Meeting Hub Meeting Hub blog
evento marketing

Il marketing di un evento dalla A alla Z Strumenti e tecniche per fare il boom di incassi

Questo articolo ti spiegherà tutto sul marketing di un evento, ma prima di leggerlo devi rispondere a queste 3 domande:

• Sai già come diventare ricco sfondato organizzando eventi?
• Sei in grado di organizzare un evento che faccia il boom di incassi?
• Sei sicuro di conoscere tutti gli strumenti adatti a promuovere un evento e a renderlo un vero successo?

Se hai risposto “NO” ad almeno una delle 3 questioni sei finito nel posto giusto.

In questo articolo vedremo insieme, passo per passo, tutte le strategie che i veri grandi del marketing usano quando devono promuovere un evento.

Non si tratta di cose di fantascienza: sono strumenti di marketing, cioè strumenti di VENDITA, che una volta acquisiti cambieranno il tuo modo di organizzare eventi, e pian piano ti renderanno un vero guru.

In questo articolo è racchiuso il meglio del marketing per gli eventi, dalla A alla Z, cioè dalle sue prime fasi fino alle fasi conclusive e il post-evento.

Quel che voglio fare è mostrarti quali sono le tecniche e gli strumenti da utilizzare per VENDERE al meglio il tuo evento e guadagnare, partendo dall’ideazione di un piano, passando per la promozione, fino ad arrivare al post-evento e al follow-up.

Ma non perdiamo tempo, iniziamo subito!

1. Il marketing di un evento: i primi passi

Dai un nome all’evento.

Siamo all’inizio, il tuo evento non è ancora nato ma lo sarà presto, è bene iniziare a pensare ad un nome perchè è più importante di quanto tu creda.

È fondamentale che sappia attirare l’attenzione, ma al tempo stesso che sia in grado di comunicare alle persone che lo vedono di che cosa si tratta.

Questo perché ogni giorno tutti noi siamo bombardati da centinaia di comunicazioni, quindi abbiamo imparato a filtrare tutte le cose che colpiscono la nostra attenzione.

Detta in modo semplice: facciamo caso solo a ciò che ci interessa direttamente.

Ti faccio un esempio: se una persona appassionata di animali riceve 15 e-mail promozionali al giorno, ma solo nell’oggetto di una di tutte queste legge la parola “cani”, indovina quale sarà più portata ad aprire?

Quindi se il nome dell’evento riesce a descrivere in modo sintetico il tema dell’evento è più probabile riuscire a trovare persone interessate a prendervi parte.

Il nome deve essere come un annuncio pubblicitario, cioè deve parlare al proprio target.

Quindi prima di dare un nome definitivo al tuo evento ti consiglio di rispondere a queste 2 domande:

– Chi vedrà la comunicazione capirà di cosa si tratta?
– Il nome incuriosisce? Parla al target? Spinge chi legge a compiere un’azione?

Se la risposta è “Sì” in tutti i casi sei sulla buona strada.

Possiamo andare avanti con il prossimo passo.

icona logoCrea il logo dell’evento.

Habemus nome, ora passiamo al logo.

Avere un logo ben riconoscibile è super importante quando si tratta di un evento, soprattutto quando si tratta di un grande evento.

Il logo è un’icona, un simbolo che deve creare interesse e deve colpire, rimanendo ben impresso nella mente di chi lo vede.

Creare un logo efficace è molto importante per il successo di un evento, ma realizzarne uno come si deve non è facile.

Per questo voglio darti delle dritte, molto utili se non sai da che parte iniziare per crearne uno:

