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Eventi aziendali: la guida definitiva all’organizzazione

Un evento aziendale è un po’ festa e un po’ lavoro. L’intrattenimento serve infatti a coinvolgere e a legare un pubblico al brand di riferimento. Ma da dove partire per organizzare un evento aziendale di successo? Sicuramente da questo articolo!

Primo segreto dell’organizzazione di eventi aziendali è la capacità di porsi le giuste domande, prima di darsi delle affrettate risposte. È strano, vero?

Sarai capitato qui perché hai chiesto a Google di trovare una risposta e ti ritrovi uno che ti risponde con altre domande!

Ma perché? – Ti chiederai. A questa ce l’ho già pronta la risposta: perché ogni evento è diverso da un altro.

Non fidarti di chi ti dice devi fare così e così. Cosa ne sa lui dell’azienda in cui lavori? Dei bisogni legati all’evento? Degli obiettivi a esso legati?

Una guida ti suggerisce un percorso, ti indica le tappe fondamentali, ma quali e come raggiungerle dipenderà solo dalle tue scelte, dal tempo, dal budget che hai a disposizione, dagli imprevisti che possono accadere e quant’altro.

Sei pronto, sì? Allora partiamo in questo viaggio alla scoperta di come organizzare un evento aziendale!

eventi aziendali

Cosa sono gli eventi aziendali?

eventi aziendali come organizzarliQuesta domanda potrebbe suonare scontata o perfino troppo generale. Eppure non è poi così sciocco porsela. Capire l’ambito dove si opera ti consente di avere un contesto dove orientarti. Significa tracciare un percorso da seguire per non perderti.

Un evento è un momento. Sai da dove deriva questa parola, «momento»? Deriva dal latino momentum sincope di un altro termine, ossia movimentum che significa muovere. Per questo motivo momento si può estendere anche ai concetti di forza e di impulso.

Ecco, di qualunque tipo esso si tratti, in generale si può dire che un evento è una forza motrice che serve a stimolare un ambiente, nel nostro caso aziendale.

Proviamo a semplificare ulteriormente il concetto con una metafora.

L’azienda è un’automobile, il pubblico è il motore e l’evento è la benzina che lo fa funzionare.

Ogni motore funziona peraltro con una benzina diversa. Sei tu, organizzatore di eventi, che devi occuparti del rifornimento e dunque di scegliere la miscela perfetta affinché il motore garantisca le prestazioni migliori! Tu non sei solo il benzinaio, sia chiaro. Sei il chimico che deve creare la pozione.

E quali sono gli elementi che compongono la benzina? Tutti quelli che dovranno essere presenti ad un evento aziendale: musica, location, catering, ospiti, giochi. Ma non solo, ci sono soprattutto componenti organizzative quali: la data da scegliere, l’invio degli inviti, la promozione dell’evento eccetera.

Tutte cose che di seguito andremo ad analizzare e grazie a cui potrai preparare la miscela perfetta.

Fuor di metafora, si può dire che un evento serve a creare movimento attorno alla tua azienda.

Perchè organizzare un evento aziendale?

eventi aziendali come organizzarliTutto inizia da un brief. Che tu sia un organizzatore di eventi freelance o che tu sia dipendente, l’azienda per cui lavori ti fornirà delle istruzioni dove vengono spiegate le linee guida, i motivi e gli obiettivi dell’evento da organizzare.

Chiediamoci: che cosa è un brief? È un ordine che tu devi essere in grado di comprendere, prima di eseguire.

La comprensione parte sempre da un perché e dalla domanda: a che scopo?

Sono 3 le tipologie di eventi aziendali, a cui corrispondono tre diverse risposte e dunque obiettivi:

