10 mosse per organizzare la festa di Natale perfetta

Le strade brillano nei giochi di luce delle luminarie e le vetrine dei negozi sono addobbate a festa. È la magia del Natale! Eppure c'è qualcuno per cui il Natale significa lavoro. Mi riferisco proprio a te, caro organizzatore di eventi. A te, che spetta l'arduo compito di organizzare una cena di Natale aziendale che soddisfi tutti i gusti e tutti i palati. L'impresa non è facile, ma sei capitato sull'articolo giusto! Se questa è la prima volta che organizzi la cena di Natale per la tua azienda, segui i miei consigli per organizzarne una perfetta! Se invece anche quest'anno hai sperato tanto di trovare come regalo sotto l'albero un sosia che si occupi al posto tuo di ordini, prenotazioni, inviti e rendicontazioni per l'evento, saprai già quali sono gli errori da evitare, ma io sono qui a ricordarteli e soprattutto a darti alcuni consigli per superarti anche quest'anno!

Perché una festa di Natale in azienda?

Anzi, a pensarci bene è un grande impegno, un investimento in termini di tempo, energia e denaro che capita proprio in uno dei periodi peggiori dell'anno, in cui sei alle prese con la chiusura del bilancio annuale e altre faccende non di poco conto per la tua azienda. Ma fidati, una festa aziendale è un'occasione speciale per consolidare i legami con i colleghi, per condividere un momento più disteso di una pausa caffè e quattro chiacchiere, per conoscersi al di là del nome sul badge e del ruolo lavorativo. E poi, chi non vuole vedere il proprio capo un po' fuori dagli schemi, il collega taciturno al centro di una conversazione e il più chiacchierone a tener banco con aneddoti improbabili? Questo ed altro può succedere a una cena aziendale, soprattutto in occasioni informali come le festività! Ti ho convinto, vero? Ma sì, e cena di Natale sia! Che sia perfetta, però: se organizzate qualcosa tanto per farlo, avrete sprecato soldi e tempo e, soprattutto, una bella opportunità per divertirvi!

1. Pianificazione

Presto, che è tardi! Qualunque sia la data che pensi sia adatta per cominciare a ragionarci su, dimenticala e anticipa: c'è sicuramente qualcuno che si sta muovendo prima di te. Nella stagione delle rondini o sotto il sole d'agosto, un altro organizzatore di eventi  ha prenotato la sala perfetta, il servizio di catering più quotato e il miglior pacchetto di intrattenimenti... e magari anche a un prezzo stracciato! Per battere la concorrenza sul tempo, pianifica con largo anticipo. Il periodo più indicato? Settembre, cioè quando sei appena rientrato dalle vacanze, pieno di energia nuova e di ricordi freschi di serate indimenticabili. Come quella che ora sei chiamato a organizzare! In generale, pensarci almeno una stagione prima ti permette di avere più possibilità di scelta, meno stress e la piena disponibilità dei tuoi colleghi, che probabilmente non avranno ancora preso impegni vincolanti per le feste natalizie.

2. La data

• Individua alcune date potenziali e invia al più presto l'elenco agli invitati, specificando la deadline entro cui rispondere. È il modo più semplice per farti un'idea della data preferita dai più e del numero dei presenti. Tra le opzioni, inserisci anche il lunedì o il martedì, sono tra i giorni della settimana in cui è più economico affittare un locale o i servizi di un'agenzia - ma non ti aspettare che la mattina dopo tutti siano pimpanti e produttiv in ufficio!
• La maggioranza vince, anche a Natale. Al momento della scelta definitiva, rinuncia immediatamente a trovare una data che vada bene a tutti, nell'intento nobile, ma vano, di non interferire con i programmi privati dei tuoi colleghi: è praticamente impossibile!
• Save the date! Per garantire la buona riuscita dell'evento, invia una e-mail che ricordi  la data a tutti, per far sì che partecipi il maggior numero di persone. Potresti cogliere l'occasione, poi, per chiedere informazioni su particolari esigenze dietetiche, intolleranze e allergie, così giocate d'anticipo anche sulla scelta del menu.