  • Scegli il motivo principale. devi scegliere un simbolo che rappresenti il tuo evento e lavoraci sopra con un po’ di creatività.
    Ad esempio: se si tratta di un evento di giardinaggio potresti scegliere un fiore, un vaso o un badile. Se si tratta di un concerto delle note o un microfono, se parliamo di un congresso in una città italiana scegli la skyline della città oppure un monumento significativo.
  • Scegli i colori. Regola numero uno: non esagerare con la quantità di colori! Meglio sceglierne pochi, quattro o cinque al massimo.
    Questo perché altrimenti nel complesso sembrerebbe disordinato e quindi difficile da tenere a mente.
    Per quanto riguarda le tonalità è vero che non sempre si ha la massima libertà. Per esempio, se si tratta di un evento aziendale è bene utilizzare lo schema di colori legato ad essa.
  • Evita i dettagli. Come dicevo un logo deve essere semplice, deve innanzitutto colpire, anche se visto da lontano. Sono quindi da bandire i dettagli, meglio restare su linee semplici e minimali.
  • Usa programmi di grafica vettoriale. hai mai sentito parlare di programmi di grafica vettoriale, come ad esempio Illustrator? Si tratta di software di grafica e di creazione di immagini non basati su pixel ma su vettori. Il grande vantaggio di questo tipo di immagini è dato dal fatto che per quanto esse vengano ingrandite non perdono risoluzione. È molto importate, quindi, quando si crea un logo, far sì che rimanga chiaro e nitido anche se stampato su formati molto grandi.

icona infoCrea una locandina con tutte le informazioni importanti.

Dopo aver stabilito nome e logo devi iniziare a pensare a quali sono le informazioni fondamentali, quelle che tutti gli invitati dovrebbero conoscere.

Generalmente le più importanti sono queste:

  • data e orario
  • luogo
  • costo degli eventuali biglietti
  • raccomandazioni sulla location da scegliere

Per sapere come creare facilmente e in pochi click una locandina per il tuo evento, ti consiglio di dare una lettura a questo articolo: Come creare una locandina che spacca per un evento

icona iscrizioneApri le iscrizioni.

È arrivato il momento di iniziare a raccogliere le presenze.

Quando si organizza un evento è fondamentale sapere quanti saranno i partecipanti perché ti permette di risolvere in anticipo eventuali problemi logistici.

È importante soprattutto stabilire in anticipo un numero massimo di partecipanti, superati i quali le iscrizioni verranno chiuse.

In ogni caso, anche se non raggiungi il numero massimo le iscrizioni vanno sempre chiuse qualche giorno prima dell’evento.

Temi che i partecipanti siano troppo pochi?

Allora incentivali!

Lancia un concorso nel quale offri un premio ai primi iscritti, ad esempio un buono sconto su Amazon.

I regali fanno sempre gola, quindi le persone saranno spinte ad iscriversi più velocemente.

icona invitoCrea gli inviti.

Come fai ad invitare una persona ad un evento?

Le possibilità sono molte.

Ad esempio puoi creare un semplice evento in Facebook e invitare chi vuoi, altrimenti puoi inviare una mail in cui comunichi l’oggetto d tuo evento è tutto ciò che é necessario sapere per prendervi parte.

Oppure puoi procedere in modo classico, creando degli inviti cartacei.

Il web ti viene in aiuto, grazie all’esistenza di numerosi servizi gratuiti per la creazione di biglietti di invito personalizzati.

Quello che trovo più efficiente è Canva, un sito che permette a chiunque di creare lavori creativi anche senza essere esperti di grafica.

Canva

Un altro sito che offre un servizio di creazione di inviti è Invitiamo.

Invitiamo

2. Promuovere un evento

icona presentazioneCrea un video di presentazione

Si sa, le immagini colpiscono di più delle parole, sono più persuasive e arrivano prima al cuore di chi guarda.

Ecco perché creare un video può essere un’ottima idea per promuovere il tuo evento.

Può trattarsi di un video in cui anticipi in cosa consisterà l’evento o un video in cui fai un excursus di ciò che è successo nelle edizioni passate.

icona qrUsa un QR Code

Se hai creato dei volantini o dei manifesti non dimenticarti di Inserisci un Qr Code, il quadratino composto da un insieme di moduli bianchi e neri che permette a chi ha uno smartphone di visualizzare immediatamente la pagina web a cui rimanda.

Devi scegliere bene la pagina da mostrare, meglio se si tratta di una landing page che permette unicamente di iscriversi all’evento, così chi arriva qui ha solo due opzioni: iscriversi o andarsene.

Puoi creare il tuo QR Code estrema semplicità grazie a questo generatore di codici.

icona blogScrivi un articolo per il blog

Anche il copy fa la sua parte.

Potresti scrivere un articolo interamente dedicato al tuo evento, oppure uno in cui lo citi solo in parte.