  1. Corporate. Ossia un evento che si rivolge al pubblico interno dell’azienda, ai propri dipendenti. Questo tipo di evento è usualmente chiamato convention o convegno. Perché si fa? Generalmente, per coinvolgere e rendere ancora più partecipi della vita aziendale il proprio personale. I messaggi che un tipo di evento del genere deve veicolare sono molteplici, per esempio: siamo una famiglia, siamo uniti, divertiamoci, condividiamo un’idea o un nuovo progetto, entusiasmiamoci, tutti siamo importanti. Ha perciò un carattere
  2. Trade. Si rivolge ai partner commerciali dell’azienda. Un evento del genere deve trasmettere la forza, la concretezza, la potenza e l’affidabilità della tua azienda. Ciò che devi comunicare al tuo pubblico è il motivo (o i motivi) per cui dovrebbero entrare in affari con la tua azienda o perché dovrebbero continuare a rimanerci. Questo tipo di evento ha perciò un fine commerciale(business to business).
  3. Consumer. Questo tipo di evento apre le porte dell’azienda al grande pubblico. Si tratta solitamente di un evento o di inaugurazione del brand o di lancio del prodotto. Per ammaliare un pubblico di questo tipo la comunicazione deve essere soprendente, innovativa e coinvolgente. Quando si tratta di far conoscere un brand o nuovo prodotto l’evento deve essere entusiasmante al massimo. Il fine è sempre di tipo commerciale ma in senso consumer

Domandarsi il perché è dunque chiedersi il tipo di evento che si sta per programmare. Non capire questo significa sbagliare tipo di benzina e sai cosa succede quando al posto di un diesel si versa della senza piombo, vero? Ahi, la macchina si ferma!

Come creare un evento aziendale?

eventi aziendali come organizzarliEsiste una formula magica? Una miscela applicabile a tutti gli eventi aziendali? In parte sì, in parte no. La bellezza dell’organizzare un evento sta proprio nella sua parte creativa che è bene sia originale. Non sarebbe una bella cosa quella di copiare il tema o lo stile del competitor dell’azienda, ti pare?

Certamente però, esiste un metodo più o meno comune ad ogni tipo di evento. Come in un romanzo, in un film o in una piece teatrale, anche l’evento è un racconto. Come una storia perciò avrà un inizio, uno svolgimento e una fine. Entro questa tripartizione narrativa dovrai trovare il modo di creare uno storytelling che sappia distinguere il tuo best-seller!

Al fine di comporre una storia avvincente ti sarà necessario darti una scaletta ben precisa, da non perdere mai di vista. È quella che in gerco tecnico si chiama check-list e che rappresenta le fondamenta del tuo evento.

Il mio collega di penna Michele ha scritto questo interessante articolo in proposito, dove spiega di cosa è composta una check-list.

In poche parole, essa rappresenta un utile strumento di pianificazione che ti permette di darti una linea da seguire durante tutta la fase di organizzazione, per evitare di perderti fra imprevisti, ritardi, rimandi e tutte le incombenze che possono capitare.

Michele organizza la check-list in punti, alcuni dei quali andremo a trattare proprio nei prossimi paragrafi:

  1. Obiettivi. Di cui abbiamo parlato nel paragrafo sopra.
  2. Risorse umane. Se credi che organizzare un evento sia cosa da solisti, ti sbagli. Sono così tante le cose da controllare, le mail da inviare o a cui rispondere e i dettagli da considerare che non potrai fare tutto da solo. Devi perciò costruire una squadra, un team. Mi raccomando: pochi ma buoni, piuttosto che tanti ma fessi! Scegli persone di cui puoi fidarti e di cui conosci le qualità. L’ideale sarebbe che tu avessi già lavorato con loro in precedenza, altrimenti selezionali in base all’esperienza e alle doti individuali.
  3. Location/Raggiungibilità/Accessori. Di cui parleremo fra qualche riga.
  4. Il catering è importante, non vorrai mica far morire di fame o di sete i partecipanti. Lo sai che il cibo è il massimo momento di convivialità di una festa? Forse anche più della musica. Il cibo più di tutto alimenta le conversazioni: quante volte hai rotto il ghiaccio con uno sconosciuto facendogli notare quanto fosse buona la pietanza che stavate mangiando? Un sacco di volte. Non vorrai però che il catering del tuo evento sia protagonista in negativo di queste nuove amicizie! Fai in modo che sia squisito.
  5. Tempo Libero. Fai attenzione a questo punto, perché come detto: l’evento è un racconto intervallato da momenti salienti e da parti dove non succede nulla di rilevante. Soprattutto in caso di meeting che durano qualche giorno. In queste parti “morte” del racconto bisognerà trovare qualche attività ricreativa o di svago da proporre ai partecipanti. Anche nel caso di meeting dalla durata di ore, non tutto il tempo sarà occupato da discorsi e manifestazioni di carattere aziandale. In questi casi la musica e le danze fanno sempre il loro sporco dovere, ma per eventi più lunghi serviranno attività un po’ più ragionate. Fra qualche paragrafo ne troverai uno dedicato al team bulding.
  6. Comunicazione. L’evento è un momento comunicativo che dev’essere però comunicato. Si potrebbe definire un evento di «doppia comunicazione». Perché? Perché se da un lato un evento serve a comunicare qualcosa, dall’altro l’evento stesso deve essere prima sponsorizzato e promosso. Anche di questo parleremo più sotto.

