I migliori software gestionali online per organizzare un evento

Se stai leggendo questo articolo sono certa che nella tua testa stai pensando ad almeno una di queste cose:

• Mi piacerebbe amplificare la visibilità del mio evento, aumentandone l’attrattiva
• Mi piacerebbe emozionare o colpire positivamente il pubblico
• Mi piacerebbe creare networking e unione tra gli attendees
• Mi piacerebbe aumentare il ritorno degli sponsor
• Mi piacerebbe raccogliere informazioni sui partecipanti
• Non so perché sono finito qui, ma mi interessano i nuovi strumenti digitali

Se il tuo obiettivo o il tuo desiderio è realizzare almeno una delle cose scritte qui sopra ho buone notizie per te: sei capitato nel posto giusto! In questa guida per l'organizzazione di un evento ti presenterò software all’avanguardia e semplici da usare che ti permetteranno di organizzare e gestire il miglior evento di sempre! Te li mostrerò uno dopo l’altro in un modo molto semplice, cioè suddividendoli in base al momento in cui vanno utilizzati. Quindi abbiamo:

• Strumenti digitali da utilizzare prima dell'evento
• Strumenti digitali da utilizzare durante l’evento
• Strumenti digitali da utilizzare dopo l'evento

Se sei un organizzatore o un’organizzatrice di eventi DEVI conoscerli! Se non tutti, almeno una buona parte. Che tu debba organizzare un evento sportivo, un evento culturale, una riunione, una grande conferenza o un party poco importa: ci sono degli strumenti grandiosi che possono aiutarti a raggiungere il tuo obiettivo. Ma andiamo con ordine: davvero non sei ancora convinto che gli strumenti digitali possano semplificarti la vita? Ti farò ricredere!

Organizzazione di un evento: perché fidarsi degli strumenti online?

Ci sono ancora molte persone al mondo che non riescono a fidarsi della tecnologia, i  tecnofobi, che si schierano apertamente contro tutto ciò che ragioni con un linguaggio numerico. Tuttavia dobbiamo renderci conto che al giorno d’oggi la tecnologia è il futuro: si sta sviluppando a un ritmo sempre più rapido, ad una velocità tale che non aspetta nessuno. Se non iniziamo a lasciarsi coinvolgere anche solo in minima parte un bel giorno ci ritroveremo ad essere tagliati fuori. Ok, quindi quali sono i vantaggi? Te li racconta uno studio. Nel 2016 la società tedesca Xing Events ha svolto un'indagine per indagare sulla digitalizzazione negli eventi. Il 75% delle persone intervistate che ha fatto uso di strumenti digitali prima, durante o dopo l'evento ha ammesso di aver raggiunto i traguardi che si erano prefissati. Ma che tipo di traguardi? Gli obiettivi più dichiarati sono stati:

• Semplificazione delle fasi di organizzazione
• Aumento del grado di soddisfazione e di coinvolgimento dei partecipanti
• Maggiore efficacia della comunicazione
• Riduzione dei costi di organizzazione

Ecco perché le tecnologie possono diventare il nostro più grande alleato: perché il loro obiettivo principale è quello di semplificarci la vita e farci risparmiare tempo prezioso. Prova a fermarti un attimo a pensare a quante cose la tecnologia è in grado di facilitare: oggi con pochi click puoi acquistare ciò che vuoi online e trovartelo in casa nel giro di 24 ore senza mettere piede fuori dalla porta, puoi pagare i bonifici e pagare le bollette direttamente dalla scrivania di casa tua, puoi comprare i biglietti per il tuo concerto preferito, puoi prenotare i libri in una biblioteca, puoi prenotare una location per eventi e perché no: anche organizzare un evento! Ebbene sì, se lavori nel marketing e nel mondo degli eventi la tecnologia può esserti davvero d’aiuto. Devi sapere che nel mondo ogni giorno nascono sempre nuovi strumenti che ti permettono di portare il tuo brand ad un livello successivo, distinguendoti dalla concorrenza. Il difficile però è saper trovare gli strumenti giusti! Ecco perché ho scritto questa guida per l'organizzazione di un evento: per mostrarti tutti quelli ideali a portare a compimento il più coinvolgente evento di sempre! Come anticipato l’importante è: “lo strumento giusto al momento giusto”. Ogni strumento è adatto per una determinata situazione, ecco perché ho selezionato diversi tools sulla base degli obiettivi che intendi raggiungere. Continua a leggere e li scoprirai tutti.