Ricordati però di inserire una call to action, cioè di incitare chi legge a fare qualcosa, in questo caso l’obiettivo è sempre quello: registrarsi.

3. Promuovere un evento con i Social Media
icona twitter
Twitter

•  Prepara in anticipo i tweet, e fai in modo che tu o i tuoi collaboratori possiate condividerli al momento opportuno.

Se non hai tempo di farlo non preoccuparti, esistono strumenti che ti permettono di programmare i post.

La piattaforma che ti permette di programmare i tweet si chiama TweetDeck.

Puoi decidere il giorno e l’orario esatto in cui pubblicare un tweet scritto precedentemente,così non dovrai preoccuparti di nulla.

TweetDeck

Includi sempre gli hashtag: ogni evento che si rispetti dovrebbe avere il suo hashtag,che dovresti lanciare qualche giorno prima.

In questo modo tutti i messaggi postati dai partecipanti o dagli interessati all’evento vengono racchiusi tutti sotto una specifica parola chiave.

In questo modo inoltre crei comunità, ampliando il senso di partecipazione all’evento.

• Parti con il count down: Twitter è un social molto vorace, che richiede la pubblicazione di molti post per mantenere il profilo attrattivo.

Non è come Facebook, in cui uno o due post al giorno possono bastare.

Twitter è affamato, ne vuole molti di più.

Se non hai niente da scrivere non aprire Twitter, punto.

Potresti creare una fotografia con un numero in grande che indichi i giorni che restano dall’inizio dell’evento.

Attenzione però, non partire troppo presto con il conteggio, altrimenti potresti annoiare chi ti segue! Al massimo puoi fare 5 giorni prima, di più potrebbe diventare un’iniziativa pesante.

Rischieresti di perdere dei follower, stanchi dei tuoi post tutti uguali.

icona facebookFacebook

• Posta foto degli eventi passati: questa operazione è bene farla pochi giorni prima se non il giorno prima dell’evento, inutile stare a dirti che più belle e coinvolgenti sono e meglio è.

In questo modo aumenti l’attesa e il coinvolgimento dei tuoi partecipanti.

Non devono vedere l’ora di prendervi parte!

• Lancia delle promozioni: Hai mai pensato di creare delle promo basate sui like e le condivisioni per promuovere il tuo evento?

È molto semplice, funziona così: tu pubblichi il post del tuo evento e chiedi alle persone di mettere mi piace o condividere per ricevere qualcosa in particolare.

Ad esempio potresti regalare un premio a persone estratte a sorte fra quelle che hanno condiviso il tuo evento.

Alla fine ti fanno pubblicità gratuitamente, no?

È buona cosa ripagarle, sempre se sono abbastanza fortunate.

icona linkedinLinkedIn

Promuovere un evento su LinkedIn è molto semplice: dopo aver creato il profilo (personale o aziendale) ti basta creare un nuovo post aggiungendo testo, immagine e link di riferimento.

Vuoi ottenere ancora più visibilità? Usa LinkedIn Advertising, potrai decidere con precisione il target al quale rivolgerti, senza dover procedere a tentoni sprecando il tuo budget.

Metti in conto almeno 100€ di budget, i click in LinkedIn costano!

icona youtubeYouTube

Hai pensato ad una diretta su Youtube?

Se fossi in te inizierei a considerarlo.

È un ottimo modo per entrare in contatto diretto con il tuo pubblico, e aumentare le interazioni.

Il live streaming di YouTube si chiama ‘YouTube Live’, e oltre a condividere in diretta un video ti permette anche di comunicare in tempo reale con gli osservatori usando la chat.

E non è finita, puoi farlo anche dal tuo smartphone! Ah dimenticavo, una volta registrato il video lo puoi condividere dove vuoi e con chi vuoi.

3. Monitorare i progressi

icona matite incrociateMonitora il numero  delle iscrizioni:

Controlla sempre a che punto sono le iscrizioni e valuta quando è il caso di chiuderle.

EventBoost  ed EventBrite sono due software che ti permettono di registrare in tutta facilità i partecipanti al tuo evento.

Puoi fissare una soglia da non superare ed eventualmente ampliarla a piacere.

icona socialControlla le iscrizioni sui canali social

Anche questo fa parte della fase di monitoraggio.

