Come gestire una riunione (ed evitare di perdere tempo)

Indice

1. Seleziona accuratamente i partecipanti della tua riunione
2. Dai sufficiente preavviso ai partecipanti della tua rionione
3. Comunica chiaramente quale sarà l’oggetto di discussione della riunione
4. Affitta una Sala Meeting per la tua riunione
5. Inizia la riunione puntuale
6. Rispetta la scaletta del giorno della riunione, ma asseconda gli interventi
7. Fai in modo che gli animi non si scaldino durante la riunione
8. Prevedi delle pause durante la riunione
9. Imposta un termine alla riunione
10. Fai un recap finale di quanto detto nella tua riunione

Capita spesso, per i motivi più disparati, che ci sia la necessità di indire una riunione.

Possono esserci riunioni per prendere delle decisioni importanti, per spiegare delle decisioni già prese, per dare dei compiti e degli ordini ai partecipanti o anche per fare il punto della situazione di particolari tipi di eventi che sono in atto.

Qualsiasi sia il motivo per cui hai deciso che è necessaria una riunione devi essere abile a gestirla nel migliore dei modi fin dall’inizio.

Perché gestire una riunione non riguarda soltanto quando la riunione si sta svolgendo, bensì anche le fasi preliminari.

Facciamo quindi insieme una checklist di tutto quello che è necessario fare per gestire una riunione nel migliore dei modi ed evitare di perdere tempo.

1. Seleziona accuratamente i partecipanti della tua riunione

Durante le riunioni non vige la regola del “più siamo meglio è”: devi selezionare accuratamente i partecipanti scegliendo solo le persone che è veramente importante che presenzino.

Questo dipende da una serie di fattori, tra cui il fatto che invitando troppe persone a partecipare alla riunione si rischia di creare confusione e non permettere di focalizzarsi sul motivo per cui ci si è riuniti.

Fai comunque attenzione a quanto ti ho appena detto, perché si può correre il rischio che per non avere troppi partecipanti si taglino fuori anche persone importanti.

Devi solo inquadrare il punto del giorno e pensare “Chi mi sarà veramente utile?”, “A chi invece posso riferire e basta quanto è stato detto?”.

Non tralasciare l’idea di organizzare una doppia riunione, una per prendere le decisioni e l’altra per comunicarle agli operativi che le metteranno in pratica.

2. Dai sufficiente preavviso ai partecipanti della tua rionione

Sopratutto se stiamo parlando di una riunione in cui bisogna decidere qualcosa di importante, dai un tempo consono a coloro che devono partecipare per organizzarsi, non prendere altri impegni e soprattutto prepararsi.

Hai già letto l’articolo Come convocare una riunione?

Non lasciare che la comunicazione di una riunione sia solo verbale, anche se stai riunendo i tuoi colleghi che vedi tutti i giorni tutto il giorno, manda una mail per comunicare e ricordare a tutti i dettagli dell’imminente riunione.

Molti domini di posta elettronica, sopratutto quelli usati negli uffici, permettono di impostare un avviso direttamente sull’agenda elettronica dell’interessato! Utilizzalo! Offrono questo servizio Outlook e Gmail.

È molto importante lasciare il giusto tempo ai partecipanti per prepararsi alla riunione Spesso c’è proprio bisogno che i partecipanti studino qual è il problema in modo tale da poter proporre delle soluzioni ed è infatti con questa affermazione che arriviamo al terzo punto di questa checlist…

3. Comunica chiaramente quale sarà l’oggetto di discussione della riunione

Una riunione il cui oggetto è ben chiaro a tutti i partecipanti sarà sicuramente una riunione vincente.

Permetti agli invitati di prepararsi adeguatamente, dagli la possibilità di studiare e presentarti diverse soluzioni al problema che stai ponendo, se necessario manda degli allegati nella mail di convocazione dove dai già un’idea ben chiara di quello di cui andrete a parlare.

