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come organizzare un evento culturale

Come organizzare eventi culturali Tutto ciò che c'è da sapere

Permessi, burocrazia, certificazioni, licenze e tutto ciò che ruota attorno agli eventi culturali ti spaventa? Non preoccuparti! In questo articolo trovi tutto ciò che devi sapere su come organizzare un evento culturale.

Se non hai mai avuto modo di allestire eventi culturali e vuoi sapere tutto, ma proprio tutto su come organizzarli sei arrivato nel posto giusto. In questo articolo ti parlerò di tutti gli aspetti da considerare: dagli step da seguire per allestirne uno, fino alla parte burocratica, dove scoprirai come reperire i permessi e le autorizzazioni necessarie per far sì che il tuo evento, oltre che ben riuscito, sia anche in piena regola!

Ma iniziamo dalle basi…

Eventi culturali: cosa sono?

eventi culturaliPer definizione un evento culturale è un avvenimento eccezionale e temporaneo di carattere emozionale e socio-culturale.

Tanti paroloni per dire che si tratta di un’occasione di aggregazione fra persone che, per un breve lasso di tempo, si trovano a vivere emozioni ed esperienze comuni.

Sono avvenimenti che hanno lo scopo di creare comunità, di unire le persone creando un senso di appartenenza ad uno stesso gruppo.

Ma cosa può essere definito evento culturale? Le occasioni in realtà sono diverse.

Alcuni esempi di eventi culturali sono: meeting, seminari, presentazioni, pecha kucha, tavole rotonde, workshop, fiere, manifestazioni, rappresentazioni teatrali, concerti e ricorrenze aziendali.

Per partecipare ad alcuni di questi eventi generalmente serve un invito, in quanto, come dicevo, si
tratta di manifestazioni che avvengono all’interno di una specifica comunità.

Le fasi organizzative degli eventi culturali

Come organizzare un evento culturale Vediamo quali sono le sei tappe da seguire per organizzare un evento culturale. Te le spiegherò una ad una così che tu possa portare questa lista sempre con te. È infatti di vitale importanza attenersi a un metodo che ti permette di non perdere il filo di quello che stai organizzando.

  • Ideazione: è la fase in cui vengono definiti gli obiettivi, o meglio lo scopo centrale che si vuole raggiungere presentando l’evento o il significato che esso esprime. Questa valutazione va fatta tenendo conto degli interessi di tutti coloro che prendono parte alla manifestazione o che ne traggono beneficio.
  • Attivazione: dopo aver fissato gli obiettivi bisogna attivarsi e assicurarsi che l’evento sia veramente fattibile, verificando ad esempio la presenza di risorse economiche e risorse umane, la ricerca degli spazi o della location, e l’acquisizione dei diritti necessari.
  • Pianificazione: questa è la fase più complessa e operativa, nella quale si identificano in modo dettagliato le attività e i passi da svolgere, le tempistiche e le risorse da reperire. Per gestire tutti questi fattori è bene costruire un calendario nel quale segnalare attività da portare a termine e le scadenze.
  • Attuazione: è lo step più emotivo, in cui il progetto prende vita sulla base delle decisioni e dei programmi stabiliti nella fase precedente.
  • Completamento: si tratta di una fase amministrativa che prevede la liquidazione dei finanziamenti erogati per organizzare l’evento.
  • Valutazione: per finire si verificano i risultati raggiunti e si riflette sugli eventuali scostamenti. È la fase finale nella quale si valuta il valore prodotto dall’evento non solo dal punto di vista del soggetto promotore, ma di tutti i soggetti partner.

Meglio affidarsi ad un esperto

Come organizzare un evento culturaleCome vedrai tra poco, organizzare un evento culturale non è per niente semplice! Ci sono molti passaggi burocratici da portare a termine, che non puoi evitare. Sì, perché se non sei in regola con i permessi e le autorizzazioni rischi di prenderti delle multe molto salate!

Meglio affidarsi ad un bravo Event Manager, un professionista nell’organizzazione di eventi capace di scegliere le giuste risorse umane, i migliori tipi di allestimenti e soprattutto che sappia muoversi ad occhi chiusi in una giungla burocratica di tale portata.

Andiamo subito a scoprire tutti i passaggi che devi compiere e chi devi contattare se vuoi allestire un evento culturale senza temere di incappare in multe o sanzioni.

Permessi, licenze, autorizzazioni

Come organizzare un evento culturalePrima ancora di cominciare devi aver ben chiara una cosa, ovvero se il tuo evento si svolgerà in uno spazio chiuso oppure all’aperto. La tua risposta infatti determinerà i prossimi passaggi da compiere per regolarizzare la tua manifestazione.

Infatti, se l’evento si terrà in uno spazio aperto avrai bisogno generalmente di un maggior numero di licenze.

Ho scritto “generalmente” perché le richieste da presentare e le tempistiche possono essere leggermente differenti in base ai paesi, quindi ti consiglio, dopo aver letto questa guida, di contattare direttamente l’ente al quale vorrai rivolgerti oppure di leggere le sue specifiche normative.

