Hai sentito parlare di open day aziendale ma questo termine ti è un po’ oscuro? Vuoi capire quali sono i passaggi per organizzarne uno di successo?

Eccomi qua! Oggi sarò a tuo completa disposizione e insieme vedremo alcuni utili consigli per fare una splendida figura davanti agli invitati a questo evento davvero molto importante.

Al giorno d’oggi, un’azienda ha la necessità di stare costantemente al passo con i tempi e rimanere informata su tutte quelle novità che possono fare bene al proprio business.

E infatti non basta offrire un servizio o un prodotto di alta qualità o ancora avere un team di lavoratori impeccabili, ma è necessario utilizzare gli strumenti di marketing più efficaci per promuovere la propria azienda in ogni modo possibile ed immaginabile.

icona aziendaOggi, mio caro, sono qui per parlarti di una strategia che se utilizzata bene ti porterà grandi risultati in termini economici e di immagine per lungo tempo: l’open day aziendale.

Non so se il termine ti è nuovo o se hai già sentito qualcosa in merito, ciò che importa è che oggi vedremo insieme di cosa si tratta nello specifico.

Se poi, come credo, la riterrai una cosa che può fare al caso tuo troverai anche qualche dritta su come organizzare un open day aziendale di successo.

So bene che la tua filosofia è “il tempo è denaro” quindi direi di non star qua a girarci troppo intorno e di iniziare ad entrare nel merito di questo argomento.

Buona lettura.

Open day aziendale: cos’è?

accoglienza open day aziendale

Partiamo subito con una domanda: cosa significa open day? E’ un termine inglese che si può tradurre letteralmente in italiano con “giornata aperta”.

Nello specifico si tratta di aprire per un giorno le porte di una determinata struttura ad un pubblico esterno interessato a visitarla e ad ottenere informazioni in merito.

Per molto tempo questo strumento è stato legato soprattutto alle scuole e alle università che hanno costantemente la necessità di attirare nuovi studenti.

In seguito però anche le aziende di ogni tipo hanno capito che è uno strumento di promozione molto valido.

E dunque negli ultimi anni si è iniziato parecchio a parlare di open day aziendali perché le aziende sentono sempre di più la necessità di avvicinare e avvicinarsi ai clienti, nuovi o già consolidati.

Nello specifico, lo scopo di questa giornata è quella di ospitare più persone possibili per spiegare e far loro vedere che cosa fai nella tua azienda.

Dunque per una giornata quest’ultima diventerà la casa di altre persone. Persone che potranno visitare i tuoi spazi di lavoro, avere informazioni e provare i tuoi prodotti o servizi…tutto ciò ovviamente in modo gratuito.

Attenzione però ad una cosa: l’open day non è l’inaugurazione, perché la tua azienda è già ben consolidata.

So che ora sei curioso di capire nel dettaglio come far crescere il tuo business grazie a questo tipo di evento.

Vediamolo insieme.

Come organizzare un open day aziendale in 10 step

relazione open day

Organizzare un open day aziendale significa fare in modo che il valore e la missione del tuo lavoro non rimangano tra le mura dell’azienda ma raggiungano più persone possibili.

Sicuramente si tratta anche di un’occasione per creare dei legami molto stretti con gli ospiti a prescindere che siano già tuoi clienti o meno.

Questo è un aspetto molto importante perché:

  • nel caso gli invitati siano già tuoi clienti, dovranno uscire dall’evento con ancora più fiducia e stima nei confronti della tua azienda.
  • se, invece, non sono tuoi clienti potresti avvantaggiarti sui concorrenti non disposti ad investire su queste occasioni e avrai maggiori possibilità che acquisteranno i tuoi prodotti o servizi in futuro.

I tuoi investimenti in termini di tempo ed energia saranno indirizzati all’organizzazione di una giornata davvero particolare e speciale.

Infatti dovrai far sentire a proprio agio le persone che dedicheranno il loro prezioso tempo per capire bene o meglio di cosa si occupa la tua azienda.

Superate queste necessarie premesse è il momento di capire concretamente come organizzare un open day aziendale di successo.

Ci sono in altre parole degli aspetti da considerare per non andare alla cieca.

Solo in questo modo mostrerai tutta la tua incredibile professionalità e potrà esplodere la tua vena creativa nell’organizzare un evento aziendale.

Ma sono sicuro che sei determinato e pronto ad affrontare anche questa sfida!