Scegliere data e ora dell’evento

eventi aziendali come organizzarliDopo aver pensato e scritto una checklist, qual è la prima cosa da fare? Decidere la data e l’ora del tuo evento.

Non c’è cosa più importante che stabilire il prima possibile le sue coordinate temporali. Perché?

Perché solo stabilendole con largo anticipo potrai farti un’idea del tempo effettivo che avrai a disposizione per organizzare l’evento.

L’arte dell’organizzazione degli eventi aziendali è un’arte del tempo. Tutto si basa sulla tua capacità di saper pianificare, programmare e realizzare qualcosa in un dato lasso temporale.

Ma come scegliere data e ora perfette? Sono due le variabili da valutare:

  1. La grandezza dell’evento. A seconda di ciò, dovrai tu stesso stabilire il tempo necessario che ti servirà. La tua abilità come organizzatore di eventi sta proprio nello scegliere la data più giusta. Né troppo in là, né troppo in qua. Dovrai rispondere a questa domanda: quanto tempo mi serve per realizzare il tutto? Talvolta dovrai affrontarne anche un’altra: Quanto tempo mi concede la direzione? Nella realtà ti accadrà spesso di dover fare un compromesso: magari l’azienda si è mossa tardivamente e a te tocca trovare una soluzione che riesca a incastrare modi e tempi.
  2. Preavviso. Non puoi di certo pensare di organizzare l’evento in una settimana. Quand’anche si trattasse di un evento facilissimo da allestire. Uno di quelli in cui bastano un tavolo, del cibo e cinque sedie in un salone, per esempio. Perché? Perché alle persone servono almeno due settimane di preavviso per essere invitate. Le persone hanno impegni, spesse volte inderogabili. Fai dunque in modo di anticipare ogni imprevisto, avvisandoli con largo anticipo dell’evento.

A proposito di tempistiche, il miglior modo che hai per organizzarti sarebbe quello di pianificare un calendario immaginario. Accanto a ogni fase della tua check-list segna il tempo che credi necessario per realizzarla. In questo modo potrai ricavare una stima approssimativa e riuscire ad individuare la data migliore per l’evento.

L’ora è invece da scegliere in base al tipo di programma dell’evento. Non puoi infatti decidere l’ora d’inizio senza sapere i tempi dello svolgimento dell’evento.

Certo, ci sono eventi per cui la scelta dell’ora è scontata: se organizzi una cena, non inviterai i dipendenti all’ora di pranzo!

Tuttavia anche in un caso banale come questo, si nascondono insidie. Infatti, non devi dimenticare che magari alle persone piacerebbe farsi una doccia prima di uscire e organizzare la cena a partire dalle 19.00 sarebbe sconveniente.

In questo caso sarebbe opportuno optare per le 20.30/20.45. In questo modo il personale avrà tempo anche per rilassarsi un attimo.

L’organizzazione di eventi aziendali richiede soprattutto una dote: quella della previsione nel dettaglio.

Location eventi aziendali

eventi aziendali come organizzarliCaro mio compagno di viaggio, a questa tappa conviene fermarsi, farsi un bel giro e scattare un po’ di foto. Diciamo che rappresenta un po’ il Big Ben o il Colosseo , insomma il monumento che devi visitare.

Ti trovi infatti sul blog di Meeting Hub e dunque, sì: alla domanda «Come trovo una location per il mio evento?» ho un’unica risposta da darti: proprio qui!

Se non conosci ancora Meeting Hub, ti consiglio di darci un’occhiata e scoprire la semplicità del portale che ti permette di trovare una location per il tuo evento in pochi click.

