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Come pubblicizzare un evento

Se sei interessato a questo articolo, probabilmente è perché ti spetta il compito di pubblicizzare un evento e speri di riuscire a fare in modo che più gente possibile si interessi alla cosa.

A nessuno fa piacere che ciò per cui hai tanto lavorato finisca per essere un flop, specialmente se l’impresa organizzativa ha richiesto tempo, soldi, impegno e settimane (se non mesi) di duro lavoro.

La fatica e l’impegno però non sono, ahimé, l’unica cosa necessaria perché un evento riesca. Ci sono numerosissimi eventi di ottima qualità, organizzati da persone estremamente capaci e ricche di contenuti validi ed interessanti che finiscono per non ottenere l’attenzione che meriterebbero, per questo promuovere un evento è sempre necessario.

Perché la gente si interessi a qualcosa, la prima condizione necessaria e imprescindibile è che sia a conoscenza della sua esistenza. Certo, tante cose possono impedire che qualcosa riesca come avremmo desiderato, ma in questo caso la prima causa di un fallimento è senza dubbio lasciare che il pubblico ne ignori l’esistenza.

Ovviamente non puoi costringere la gente a partecipare alla tua festa, al tuo meeting, o alla tua serata danzante, ma, di qualunque natura sia, puoi pubblicizzare il tuo evento e fare in modo che la gente sappia che esiste e che è proprio lì, pronto e desideroso di ottenere anche la sua partecipazione.

Per ottenere questo effetto non basta andare in giro urlando il nome dell’evento che stai organizzando, né puoi fermare tutte le persone che incontri per invitarle personalmente: è necessario che tu ricorra a qualche stratagemma pubblicitario che ti dia la visibilità che meriti.

Trucchi del mestiere: come promuovere un evento

icona coniglio nel cappelloIn questo mondo pieno di stimoli e distrazioni, attirare l’attenzione della gente spesso si rivela essere un compito estremamente arduo, per questo, se desideri pubblicizzare il tuo evento al meglio, è bene che tu tenga conto di alcuni importanti accorgimenti.

Se vuoi che la tua campagna pubblicitaria riesca al meglio devi fare in modo di rivolgerti proprio a quelle persone che potrebbero essere più interessate all’argomento che il tuo evento tratta. Tenere a mente questo ti permetterà di ottimizzare il tuo impegno pubblicitario e limitare gli sprechi, facendo in modo che il messaggio arrivi proprio a chi deve arrivare.

Partendo da questo presupposto, puoi cominciare a considerare le diverse modalità di diffusione di un’informazione, e pensare a come queste modalità possano adattarsi alla promozione del tuo evento.

Per fare in modo che qualcosa giunga alle orecchie delle persone, ci sono diversi modi:

  • il passaparola
  • la stampa
  • Mass media (ovvero i mezzi di comunicazione di massa come radio, tv, ma soprattutto, al giorno d’oggi, internet)

Come ogni altra informazione, anche il tuo evento deve raggiungere il maggior numero di persone possibile, quindi è giusto che tu ricorra a tutte queste modalità di comunicazione, ovviamente considerando le tue possibilità e quanto desideri investire sul pubblicizzare il tuo evento.

In base alle caratteristiche dell’evento da pubblicizzare devi pensare a quale possa essere la modalità che ti permette di raggiungere più facilmente la fascia di persone che potrebbero essere interessate.

Promuovere un evento con: il passaparola

icona chatE’ la modalità più antica ed efficace per pubblicizzare qualcosa, quindi anche un’ottima maniera per pubblicizzare eventi.

Tutti siamo invogliati a partecipare a qualcosa se sappiamo che partecipa anche qualcun altro che conosciamo, per questo potresti cominciare col coinvolgere persone che conosci e che a loro volta conoscono persone che potrebbero essere interessate all’evento che stai organizzando.

Sicuramente questo ti riuscirà più facile in una realtà piuttosto ristretta, ma in fondo tutto il mondo è paese, e coinvolgendo le persone giuste potresti aver fatto già buona parte del lavoro.

Promuovere un evento con: la stampa

icona giornaleQuello che ho qui maestosamente indicato come “stampa” fa ovviamente riferimento al locandinaggio e alla distribuzione di volantini (anche se, nel caso tu ne abbia la possibilità, un bell’annuncio su un giornale dedicato certo non sarebbe da disprezzare).

Un’ ottima maniera per promuovere un evento è infatti quella di metterlo per iscritto, magari con una grafica accattivante che ne sponsorizzi i contenuti e dichiari esplicitamente le informazioni necessarie per prendervi parte, come il giorno e il luogo in cui si svolgerà.

