Non tutta la comunicazione avviene tramite l’organizzazione di meeting e eventi. Molto spesso per comunicare notizie della tua azienda, lo strumento più semplice e comodo di cui puoi servirti è la conferenza stampa.

In questo articolo ti darò dei suggerimenti che ti permetteranno di:

  • Scegliere la location giusta
  • Organizzare in maniera corretta i tuoi spazi
  • Gestire al meglio i tuoi orari e quelli degli invitati
  • Gestire gli inviti e gli accrediti
  • Organizzare un buon rinfresco per i te e i giornalisti

Perché  la conferenza stampa è così comoda? Innanzitutto la conferenza stampa ha una durata più breve: tieni presente che le conferenze stampa più lunghe difficilmente superano le due ore. Un evento invece può occupare l’intera giornata!

In secondo luogo, la conferenza stampa ha una struttura definita: tu e i tuoi collaboratori siete posti di fronte a un pubblico di giornalisti. Fondamentale è quindi la scelta di una location adatta.

Location

Sarebbe utile avere a disposizione una planimetria della tua location. Ti servirà a prevedere sulla carta quello che poi potrebbe avvenire realmente. Evitare quindi spazi vuoti o troppo stretti ed ostacoli di altro tipo.

Cerca di tenere a mente questi piccoli accorgimenti nella scelta della tua location:

  • La conferenza stampa può essere indetta anche senza grande preavviso, quindi il consiglio che ti voglio dare è quello di scegliere una location in una zona della città comodamente raggiungibile. Non sarebbe il massimo ritrovarsi con una manciata di giornalisti e mezza sala vuota, o sbaglio?
  • icona microfonoVerifica sempre che la sala sia munita dell’attrezzatura che ti serve. Il microfono è fondamentale, così come il palco. Non credo tu abbia voglia di urlare e di stare sulle punte dei piedi tutto il tempo!
  • Verifica la disposizione delle sedie per i giornalisti. Per una sala di grosse dimensioni in cui ci saranno molti giornalisti, la disposizione migliore è quella a platea. Per sale più piccole puoi anche pensare di disporre le sedie a tavola rotonda. Tieni presente che, in media, solo il 20% dei giornalisti invitati presenzia alla conferenza stampa

Bene, hai trovato la tua location ideale. Ora devi stabilire un orario.

Orari

icona orologioÈ evidente che a notte fonda nessun giornalista avrà voglia di salire in auto e venire ad ascoltarti! Considerando la tipica giornata del giornalista, l’orario migliore è la tarda mattinata, in un orario che va dalle 10 alle 12. È un orario comodo per te, perché così hai il tempo di arrivare sul luogo con un buon anticipo senza doverti svegliare nel cuore della notte, ma è un ottimo orario anche per il giornalista che avrà tutto il tempo per documentarsi su di te.

Perfetto, hai fissato ora e luogo. Ora, devi puntare ad avere una sala piena. Sicuramente potresti scegliere una location piccolissima e avvisare tantissimi giornalisti. Certamente si avrebbe la sensazione di una sala gremita e di una conferenza di successo. Ma io non voglio spiegarti questo: piuttosto vediamo insieme come preparare gli inviti e gli accrediti.

Inviti e accrediti

Gli inviti

icona letteraRicorda che non manderai un invito a ogni giornalista che conosci. L’invito deve essere diretto a:

  1. Il caporedattore di un giornale, di una radio, di una tv. Toccherà a lui scegliere il giornalista adatto alla tua conferenza
  2. Giornalisti specializzati nel tuo settore. Se la tua azienda si occupa di turismo, è inutile invitare un giornalista sportivo!

È bene tenere a mente che l’invito deve riportare:

  • Il tuo nominativo, ovvero i tuoi dati. Bastano una mail, o meglio ancora un numero di telefono.
  • Il motivo. In poche parole cerca di spiegare le ragioni della conferenza
  • Il nome dell’invitato
  • La sede, l’indirizzo e la data (magari indicando anche il giorno esatto della settimana)
  • Eventualmente allega anche una carta geografica semplificatoria

Ricordati che qualche giorno dopo aver spedito l’invito è bene contattare i giornalisti per telefono per controllare l’avvenuta ricezione. In questo modo potrai iniziare a raccogliere le presenze preparare gli accrediti e farti un’idea di quanta gente sarà presente.