1. Scegli la data

calendarizzare l'open day

Questo è un consiglio da amico da cui credo sia utile partire.

Mi sembra giusto dirti fin da subito che organizzare un open day aziendale potrebbe richiederti anche 1 o 2 mesi di tempo.

Se vuoi che il tuo evento sia curato nei minimi dettagli e che gli ospiti percepiscano la tua azienda come serie e affidabile è importante non fare tutto all’ultimo minuto.

Ecco dunque che definire un giorno plausibile per l’open day con largo anticipo è fondamentale.

Rispetto alla data ti dico questo: va bene soprattutto nel weekend ma attenzione, se ci sono festività particolari con ponti oppure altre manifestazioni nelle vicinanze…l’affluenza potrebbe non essere quella sperata.

Ricorda anche che l’open day ha ancora più impatto se coincide con momenti importanti per la tua azienda: il lancio di un nuovo prodotto o servizio, un anniversario…o una maxi promozione.

2. Stabilisci un Budget

calcolare l'open day

Ahimè a volte i soldi rovinano la poesia e ogni nostro grandioso progetto in testa si scontra con la realtà dei fatti.

Infatti, come ogni evento aziendale, anche un open day per essere organizzato al meglio necessita di un budget iniziale. Come calcolarlo?

Consigli per definire il budget di un evento
Per cui non sottovalutare questo aspetto o ti troverai poco tempo prima del grande giorno a dover fare dei tagli importanti o addirittura ad annullare l’evento. E tu non vuoi questo.

C’è da dire che l’open day è un metodo di comunicazione relativamente a basso costo perché potrai far venire degli ospiti in casa tua e dunque non dovrai cercare altre possibili location per l’evento.

Ma a parte questo aspetto vantaggioso c’è da capire bene quali saranno le spese da sostenere.

L’aspetto più importante da valutare è l’ammontare delle entrate e delle uscite.

Riguardo al primo aspetto ricorda che è un grande vantaggio cercare di ingaggiare degli sponsor in grado di aggiungere soldi alla cassa che ti è stata messa a disposizione dall’azienda.

Ricorda che a differenza di altri eventi non potrai contare sulla vendita di biglietti per ottenere soldi…l’evento dovrà essere totalmente gratuito!

In secondo luogo è necessario creare delle categorie con cui suddividere la voce delle uscite.

Perché al tuo open day i tuoi ospiti avranno bisogno di avere a disposizione dei servizi di base e intrattenimento.

Ad esempio, le categorie per il tuo open day potrebbero essere queste:

  • cibo (il servizio catering per il buffet, esercizi commerciali etc.)
  • decorazioni (fiori, palloncini, gazebi etc.)
  • servizi di base (es. guardaroba, sicurezza, bagni etc.)
  • i dipendenti che si fermeranno in azienda per accogliere gli ospiti e coinvolgerli nelle varie attività del giorno
  • marketing (volantini e brochure ma anche le campagne su Internet, con GoogleAds o Facebook etc.)
  • tecnologie (maxi-schermi, luci, videoproiettori, microfoni, palchi, casse per la musica etc.)
  • intrattenimento (comici, attori di teatro, animatori, fotografi etc.)
  • gadget e regali

Naturalmente queste categorie sono dei miei suggerimenti.

Poi è chiaro che sarai tu con la tua dote di organizzatore a scegliere ciò che ritieni sia meglio per il tuo evento.

3. Invito per open day aziendale

inviti open day aziendale

Non sottovalutare la creazione degli inviti.

Dimentica quello che ti hanno sempre detto: in questo mondo “l’abito fa il monaco” e “si giudica un libro dalla copertina”.

Per questo motivo creare un invito bello e accattivante è fondamentale per attirare le persone.

In uno spazio ridotto dovrai includere tutte le informazioni necessarie per convincere clienti presenti e futuri a partecipare al tuo open day:

  • Nome dell’azienda in bella vista: sembra una banalità ma chi legge deve subito capire da chi arriva quell’invito.
  • Titolo molto accattivante: una frase corta ma di grande impatto. Uno slogan credo sia il massimo!
  • Tema del tuo open day: in poche parole devi indicare che cosa vedranno i tuoi ospiti e di che cosa si potrà parlare.
  • Immagine molto evocativa: scegline una che si lega bene allo spirito della tua azienda e al tema centrale della intera giornata.
  • Programma dettagliato della giornata: la data dell’open day,  gli orari, gli eventi che si svolgeranno all’interno dei tuoi spazi.
  • Contatti della tua azienda: numero di telefono, mail, indirizzo, profili social.