Se vuoi fare le cose in grande, potresti anche prendere in considerazione l’idea di non limitarti al cartaceo e farti stampare qualche gadget dell’evento da distribuire tra amici e conoscenti, o, meglio ancora, tra i partecipanti all’evento che per primi ti assicurano la loro presenza.

Il mio consiglio quindi è quello di rivolgerti ad una buona tipografia e fare in modo che ti stampino almeno qualche locandina e qualche volantino da distribuire.

Certamente tutto questo ha un costo, che varia a seconda della quantità di materiale che decidi di farti stampare, e dalle sue caratteristiche, per questo è cosa buona e giusta fare poi in modo che queste possano portarti i migliori vantaggi.

Per sfruttarle al meglio è bene che tu scelga accuratamente dove posizionarle (e dove distribuire i volantini).

Il mio consiglio è quello di considerare il punto su cui prima ci siamo soffermati, ossia la necessità di rivolgerci quanto più possibile a persone a cui questo evento potrebbe interessare: mettere la locandina di un evento riguardante la cardiochirurgia all’interno di un teatro, se non inutile, sarà almeno meno fruttuoso che mettere la stessa locandina nella sala d’attesa di un cardiologo.

Il mio consiglio è quindi quello di fare una rapida analisi dei punti “strategici”, come sale d’attesa, scuole, metro, ambulatori, tenendo ben presente quelli che potrebbero essere gli interessi delle persone che frequentano quei determinati luoghi, e quanti di questi interessi potrebbero incontrarsi con l’argomento dell’evento che vuoi proporre.

Nonostante sia una cosa abbastanza diffusa, specialmente se le risorse che desideri investire nel volantinaggio non sono parecchie, ti sconsiglierei di darti alla distribuzione a tappeto di volantini in luoghi di passaggio come le stazioni o l’entrata delle fermate della metropolitana: sono luoghi in cui la gente passa spesso di fretta e concentrata su cose completamente diverse, e la maggior parte di loro potrebbe non gradire contrattempi e abbandonare il tuo volantino senza nemmeno guardarlo.

Selezionare un minimo le persone a cui rivolgerti ti permette di concentrare le tue risorse su persone che potrebbero essere sinceramente interessate all’evento che vuoi promuovere.

Promuovere un evento con: i mass media

icona tvSi considerano mass media tutti i mezzi di comunicazione di massa, dalla televisione, ad internet e i social network, passando per la cara vecchia radio.

Anche qui le cose da considerare sono i mezzi che hai a disposizione (nel caso economici soprattutto) e la fascia di popolazione destinataria del tuo evento.

Certo, uno spot pubblicitario ha il suo fascino, ed anche un seducente annuncio radiofonico sarebbe un buon modo per promuovere il tuo evento, specialmente se credi che quello sia un buon canale per raggiungere i destinatari della campagna pubblicitaria del tuo evento, ma faresti bene a non sottovalutare le potenzialità della rete.

Per prima cosa mi sentirei di consigliarti di creare un sito dell’evento che desideri pubblicizzare, o di dedicare all’evento una pagina del tuo sito.

Raccogliere tutte le informazioni riguardanti l’evento all’interno di una pagina web ti permetterà di condividerle più facilmente, riducendo al minimo i possibili fraintendimenti tra te e le persone a cui desideri pubblicizzarlo e ti permetterebbe di diffonderlo più facilmente.

Una volta che avrai creato una pagina dedicata all’evento non ti resterà che farla conoscere a quante più persone ti sarà possibile.

Per diffondere l’indirizzo della pagina (e tutte le informazioni riguardanti l’evento) hai a disposizione una quantità di opzioni quasi infinita, cercherò di illustrarti le più pratiche e diffuse.

Promuovere un evento con: le e-Mail

icona mailQuesta opzione, anche se un po’ in disuso, ti si addice particolarmente se stai cercando di promuovere un evento formativo o legato ad un ambiente più o meno formale, in quanto richiede che come minimo coloro a cui tenti di rivolgerti aprano abitualmente la casella e-mail.

Pubblicizzare un evento tramite e-mail necessita almeno di una mail list, ossia una lista di indirizzi e-mail a cui inviare quel determinato contenuto.

Creare una mail list ti sarà molto facile se possiedi un sito internet: ti basterà fornire agli utenti la possibilità di registrarsi alla newsletter del tuo sito lasciando il proprio indirizzo mail nello spazio dedicato, così facendo tutti coloro i quali saranno interessati alla tua attività e agli argomenti che sei solito proporre potranno iscriversi autonomamente fornendoti le informazioni necessarie ad informarli delle tue iniziative future.

Un perfetto connubio tra la tua necessità di pubblicizzare eventi e il loro desiderio di venire informati riguardo l’argomento!