Se hai usato diversi canali per promuovere il tuo evento dovresti tenere conto di quante iscrizioni e acquirenti hai registrato per ciascun canale (es. via Facebook, Twitter, Linkedin, YouTube, mail).

Questo ti aiuterà a capire se la tua strategia è stata corretta o meno, e misurarti per le prossime volte.

4. Dare il via all’evento

icona spuntaFai il check in dei partecipanti.

Per questa operazione ti consiglio di utilizzare degli strumenti online.

Digivents ad esempio ti permette di fare un check in automatico dei partecipanti che entrano in un determinato luogo.

Come?

Semplice, ad esempio se hai l’app installata e il bluetooth acceso quando ti avvicini alla porta di ingresso di una sala ci sono dei particolari dispositivi che rilevano e registrano in automatico la tua presenza, senza dover muovere un dito!

Prova a pensare a quante code interminabili verrebbero evitate se tutte le registrazioni e le iscrizioni verrebbero fatte in questo modo!

digievents

icona macchina fotograficaPosta foto sui social:

I social sono molto utili anche durante l’evento.

Durante l’evento potresti scrivere (o preparare prima) un post corredato da foto scattata nel corso della giornata.

5. Post evento: il follow-up

Se la parola ‘follow up’ non ti dice niente dovresti prima dare un’occhiata all’articolo: Come creare un sistema di follow up.

Se invece sei già esperto dovresti sapere che il follow up è una strategia di contatto che si effettua dopo aver avuto un primo contatto con un cliente per costruire una solida relazione.

Devi poter conquistare la fiducia del tuo cliente, in questo caso della persona che ha preso parte al tuo evento, tenendotela ben stretta a te. Ci sono diversi modi per tenersi stretti un potenziale cliente, i più comuni sono questi:

icona sondaggioSondaggi

Creare un sondaggio ti permette di capire che cosa hanno percepito i partecipanti riguardo al tuo evento.

Come si sono trovati, quali sono state le loro considerazioni, i loro pareri, cosa è piaciuto di più e cosa meno.

Creare un sondaggio ti permette di capire molte cose, a cominciare da come organizzare i prossimi eventi. Se vuoi conoscere nel dettaglio come creare dei sondaggi dai un’occhiata a questo articolo.

icona materialeInvia materiali ai non partecipanti

Se si tratta di un evento di formazione molti partecipanti potrebbero essere interessati a ricevere il materiale di cui si è trattato nel corso.

Fermi tutti però, ogni regalo vuole qualcosa in cambio. Se tu dai loro il materiale chiedi quantomeno la loro mail.

Può sembrarti banale, ma avere la mail di un potenziale cliente significa avere un contatto diretto che potrai utilizzare per l’invio di altro materiale promozionale.

Ricorda i prossimi eventiicona ricordo

“To be continued”.

È la frase che vediamo scritta sin da quando siamo piccoli nelle serie televisive.

Se il tuo evento avrà un seguito fai in modo che i partecipanti lo sappiano!

Magari non saprai ancora la data precisa, ma un periodo indicativo lo avrai già in mente.

Quindi ricorda a tutti che tornerai, ricorda di tenersi in contatto perché hai ancora delle sorprese in serbo per chi vorrà seguirti.

Questa è anche una buona occasione per recuperare delle iscrizioni in anticipo.

Ci sarà sempre qualcuno che darà già la sua disponibilità a seguire il tuo prossimo evento.

E anche oggi abbiamo concluso il capitolo sul marketing di un evento.

Quelli che ti ho presentato sono strumenti e strategie utili per organizzare un evento con la E maiuscola, insomma, strumenti di marketing che è importante riuscire a padroneggiare al meglio per farla da padrone nel mondo degli eventi.

Ti è piaciuto l’articolo?

Se sì parliamone, lasciami un commento e condividilo con i tuoi amici.

Grazie!
Questo è tutto, alla prossima!

Sofia Poleni

Sofia Poleni

Ebook Meeting Hub

Inserisci i tuoi dati e riceverai gratuitamente via mail l'Ebook completo.

Ben fatto! A minuti riceverai via mail l'Ebook!
Oh oh! qualcosa è andato storto! Riprova più tardi!

Articoli Correlati