Meeting Hub Meeting Hub blog
conference call

Conference call: come organizzarla e gestirla Come organizzarla e gestirla

Stai per organizzare una conference call o un’audioconferenza ma non sai da dove iniziare? Qui troverai tutte, ma proprio tutte le informazioni e i consigli necessari per pianificarne una nel migliore dei modi.

Conference call e videconferenza: cosa sono

icona conference callCon conference call, o audioconferenza, si intende una chiamata in cui partecipano più persone contemporaneamente. Una volta le conference call potevano essere effettuate solo attraverso appositi sistemi di telecomunicazione, sottoscrivendo un abbonamento specifico. Oggi invece, grazie a internet, organizzare una conference call è più semplice e gratuito.
Skype
è sicuramente la piattaforma più conosciuta attraverso cui fare chiamate di gruppo, tanto da essere diventata un po’ sinonimo di conference call e di videochiamata. Spesso infatti alla conference call viene preferita la videoconferenza che permette, oltre ad ascoltare, anche di vedere il proprio interlocutore.

Conference call Skype: perché conviene

icona sacco di denaroCi sono diversi motivi per cui una conference call Skype è la migliore soluzione. I due più importanti te li ho già anticipati: per semplicità e gratuità.  Attenzione però: il servizio è gratuito solamente se chi devi chiamare possiede un’utenza Skype. Se dovessi organizzare una conference call verso numeri fissi o cellulare, allora c’è una quota da pagare.

Altra condizione di gratuità riguarda il numero di possibili partecipanti alla conference call: fino a un massimo di 25 persone (compreso l’organizzatore della call).

Se stessi per organizzare una conference call con un numero di partecipanti maggiore, allora ti potrebbe interessare la proposta business  di Skype. Con un abbonamento mensile a 1.70€ per utente potrai infatti organizzare conference o videoconference call fino a 250 partecipanti.

È invece consentito un numero massimo di 10 partecipanti (9 + 1 che chiama) in caso di videoconferenze.

Con Skype for Business avrai inoltre la possibilità di migliorare le prestazioni audio e video delle chiamate. È infatti garantita una qualità in HD.

Utilizzare Skype per un meeting aziendale te lo consiglio, a patto che la connessione internet sia eccellente. La qualità della chiamata dipende infatti

dalla potenza della connessione. Perciò, prima di iniziare a chiamare qualcuno assicurati che la linea funzioni correttamente e velocemente. Non vorrai mica trasformare le bellissime voci dei partecipanti in inquietanti e incomprensibili dialoghi tra robot!

Ma non preoccuparti, perché qualche paragrafo più in giù troverai alcuni consigli su come gestire una conference call nel migliore dei modi, onde evitare problemi del genere.

Videoconferenza e conference call Skype: come fare

icona call al pcAbbiamo parlato di prezzi, ora parliamo di utilizzo. Skype si presenta con un interfaccia minimal e intuitiva. Sulla sinistra troverai i tuoi contatti che verranno prelevati automaticamente dalla tua rubrica nel caso installassi l’applicazione sul tuo smartphone.

Per avviare una conversazione basta cliccare sul contatto desidarato e subito si aprirà una finestra su cui troverai due pulsanti utili alla chiamata

  1. Un pulsante in cui è disegnata l’icona di un telefono che serve per chiamare il contatto.
  2. Un pulsante in cui è disegnata l’iconda di una videocamera che serve per una videoconferenza.
  3. Un pulsante + proprio accanto all’icona del telefono che ti permette di inviare un file, condividere un contatto oppure, quel che ci interessa, aggiungere partecipanti alla chiamata.

Selezionando l’icona del più potrai dunque aggiungere i partecipanti che ti ricordo sono:

  • Massimo 25 per conference call. Che puoi aumentare a 250 abbonandoti mensilmente al servizio business di Skype.
  • Massimo 10 per le audioconferenze.

Una volta chiamate le persone è possibile accendere la webcam che in automatico proietterà la tua immagine e quella degli interlocutori sullo schermo così che tutti possiate vedervi mentre parlate.

Alternative Skype: quali sono

icona cartelliL’idea di soffermarmi esclusivamente su Skype è stata naturale come bere un bicchier d’acqua per dissetarmi. Detto questo, ognuno può dissetarsi come meglio crede con bibite, succhi di frutta, thè o quant’altro. Fuor di metafora, ho parlato di Skype perché oggi è la piattaforma più conosciuta e utilizzata per questo genere di conferenze telematiche. Ma non mancano alternative valide a Skype. Ti riporto le 4 più importanti:

  1. Google Hangouts. È utilizzabile su ogni dispositivo e la qualità di chiamate e videochiamate è eccellente. Questa piattaforma è molto utile in quanto può essere sincronizzata a tutti gli altri servizi di Google quali Gmail, Google Calendar, Google Drive e così via. Come con Skype, puoi videochattare con un massimo di 10 persone contemporaneamente.
  2. UberConference. Il servizio è pensato esclusivamente per call conference. Con UberConference base puoi chiamare in contemporanea fino a 10 persone. Con il servizio premium il numero di partecipanti sale a 100 e costa 10 euro al mese. UberConference permette di «silenziare» un partecipante troppo scorbutico e capire chi ha parlato tanto o poco o niente durante la call. Finita la chiamata, infatti, ti verranno spedite alcune statistiche con i dati relativi al meeting.
  3. GoToMeeting. Se da un lato è a pagamento, dall’altro è ritenuto il miglior software per organizzare call conference e audioconferenze. È infatti una piattaforma pensata esclusivamente a livello business per organizzare meeting a distanza. Il servizio garantisce qualità HD sia audio sia video, audioconferenze con 25 partecipanti e permette di registrare le audio e videoconferenze per condividerle con gli assenti. Costa 19$ al mese. Interessante sono anche gli altri due servizi GoToWebinar e GoToTraining rispettivamente pensati per l’organizzazione di Webinar e di Training aziendali. Se per caso ti stessi chiedendo cosa sia un webinar o come organizzarne uno, trovi la risposta in questo articolo!
  4. WebEx. È una delle piattaforme più apprezzate per organizzare meeting online. Offre un servizio gratuito che permette di chiamarsi o videochiamarsi con altre due persone. Il servizio premium invece garantisce l’interazione di otto partecipanti. Se la tua agenda è sempre bella piena e la tua paura è quella di dimenticarti di qualcosa, credo ti piacerà sapere che WebEx offre un servizio particolare: quando il meeting sta per iniziare riceverai una chiamata automatica. In questo modo non potrai mancare alla riunione!

Conference call: come gestirla

icona ideaCon tutte le istruzioni che ti ho fornito finora, credo tu possa già cavartela bene con una conference call o con una videochiamata. Skype, come gli altri 4 servizi, sono davvero semplici da impostare e da utilizzare.

Tuttavia, non posso lasciarti andare senza prima darti alcuni pratici consigli su come gestire i tuoi meeting online. Ci sono infatti delle regole gestionali che, se seguirai, faciliteranno il tuo lavoro.

Vediamole insieme:

Prepara un ordine del giorno e scrivi un programma del meeting. In questo modo riuscirai a regolare sia i tempi sia i flussi delle conversazioni tra i partecipanti. È fondamentale attenersi a un filo discorsivo che non ti faccia divagare dal tema principale della discussione. Inoltre, preparati tutti i file o i documenti che dovrai condividere in una cartella ben in vista sulla scrivania. Per favore, evita quel lungo e imbarazzante minuto di ricerca materiali in diretta!

Stabilisci ora e giorno del meeting. Assicurati che tutti siano disponibili, altrimenti fai del tuo meglio per trovare una data che possa soddisfare tutti i partecipanti. Mi raccomando: preavviso! Non organizzare un meeting da un giorno con l’altro, a meno che non ci sia una reale urgenza.

Condividi il programma coi partecipanti al meeting. In questo modo tutti potranno farsi un’idea dell’argomento e potranno prepararsi in anticipo sulle cose da dire. Lo sai bene, una riunione ha una certa durata e va rispettata.

Fai un chek di tutti i dispositivi prima di iniziare. Che tu sia un partecipante, un relatore o il conduttore non importa: assicurati che tutti i dispositivi funzionino, così come la connessione internet.

Senti dei rumori? Dove ti trovi? Il posto è abbastanza tranquillo? Oppure a due metri da te c’è un festa? Assicurati di essere in un luogo silenzioso e appartato perché altrimenti non solo faticherai a sentire gli altri, ma disturberai le loro conversazioni. C’è il rischio che ti silenzino in diretta! Non proprio una bella figura.

La puntualità come in tutti gli appuntamenti importanti è imprescindibile.

Connettiti in anticipo. Se sei il relatore o il conduttore del meeting la puntualità è considerata un ritardo. Come detto al punto quattro devi preoccuparti del check di tutti i dispositivi e devi farti trovare subito pronto, anche perché sarai tu ad avviare il meeting o a condurlo.

Devi andare via prima? Allora riferiscilo immediatamente all’inizio della conference call. Che tu sia un partecipante o a maggior ragione un relatore, non sarebbe elegante né professionale scomparire senza preavviso.

Stabilisci delle linee guida che permettano di ottimizzare i tempi. Per esempio, informa i partecipanti di quanto tempo dispongono per rispondere o se è consentito interrompere qualcuno senza preavviso oppure se è necessario spegnere il proprio microfono quando qualcun altro sta parlando (sempre per la questione dei rumori e del disturbo).

Registra la conversazione o la videochiamata così che tu possa condividerla sia coi partecipanti (come promemoria) sia agli assenti, per recuperare. 

Come vedi, esclusi gli aspetti tecnici legati alla tecnologia per organizzare una conference call, questa rimane pur sempre un meeting o una riunione che dev’essere gestita come tale. Ricordo che un mio collega aveva scritto un ottimo articolo dove spiegava esattamente come organizzare una riunione di lavoro. Prima di metterti a smanettare con Skype sarebbe utile dargli una lettura!

Come sempre spero di esserti stato utile. Ma se avessi dei dubbi lasciami un commento. Nel caso foste in tanti a rispondere, organizzeremo una call conference o una videoconferenza!

Intanto: buon vento!

Marco Novali

Marco Novali

Ebook Meeting Hub

Inserisci i tuoi dati e riceverai gratuitamente via mail l'Ebook completo.

Ben fatto! A minuti riceverai via mail l'Ebook!
Oh oh! qualcosa è andato storto! Riprova più tardi!

Articoli Correlati