Il Covid-19 ti ha stravolto i piani e non sai se è previsto un rimborso?
La salute prima di tutto, è vero. Però quando quella c'è, ci si accorge anche di tutti gli altri programmi di vita che avevamo fatto.
E tu? Cosa avevi in ballo prima dell'emergenza sanitaria? Una festa di compleanno? Una mostra fotografica? O magari un importante convegno?
Tranquillo, a tutto c'è rimedio. E per il rimborso di eventi fissati e annullati causa Coronavirus, ci pensiamo noi a trovare una soluzione.
Come? Vediamo insieme cosa si può fare.
1. Niente panico
Sembra quasi scontato dirlo, però sono seria. Il panico non porta mai nulla di buono, quindi è assolutamente da evitare.
Cerca di sostituire la paura, l'ansia e la preoccupazione con:
- la voglia di sistemare le cose
- l'impegno ad adattarsi
- un pizzico d'ottimismo
La situazione d'emergenza è generalizzata in tutto il mondo, questo significa che non sei l'unico che ha dovuto (lo sottolineo, DOVUTO) annullare un evento e che necessita di rimborso.
Come si dice di solito? Mal comune, mezzo gaudio.
È vero, so che è una magra consolazione ma del resto, con l'aumento spropositato dei contagi e dei morti, non si è potuto far altro che cancellare tutti gli eventi programmati nella primavera 2020.
Quindi su! Non sei solo e Meeting Hub, che da sempre si occupa dell'affitto di sale meeting e location per eventi, è qui per darti una mano!
2. Stabilisci una nuova data per l'evento
L'evento che avevi organizzato nei minimi dettagli è saltato per cause di forza maggiore? Non perdere le speranze, magari puoi rinviarlo e far sì che i soldi già spesi non vadano in fumo.
Con ogni probabilità, infatti, la location prescelta sarà ben lieta di ospitarti non appena le cose si sistemeranno.
Del resto è anche nel loro interesse non perdere il cliente, pensaci!
Sono sicura che, quando li contatterai,, faranno di tutto per venirti incontro cercando di trovare un compromesso.
Insieme si può fissare una nuova data o, perlomeno, definire un periodo di massima per l'organizzazione dell'evento (fine 2020, inizio 2021 ecc.).
Certamente riuscirete a trovare un accordo ed entrambi avrete vinto: tu avrai salvato l’evento (e i tuoi soldi) e il proprietario/fornitore ha mantenuto il cliente.
Mettiamo, però, il caso che l'hotel in cui dovevi fare il meeting o il locale che doveva ospitare la tua festa abbiano dovuto chiudere definitivamente l'attività per problemi economici, cosa ne sarà dei tuoi soldi?
Li si può recuperare in qualche modo?
3. Quando e come chiedere il rimborso
Innanzitutto cerchiamo di capire se e come è possibile ottenere il rimborso. Non tutti gli eventi sono uguali e ogni organizzazione è a sé.
Quindi prova a vedere in quali delle seguenti casistiche rientra il tuo evento:
- fissato ma non pagato
- fissato con pagamento completo in anticipo
- fissato con caparra
- costi extra (biglietto per il viaggio, hotel ecc.)
Perché è bene pensare prima di tutto a queste cose? Semplice, per sapere quanti soldi hai già speso.
In seguito dovrai leggere il contratto che hai firmato o le condizioni di vendita che hai accettato.
A questo punto i casi possibili sono 2:
- Tra le varie clausole trovi scritto che la pandemia rientra tra le cause per cui è previsto il rimborso
- Non c'è alcuna indicazione in merito
Analizziamoli singolarmente.
3.1. Rimborso previsto da contratto
Se rientri in questo primo caso sei fortunato, perché le location sono vincolate a rimborsarti rispettando ciò che è stato scritto nero su bianco e firmato da entrambe le parti.
Non ti resta che leggere con attenzione il contratto per scoprire con che modalità lo faranno.
In situazioni come queste, in cui un evento viene annullato per cause di forza maggiore, ogni location o fornitore di servizi segue una propria policy ma solitamente le casistiche previste sono:
- Rimborso totale dell'importo versato
- Rimborso parziale
- Voucher da riutilizzare in futuro (ad es. 20% di sconto sull'affitto della sala se organizzi un evento nella stessa location entro 1 anno)
Queste procedure sono pressoché automatiche e già stabilite, quindi quello che ti consiglio di fare è chiamare il proprietario della struttura o il fornitore con cui avevi già preso accordi (catering, fotografi, video-maker ecc.) e parlare con lui.
Anche lui avrà una copia del contratto, quindi non dovrà far altro che prendere visione della clausola e agire di conseguenza.
3.2. Rimborso non previsto
Se invece non trovi nessuna clausola contrattuale che parla di rimborso in caso di eventi annullati per pandemia, non scoraggiarti: non tutto è perduto!
È vero che questa situazione è molto più complicata della precedente, ma è molto probabile che riuscirai a trovare una soluzione.
Come? Facendo leva sul buonsenso del tuo interlocutore invece che sulle clausole presenti nel contratto.
Devi sapere che in questo periodo le location (hotel, business center, centri congressi, locali, ville per feste) e i liberi professionisti (fotografi, animatori, DJ) stanno vivendo un periodo difficilissimo dal punto di vista economico.
Le prime, ad oggi, non possono ospitare eventi (se vuoi saperne di più sui tempi di ripresa leggi questo articolo) e causano, involontariamente, la disoccupazione dei secondi.
Dunque è nel loro stesso interesse cercare di venire incontro al cliente per "farselo amico". L'ultima cosa che location e fornitori vorrebbero in questo momento è perderti, fidati di me.
Perciò, cosa devi fare? Chiamarli il prima possibile per cercare di raggiungere un compromesso via telefono.
Anche se hai paura di non rivedere mai più i soldi spesi, cerca di tenere sempre un tono di voce calmo e cordiale; di certo, anche se ti senti nel giusto, l'ultima cosa che vuoi è che l'altro si senta "aggredito" e si metta sulla difensiva.
Ricordagli quali accordi erano stati presi (data dell'evento, orari, servizi extra), tira fuori tutta la tua capacità di persuasione e cerca di far leva sul suo buonsenso.
Sono sicura che, in un momento difficile come questo, il tuo interlocutore ascolterà le tue ragioni; del resto su questa barca ci siamo tutti e per non farla affondare bisogna remare insieme.
Resta positivo e ottimista, senza dubbio dall'altra parte troverai persone comprensive e disponibili al dialogo: di certo non possono lasciarsi sfuggire un cliente, che in questo momento è "merce rara".
Non dimenticare che sei il loro bene più prezioso, ora più che mai!
Con questo articolo spero di averti fornito informazioni utili sulla richiesta di rimborso per eventi rinviati o annullati causa Covid-19.
Se vuoi leggerne altri relativi all'argomento, ti invito a dare un'occhiata al nostro blog così resterai sempre aggiornato.
Alla prossima!