Attraverso le newsletter ci sarà quindi una specie di scrematura automatica che ti permetterà di rivolgerti esclusivamente alle persone interessate alla questione che desideri pubblicizzare (o almeno a qualcosa ad essa connesso, se hanno deciso di iscriversi alla tua newsletter), che fino a questo punto del discorso è stato quasi il punto centrale della trattazione.

Tuttavia, ora che siamo passati a trattare di come pubblicizzare un evento sfruttando le potenzialità che ci offre il web (quasi sempre in maniera del tutto gratuita), non è più necessario concentrarsi sul dover ottimizzare le risorse per convogliare le nostre attenzioni pubblicitarie principalmente verso coloro che potrebbero esser più interessati all’argomento.

Certo, lo scopo principale di promuovere un evento è che almeno le persone interessate siano a conoscenza della sua esistenza, ma, quando è del tutto gratis, perché non provare ad informare della cosa anche coloro che finora non hanno mostrato nessun particolare interesse nei confronti della questione?

L’appetito vien mangiando, quindi, perché affluisca al tuo evento il maggior numero di persone è necessario che tu ti rivolga anche a coloro che non avrebbero mai potuto pensare di essere interessati a qualcosa come il tuo evento.

Vendere a chi già pensava di comprare è facile, ma una buona pubblicità ti permette non solo di ottenere la partecipazione di chi aveva già tutte le migliori intenzioni di esserci ed attendeva soltanto la comunicazione di ora e luogo, ma anche di creare interesse e curiosità negli animi di chi prima era passato davanti alla tua locandina con aria indifferente.

Promuovere un evento con: i social network

icona social mediaL’avvento e la grandissima diffusione dei social network hanno offerto una quantità di possibilità pressoché illimitata al mondo dell’event marketing.

La loro diffusione e l’immensa varietà della loro utenza farà in modo che l’annuncio del tuo evento raggiunga moltissime persone di ogni età, interesse e condizione sociale in pochissimo tempo, con un minimo sforzo e senza alcun costo.

Considerata la grandissima varietà di persone con cui dovrai comunicare, sarebbe utile che tu riesca ad abbandonare qualunque tipo di linguaggio troppo rigoroso e troppo tecnico, adottando invece uno stile informale in grado di mettere a proprio agio chiunque si trovi a scorrere sul proprio schermo la notizia del tuo evento.

Ricordati che il web è pieno di notizie che ogni giorno cercano di attirare la nostra attenzione senza riuscirci, cerca quindi, come in ogni altro campo legato alla pubblicità, di sfruttare ogni aspetto riguardante l’evento che desideri promuovere che potrebbe richiamare ad argomenti che solitamente suscitano particolare interesse nella gente.

Durante questo processo, ti consiglio di non allontanarti troppo da ciò che il tuo evento ha in programma di trattare: se dovessi attirare l’attenzione delle persone promettendo qualcosa di completamente diverso da quello che hai poi intenzione di dargli, potresti irreversibilmente perdere di credibilità ottenendo l’effetto contrario di quello a cui ambivi.

Come ogni altra operazione di marketing, anche nella promozione di un evento l’occhio vuole la sua parte.
Fai in modo che la notizia che stai cercando di diffondere abbia uno stile unico ed accattivante anche dal punto di vista estetico, un look che la rappresenti e la contraddistingua.

Per capirci, prova a pensare che se quello che stai pubblicizzando fosse un cibo, l’aspetto della notizia dovrebbe farti venire l’acquolina in bocca.

Chi vedrà la notizia che pubblicizza il tuo evento dovrà desiderare di prendervi parte tanto da rimpiangerlo nel caso non ci riesca.

La struttura dei social network già di per se favorisce questo atteggiamento offrendo una visione della realtà sempre decisamente migliore di quella a cui siamo abituati, quindi vedrai che sfruttarli per pubblicizzare il tuo evento sarà molto più facile e molto meno dispendioso che attraverso qualunque altro canale.
Le modalità tecniche cambiano a seconda dei vari social network, ma l’effetto è più o meno lo stesso.

Ovviamente anche la risonanza cambia a seconda della diffusione di quella particolare piattaforma, ed ha un ruolo fondamentale il supporto degli altri utenti tramite la condivisione dell’evento, ma questa opzione permette quasi sempre di raggiungere un pubblico ampissimo in pochissimo tempo e con pochissimo sforzo.

Pubblicizzare un evento su Facebook

Su Facebook, promuovere un evento è semplicissimo. Facebook fa distinzione a seconda che un determinato evento sia pubblico o privato, quindi la prima cosa che dovrai decidere sarà se desideri che il tuo evento sia visibile soltanto agli invitati (e venga quindi considerato come un evento privato), o sia visibile a qualunque utente (quindi pubblico).

Ovviamente per pubblicizzare un evento la scelta più consigliata sarebbe quella di scegliere l’opzione che permette a più persone possibile di venirne a conoscenza, quindi l’opzione di “Evento pubblico”.