Software gestionali da utilizzare prima dell'evento

Di seguito ti elenco le categorie di software e poi li esploreremo uno ad uno:

1. Software online da usare per organizzare le tue idee sull'evento
2. Software online da usare per reclutare volontari per il tuo evento
3. Software online da usare per cercare finanziamenti per il tuo evento
4. Software online per invitare gente al tuo evento
5. Software online per promuovere il tuo evento
6. Software online per aiutare i partecipanti ad arrivare alla location del tuo evento

1. Software online da usare per organizzare le tue idee sull'evento

Dimenticati le mail kilometriche con decine di destinatari in copia: organizzare il lavoro diventerà molto più semplice e il tuo livello di produttività (e quello dei tuoi collaboratori) si alzerà a dismisura, senza fatica. Trello ti permette di creare delle Card, ovvero delle liste di cose da fare che puoi denominare come preferisci. Ogni Card contiene più Task, cioè dei singoli compiti, che possono essere spostati velocemente da una Card all’altra. Ad ogni lista possono essere aggiunte delle persone, assegnandogli dei compiti. Ma non è ancora finita: puoi anche inserire check list, scadenze, etichette e allegati, calendari e assegnare un grado di priorità a ciascuna questione. Riesci ad immaginare quanto può semplificarti la vita? L'app di Trello è gratuita e disponibile per dispotivi iOS e Android. [embed]https://youtu.be/CzJqIbLe2Lg[/embed]

Prendere decisioni sarà più facile, grazie alla possibilità di ipotizzare calcoli e scenari anche molto diversi tra loro. La rappresentazione visiva delle idee e delle informazioni facilita il processo decisionale e il problem solving. L'app di Mindjet è gratuita per un periodo di prova di 30 giorni ed è disponibile per dispotivi iOS e Android. [embed]https://youtu.be/sNQVKv8wMcU?t=2[/embed]

Quindi sarò breve, ti ricapitolo qui quali sono i vantaggi di questa geniale applicazione. Slack è uno strumento che racchiude tutti gli altri strumenti digitali che ti servono in un’unica piattaforma. Si può integrare ad oltre 800 applicazioni. Ciò vuol dire che non avrai più bisogno di tenere aperte 100 schede nel browser: avrai tutto a disposizione in un unico posto. Potrai utilizzare le funzionalità delle varie applicazioni direttamente dalla piattaforma di Slack e nel frattempo comunicare con chi vuoi, grazia alla possibilità di creare canali tematici ai quali aggiungere persone. Ti stai chiedendo come potresti usarlo? Potresti creare un canale per ogni argomento relativo all’evento (es. raccolta fondi, inviti, catering, promozione, relatori ecc.) e poi integrare al programma le applicazioni di cui hai bisogno. L'app di Slack è gratuita e disponibile per dispotivi iOS e Android. [embed]https://youtu.be/W8_tGC8pNvI[/embed]

2. Software online da usare per reclutare volontari per il tuo evento

Puoi gestire le loro attività in modo semplice ed intuitivo grazie ad un’interfaccia user-friendly. La piattaforma è in grado anche di inviare notifiche, reminders e reports delle attività. I volontari sono più di 11 milioni e vengono suddivisi sulla base dell’ambito in cui intendono operare (ad esempio: scuola, business, social, sport, no-profit ecc). Provalo! È uno strumento molto interessante, quantomeno ti farà conoscere molte persone. L'app di SignUp è a pagamento e disponibile per dispotivi iOS e Android. [embed]https://www.youtube.com/watch?v=KGN7J0oR7Lw[/embed]

3. Software online da usare per cercare finanziamenti per il tuo evento

Ti basterà accedere alla piattaforma e sottoporre il tuo evento parlando di te, di cosa ti occupi, di che cosa stai cercando e indicare date e numero di partecipanti previsto. Dopodiché ti basterà aspettare che qualche marchio o azienda si faccia avanti e decida di sponsorizzare il tuo evento. Tieni a mente bene una cosa però: non è detto che ne troverai uno perché sono tantissime le persone che fanno richiesta di sponsorizzazione, quindi usa anche altri strumenti per la ricerca. Se vuoi avere altre informazioni su come cercare degli sponsor leggi questo interessante articolo.

4. Software online per invitare gente al tuo evento

Si tratta di una piattaforma che ti permette di inserire nel web tutti i dettagli relativi al tuo evento (es. data, ora, location, città, logo), inviare inviti tramite mail utilizzando il sito, promuovere l’evento al pubblico usando i social o siti associati e infine creare dei biglietti personalizzati da mettere in vendita. Puoi tenere sempre sott’occhio l’elenco dei partecipanti, sapere quanti biglietti restano invenduti e quanto hai guadagnato. Nulla verrà lasciato al caso! Con EventBrite hai tutto sotto controllo. L'app di Eventbrite è gratuita e disponibile per i dispositi iOS e Android.