Gli accrediti

L’accredito è una procedura che, in pratica, costringe il giornalista a registrarsi prima di prendere posto in sala. L’accredito è uno strumento che serve a te per stilare la lista dei presenti in sala, ma anche al giornalista per segnalare i propri recapiti alla tua azienda.

Come si gestiscono gli accrediti? Innanzitutto devi prevedere una zona della tua sala dedicata agli accrediti. Generalmente ti basterà un tavolo posizionato all’ingresso della sala. Se prevedi una alta affluenza di giornalisti puoi pensare di servirti di una o più hostess che ti alleggeriscano il lavoro.

Benissimo, sei riuscito a riempire la sala e la tua conferenza si è svolta alla perfezione. Il tuo lavoro però non termina qui. Il post-conferenza è una fase che può diventare cruciale: una fase in cui puoi curare i rapporti con la stampa in maniera meno pomposa e più informale.

Il post-conferenza

Quello che i tuoi ospiti si aspettano nell’immediato post-conferenza è sicuramente una mail riassuntiva con anche le foto dell’evento. Quello però su cui voglio soffermarmi io è l’organizzazione di un rinfresco.

Il rinfresco per i giornalisti

icona posateNell’organizzazione di eventi capita molto spesso che si presenti l’esigenza di organizzare un rinfresco per gli ospiti. Questo vale anche per la conferenza stampa: Con il rinfresco puoi:

  1. Rompere gli schemi imposti dalla conferenza stampa
  2. Socializzare in maniera informale con i giornalisti
  3. Permettere la conversazione fra i giornalisti

Come ti ho ricordato prima, in linea di massima le conferenze si tengono in tarda mattinata, una fascia oraria perfetta per servire ai tuoi ospiti un buffet di invitanti stuzzichini che possa sostituire l’aperitivo.

La prima cosa che dovrai stabilire è un budget: nulla è gratis! ovviamente il cibo e le bevande che offrirai hanno un costo. Tocca a te valutare se ti conviene assumere una ditta di catering per il buffet oppure prevedere per tuo conto. Per entrambe le situazioni cerca comunque di seguire queste semplici linee guida:

  1. Separa lo spazio della conferenza da quello del rinfresco. È per un motivo formale molto semplice: uno degli obiettivi del rinfresco è quello di rompere la barriera fra la tua azienda e i giornalisti. Per questo motivo ti conviene mischiarti con gli ospiti e non rimanere sul tuo palco.
  2. Cerca di optare per il finger food. Tieni presente che il giornalista sarà ben felice di fermarsi a mangiare qualche gustoso manicaretto, ma non avrà l’intera giornata da dedicarti. Il finger food è la soluzione migliore in quanto è leggero e non sporca.
  3. Offri soluzioni alternative. Può sembrare un consiglio stupido, ma diversificando i prodotti del tuo rinfresco sicuramente abbraccerai più gusti nei tuoi ospiti.
  4. icona bicchiereOffri sempre da bere. Anche questa può sembrarti una dritta piuttosto scontata, ma tieni presente che al cibo bisogna sempre accompagnare qualcosa da bere. Sicuramente l’acqua può andar bene, ma anche qualche bibita frizzante o dello spumante. Mi raccomando, non esagerare con gli alcolici!
  5. Controlla i tempi. Come ti ho anticipato, il rinfresco è un bel gesto per avvicinarsi ai giornalisti che sono venuti ad ascoltarti, però non è il punto centrale del tuo evento. Il rinfresco segue sempre la conferenza e non deve rubare eccessivo tempo ai tuoi ospiti.

Bene, spero che questo articolo ti sia stato d’aiuto per la tua gestione di conferenze e rinfreschi.

Alla prossima!