Centro congressi: come gestirlo e promuoverlo

Come forse saprai, le aziende che devono organizzare eventi di vario genere (dal marketing al turismo, dall'informatica al mondo del benessere) caratterizzati da grandi numeri necessitano di sale di grandi dimensioni e scelgono, quindi, i centri congressi come location perfetta per eventi di questo tipo. Il centro congressi è un luogo dove organizzare incontri relativi a svariati temi. Si tratta di una location sempre più ambita ed è necessario capire quali siano gli strumenti per gestirla al meglio.

Perché aprire un centro congressi

Prima di capire come gestire e promuovere un centro congressi, è necessario descrivere i passi da fare per sapere come aprirne uno. Non preoccuparti, gli step non sono così differenti da quelli necessari per far partire una qualsiasi attività. Vediamoli insieme:

• Aprire una Partita Iva;
• Iscriversi al Registro della Camera di Commercio;
• Richiedere la Scia (Segnalazione certificata inizio attività) al Comune;
• Iscriversi all’Inps.

Segmento di mercato

Proprio partendo da questa considerazione è facile pensare al business che un’attività del genere può portare, se gestita e promossa nel migliore dei modi. Ogni anno circa 3 milioni di persone si muovono per partecipare a congressi internazionali e altri 50 milioni assistono a congressi e riunioni nazionali. È bene specificare, inoltre, che le aziende che organizzano questa tipologia di eventi hanno una capacità di spesa più ampia rispetto a quelle che organizzano meeting di dimensioni minori; di conseguenza, si tratta di un settore interessante, che può essere largamente sfruttato. Tuttavia gli alti costi delle sale in grado di ospitare molte persone e dotate di attrezzature di un certo tipo, spesso rappresentano un ostacolo allo sviluppo di tale settore. Per questo in Italia, così come in Europa, si privilegiano le sinergie con altri protagonisti come fiere, centri commerciali, hotel o la partecipazione tra società. I principali competitors possono dunque divenire preziosi alleati per guadagnare attraverso la gestione di un centro congressi, fattore importante se si pensa che, ad esempio, un hotel può offrire servizi aggiuntivi come camere e ristorazione.

Come gestire un centro congressi

Eccoci arrivati ad uno dei punti centrali dell’articolo, come gestire un centro congressi. Hai nelle tue mani una struttura dotata di attrezzature all'avanguardia e vuoi farla fruttare? Presta attenzione ai consigli sulla gestione, potranno essere davvero utili per fare un salto di qualità. Se sei l’amministratore della struttura non puoi pensare a tutti gli aspetti per organizzare dei congressi. Devi ovviamente fare attenzione alle spese, ai ricavi e a far quadrare i conti. Una mossa che potrebbe risultare utile è chiedere il supporto ad esperti del settore, eccone alcuni:

• Il Professional Congress Organizer. Figura che si occupa di progettare e pianificare l'evento, preventivare i costi, ricercare gli sponsor e, più in generale, organizzare il convegno in tutte le relative fasi, dall'ospitalità, al rinfresco, alla promozione, ai servizi linguistici ecc.
• Organizzatore di eventi. Si tratta di una figura che ha competenze più generiche sull'organizzazione degli eventi. Se vuoi diventare anche tu un organizzatore di eventi, leggi questo approfondimento.
• Hostess e personale d’accoglienza. Anche l’occhio vuole la sua parte. La bellezza e l’accoglienza del vostro personale può fare la differenza. Gestire un centro congressi, a volte, è anche questione di dettagli;
• Servizi linguistici e di interpretariato. Se ospiti relatori internazionali è necessario che tu sia preparato con i vari servizi. Devi avere un interprete o un’intera squadra di interpreti, a seconda dell’evento. Potresti anche pensare ad un servizio di traduzione simultanea. Opportuno che il personale sia preparato a rispondere alle esigenze dei clienti nella loro lingua.

I software per la gestione di un centro congressi

Devi gestire un centro congressi e vuoi servirti dell'ausilio di un software che ti aiuti ad organizzare tutto? Ecco i migliori

Meeting Hub

MeetingHub  può essere il tuo più prezioso alleato per pubblicizzare il tuo centro congressi. La sua interfaccia è molto semplice e ti invoglia all'azione. Puoi inserire la tua struttura e incrementare la visibilità del tuo centro congressi, tutto è molto facile, vedrai, i tuoi spazi andranno a ruba in maniera facile e veloce! Con il portale n°1 in Italia per meeting ed eventi puoi far conoscere alle persone il tuo centro congressi, si parla di migliaia di persone che usano il portale ogni mese per organizzare i propri eventi. Ma come fare per segnalare il tuo centro congressi?

