Non tutta la comunicazione avviene tramite l’organizzazione di meeting ed eventi. Molto spesso, per comunicare notizie della tua azienda, lo strumento più semplice e comodo di cui puoi servirti è la conferenza stampa.

In questo articolo ti darò dei suggerimenti che ti permetteranno di:

  • Scegliere la location giusta
  • Organizzare in maniera corretta i tuoi spazi
  • Gestire al meglio i tuoi orari e quelli degli invitati
  • Gestire gli inviti e gli accrediti
  • Organizzare un buon rinfresco per te e i giornalisti

Perché la conferenza stampa è così comoda?

Innanzitutto ha una durata più breve: tieni presente che le conferenze stampa più lunghe difficilmente superano le due ore. Un evento invece può occupare l’intera giornata!

In secondo luogo, la conferenza stampa ha una struttura definita: tu e i tuoi collaboratori siete posti di fronte a un pubblico di giornalisti.

Fondamentale è, quindi, la scelta di una location adatta.

Come deve essere la location?

sala conferenza stampa

Dato che, immagino non avrai a disposizione nella tua azienda la sala stampa vaticana, ti do qualche dritta.

Stiamo cercando una sala meeting, e nessuno meglio di meeting hub può aiutarti a trovarla: prova a dare uno sguardo alla lista di location adatte a conferenze stampa  sul nostro portale!

Qualunque sia la soluzione che scegli, cerca di tenere a mente questi piccoli accorgimenti nella scelta della tua location:

  • La conferenza stampa può essere indetta anche senza grande preavviso, quindi il consiglio che ti voglio dare è quello di scegliere una location in una zona della città comodamente raggiungibile. Se sei facile da raggiungere… forse trova il tempo di passare da te anche chi non ne ha. Non sarebbe il massimo ritrovarsi con una manciata di giornalisti e mezza sala vuota, o sbaglio?
  • Verifica sempre in anticipo che la sala sia munita dell’attrezzatura che ti serve. Il microfono è fondamentale, tutto ciò che ti serve sapere sull’impianto audio è qui
  • Da non sottovalutare nemmeno la disposizione della sala, il palco è d’obbligo. Non credo tu abbia voglia di urlare e di stare sulle punte dei piedi tutto il tempo
  • Verifica la disposizione delle sedie per i giornalisti. Per una sala di grosse dimensioni in cui ci saranno molti giornalisti, la disposizione migliore è quella a platea. Per sale più piccole puoi anche pensare di disporre le sedie a tavola rotonda. Tieni presente che, in media, solo il 20% dei giornalisti invitati presenzia alla conferenza stampa
  • Prepara la sala in anticipo. Nessuno deve girare per lo spazio spostando sedie e tu non devi passare mezz’ora nel tentativo di far funzionare l’impianto audio. Verifica che tutto sia ok prima dell’arrivo degli ospiti
  • Sarebbe utile avere a disposizione una planimetria della location. Ti servirà a prevedere sulla carta quello che poi potrebbe avvenire realmente. Evitare quindi spazi vuoti o troppo stretti ed ostacoli di altro tipo

Con questi accorgimenti dovresti riuscire a filtrare le location e scegliere quella giusta.

Bene, hai un “dove”, ora ti serve un “quando”.

Che data scegliere? A che ora?

calendario

Innanzi tutto, una data.

Lo so che non vedi l’ora che arrivi la conferenza stampa per raccontare al mondo del tuo nuovo progetto. Ma non è un concerto dei Queen e, mi spiace dirtelo, non ha lo stesso fascino per degli sconosciuti al lavoro.

Sicuramente se sono già impegnati non sposteranno tutto per te, quindi devi scegliere una data che sia “comoda” alla maggior parte degli invitati. Come? Te lo spiegano qui: come scegliere la data di un evento.

Scelta la data, anche l’orario ha la sua importanza.

È evidente che a notte fonda nessun giornalista avrà voglia di salire in auto e venire ad ascoltarti! Considerando la tipica giornata dei professionisti in questo campo, l’orario migliore è la tarda mattinata, tra le 10 e le 12. È un orario comodo per te, perché così hai il tempo di arrivare sul luogo con un buon anticipo senza doverti svegliare nel cuore della notte, ma è un ottimo orario anche per il giornalista che avrà tutto il tempo per documentarsi su di te.

Perfetto, hai fissato data, ora e luogo. Ora, devi puntare ad avere una sala piena. Sicuramente potresti scegliere una location piccolissima e avvisare tantissimi giornalisti. Certamente si avrebbe la sensazione di una sala gremita e di una conferenza di successo. Ma io non voglio spiegarti questo, voglio che la tua conferenza abbia successo davvero!