Se non hai ancora una data precisa per il tuo evento, e vorresti scegliere un giorno in cui sei sicuro che potranno venire tutti, ciò che ti serve è YouCanBookMe. Ti permette di connettere il tuo calendario con quelli delle persone che vuoi invitare per trovare una data e un orario in cui tutti sono liberi. La cosa bella è che tiene conto anche dei fusi orari, quindi è molto comodo per mettere d’accordo persone che vivono sparse in giro per il mondo. [embed]https://youtu.be/pSltNqCaUl0[/embed]

Scegli la foto che vuoi utilizzare per l'invito, inserisci una descrizione relativa all'evento, segnala i relatori, gli sponsor e tutto quello che pensi possa essere utile ai potenziali partecipanti. Una volta fatto puoi inviare il tuo invito a chi vuoi, grazie alla possibilità di importare dati da un database XLS. Se il tuo evento è a pagamento puoi anche vendere i biglietti ricevendo denaro con Paypal. E dopo l'evento? Metooo ti dà la possibilità di fare anche storytelling e dare voce al tuo evento. L'app di Metooo è gratuita e disponibile per i dispositivi iOS e Android. https://youtu.be/V4A-kUUTP78?t=2[7embed]

5. Software online per promuovere il tuo evento

MailChimp. MailChimp è la migliore piattaforma al mondo per la gestione del mail marketing. Puoi creare numerosi automatismi per l’invio di mail personalizzate a tutte le persone che vuoi contattare. Un esempio? Se una persona ha accettato il tuo invito puoi farle recapitare una seconda mail nella quale specifichi quali sono le cose che deve portare con sé il giorno dell’evento. A chi invece ha rifiutato puoi inviare una mail nella quale presenti i prossimi eventi. [embed]https://youtu.be/gvQVPsOetaE[/embed]

Se usato bene può diventare il modo più efficace per promuovere un evento proprio grazie alla vastissima audience che è potenzialmente in grado di raggiungere. Tanto per cominciare devi avere un profilo, sul quale poter cliccare “crea evento”. Una volta fatto questo ti basterà inserire tutte le informazioni necessarie nei campi richiesti, e infine selezionare i destinatari che vuoi invitare tra i tuoi amici. Se vuoi diffondere il tuo evento ad un numero maggiore di persone ti basta caricare del denaro. Per farla semplice in questo modo la visibilità del tuo evento aumenterà esponenzialmente.

Per questo motivo è più facile identificare le persone che potrebbero essere interessate a partecipare al tuo evento. Per esempio se pubblichi un post utilizzando degli hashtag che riassumono il contenuto del tuo evento, puoi intercettare persone che ricercano quello specifico termine perché interessate al tema. [embed]https://youtu.be/kIe5CHbOZVE[/embed]

Puoi utilizzarlo in diversi modi: puoi creare un post da condividere sul tuo profilo o sulla tua pagina aziendale, oppure puoi inviare un messaggio personalizzato di invito a contatti specifici, creare un post sponsorizzato (a pagamento) in modo tale da poter raggiungere un target più ampio.

6. Software online per aiutare i partecipanti ad arrivare alla location del tuo evento

In questo caso parliamo di un’applicazione che è in grado di risolverti i problemi di spostamento nelle città grazie alla presenza di persone che lavorano per Uber e che svolgono un servizio simile a quello dei tassisti. Quando apri l’app ti appare una mappa, nella quale viene segnalata la tua posizione e quella delle auto che stanno prestando servizio vicino a te. Se vuoi un passaggio ti basta selezionare la vettura più vicina, proporre un prezzo a km e poi aspettare il conducente in una delle zone preposte.

Software online da usare durante l’evento

Qui di seguito la lista di quelli da usare durante l'evento:

1. Software online per fare una presentazione
2. Strumenti online per riprendere il tuo evento in live streaming
3. Software online per coinvolgere i partecipanti del tuo evento

1. Software online per fare una presentazione

Ti permette di creare delle presentazioni avvincenti in solo pochi minuti e pochissimi click. Ti permette di inserire transizioni animate, immagini, temi per aumentare il coinvolgimento dei tuoi ospiti. Il tuo lavoro viene salvato online, quindi per accedervi ti basterà avere connessione internet. Basta chiavette e invii di file via mail: è tutto sul web. Tranquillo: se preferisci scaricarla puoi farlo! Infine ho un’altra buona notizia: potrai visualizzare e modificare la tua presentazione ovunque tu sia, perché è accessibile e editabile anche da mobile! [embed]https://youtu.be/wPKOPs63l0A[/embed]