• Clicca "Inserisci una struttura";
• Richiedi informazioni;
• Compila il modulo ed entra in contatto con Meeting Hub che saprà offrire la soluzione più congeniale alle tue esigenze.

Hai provato a farti pubblicità da solo presso i vari siti? Hai ottenuto scarsi risultati e vorresti fare un salto di qualità? Meeting Hub mette in contatto chi cerca con chi offre e posiziona la tua attività là dove cercano gli utenti, ovvero la prima pagina di Google! Richiedi informazioni sull'inserimento della tua struttura! Basta un click e otterrai via mail tutte le informazioni che cerchi: servizi, prezzi, informazioni ecc. Inoltre risponde a qualunque tuo dubbio via chat.

Simposio

La tecnologia aiuta l’uomo dove ne ha più bisogno e anche nella gestione dei centri congressi esistono alcuni software, il più importante è sicuramente Simposio. Con questo software puoi gestire davvero tutte le realtà, sia quelle più grandi che quelle più piccole. Gli spazi e le sale occupate dalle manifestazioni sono completamente personalizzabili ed è prevista una gestione automatizzata e semplificata delle manifestazioni a calendario. Puoi inoltre circoscrivere spazi "commerciali" per definire listini di vendita diversi a seconda del numero di spazi occupati.

Come guadagnare con un centro congressi

L’unico aspetto negativo può essere quello dei costi. Spesso, infatti, i centri congressi faticano a rimanere in piedi per le alte spese di mantenimento. Tuttavia c’è da essere ottimisti e con una gestione adeguata si può davvero ottenere tanto in più, anche perché:

• L’investimento iniziale può essere limitato. Infatti se si pianificano eventi meno impegnativi si può partire con un investimento contenuto, riducendo i costi per le attrezzature, le strutture immobiliari e per il personale;
• I centri congressi in Italia non sono ancora molti, c’è spazio di manovra;
• Esistono professionalità sempre più importanti nel settore. Possono aiutare persone poliedriche in grado di spaziare dal settore contabile a quello del marketing a quello più specificatamente tecnologico. Fondamentale buona capacità di problem solving, predisposizione al dialogo e conoscenza almeno della lingua inglese.

Cosa deve fare il responsabile del centro congressi

Si tratta di un soggetto che, generalmente, è anche proprietario del centro. Può però essere anche un dipendente, qualora il centro congressi sia una pertinenza di un hotel. Competenze Qui di seguito trovi alcune competenze che chi ha in gestione un centro congressi dovrebbe avere per svolgere la sua attività al meglio:

• Conoscenze in ambito economico-turistico-marketing;
• Conoscenze informatiche;
• Conoscenza di due o più lingue straniere;
• Competenze tecnico- professionali;
• Competenze amministrative;
• Conoscenze del settore congressuale e dei principali software;
• Capacità organizzative e di problem solving;
• Doti relazionali;
• Senso estetico;
• Creatività;
• Competenze legali e fiscali.

Sarà fondamentale la sua capacità nel creare una rete di contatti e il suo impegno giornaliero. Dovrà supervisionare i responsabili dei vari reparti, gestire il calendario e selezionare eventualmente il personale. Inoltre deve curare i rapporti coi fornitori senza dimenticare ciò che riguarda l'ospitalità, il gusto estetico e il comfort in generale. I centri congressi devono infatti essere accessibili facilmente (con mezzi pubblici, da persone disabili ecc.), devono prevedere ampi parcheggi, considerando il grande flusso di persone che arriveranno alla location. Altro elemento fondamentale è rappresentato dalle attrezzature di cui dispone la sala e l'eventuale servizio ristorazione che la struttura offre. Ricorda: più ingredienti metti nella gestione del tuo centro congressi più sarà facile realizzare l’obiettivo!