3. Il budget

La dimensione del tuo budget inciderà notevolmente sul tipo di cena che puoi organizzare, determinando tutto, dalla location al menu all'intrattenimento. Anche prenotare tutti i servizi in anticipo ti permette di ottenere condizioni economiche migliori di quelle che potresti trovare a ridosso del Natale. Ma ora voglio darti qualche consiglio in più su come spendere e come risparmiare:

• Fondo cassa: lascia un po' di denaro da parte, sia perché la maggior parte dei locali e di coloro che ti offrono un servizio richiederanno un acconto alla prenotazione, sia per non farti trovare impreparato ad un eventuale imprevisto.
• Nessun imbarazzo: se non puoi permetterti di accomodare partner e familiari dei vostri invitati, specificalo senza remore, di certo nelle vacanze natalizie non sfuggiranno tanto facilmente alle cene di famiglia!
• Cena di Natale aziendale: trattamento fiscale. Secondo la Circolare n. 34/E/2009 dell’Agenzia delle Entrate , la cena è considerata una prestazione gratuita di servizi (somministrazione di alimenti e bevande) organizzata per occorrenze religiose. Che si tratti di un evento riservato ai collaboratori o aperto anche ai clienti più fedeli, e quindi, rispettivamente, di una liberalità a favore dei primi o di spese di rappresentanza, potrai dedurre dalle tasse il 75% del costo totale. Un bell'incentivo a organizzare una cena natalizia in azienda ogni anno, vero?

4. La location ideale per la cena natalizia

• Richiedi un preventivo a tutti i luoghi che più ti interessano, per confrontare e scegliere in base alle tue esigenze.
• Se hai tempo, organizza delle visite in loco, non sempre le foto che trovi su Internet corrispondono esattamente alla realtà.
• Chiedi se la struttura può fornire attrezzature per l'intrattenimento, personale e decorazioni  natalizie adatte al tema o all'atmosfera che vuoi creare, sicuramente è un punto a favore in termini economici e di carico di lavoro!
• Prima di firmare qualsiasi pezzo di carta, leggi attentamente il preventivo e controlla che ci sia tutto, tranne le sorprese, ossia costi aggiuntivi nascosti, e magari prova a contrattare: a Natale siamo tutti più buoni... forse!
• Se il locale che prenoti si trova un po' fuori mano rispetto ai luoghi di provenienza dei tuoi invitati, organizza un servizio di trasporti comune oppure fornisci mappe dettagliate per raggiungere il posto in autonomia.

Se vuoi dare un'accelerata all'organizzazione della tua cena aziendale, affidati a un'azienda seria e dinamica che si occupi di trovare la location giusta per te. Il mio consiglio? Meeting Hub, naturalmente!

5. Il menu di Natale

Cibo

Presentare ricette gustose, piatti tipici e di stagione, sapori etnici o prelibatezze nostrane come tortellini, salmone e capesante, panettoni artigianali ripieni di crema e torte fresche di pasticceria, è un'idea vincente. Affianca un servizio ineccepibile o un buffet ben disposto sulle tavolate e il gioco è fatto! Ricordati però di soddisfare le esigenze alimentari di tutti, quelle dei vegetariani e dei vegani e soprattutto quelle di chi soffre di intolleranze o allergie specifiche. Insisti per farti preparare, in sede di prenotazione, dei piccoli assaggi dei piatti che porterai a tavola, oppure vai sul sicuro prenotando dal tuo ristorante di fiducia o dal catering che ti ha più soddisfatto nel corso dei tuoi anni da event manager: i tuoi colleghi e i dirigenti si meritano il meglio!

