Come si fa ad organizzare un evento perfetto? Esistono delle strategie che ti renderanno la vita più facile! Scopriamole insieme.

Chi non ha mai sentito parlare di organizzazione eventi? Esistono persone che strutturano eventi per lavoro, questo lo sappiamo bene.

Il compito di un Event Planner è quello di pianificare e coordinare con creatività ed intraprendenza un evento con i fiocchi, che sia un meeting, una grande conferenza, un matrimonio, un galà o una semplice festa di compleanno.

Forse non sei ancora un vero e proprio organizzatore di eventi, tuttavia è molto probabile che nella tua vita, prima o poi, avrai bisogno di organizzarne uno.

Se vuoi essere sicuro che stai facendo tutto correttamente dovresti provare a rispondere a ciascuna delle 6 domande qui sotto.

Se ti accorgi di avere già tutte le risposte, complimenti! Hai già fatto più della metà del lavoro.

Provaci subito!

1. Qual è lo scopo del tuo evento?

icona targetAvere ben in mente l’obiettivo che si vuole raggiungere è fondamentale per organizzare un buon evento.

Devi chiederti per quale motivo lo stai organizzando e che cosa speri di ottenere, ad esempio: vendere un prodotto, attirare l’attenzione mediatica, sollecitare il passaparola, celebrare.

Sono solo alcuni dei possibili obiettivi, tu devi scegliere il tuo e tenerlo sempre bene a mente.

2. A chi si rivolgerà il tuo evento?

icona cerca personeDopo aver chiarito l’obiettivo del tuo evento, dovrai riflettere riguardo alle persone che vi prenderanno parte.

Chi è il tuo target?

Chi sono le persone che verranno, o che vorresti attirare?

Giovani? Famiglie? Liberi professionisti? Medici? Giornalisti?

Sono moltissime le categorie, e molto diverse fra loro, ma aver ben chiaro chi è il tuo pubblico è fondamentale per organizzare un evento ritagliato su misura.

Devi capire quali potrebbero essere le loro aspettative e soddisfarle al meglio. Ad esempio, se hai stabilito che al tuo evento prenderanno parte perlopiù autorità e giornalisti forse non è il caso di arredare la sala con sedie in legno a ribaltina. Si aspetteranno sicuramente di più!

Se puoi permetterti di fare una cosa del genere con dei giovani, non devi farlo con persone di spicco.

Questo è fondamentale!

3. Che location scegliere per il tuo evento?

icona buildingCome dicevamo, gli ospiti hanno delle aspettative nel momento in cui si presentano al tuo evento, è il caso di non deluderle. Insomma, il luogo fa la differenza!

Le location per eventi sono moltissime, ci sono location per meeting, location per grandi congressi, location per matrimoni o eventi di ogni tipologia.

Ci sono location più adatte rispetto ad altre in base al tipo di evento da pianificare. Per esempio se devi organizzare una festa un ampio capannone potrebbe fare al caso tuo, se devi organizzare un meeting potresti aver bisogno di un grande centro congressi, per un matrimonio il luogo ideale è una villa o un bel castello, per una festa di compleanno un agriturismo ecc.

Un consiglio: non andare alla cieca, e recati in anticipo sul posto per vedere effettivamente gli spazi della location, così puoi già prospettarti come organizzare gli ambienti e dove far accomodare i presenti.

4. Quanti soldi vuoi spendere per organizzare il tuo evento?

icona calcolatriceDevi sapere qual è il tuo budget, e sulla base di ciò stabilire un piano.

Considera anche i finanziamenti esterni e gli eventuali interventi degli sponsor in modo da avere sott’occhio la totalità delle finanze disponibili.

È bene valutare l’investimento che si andrà a sostenere, e tenere in conto che potrebbero sempre esserci extra non previsti, che rientreranno in varie ed eventuali.

Pensa in anticipo se avrai bisogno di remunerare altre persone, se avrai bisogno di attrezzature particolari, se vorrai offrire qualcosa da mangiare ai presenti o altro.

Sono tutte voci che rientrano nella sezione spese, e in quanto tali, vanno considerate in anticipo.

Se sei a corto di budget ma non vuoi fare una figuraccia dai un’occhiata a questo articolo.  Troverai alcune idee originali per organizzare eventi ad un costo minimo.

5. Come puoi promuovere il tuo evento?

icona uomo che strillaLa riuscita del tuo evento dipende almeno al 50% da quanto e come lo promuovi.

Ma come fare? Manda inviti

Un invito è il biglietto da visita del tuo evento, se non c’è o è fatto male probabilmente non riuscirai a convincere nessuno a parteciparvi.

Oggi sono disponibili tante tipologie di inviti diversi, non per forza dovrai usare quelli su carta.

Ci sono 3 tipologia di inviti diversi:

  • Invito cartaceo: elegante ma abbastanza costoso
  • Passa parola: è il modo più efficace per pubblicizzare un evento, anche se non è certo che sia efficace
  • Invito digitale: è il classico invito su Facebook. Sicuramente raggiungerai un vasto numero di persone, ma è un metodo abbastanza spersonalizzato.

Se sei ‘digital’ non puoi perderti le strategie per promuovere un evento usando i social! Le trovi tutte raccolte qui.

6. Come puoi rendere il tuo evento indimenticabile?

icona uomo con cuoreL’evento è terminato, gli invitati tornano a casa, e tutto finisce qui. Sbagliato!

Innanzitutto è sempre bene ringraziare, sia al momento sia post-evento.

Per esempio, agli ospiti potrebbe far piacere, qualche giorno dopo, ricevere una mail personalizzata nella quale li ringrazi per aver preso parte al tuo incontro, meglio ancora: una telefonata!

Un evento degno di nota è un evento che si fa ricordare, e quando si parla di ricordi cosa c’è di meglio di fotografie e filmati? Ad oggi, nulla.

Pertanto è bene che sia presente un fotografo o un video-maker che documenti l’evento. Se ne stai cercando uno, nella sezione servizi del nostro portale potrai trovarlo in un batter d’occhio.

Gli scatti più salienti della giornata potranno essere postati sui canali social, in modo che tutti possano realmente vedere come si è svolto il tuo evento.

Preferisci stare sul classico? Punta sul gadget, non deludono mai!

Scopri le migliori location per eventi in tutta Italia!