Evento all’aperto

come organizzare un evento culturalePartiamo dunque dal caso che il tuo evento si tenga all’aperto. Sarà pure più intricato dal punto di vista burocratico, ma gli eventi all’aperto, soprattutto durante la bella stagione, sono sicuramente i migliori dal punto di vista emozionale. Non c’è nulla di più coinvolgente del vedere una bella piazza ricolma di gente o di un parco in festa. Perciò, se ne hai l’occasione, ti consiglio di optare per questi!

Ecco quali sono le richieste che devi presentare se vuoi organizzare un evento del genere:

  • Licenza di occupazione del suolo pubblico: Se l’evento che vuoi organizzare occuperà una piazza, un giardino, un marciapiede o più in generale uno spazio pubblico devi assolutamente contattare il sindaco del Comune interessato con almeno 15/20 giorni di anticipo, rivolgendogli una domanda di occupazione temporanea del suolo pubblico, nella quale dovrai specificare generalità, dati fiscali e programma dell’evento.
  • Permesso di utilizzo di strumentazioni acustiche: Anche nel caso in cui l’evento culturale preveda l’utilizzo di strumenti musicali o impianti stereo bisogna presentare una richiesta al Comune, per tutelare i cittadini dall’inquinamento acustico. Generalmente, i limiti orari per lo svolgimento di attività sonore vanno dalle 9.00 alle 24.00. La domanda deve essere presentata sia al Comune che all’ARPA (Agenzia Regionale per la Protezione dell’Ambiente).
  • Permessi SIAE: al tuo evento viene suonata o riprodotta musica? Attenzione! Prima devi chiedere permesso alla SIAE (Società Italiana Autori ed Editori), una società che, dietro il pagamento di diritti di utilizzo, consente la riproduzione di canzoni, opere teatrali e brani musicali protetti dal diritto d’autore. Se l’ingresso è a pagamento, la SIAE stamperà i biglietti, trattenendo per sé una parte degli incassi. Tutto questo non vale per le opere non tutelate.
  • Somministrazione di cibo e bevande: se al tuo evento culturale pensi che verranno vendute o più in generale somministrate bevande o alimenti dovrai effettuare una Segnalazione Certificata di Inizio Attività (SCIA), generalmente gratuita.
  • Richiesta di patrocinio: Il patrocinio non è un vero e proprio un certificato di autorizzazione. Se il tuo evento evento o la tua manifestazione non è a scopo di lucro e pensi che promuova positivamente l’immagine del territorio puoi provare a fare richiesta di patrocinio al Comune o addirittura alla Regione. In questo modo l’ente ti autorizzerà ad utilizzare il proprio logo sul materiale promozionale dell’iniziativa come volantini, poster, cataloghi e carta intestata. La richiesta va presentata con un più largo anticipo, generalmente dai 30 ai 60 giorni prima dell’inizio dell’evento. Allacciare un patrocinio ti consente di ottenere alcune riduzioni: avrai degli sconti sul canone riguardante le iniziative pubblicitarie, sul pagamento del diritto di affissione e in alcuni casi riceverai anche un contributo in servizi, ad esempio potresti avere la possibilità di usare attrezzature come sedie, pedane, palchi o impianti comunali o regionali.

Evento al chiuso

come organizzare un evento culturaleSe il tuo evento viene organizzato in un luogo chiuso le procedure si semplificano molto, soprattutto se si svolge in una location con spazi per eventi.

Se hai già trovato la location che fa per te non dovrai far altro che stare attento a pagare i permessi SIAE nel caso in cui produci musica, perché tutto il resto è già compreso.

Per ogni condizione d’uso di attrezzature e spazi dovrai accordarti con i gestori della struttura. Alcuni esperti Event Manager sapranno consigliarti al meglio come allestire il tuo evento culturale.

Attenzione però, perché se il luogo che vorresti scegliere è un cortile oppure un capannone dovrai inoltrare una richiesta di agibilità dello spazio o alla Commissione Comunale o Vigilanza Provinciale.

Dei supervisori verranno a controllare che tutto sia nella norma, che non vi siano problemi di sicurezza, che vi siano punti di allacciamento e che gli spazi siano agibili.

…Quindi attento al budget!

come organizzare un evento culturaleAbbiamo visto che ci sono diverse cose da tenere in considerazione nel momento in cui si vuole organizzare un evento culturale, soprattutto se questo si terrà in uno spazio aperto.

È bene considerare tutti questi costi per capire come gestire il proprio budget.

Prima di iniziare è sempre meglio fare un’analisi dettagliata dei costi e dei ricavi legati all’iniziativa, in questo modo potrai prevedere rischi, criticità e potenzialità del tuo evento.

In base alle disponibilità economiche potrai valutare se ricercare sponsor o patrocini oppure no.

Detto ciò ti auguro buona fortuna per il tuo prossimo evento!

Se vuoi avere informazioni più specifiche ti consiglio sempre di contattare le autorità del Comune, della Provincia o della Regione di interesse, in modo che possano aiutarti nell’organizzazione.

Se invece sceglierai di organizzarlo in una location vai sul sicuro: affidati al personale e non ne rimarrai deluso.

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Sofia Poleni

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