Nel caso in cui comunque tu decida di optare per l'”Evento privato”, Facebook ti chiederà di compilare una scheda dove sia indicato il luogo, la data e l’ora dell’evento, più il nome dell’evento ed una descrizione riguardo i contenuti.

Come ultima cosa la scheda ti chiederà se vorrai rendere possibile o meno agli invitati invitare a loro volta altre persone.

ragazza che pubblicizza evento su smartphoneSe desideri che il tuo evento sia pubblicizzato, ma solo all’interno di una particolare e ristretta cerchia di persone, permettere ai tuoi invitati di invitare qualcun altro potrebbe essere una buona mossa.

Creare un evento pubblico richiede un po’ più di organizzazione. Per prima cosa, per creare un evento pubblico, puoi scegliere se utilizzare come organizzatore il tuo profilo personale oppure la pagina Facebook legata all’evento.

Nella scheda da compilare riguardante le informazioni dell’evento ti richiederà anche qui l’ora e il luogo di svolgimento, un titolo ed una breve descrizione dei contenuti, ma avrai la possibilità di aggiungere informazioni riguardo l’ingresso, i co-organizzatori e il link del sito su cui acquistare i biglietti (nel caso ci sia un sito predisposto, o dei biglietti da acquistare).

L’opzione “Evento pubblico” ti chiederà anche di metter delle parole chiave che permettano al sito di suggerirlo a persone che risultino interessate all’ argomento, e di inserirlo in maniera appropriata anche all’interno dei risultati di ricerche esterne a Facebook (si, l’opzione “Evento pubblico” rende il tuo evento da pubblicizzare visibile anche a coloro che non appartengono alla community).

Fatto questo, non ti resterà che invitare gli altri a partecipare condividendo con loro l’evento. Vedrai che un buon passaparola virtuale ti permetterà di ottenere una risonanza davvero enorme.

Per rendere la notizia dell’evento più appetibile puoi sfruttare la possibilità di condividere contenuti sulla pagina dell’evento (che si crea sulla piattaforma dopo la compilazione della scheda).

Arricchire le informazioni di base dell’evento con contenuti attinenti a quello che l’evento andrà a trattare e con discussioni a cui gli invitati possano prendere parte, aiuterà a creare aspettative riguardo l’occasione che vuoi pubblicizzare, renderà più appetibile la prospettiva dell’evento e farà sentire tutti molto più partecipi già da prima che l’evento abbia luogo al di fuori del mondo virtuale.

Promuovere un evento su Twitter

Anche Twitter potrebbe offrirti ottime possibilità per promuovere il tuo evento.

Per sfruttare le potenzialità di questo social network ti basterà creare un trend (ovvero una di quelle cose di cui tutti parlano citandola con un # “hashtag” che la precede immediatamente, tipo #eventox ).

come pubblicizzare un evento con twitterPer creare un trend ti basterà scrivere un tweet che contenga il trend che desideri creare, per esempio ti basterà scrivere “Il giorno tot, nel luogo tot all’ora y ci sarà #eventox non perdetevelo per nulla al mondo!”

Così facendo creerai il trend “eventox”.

Creare un trend significa fare in modo che chiunque clicchi su quel trend venga reindirizzato su una pagina completamente dedicata a tutti i tweet che hanno citato quel trend, quindi questo ti permetterà di far apparire il post non solo nella home delle persone che ti seguono, ma anche nella pagina dedicata a tutti i tweet che parlano di quel determinato argomento.

Per dare ancora maggior risalto all’evento che vuoi pubblicizzare non dovrai fare altro che associarlo a qualche altro trend correlato scrivendo ad esempio “Domani #eventox nel #luogotot , offriremo ottimo #cibo”; in questa maniera sarai visibile non solo a chi ti segue ed a chi cerca informazioni specificatamente sul tuo evento, ma anche a tutti coloro a cui capita di imbattersi nel trend #cibo o #localetot.

Insomma, per quanto questa possa non essere la modalità più classica di pubblicizzare un evento, certamente potrebbe essere un interessante stratagemma.

Ricorda inoltre di curare il look della notizia che stai presentando (nel caso, del tweet), magari aggiungendo un’immagine accattivante e il link che rimandi alla pagina dell’evento sul tuo sito web.

Conclusione

Per quanto abbia concentrato la trattazione solo sui due social network più famosi, posso assicurarti che con un po’ di ingegno potresti riuscire a sfruttare qualunque piattaforma virtuale per pubblicizzare il tuo evento, riscuotendo inoltre comunque un grande successo.

Ed ora non c’è più alcun motivo per continuare a temporeggiare, ti aspetta molto lavoro per pubblicizzare questo evento come si deve, al lavoro!

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Andrea Renesto

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