I workshop sono ormai uno degli eventi che suscitano più interesse e che attirano maggiormente l'attenzione. Sarà che è un tipo di attività di gruppo che piace molto, oppure potrebbe essere che in molti si sono stancati di meeting e seminari che, spesso, sono poco "interattivi".
Se è la prima volta che ti trovi a dover affrontare un evento di questo tipo come organizzatore, non ti preoccupare!
Qui troverai tutti i consigli che ti servono su come organizzare un workshop di successo: vedrai che i tuoi partecipanti saranno pienamente soddisfatti di questa esperienza!
Workshop di successo: trasmettere i tuoi valori
Gestire un workshop è un'attività non sempre facile, che richiederà tutta la tua abilità nel gestire il rapporto con gli altri per assicurarti il successo dell'evento.
Quando una persona decide di partecipare ad un workshop, il suo scopo è mettersi in gioco per ottenere nuove conoscenze e capacità; quindi devi essere una persona capace di comunicare e di favorire la partecipazione attiva dei presenti.
Per prima cosa devi assicurarti di avere le competenze necessarie per trasmettere i contenuti ai partecipanti; se ritieni di non essere la persona giusta, puoi rivolgerti ad un esperto del tuo settore che possa intervenire come relatore.
Grazie alla partecipazione di uno o più esperti, riuscirai a trasmettere reali competenze ai partecipanti e ad assicurare maggiore valore al tuo evento.
Cosa vuoi insegnare durante il tuo workshop?
Per poter realizzare un workshop dove i partecipanti possono davvero percepire il tuo valore, devi avere ben chiaro il tuo obiettivo.
Stabilisci gli argomenti che vuoi trattare anche in base al livello del tuo pubblico: sarà per esperti e quindi complesso, oppure dovrai insegnare a persone che devono imparare da zero?
Queste linee guida servono non solo a definire quale sarà il tema conduttore dell'evento, ma anche a capire quanto budget ti servirà. Infatti stabilendo gli aspetti formativi del workshop, riuscirai a capire anche ciò di cui hai bisogno in termini di location, materiali, attività e quindi "budget".
Aspetti fondamentali dell'organizzazione di un workshop
Come abbiamo appena visto, potresti avere necessità diverse a seconda del tipo di workshop che stai organizzando.
Location
Inizia scegliendo la location: magari serve solo una sala dove le persone lavorano su lavagne luminose o sui propri pc (e quindi con una connessione wi fi), ma potresti invece avere bisogno di ampi spazi, oppure di un posto all'aperto, o ancora di un'aula d'arte o di uno studio fotografico.
Per ciascuna delle tue esigenze in fatto di location, ricordati che su Meeting Hub ne troverai tantissime e soprattutto in linea con il tuo workshop.
Materiale didattico
Concentrati poi sui materiali che ti serviranno! Dal momento che il workshop deve essere interattivo, non puoi rischiare che i partecipanti non abbiano a disposizione quanto serve, né potrai aspettarti che tutti abbiano gli strumenti necessari con sé.
Predisporre tutto ciò che serve ad ogni partecipante, permette a te di capire quanto sarà il budget necessario e, nel caso, quanto dovranno pagare i partecipanti per il biglietto.
A proposito dell'attività da svolgere, cerca di organizzarti non solo in base ai partecipanti ma anche pensando al tuo brand: se da una parte vuoi offrire un servizio, dall'altra vuoi che quelle persone si rivolgano di nuovo a te... Non dimenticarlo!
Comunicazione del proprio personal brand
Punta, quindi, ad una comunicazione che rifletta la tua immagine professionale sotto ogni aspetto: scegli una location tradizionale se, per esempio, si affronterà un tema economico, come banking oppure consulenza finanziaria.
Se invece avrai organizzato un workshop sulla pittura ad olio, servirà uno studio ampio, luminoso e che stimoli la creatività!
Anche il materiale dovrà "parlare del tuo brand": ad esempio, se userai delle slide come supporto, fai in modo che tutte abbiano il tuo logo ed un'immagine abbinata ad hoc!
Lascia anche il tuo hashtag oppure il tuo riferimento per i social: per i partecipanti sarà più facile rintracciarti in un secondo momento, oltre che offrirti pubblicità gratuita in caso di condivisioni!
Data e ora
I workshop in genere sono abbastanza brevi, non più di un paio di giornate di lavoro: infatti servono per insegnare nozioni specifiche ai partecipanti.
Scegli la mattina ed il primo pomeriggio per organizzare il workshop, perché sono i momenti in cui le persone saranno più concentrate. Evita la sera perché, essendo un evento molto pratico, serve davvero la partecipazione attiva dei presenti affinché abbia successo, e di sera il risultato non sarebbe ottimale.
Riguardo alla data, cerca di capire quando è più facile che le persone partecipino: se il workshop si rivolge a specialisti di settore, ad esempio, non organizzarlo nel periodo di una fiera importante!
Qui troverai tanti consigli utili per scegliere la data migliore per il tuo evento!
Promuovere il Workshop
Una volta che tutto è stato organizzato con la massima cura, arriva il momento vero e proprio della promozione: dovrai attirare un pubblico adatto al tuo evento!
A seconda della tipologia di evento, anche la promozione deve cambiare: scegli una comunicazione offline, con volantini e manifesti, per un evento legato al territorio, come un workshop su flora e fauna locali oppure se si tratta di un evento relativo alla storia del posto.
Invece quando la tematica ed il pubblico sono molto specializzati, ad esempio per dei workshop legati al contesto lavorativo, il web è lo strumento giusto. Se ti rivolgi a professionisti, organizza campagne LinkedIn e, in generale, utilizza tutti i social, così da raggiungere quante più persone possibile.
Ovviamente il nome dell'evento dovrà essere chiaro ed accattivante, proprio per catturare l'attenzione e fare in modo che se ne parli; per assicurarti l'attenzione del pubblico che desideri attrarre, aggiungi anche delle immagini ed una breve descrizione.
Prepara i partecipanti al meglio
Una volta che avrai raccolto tutte le adesioni, e quindi saprai anche quante persone aspettarti, potrai strutturare davvero il workshop: se il un numero di partecipanti sarà molto elevato, ti converrà dividerli in piccoli gruppi.
Considera che in genere un workshop si svolge a partire da 5 fino a circa 15 partecipanti, proprio perché tutti siano inclusi e attivi.
Se avrai poco tempo a disposizione (potrebbe essere anche un'ora soltanto) e dovrai sviluppare un case study, assicurati che i partecipanti arrivino all'evento già preparati, così da non perdere tempo prezioso.
Come? Potresti iniziare ad inviare il materiale tramite mail oppure documenti condivisi un paio di settimane prima e poi, qualche giorno prima dell'evento, mandare un breve riassunto o un piccolo test, così che la memoria dei partecipanti sia più allenata.
Bene, ora hai davvero tutte le carte in regola per organizzare al meglio il tuo workshop, che sicuramente avrà tantissimo successo!
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