Già da come si presenterà il tuo invito farai percepire ai tuoi futuri ospiti quanto ci tieni a loro.

Vuoi approfondire l’aspetto della grafica?

Scopri i programmi per creare l’invito per un evento

4. Stima il numero degli invitati

esempio di open day aziendale

So bene che se ritieni vantaggioso un open day aziendale vorrai incontrare più persone possibili e costruire relazioni di fiducia con loro.

D’altronde è a questo che serve, ce lo siamo detti prima.

So bene che il giorno del tuo open day le tue porte saranno aperte per chiunque voglia entrare e non vorrai di certo lasciare fuori nessuno.

Tuttavia in termini di gestione del budget, di organizzazione degli spazi, di servizi offerti, di gadget da regalare è importante stabilire quante persone verranno indicativamente.

Il mio suggerimento è quello di invitarle a prenotare l’esperienza della giornata gratuita tramite uno dei tuoi contatti. L’email in questo senso è perfetta.

Potrai anche utilizzare degli incentivi per spingere le persone a prenotare in fretta: ad esempio regalare un buono sconto bello corposo su un tuo prodotto o servizio ai primi che prenoteranno.

5. Promuovi l’evento al giusto target

social per open day aziendal

Hai definito gli aspetti precedenti con grande attenzione ma manca un aspetto fondamentale: spargere la voce.

Immagino tu sappia che non sarà sufficiente mettere fuori dalla tua azienda il cartello “oggi porte aperte, siete i benvenuti”.

La promozione è una parte importante e delicata (Il marketing di un evento dalla A alla Z) del tuo open day.

Il fatto che al giorno d’oggi le persone ricevano parecchi inviti a partecipare ad eventi vari, tramite volantini nella cassetta delle lettere e soprattutto tramite i social, ti mette nella posizione di dovere essere più bravo di tutti gli altri a catturare l’attenzione dei tuoi clienti.

Innanzitutto potresti invitare i clienti già affezionati tramite lo strumento della newsletter che è sempre molto efficace per il marketing.

Oppure per questi clienti già “fedeli” può essere efficace un invito tramite una telefonata…li farà sentire ancora più speciali.

Dato che sarà un evento importante per la tua azienda direi che è una grande mossa quella di creare una campagna a pagamento da diffondere sui canali social:

Scopri come promuovere un evento con il social media marketing
Potresti anche creare un video di presentazione del tuo open day sul tuo sito Internet.

Oppure se possiedi un blog lascia al tuo copywriter di fiducia il compito di scrivere un bell’articolo in grado di catturare l’attenzione del pubblico.

Da non sottovalutare le pubblicità sui quotidiani online o cartacei e perché no quella in radio o in televisione.

Mi raccomando però non tralasciare di utilizzare anche degli inviti cartacei, da diffondere tramite il volantinaggio o l’affissione in luoghi pubblici vicino alla tua azienda.

Infine c’è una strategia più complicata da utilizzare ma che ti potrebbe far avere molte visite…chiedere l’aiuto di personaggi noti della zona in cui ti trovi (cantanti, sportivi, attori etc.): i cosiddetti influencer.

Non devi per forza utilizzare tutti questi metodi, scegli quelli che più fanno parte della tua sensibilità in quanto organizzatore di eventi.

6. Predisponi al meglio gli spazi

location per open day aziendale

A prescindere dal numero di persone che verranno al tuo evento devi fare anche attenzione ad organizzare gli spazi che metterai a disposizione.

In questa fase bisogna scegliere tutti quegli accorgimenti che possono rendere la tua azienda confortevole anche solo per qualche ora.

Innanzitutto l’ambiente dovrà diventare molto ospitale e bello da vedere. Per questo motivo il consiglio che ti do è quello di illuminare bene tutte le stanze, mettere piante e fiori, fare in modo che ci sia la giusta temperatura, allestire con decorazioni.

Fai poi attenzione all’eventuale presenza di barriere architettoniche, perché è sempre molto imbarazzante quando le persone con una qualche disabilità non riescono ad accedere facilmente ad una struttura.

Per la comodità dei tuoi ospiti assicurati che ci siano dei parcheggi da mettere a disposizione. Se non ne hai abbastanza fuori dalla tua azienda informati su quelli in zona, così da poterli poi segnalare.