Se la riunione invece ha uno scopo di spiegare determinate cose, oppure premiare o punire determinati comportamenti: preannuncialo.

Non ti sto dicendo di dire già tutto nella mail che manderai, ma almeno di fare avere un’idea a chi stai chiamando di quale sarà l’ordine del giorno. Talvolta potrebbe essere utile allegare nella mail di invito la scaletta di come si svolgerà la giornata.

Hai già letto l’articolo Come fare l’ordine del giorno di una riunione?

4. Affitta una Sala Meeting per la tua riunione

Per la buona riuscita di una riunione devi prenotare una sala riunioni adeguata al numero dei partecipanti e al tipo di riunione che vuoi fare.

Hai già letto l’articolo 5 semplici step per calcolare la capienza di una sala meeting?

Per prima cosa deve riuscire a contenere tutti, e permettere che tutti si possano sedere.

Sembrerà una cosa banale, ma a me è successo più di una volta di partecipare a riunioni in cui non bastavano le sedie per tutti!

Puoi scegliere di riunire tutti intorno a un tavolo oppure fare una riunione “frontale” dove a turno le persone si alzano per esprimere la propria idea.

Non necessariamente la sala meeting deve essere quella del tuo ufficio: se hai bisogno di prenotarne una puoi rivolgerti al portale Meeting Hub e trovare quella che più fa al caso tuo.

Le migliori sale meeting in tutta Italia dove organizzare la tua riunione

Affinché una sala riunioni sia adeguata deve anche contenere tutto il materiale di cui hai bisogno, che varia di volta in volta, ma ti faccio un piccolo elenco di quello che normalmente potrebbe servire:

Lavagna
Pennarelli
Proiettore
Cavi per pc
Adattatori per il mac
Block notes
Penne
Acqua

Queste in linea di massima sono quelle cose che non possono mancare durante una riunione, poi tu saprai se ce ne sono altre che nello specifico ti servono.

Se è la prima volta che ti rechi nella struttura ospitante la sala meeting che hai prenotato, assicurati di chiamare il responsabile per accertarti che tutta l’attrezzatura di cui necessiti sia disponibile, in modo da evitare figuracce con i partecipanti del tuo meeting.

5. Inizia la riunione puntuale

Un segnale di forte professionalità è iniziare la riunione all’orario prestabilito. Sii tu il primo ad arrivare prima dell’orario stabilito per controllare che tutto sia al suo posto e per accogliere i partecipanti.

Questo atteggiamento rafforzerà il tuo ruolo di leader.

Non aspettare dunque i ritardatari: inizia anche se non sono arrivati tutti, a meno che tu non sappia che i problemi che li hanno portati a tardare erano proprio inevitabili.

Anche se si tratta di una riunione di lavoro ricordati che se tu, in un certo senso, il “padrone di casa”.

6. Rispetta la scaletta del giorno della riunione, ma asseconda gli interventi

Seguire una scaletta prestabilita è un ottimo modo per impostare la riunione, ciò non toglie però che verranno fatti degli interventi e che questa potrà cambiare in corso d’opera.

Fai una lista di cose di cui dovete assolutamente parlare, ma sii flessibile nel trattare anche altri argomenti inerenti e che possono aiutare al raggiungimento dell’obbiettivo finale.

Fai intervenire i partecipanti alla riunione, spronali al dialogo con frasi tipo:

Correggetemi se sbaglio
Ditemi cosa ne pensate
Secondo voi potrebbe essere una soluzione?
Avete delle idee diverse?
Non temete di dirmi la vostra idea

Le riunioni sono anche un modo per incontrarsi e focalizzarsi su un problema condividendo spunti e idee differenti.

7. Fai in modo che gli animi non si scaldino durante la riunione

Un problema che può essere frequente durante le riunioni è che gli animi si scaldano, che due o più persone abbiano idee differenti e che si animino un po’ troppo per sostenerle.