Il sistema di ricerca è veramente veloce: basta selezionare la città, la regione, il tipo di struttura e trovare quella perfetta per il tuo meeting.

Una volta individuate alcune location potrai richiedere un preventivo gratuito che ti permetterà di decidere anche in base al budget che hai a disposizione.

Nel portale di Meeting Hub potrai trovare ogni tipo di struttura: dagli agriturismi ai ristoranti, dagli Hotel alle Ville Storiche alle location per eventi. Insomma ce ne è per tutti i gusti.

Per semplificarti la ricerca, in Homepage, Meeting Hub ha messo in evidenza alcune location raggruppate per città.

Oppure, più sotto ancora, troverai raggruppate le strutture per tipologia di evento: congressi medici, corsi di formazione, anniversari e soprattutto eventi aziendali.

Se trovare una location era prima la fonte di maggiore preoccupazione per un organizzatore di eventi, con Meeting Hub almeno questo rompicapo puoi considerarlo già risolto.

Per la scelta della struttura ci sono considerazioni più pratiche da fare. Meeting Hub è un ottimo mezzo per trovare delle location, ma sarai tu a dover stabilirne le specifiche.

Sono 4 le domande a cui dovrai rispondere:

  1. Quanti sono gli invitati?
  2. Quanto dev’essere capiente la location per accogliere tutti?
  3. La location è facilmente raggiungibile?
  4. La location dispone di tutti gli accessori di cui ho bisogno?

Soprattutto riguardo all’ultima: fai attenzione. Non è detto che in una villa di fine ‘700 ci sia un palco, anzi.

Prima di contattare il gestore di una location scrivi una lista di strumenti, apparecchi, accessori che ti servono. Chiedigli di quali è fornito e di quali invece dovrai incaricarti tu di recapitare.

Non puoi permetterti di scordarti nulla. Se il giorno dell’allestimento scoprissi che mancano tre tavoli, cosa faresti? Evita questo brivido e gioca d’anticipo!

Idee per eventi aziendali

eventi aziendali come organizzarliAvevamo sopra accennato al tempo libero come a una parte essenziale dello svolgimento dell’evento.

Ora, quello dovresti chiederti è: come posso intrattenere un pubblico fra un momento saliente e l’altro? Come posso tenerlo interessato e scongiurare il rischio che la gente se ne vada causa noia?

Per un evento di piccole dimensioni e che ha una durata di qualche ora, la risposta potrebbe essere: organizzando un concerto o ingaggiando un DJ e far ballare tutti quanti.

Quando si tratta di musica, devi sapere che ci sono dei permessi legati alla riproduzione e/o all’esibizione dal vivo. Si tratta di alcune pratiche burocratiche che devi sbrigare presso lo sportello internet della SIAE. Avevo scritto un articolo utile, dove ti spiegavo esattamente cosa fare per essere in regola.

Qualora il tuo evento si spalmasse su più giorni, bisogna pensare ad un’altra strategia. Diciamo che far ballare delle persone per giornate intere, andrebbe considerato più come un’originale forma di tortura che di divertimento.

Perciò bando alle danze, spazio al team bulding.

Trovare delle forme di intrattenimento alternative e originali che riescano oltre a divertire anche a rinforzare lo spirito di squadra (qualora si trattasse di un evento corporate) è di fondamentale importanza.

Ci sono davvero tante possibilità da prendere in considerazione. A proposito, sarai tu a dover capire quali siano le migliori per l’occasione. Eccoti dunque una domanda che dovrai porti: quale tipo di svago è più adatto all’evento che sto per organizzare?

Vorrei altresì consigliartene due, di cui ha parlato in due recenti articoli un altro mio collega, Gianluca:

  • In uno ti spiega in cosa consiste una cena con delitto. Un’attività abbastanza tradizionale di team bulding.
  • Nell’altro, Gianluca scrive a proposito del Bubble Soccer. Sono sicuro che appena scoprirai cos’è, farai in modo di averlo al tuo evento!

Mi raccomando: ricordati che l’idea generale dell’evento dipende direttamente dagli obiettivi e dal pubblico partecipante.

Non puoi prescindere da questi due elementi quando stai pianificando i momenti e le attività del tuo evento.