Bevande

Che tu decida di mettere a disposizione un quantitativo prestabilito di bevande, offrendo ai tuoi invitati un certo numero di consumazioni, oppure di lasciare completa libertà di servirsi o farsi servire, attenzione al tasso alcolico in sala. Lo ammetto, le scene più esilaranti e le battute meno opportune (e spesso più divertenti) nascono quando tutti sono un po' alticci, ma posso garantire che non fa un bell'effetto vedere il proprio capo che ciondola per la sala o balla senza pudore. La situazione non deve sfuggirti di mano, la festa potrebbe degenerare o il locale affittato per l'occasione potrebbe lamentare danni di cui, ovviamente, sarete tu e la tua azienda a dover rispondere. Evita quindi di comprare casse di superalcolici e liquori e non dimenticare di offrire un'ampia scelta anche agli astemi. Un consiglio? Per il primo brindisi pensa ad un cocktail fresco e originale, a basso tasso alcolico, per sorprendere gli ospiti!

6. Parola d'ordine: divertimento!

Andiamo a vedere di seguito come rendere la tua cena di Natale aziendale coinvolgente e indimenticabile.

Musica

Ballare è un must di ogni festa e la giusta musica potrebbe aiutare i tuoi invitati a lasciarsi andare sulla pista da ballo - oppure, se l'occasione è più formale, anche solo a fischiettare una canzone familiare, sentendosi subito più leggeri. Per organizzare al meglio la parte musicale della tua cena natalizia, ingaggia un dj, un musicista o una band che suoni dal vivo, oppure fai partire al momento giusto una playlist a tema natalizio o semplicemente le hit del momento. Per la diffusione audio, assicurati di trovarti in una sala con una buona acustica e delle amplificazioni che funzionino a dovere: non c'è niente di peggio che sentire delle canzoni disconnesse e interrotte a tutto volume.

Intrattenimento e team building

Forse non ci hai pensato, ma in occasione delle feste aziendali diventa difficile sfuggire al contatto con tutti i colleghi, i capi e i nuovi collaboratori, perciò devi pensare ad animare la serata, prima che si torni a parlare di progetti e scadenze incombenti. Non solo: uno dei rischi più frequenti è che si creino dei "gruppetti" di colleghi che si conoscono da anni, magari amici anche fuori dall'ufficio, creando quel cameratismo che esclude in partenza i nuovi arrivati e gli stagisti, messi all'angolo con uno smartphone in mano e lo sguardo perso nei propri pensieri. Rompi il ghiaccio con giochi di gruppo o argomenti originali: potrebbero essere un'ottima occasione per fare team building. Organizzare attività con un elemento comune, come nelle gettonatissime cene a tema, permette a tutti di partecipare e condividere i momenti più interessanti e divertenti della serata, iniziando così a rafforzare i legami e la coesione del team. Sul tema puoi sbizzarrirti; pensa, una delle tendenze d'oltreoceano è, ad esempio, il tema "festa sulla spiaggia", che sfida gli stereotipi e il gelo invernale. L'unica accortezza che posso suggerirti è di non eccedere: forse non tutti hanno nell'armadio un costume da Dart Fener e qualcuno potrebbe sentirsi in imbarazzo a calzare i panni della pin-up! Il successo è garantito anche scegliendo tra gli "evergreen" degli intrattenimenti, come l'intramontabile caccia al tesoro, un quiz (attenzione, che sia alla portata di tutti), un'avvincente cena con delitto o attività studiate specificamente per il team building aziendale. Anche in questo caso non c’è che l’imbarazzo della scelta, in base all'età delle persone cui ci si rivolge e alle tematiche, mentre l'obiettivo rimane sempre incentivare il lavoro di squadra: Bg Building, ad esempio, propone il classico karaoke e la costruzione di un albero di Natale, ma anche una giocata in stile Casinò o la preparazione di un cocktail a regola d'arte.

Fotografie

Le fotografie sono il primo strumento per rendere la tua cena di Natale davvero memorabile! Invita i tuoi colleghi a scattare fotografie e condividerle anche sui social network, potrebbero essere un ottimo modo per promuovere la buona riuscita dei tuoi eventi! Per rendere tutto più divertente, potresti mettere a disposizione alcuni accessori bizzarri, come baffi finti e parrucche, se l'informalità del contesto lo consente; se il tuo budget permette qualche aggiunta, poi, potresti stupire tutti con una vera e propria macchina per le fototessere: chi può resistere alla tentazione degli scatti multipli sulla stessa pellicola?

7. Gli inviti alla cena di Natale

Ora, se tu non sei un grafico, l'idea migliore sarebbe quella di affidare il lavoro a un professionista. Mentre l'artista si occuperà di curarne l'estetica, tu occupati del contenuto degli inviti e fai in modo di non tralasciare le informazioni più importanti, quali:

• Data, ora e luogo dell'evento;
• Tipo di abbigliamento indicato, se richiesto, secondo la nomenclatura internazionale (abito da cocktail, business casual...) o il tema della serata;
• Recapiti per chiedere ulteriori informazioni e confermare o meno la partecipazione.

Che tu decida di inviare delle e-mail o le più formali buste a casa, nel tuo testo presta attenzione all'ortografia e allo stile, ufficioso ma chiaro e cordiale: potresti rivolgerti in prima persona ai "signori soci, dipendenti e colleghi", spiegando lo scopo e alcuni dettagli della serata, sottolineando che si tratta di un'occasione piacevole da trascorrere insieme.

8. Come vestirsi alla cena aziendale di Natale?

Dubbio legittimo, perché si tratta di un'occasione più informale della solita cena di lavoro, in cui non ci si presenta con scollature vertiginose e paillettes ovunque ma neanche in un tailleur grigio, né in cardigan blu e berretto di lana. Per favore, se stavi pensando a questi outfit, dimenticali!

• Per lei: il classico tubino nero è perfetto, ma se vuoi puoi azzardare con i colori tipici del Natale, quindi rosso, oro e argento, evitando però i capi monocromi; se ti piacciono, concediti solo dei dettagli di pelle, pelliccia e in trama animalier. Se preferisci i pantaloni, punta sul modello a sigaretta o sulla tuta lunga. Cosa evitare alla cena aziendale? Jeans e minigonne, scollature e trasparenze eccessive, i colori grigio e blu, che rimandano tanto al lavoro in ufficio.
• Per lui: il vestito è sempre la scelta migliore, con o senza cravatta, dipende da quanto vuoi sia formale il tuo look; per dare un tocco moderno ed elegante, scegli una camicia di un colore di moda. Sconsigliate le camicie bianche, abusate e a rischio macchia, e tutti quei capi che pensate siano tanto divertenti (e invece no), come un maglioncino con la stampa di una renna.

9. Discorso di ringraziamento e regali aziendali

Insisti affinché il tuo capo prepari un bel discorso di ringraziamento, sarà un'occasione in più per avvicinarsi ai suoi collaboratori e gratificare i migliori. L'importante è che sia breve e conciso, pronunciato quando può avere il massimo dell'attenzione dalla sala (ossia quando l'allegria della serata non ha ancora preso il sopravvento), magari con i calici in alto. E così anche il capo fa la sua parte... ma le sue parole saranno più incisive se affiancate da un bel regalo di Natale aziendale! Se le risorse ci sono, proponete un gadget di lusso come un viaggio premio, altrimenti un regalo hi-tech come un tablet, ma andranno bene anche dei semplici accessori per smartphone o pc (sempre utili!) o un cesto di Natale (un pensiero anche per le famiglie). E ricordate, buon gusto vuole che su questi doni non siano stampati a caratteri cubitali i loghi dell'azienda!

10. Feedback

Scrivi una e-mail (e controlla che tutti rispondano!) con una manciata di domande rapide, una specie di sondaggio, per raccogliere un feedback utile: chiedere ai diretti interessati ti permetterà di correggere il tiro per il prossimo evento! Non esitare a condividere i risultati della tua indagine: fammi sapere come andrà la tua prossima cena di Natale aziendale e, se hai dubbi, lasciami un commento! E ora, via con l'evento! Scopri le migliori location per eventi in tutta Italia!