Il compito di un bravo leader che è capace di gestire una riunione è che questo non accada. E che sappia placare anche gli animi più turbolenti.

Quando si lavora a un progetto tutti insieme è normale non essere completamente allineati sulla stessa idea (anche perché le riunioni servono anche a questo: scontrarsi), ma l’importante è mantenere la calma, anche perché nel momento in cui la tensione si percepisce potrebbe causare fastidio anche negli altri.

Fare in modo che la riunione si svolga in un clima rilassato è un tuo compito, per portarlo a termine ti consiglio di invitare al ragionamento chi in quel momento è troppo agitato e aiutalo a ritrovare la calma.

Parlare, discutendo in maniera costruttiva aiuterà te e gli altri partecipanti alla riunione a raggiungere l’obiettivo per cui questa si è indetta.

L’ideale per distendere gli animi sarebbe quello di prevedere delle pause.

Ma pause di che tipo?

Lo vediamo nel prossimo punto…

8. Prevedi delle pause durante la riunione

Ecco, appunto.

Se parliamo di una riunione di un’ora è ovvio che non ci sia bisogno di pause: queste diventano necessarie quando organizzi una riunione che va avanti per alcune ore.

Richiedi alla struttura dove vuoi organizzare il tuo meeting la possibilità di effettuare un coffee break.

Fare in modo che tutti i partecipanti possano rilassarsi, ristorarsi, bersi un caffè, rinfrescare la mente e (se proprio necessario…) fumarsi una sigaretta, sarà molto apprezzato da corpo e mente.

Hai già letto l’articolo 6 consigli pratici per organizzare un perfetto coffee break?

Ricorda che la concentrazione umana ha un limite, non possiamo pretendere troppo dagli altri e una pausa servirà a ritrovare le forze e aiuterà a ricominciare la riunione con una nuova marcia.

9. Imposta un termine alla riunione

Quando possibile definisci fin dall’inizio quando vuoi che la riunione termini, sopratutto se stiamo parlando di una riunione di lavoro.

Questo permetterà ai partecipanti di dedicare uno slot di tempo alla vostra riunione e di non farli passare tutto il tempo a guardare l’orologio, rispondere a telefonate o a lasciarla prima del tempo perché credevano che sarebbe durata meno.

Sembra una cosa inutile, ma in realtà dare una tempistica ben precisa di inizio e fine aiuta a focalizzare l’obiettivo, a sapere che in quel lasso di tempo bisogna concentrarsi totalmente su quanto si sta dicendo e psicologicamente fa capire che bisogna dare il massimo in quel lasso di tempo.

Ovviamente questo non sempre è possibile se parliamo di riunione “ad oltranza” fino a che non si è giunti ad una conclusione si può andar avanti per delle ore, per quanto anche qui è di grande aiuto mettere un tempo limite entro cui bisogna prendere una decisione.

Dall’altra parte però non tirarla troppo per le lunghe, nel momento in cui si è raggiunto il punto poni fine alla riunione.

Non necessariamente una riunione più lunga è sinonimo di una riunione migliore.

10. Fai un recap finale di quanto detto nella tua riunione

Quando parliamo di riunioni veramente importanti viene addirittura stilato un verbale con tutto quello che si è detto durante la riunione.

In ogni caso è una pratica molto corretta prendersi 10 minuti con tutti i partecipanti alla riunione in cui fate un riassunto di quelli che sono stati i punti salienti, delle idee che sono uscite, di quelle che volete utilizzare e di quali saranno i prossimi passi.

È molto importante che la riunione sia chiara a tutti e che tutti possano beneficiare di quanto detto e riorganizzare le idee prima di lasciare la stanza.

Un’altra cosa che si può fare è quella di mandare il verbale (o recap) finale per mail a tutti i partecipanti. In modo tale che tutti possano avere ben a mente quello che si è detto.

Vogliamo farlo noi un recap finale di quello che serve per gestire al meglio una riunione? Allora: