite apprezzato e divertito.

2 Arruola figure autorevoli

icona stretta di manoIl tuo evento comincia a funzionare tanto tempo prima della della sua “messa in scena”. Le iscrizioni volano quando pubblicizzi la partecipazione di alcune figure particolari, definite autorevoli perché in grado di ispirare fiducia nei confronti di un pubblico di settore particolarmente attento alla qualità della proposta.

Le figure autorevoli sono espressione di una voce fortemente stimolante per il tuo evento e riescono ad aumentare la tua credibilità nel giro di un breve passaparola.

Queste figure possono essere arruolate in modi diversi, ognuno a seconda della sua specificità e contributo:

  • ospiti: gli ospiti d’eccezione sono generalmente coinvolti per attirare la maggior parte dell’utenza e coinvolgerla su uno o più specifici temi di discussione. Il solo fatto di ottenere la loro presenza significa dare al pubblico un contenuto di valore che resterà unico nel suo genere perché apprendibile esclusivamente durante il tuo evento.
  • partner tecnici: sono lo strumento per dare al tuo evento uno standard di qualità tecnica molto alto e sono generalmente conosciuti nella tua zona come “i migliori”. I migliori service audio luci, i migliori servizi di catering, il miglior servizio di ripresa e montaggio video, il miglior professional designer etc. Avvalerti dei migliori tecnici vuol dire dimostrare al tuo pubblico di possedere la necessaria attenzione al territorio e la dovuta professionalità dal punto di vista organizzativo.
  • media partner: affida la comunicazione del tuo evento, oltre ai  canali interni e ai già citati social media, a esperti della comunicazione su più livelli: stampa, radio, tv ed eventi partner sono una risorsa strategica per aumentare il prestigio del tuo evento.

Tutto questo deve essere inserito e pubblicizzato nel materiale informativo messo a disposizione della tua utenza. Scopri le carte una alla volta per aumentare la curiosità e sfruttare l’effetto sorpresa: annuncia i tuoi ospiti con una comunicazione ad hoc e tieni traccia di ciò che avviene.

3 A volte ritornano

Come organizzare un evento di susccessoNon c’è niente di meglio che un cliente affezionato.

Devi però renderti disponibile ad aprire le porte del tuo evento a chi già vi ha partecipato e ha forse anche espresso il desiderio di un potenziale ritorno.

I partecipanti “dell’anno scorso” sono privilegiati perché sono già molto vicini alla conversione. Ti conoscono già, sono più informati, non vanno “pescati” ma guidati verso una nuova partecipazione che, a rigor di logica, deve offrire una migliore esperienza.

Perciò, ricorda di privilegiare queste persone con:

  • pre-registrazione a loro dedicata
  • gadget personalizzato
  • sconto cliente per altre due persone

Se l’anno precedente hai sottoposto loro un sondaggio, cerca sempre di tenere conto dei risultati  in ogni fase della progettazione del nuovo evento, perché chi ritorna si aspetta che il migliorabile sia stato migliorato.

4 Registrazione rapida

icona invitoQuando predisponi sul tuo sito web il form di registrazione all’evento, non fare innervosire l’utente con una serie infinita di domande e spazi da compilare ma richiedi solo le informazioni indispensabili per una gestione efficace delle presenze.

Nel mondo online capita già troppo spesso di perdere interi quarti d’ora per le iscrizioni (pensa solo alla compilazione dei form per candidarsi ad alcune opportunità di lavoro, un terzo grado snervante e per lo più finalizzato a una scrematura discutibile).

Ecco alcune regole base per una registrazione rapida ed efficace:

  • in linea di massima la compilazione del tuo form non dovrebbe durare più di 7 minuti
  • chiedi solo le informazioni indispensabili
  • prevedi più opzioni di pagamento e ritiro del biglietto
  • offri non più di 4 tipi di biglietto (o modelli di registrazione). Es: sei una persona fisica? sei un’azienda? sei un capo gruppo?
  • offri uno sconto per il raggiungimento di un certo numero di persone aderenti
  • nell’email di conferma di avvenuta registrazione, oltre alle informazioni necessarie per il giorno dell’evento, offri un riepilogo preciso e veloce della modalità di partecipazione ed acquisto e inserisci i link di condivisione social

5 Sostieni una causa

icona socialeParlare di trucchi per aumentare la propria audience significa dare a tutto il discorso una sfumatura molto commerciale. Ecco perché inserire una voce dedicata al mondo sociale del no profit fa inizialmente stridere i denti.

L’unico modo per uscirne è provare a vedere le cose sotto un altro punto di vista e scavare un po’ alla ricerca delle motivazioni che ci spingono ad agire.

Le organizzazioni no profit e il settore del sociale sono una realtà non commerciale ma comunque economica: il loro sostentamento e l’utilità sociale di cui si fanno promotori si basano sul lavoro volontario delle persone ma necessitano soprattutto di una solida base finanziaria per ultimare i propri scopi.

Se trovi una realtà no profit in linea con il tuo impegno sociale è fondamentale occupartene all’interno del tuo evento. Non è questione di fare bella figura, si tratta molto più banalmente di un’operazione di scambio che ha alla base la diffusione di valori sociali condivisi.

Perciò un’organizzazione no profit ti può aiutare, attraverso un accordo di sponsorizzazione, a entrare nel proprio bacino di utenza ed aumentare così il passaparola e la condivisione. La collaborazione può instaurarsi su diversi piani:

  • condivisione reciproca dei contenuti online
  • valorizzazione della causa con interventi all’interno del tuo evento
  • predisposizione di una raccolta fondi
  • collaborazione tra le due strutture organizzative

6 Scegli la giusta location su Meeting Hub

Risparmia tempo, sei già sulla pagina giusta per la ricerca della location perfetta per il tuo evento.

meeting hub logoMeeting Hub è scelto da tutti in Italia: affittare uno spazio eventi è da oggi divertente e intuitivo perchè la ricerca è fortemente personalizzata in base alle tue esigenze.

Puoi scegliere di andare dove vuoi, con quante persone vuoi e puoi chiedere tutto quello che vuoi.

Fatti aiutare dal nostro team, apri la chat per risolvere tutti i tuoi dubbi e ricevere consigli sull’utilizzo del portale.

Su Meeting Hub “chi cerca trova” non è solo un modo di dire.

Buon lavoro