Come convocare una conferenza stampa: inviti e accrediti

Gli inviti

Ricorda: non manderai un invito a ogni giornalista che conosci. Sarebbe dispersivo, generico e faresti la fine di una mail spam. L’invito ha dei destinatari ben precisi:

  1. Il caporedattore di un giornale, di una radio, di una tv. Toccherà a lui scegliere il giornalista adatto alla tua conferenza. Può darsi che la tua conoscenza in quella testata non sia adatta a ciò che vuoi raccontare. Un pastore conosce sempre le sue pecore… meglio andare sul sicuro e far scegliere chi con esperienza e professionalità, sa cosa è meglio.
  2. Giornalisti specializzati nel tuo settore. Se la tua azienda si occupa di turismo, è inutile invitare un giornalista sportivo! Ritorniamo a quanto detto sopra: dispersivo, generico e SPAM.

Potrà sembrarti superfluo, ma è meglio elencare anche gli elementi che non possono mancare sui tuoi inviti. Spesso le “banalità” sfuggono, ma non è il caso di fare brutta figura!

Un invito per conferenza stampa, da inviare a testate di comunicazione, deve contenere:

  • Il tuo nominativo: ovvero i tuoi dati. Nome e cognome, per educazione. Mentre per i contatti basta una mail, o meglio ancora un numero di telefono.
  • Il motivo: in poche parole cerca di spiegare le ragioni della conferenza. Nessuno parteciperà se non sei riuscito ad incuriosirli. Di consueto infatti, insieme all’invito, si invia un comunicato stampa. In questo documento metterai qualche dettaglio accattivante sul contenuto della conferenza, non sai come scriverlo? Niente paura, ti diamo una mano: come scrivere un comunicato stampa
  • Il nome dell’invitato: personalizza gli inviti! È un tocco semplice che dimostra apprezzamento. Gli invitati sanno di non essere gli unici… ma tu devi farli sentire speciali lo stesso
  • La sede, l’indirizzo e la data: scontato e obbligatorio. È utile anche scrivere il giorno della settimana, è intuitivo e comodo
  • La mappa: Eventualmente allega anche una mappa o le coordinate GPS. Può sembrare una moda del momento, ma è molto pratico

Ricordati che qualche giorno dopo aver spedito l’invito è bene contattare i giornalisti per telefono per controllare l’avvenuta ricezione. Da un lato hai l’occasione di prestargli attenzione ed interesse, dall’altro, in questo modo, potrai iniziare a raccogliere le presenze.

Quando ti sarai fatto un’idea dei numeri, puoi pensare agli accrediti.

conference call

Gli accrediti

L’accredito è una procedura che, in pratica, costringe il giornalista a registrarsi prima di prendere posto in sala. L’accredito è uno strumento che serve anche a te per stilare la lista dei presenti in sala, ma anche al giornalista per segnalare i propri recapiti alla tua azienda.

Come si gestiscono gli accrediti? Innanzitutto devi prevedere una zona della tua sala dedicata esclusivamente a questo. Generalmente ti basterà un tavolo posizionato all’ingresso della sala. Se prevedi un’alta affluenza di giornalisti puoi pensare di servirti di una o più hostess che ti alleggeriscano il lavoro.

È un bel gesto regalare piccoli gadget al momento dell’accredito. Coccolare gli ospiti è una regola base quando “vuoi ottenere qualcosa” da loro. Non fraintendermi… non te li devi comprare, ma le attenzioni sono sempre apprezzate. Una penna, un portachiavi… nulla di vistoso o ricercato. Un semplice dettaglio per farti ricordare anche quando se ne saranno andati.

Da abbinare, senza se e senza ma, la cartella stampa con tutte le informazioni di cui hanno bisogno i giornalisti. Leggi qui per non dimenticare niente: cartella stampa.

Benissimo, sei riuscito a riempire la sala e la tua conferenza si è svolta alla perfezione. Il tuo lavoro però non termina qui. Il post-conferenza è una fase che può diventare cruciale: una fase in cui puoi curare i rapporti con la stampa in maniera meno pomposa e più informale.

Il post-conferenza

Dopo la conferenza devi provvedere a due diversi “post event”. Il primo è immediato, parlo di un rinfresco. Il secondo può essere fatto anche in serata, ma non il giorno successivo: la comunicazione di riepilogo.