Puoi scegliere tra tanti modelli e temi, oppure creare un tema da capo sulla base delle tue necessità e delle tue preferenze di colori e forme. Ti basta creare un account e potrai subito iniziare ad usare tutte le funzionalità del programma. Puoi decidere se visualizzarla online oppure scaricando l'app sul tuo device, disponibile per dispositivi iOS e Android. [embed]https://youtu.be/WsyinM0K650[/embed]

2. Strumenti online per riprendere il tuo evento in live streaming

Attivando Hangouts la tua videoconferenza verrà ripresa e trasmessa in diretta streaming su Youtube. In questo modo puoi farti conoscere, e quindi aumentare le presenze agli eventi successivi. Attivando Google Hangouts, inoltre, puoi anche vedere in tempo reale quante persone stanno osservando il tuo video. Alla fine potrai visualizzare anche delle statistiche riguardanti il numero di visualizzazioni del video e le interazioni che gli utenti hanno avuto con esso. [embed]https://youtu.be/iMQ6-ZIO3ks[/embed]

3. Software online per coinvolgere i partecipanti del tuo evento

Se vuoi avere informazioni più specifiche sui social wall leggi questo articolo. In questo modo potrai mostrare al tuo pubblico tutto ciò che si dice in rete relativamente al tuo evento, creando maggior engagement tra i partecipanti. Ma come è possibile racchiudere in un unico posto tanti contenuti così diversi? Semplice: basta usare un hashtag (#) o una mention (@), in questo modo tutti coloro che utilizzeranno questi marcatori potrebbero apparire sul grande schermo. [embed]https://www.youtube.com/watch?v=XKv7emL7rac[/embed]

Software online da usare dopo il tuo evento

Ed infine la lista dei software post evento:

1. Software online per coinvolgere i partecipanti del tuo evento
2. Software online per raccontare il tuo evento

1. Software online per raccogliere feedback sul tuo evento

Qualunque tipo di questionario tu abbia in mente, Survey Monkey ti aiuterà a realizzarlo. Ci sono ben 15 tipi diversi di domande (a crocette, a riposta multipla, aperte, ordinamento ecc), puoi personalizzare i sondaggi cambiando colori, inserendo una fotografia o un logo. Inoltre può essere integrato ad altri software come MailChimp.

In una manciata di minuti ti permette di creare moduli di registrazione, inviti e survey. Alla raccolta di feedback ho dedicato un intero articolo: se vuoi approfondire meglio l’argomento dai un’occhiata a questo articolo. [embed]https://youtu.be/CQ5NesEleb8[/embed]

2. Software online per raccontare il tuo evento

Una volta che hai a disposizione tutti i materiali audio-video ripresi durante il tuo evento puoi creare uno Storify, cioè un flusso di racconto creato tramite l’unione di diversi contenuti digitali pubblicati in rete. Puoi inserire fotografie, video, post di Facebook, commenti, link, siti web. Tutto ciò che parla di te va bene per raccontare un’unica storia, raccontata da punti di vista differenti. [embed]https://youtu.be/ZR305mwfreY[/embed]

Hai a disposizione delle belle fotografie? Allora potresti creare un bel video in cui mostri ciò che è accaduto durante la giornata oppure presentare le foto una dopo l’altra inserendo una musica di sottofondo. Attenzione alla musica però: la maggior parte delle canzoni che conosci sono generalmente coperte da copyright quindi non possono essere condivise se non dietro il pagamento di una somma di denaro ad enti che gestiscono i diritti d’autore. In questi casi devi rivolgerti a siti che raccolgono tracce “Royalty Free”, quindi liberamente utilizzabili da chiunque intenda farlo. FreeMusicArchive è il sito migliore per trovare tracce gratuite e  liberamente utilizzabili per i tuoi video. Ed eccoci arrivati al termine! Ti ho convinto? Sei ancora sicuro di non voler avere niente a che fare con la tecnologia? Io mi ricrederei se fossi in te. La potenzialità di semplificarti la vita che hanno questi tool sono incredibilmente vaste, e la cosa più bella è che ogni giorno aumentano di numero. Se pensi che l’articolo sia stato interessante, condividilo in Facebook. Potrebbe essere d’aiuto anche ad altre persone che come te sono interessate al vasto mondo degli eventi. Ti ringrazio come sempre per l’attenzione! Alla prossima! Scopri le migliori location per eventi in tutta Italia!