Quando si dispone di budget sostanziosi, l’investimento può davvero portarti a ideare delle cose estremamente originali.

In questo caso, potrebbe rivelarsi utile affidarsi a un’agenzia di comunicazione esterna che prenda in mano l’aspetto creativo dell’evento.

Ma spesse volte è anche vero il contrario: è proprio quando si opera con un budget ristretto che bisogna spremere le meningi. Quante volte ti sarà capitato di inventarti qualcosa con risorse esigue?

Se dunque operassi in economia, ti consiglio di dare un’occhiata all’articolo di Sofia che ti presenta 4 idee low-cost con cui stupire i partecipanti ai tuoi eventi aziendali .

Programma evento aziendale

eventi aziendali come organizzarliCome per la check-list, stilare un programma ti aiuta per due motivi: da un lato a pianificare lo svolgimento della serata, dall’altro a tenere tutto sotto controllo. Al tuo evento non potranno mancare degli ospiti. Sopratutto non potranno mancare degli interventi e dei discorsi tenuti da figure di rilievo dell’azienda.

Solitamente, quando si tratta di un importante lancio di prodotto, è lo stesso CEO a presentarlo. Una cosa un po’ in stile Apple: mega schermi, presentazioni ricche di immagini e Tim Cook che ci racconta dei nuovi Iphone.

Perciò, quello che devi fare è dare un ordine e delle tempistiche al tuo evento.

Per esempio.

Se l’evento inizia alle 20.00, allora alle 19.00 prevedi l’accoglienza. Ai partecipanti accolti nella hall di un prestigioso Hotel verrà servito come entrèe un calice di champagne e degli stuzzichini finger-food. Alle otto la gente sarà dunque accomodata nella sala principale, dove una band di jazz inizierà ad addolcire l’atmosfera mentre la cena inizia ad essere servita. Fra il primo e il secondo piatto, alle 21.00, salirà sul palco il primo ospite: si tratta di un fornitore che collabora con l’azienda da tanti anni. E così via.

Redigere un programma ti aiuterà ad avere le idee più chiare non solo in fase di progettazione, ma soprattutto in fase di esecuzione: tutti devono avere il programma il giorno dell’evento. Tutti devono conoscere esattamente i tempi di svolgimento delle varie fasi dell’evento. Per esempio, il gruppo che suona deve sapere quando entrare o uscire di scena. Il catering deve sapere esattamente quando servire le portate.

Il lavoro di coordinamento in fase esecutiva sarà sicuramente impegnativo e stressante, ma con un programma e una check-list in tasca sicuramente correrai meno rischi.

Comunicare un evento aziendale

eventi aziendali come organizzarliPoco sopra ho definito un evento come un prodotto di una doppia comunicazione: una veicolata dall’evento stesso, l’altra che invece deve veicolare l’evento.

Insomma, bisogna chiedersi: come faccio sapere al mondo del mio evento?

Che poi dire mondo è eccessivo. La prima cosa da cui partire è proprio il pubblico di riferimento e ritornare dunque alla tripartizione di tipologia di evento aziendale.

Se si tratta di un evento corporate, destinatari della comunicazione saranno esclusivamente i dipendenti. In questo caso utilizza tutti gli strumenti di comunicazione interna di cui disponi: circolari, newsletter, mailing list, social media gestionali (se li utilizzi) come slack o trello.

Simile a quella dell’evento corporate è la comunicazione per gli eventi trade. Si tratta infatti di clienti e fornitori di cui si conoscono già i contatti e perciò i migliori mezzi a disposizione per informarli.

Per quanto riguarda l’evento consumer è invece più complesso, perché comunque bisogna capire quanto pubblico invitare. Se nei due casi precedenti la quota è più o meno facilmente calcolabile (il numero di dipendenti e di partner commerciali si conosce), in questo caso è bene limitare l’accesso.

Immaginiamo un grande brand che sta per promuovere un evento a numero chiuso, in una determinata città. Come raggiungere un tot di persone locali?

Con i social network! Grazie a campagne mirate si possono infatti selezionare dei pubblici specifici.