Preferibile, dopo il diploma, una laurea in turismo o una laurea in marketing e comunicazione. Si tratta di una posizione collocata gerarchicamente in uno scalino alto ed è dunque necessario fare esperienza. Consigliati esperienze in ruoli minori, ad esempio come operatore congressuale. Opportuni possono rivelarsi anche i Master specialistici. Se sei interessato ad approfondire il percorso di studi per diventare organizzatore di eventi leggi la nostra: Guida al percorso formativo per event planner

I servizi

Ideale se sono calibrati al target di riferimento. Ricorda che ogni congresso ha un suo target specifico. Possono essere:

• Indispensabili. Si pensi ad esempio ai servizi igienici che devono essere dislocati per tutto il centro congressi. Tra questi ormai rientra anche il wi-fi, richiestissimo da tutti;
• Utili. Si pensi al servizio di interpretariato ma anche al materiale multimediale. Le sale devono essere infatti predisposte per attrezzature come maxi schermi, pc, microfoni, proiettori per trasmettere slides e presentazioni;
• Opzionali. Il servizio di ristorazione o addirittura qualcosa di più ardito come un centro benessere per far rilassare i clienti.

Esistono anche servizi aggiuntivi preziosi per l’ospitalità, come la formazione di un comitato di ricevimento e saluto che dia il benvenuto agli ospiti e li introduca nell'ambiente del convegno. Puoi anche fornire gadget e in cambio richiedere un feedback al cliente.

Altri consigli per la gestione

Per far fare un balzo di qualità ai centri congressi ci possono essere ancora altri accorgimenti. Ad esempio la scelta di autorità indiscusse come relatori e servizi di presentatori che siano carismatici e tengano viva l’attenzione del pubblico. Inoltre per catturare quanti più spettatori possibili bisogna domandarsi: “quale valore aggiunto un cliente può avere seguendo questo congresso?” Preziosa la scelta di un titolo accattivante e la non sovrapposizione ad altri eventi dello stesso tipo nello stesso periodo.

Come promuovere i centri congressi

Abbiamo visto come si può gestire al meglio un centro congressi, adesso vediamo come promuoverlo. Esistono alcuni accorgimenti da adottare ma ovviamente le strategie cambiano in base alle tipologie di centri congressi. Se ad esempio abbiamo una struttura indipendente dobbiamo muoverci in maniera diversa rispetto ad una struttura legata ad un hotel. Non sottovalutare questa fase, perché è fondamentale! A cosa devi prestare attenzione:

• Contieni i costi, ce ne sono già tanti per la gestione;
• Punta sulla semplicità, su una comunicazione chiara, semplice e capillare;
• Sfrutta la pubblicità a 360 gradi su tutti i mezzi di comunicazione;
• Sfrutta tanto la pubblicità online quanto quella offline, non trascurare nulla;
• Apri e cura un sito web, vera e propria vetrina sul tuo centro congressi.

Sito web

Sul tuo sito web devono esserci tutte le informazioni sulle sale, sui prezzi, sui posti e sui servizi dedicati. Punta molto sulla SEO e sull'ottimizzazione per i motori di ricerca, il tuo centro congressi deve spiccare quando i professionisti iniziano la ricerca. Esistono template per eventi, preimpostati e personalizzabili, non ci vuole una conoscenza da tecnico! Puoi anche:

• Dettagliare i servizi;
• Proporre sconti;
• Raccogliere indirizzi di posta elettronica;
• Utilizzare pop-up;
• Gestire le prenotazioni;
• Ricevere pagamenti elettronici.

Scopri i migliori template per un sito web

Annunci, email e social network

Possono essere annunci gratuiti online, possono passare per il web ma anche sui classici mass media come radio e televisione. Se hai catturato un buon numero di indirizzi mail tramite il sito, puoi sfruttare le newsletter, utilizzando una comunicazione efficace e non pedante. Di vitale importanza è inoltre la comunicazione calibrata sui vari social network, ce ne sono davvero di tutti i tipi in grado di creare l'annuncio ad hoc per il target di riferimento:

• Facebook
• Linkedin
• Twitter
• Instagram

Punta sui gruppi e sulle pagine di settore, coinvolgi il pubblico, commenta e rispondi ai commenti. Non trascurare i  programmi di advertising di Google e di Facebook. Investi puntando però al tuo target di riferimento, non andare a caso!

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Se vuoi qualche altro consiglio per il tuo centro congressi non ti resta che seguire i nostri aggiornamenti! Il tuo centro congressi merita di essere gestito e promosso al meglio, spendi con intelligenza per ottenere un salto di qualità definitivo.