Il rinfresco per i giornalisti

Nell’organizzazione di eventi capita molto spesso che si presenti l’esigenza di organizzare un rinfresco per gli ospiti. Questo vale anche per la conferenza stampa.

Con il rinfresco puoi:

  1. Rompere gli schemi imposti dalla conferenza stampa: durante l’evento ci sono ruoli e tempi ben precisi
  2. Socializzare in maniera informale con i giornalisti: davanti ad un buffet è tutto più semplice, si possono chiarire i dubbi rimasti, oppure parlare d’altro senza problemi
  3. Permettere la conversazione fra i giornalisti: confrontarsi fa bene a tutti, un buffet può diventare l’occasione proprio per questo

Come ti ho ricordato prima, in linea di massima le conferenze si tengono in tarda mattinata, una fascia oraria perfetta per servire ai tuoi ospiti un buffet di invitanti stuzzichini che possa sostituire l’aperitivo.

La prima cosa che dovrai stabilire è un budget: nulla è gratis! Ovviamente il cibo e le bevande che offrirai hanno un costo. Tocca a te valutare se ti conviene assumere una ditta di catering per il buffet oppure provvedere per tuo conto.

Se vuoi farti un’idea di consiglio di leggere questo articolo, così prima di decidere ti togli qualche dubbio: Cos’è e quanto costa un servizio catering 

Per entrambe le situazioni cerca comunque di seguire queste semplici linee guida:

  1. Separa lo spazio della conferenza da quello del rinfresco, per un motivo molto semplice: uno degli obiettivi del rinfresco è quello di rompere la barriera fra la tua azienda e i giornalisti. Per questo motivo ti conviene mischiarti con gli ospiti e non rimanere sul tuo palco
  2. Cerca di optare per il finger food. Tieni presente che il giornalista sarà ben felice di fermarsi a mangiare qualche gustoso manicaretto, ma non avrà l’intera giornata da dedicarti. Il finger food è la soluzione migliore in quanto è leggero e non sporca. Trovi qui 20 ricette davvero gustose!
  3. Offri soluzioni alternative. Può sembrare un consiglio stupido, ma diversificando i prodotti del tuo rinfresco sicuramente abbraccerai tutti i gusti. E soprattutto non rischierai la brutta figura lasciando a pancia vuota chi ha esigenze particolari o intolleranze
  4. Offri sempre da bere. Anche questa può sembrarti una dritta piuttosto scontata, ma tieni presente che al cibo bisogna sempre accompagnare qualcosa da bere. Sicuramente l’acqua può andar bene, ma anche qualche bibita frizzante o dello spumante. Mi raccomando, non esagerare con gli alcolici!
  5. Controlla i tempi. Come ti ho anticipato, il rinfresco è un bel gesto per avvicinarsi ai giornalisti che sono venuti ad ascoltarti, però non è il punto centrale del tuo evento. Il rinfresco segue sempre la conferenza e non deve rubare eccessivo tempo ai tuoi ospiti

buffet

Comunicazione di riepilogo

Una volta finita la conferenza stampa, i giornalisti spegneranno i computer e rimetteranno nella cartelletta tutti i fogli con gli appunti.

Si rilasseranno al buffet, poi se ne andranno. Quando usciranno da quella sala, starà a te continuare a ricordargli la tua presenza. Lo so, sembra un corteggiamento (per certi versi lo è).

Dopo un appuntamento… quanto stai a fissare il telefono sperando che l’altro ti scriva? Il concetto è esattamente lo stesso. Anche se forse i giornalisti non aspettano con tutta quell’ansia.

Entro sera, devi scrivere a tutti i partecipanti all’evento. È consuetudine inviare le informazioni che hai presentato con tutti i dettagli del caso, tramite email. E, se non lo hai fatto prima, puoi inviare adesso il comunicato stampa.

In particolare:

  • Riepilogo informazioni generali: l’inquadramento generale del progetto
  • Dettagli difficili da ricordare o da appuntare (dati statistici, budget, preventivi): i giornalisti potranno così consultarli senza problemi e azzeri il rischio di errori nella divulgazione delle informazioni
  • Fotografie dell’evento: è un modo originale per dire “Grazie per esserci stato”
  • Contatti: vanno bene sempre ed ovunque. Se un professionista deve perdere tempo per riuscire a contattarti, desisterà e chiamerà qualcun altro. Semplificagli il lavoro

Ottimo, adesso hai davvero tutte le informazioni.

Spero che questo articolo ti sia stato d’aiuto per la gestione di conferenze e rinfreschi.

Mi raccomando, se hai qualche dubbio o idea… lascia un commento!

Alla prossima!