Per esempio, se il tuo evento prevede la partecipazione di 100 invitati e si svolge a Milano, potresti pensare di pubblicare un evento su Facebook rivolto solo ai residenti. I primi 100 che mettono «mi piace» o condividono il posto oppure che selezionano «partecipo» saranno gli esclusivi invitati!

Anche qui, la creatività sta proprio nel trovare un metodo di engagement efficace e che riesca a rispettare il limite del numero di partecipanti.

Ultimo consiglio che vorrei darti a proposito riguarda una piattaforma dove poter creare un evento e gestirne la comunicazione in ogni aspetto. Mi riferisco a Eventbrite di cui ti avevo già parlato qualche articolo fa.

Eventbrite è soprattutto utilizzato per eventi pubblici come concerti, spettacoli e incontri, ma può essere sfruttato anche in chiave consumer a livello aziendale.

Eventbrite ti permette infatti di stabilire il numero massimo di partecipanti, di condividere l’evento tramite invito (un modo interessante per tenerlo chiuso), ti consente anche di creare dei biglietti (gratis o a pagamento) e molto molto altro.

Un altro articolo che troverai interessante è quello scritto dal mio amico Andrea che ti spiega per filo e per segno come scrivere una lettera di invito al tuo evento. Come scoprirai, un invito è essenzialmente il biglietto da visita del tuo evento. È il primo modo in cui viene presentato. È perciò di fondamentale importanza capire per esempio quale tono utilizzare, che stile di scrittura adottare o a quale mezzo affidare il suo invio. Per esempio, se si trattasse di ospiti prestigiosi o di clienti importanti perché non optare per un invito recapitato a mano e scritto su una carta pregiata?

Come vedi, ogni minimo dettaglio è pensato in relazione a chi si rivolge l’evento: dall’ora all’invito fino ad arrivare al gadget!

Gadget evento aziendale

eventi aziendali come organizzarliSiamo ai ringraziamenti, ai saluti e agli auguri finali. Non solo dell’articolo, ma anche dell’evento che è stato un successo.

Ma prima di festeggiare il risultato manca ancora qualche metro al traguardo. Manca quell’ultimo tocco che distingue un ottimo evento da un buon evento: il gadget.

Come in tutti gli show che si rispettino il finale dev’essere infatti degno dell’inizio e dello svolgimento. Quante volte ti sarà capitato di leggere un romanzo o guardare un film il cui pessimo finale è riuscito a rovinarti tutto il racconto precedente? A me parecchie!

Perciò, stupisci i partecipanti e non lasciarli andare via a mani vuote. Un gadget non è altro che un ricordo concreto di un evento. È un oggetto che testimonia il loro essere stati presenti e una forma di ringraziamento tangibile da parte dell’azienda.

Anche il gadget va pensato sui parametri dei tre tipi di pubblico legati agli eventi aziendali che ci hanno accompagnato in questo lungo viaggio.

Sarà infatti diverso il tipo di riconoscimento che si lascerà ai dipendenti, ai partner commerciali o a un pubblico costumer.

Non credo sia logico lasciare una brochure che spieghi di cosa si occupa l’azienda ai propri dipendenti! Anzi, lasciare solo una semplice brochure non credo sia per nulla una buona idea, in ogni caso.

C’è difatti una prerogativa che va rispettata per ogni pubblico: la creatività.

Cerca di pensare ad un oggetto che stupisca i partecipanti. Qualcosa di unico e particolare che diventi un simbolo di quello specifico evento. Un qualcosa insomma che sappia ulteriormente rappresentare la comunicazione e l’obiettivo dell’evento.

Attraverso un gadget il partecipante porta via un pezzo di evento e dunque di messaggio.

Conclusione

È stato un lungo cammino, ma necessario. Doloroso? No, dai. Al massimo faticoso come ogni viaggio che si rispetti!

Sono sicuro che la lettura ti sarà stata utile e spero vivamente di aver chiarito alcuni tuoi dubbi o risposto ad alcune tue domande.

Soprattutto spero di essere riuscito a farti ragionare e di averti fornito le migliori domande che ti permetteranno di trovare le migliori soluzioni!

Fammi sapere come è andato l’evento nello spazio per i commenti qui sotto.

Ora ti saluto e ti aspetto al prossimo articolo e se questo ti è piaciuto condividilo nei social!

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Marco Novali

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