Cerca di usare le migliori tecnologie possibili: nessuno dei tuoi ospiti gradirà video sgranati o microfoni che fanno rumori fastidiosi.

Infine predisponi degli spazi in cui i tuoi ospiti si possano intrattenere mangiando e bevendo qualcosa. Oppure accoglienti spazi all’aperto in cui prendere un po’ di aria o fumare una sigaretta.

Poni grande attenzione va data anche alla segnaletica, nessuno si deve perdere quando entra nella tua azienda o finire in stanze che non vuoi vengano visitate.

7. Organizza eventi interessanti per gli ospiti

meeting open day aziendale

Questo è il punto centrale del tuo open day aziendale. Le persone che parteciperanno dovranno essere portate a vivere un’esperienza che ricorderanno per molto tempo.

Per fare ciò serve organizzare degli eventi che siano formativi ma allo stesso tempo leggeri e divertenti. Cosa fare dunque nel concreto?

Definisci con precisione un team composto dalle figure professionali della tua azienda che avranno l’importante compito di accogliere nel migliore dei modi i tuoi ospiti e seguirli passo passo nella visita.

Il tuo team dovrà gestire una serie di eventi che possono far percepire l’incredibile qualità della tua azienda.

In questi eventi dovranno essere date delle informazioni interessanti su come funziona un prodotto o servizio e far toccare con mano quello che concretamente si fa in azienda.

Ad esempio, siete famosi per produrre i migliori cioccolatini della Lombardia? Fai in modo che gli ospiti abbiano la possibilità di crearne alcuni con le proprie mani e, perché no, anche di assaggiarli.

L’idea di fondo è quella di diffondere il valore di ciò che fa l’azienda, la mission che la spinge ad agire, la sua filosofia nonché le sue tecniche di lavoro a più persone possibili.

Più nel dettaglio faccio riferimento a questi tipi di eventi:

  • Tour per visitare gli uffici o le linee di produzione.
  • Prove gratuite di servizi o prodotti:novità assolute, per far sentire i tuoi ospiti dei privilegiati.
  • Consulenze: rispondere ad eventuali domande e dubbi che gli ospiti possono avere su un prodotto o un servizio e dare consigli utili per usufruirne in futuro nel migliore dei modi.

Parliamoci chiaro, l’open day aziendale deve essere un’occasione informale e decisamente poco impegnativa per i visitatori.

Per questo motivo è importante offrire agli ospiti degli spazi in cui poter vivere dei momenti di svago e divertimento allo stato puro.

Predisponi ad esempio un bel buffet con cibo di qualità, analcolici e spumante. Fa poi sempre piacere se c’è musica dal vivo, balli e spettacoli.

Inoltre, potresti predisporre degli spazi in cui gli ospiti possono fare delle fotografie simpatiche per immortalare la giornata e portarsi a casa un ricordo.

Ricorda infine che se la tua azienda e i tuoi servizi o prodotti sono indirizzati alle famiglie, molti dei tuoi invitati potrebbero venire al tuo open day con i figli.

Visto che non è giusto far annoiare i più piccoli potrebbe essere una gran bella idea affidarli a degli animatori che li intrattengono con giochi o trucchi di magia mentre i più grandi si godono in tranquillità la visita.

7. Regala dei gadget

omaggi open day aziendali

A tutti noi piace ricevere dei regali! Grandi o piccoli che siano ci fanno sentire apprezzati e ricambiati per aver fatto qualcosa di buono.

Non è necessario strafare, è sufficiente regalare dei piccoli gadget con il nome della azienda (portachiavi, cappellini, magliette, adesivi, block notes)

Di grande impatto credo che siano anche le promozioni e i buoni per usufruire ad esempio di un servizio in futuro.

Infine ti suggerisco un’ultima idea con cui potresti fare davvero bella figura…organizzare un concorso ad estrazione per vincere regali di un certo livello: buoni benzina, piccoli elettrodomestici, massaggio alle terme.

Gli invitati prima di essere considerati dei clienti o futuri tali dovranno essere considerati come degli amici che siamo contenti di vedere…e questo i tuoi ospiti lo devono percepire molto bene.

9. Il tuo Open day non finirà quando finirà!

foto ricordo open day aziendali

Perdonami per il gioco di parola. Con questa frase voglio dire che il senso e l’utilità del tuo evento non si dovranno esaurire alla fine della giornata.

Il giorno del tuo open day aziendale avrai in casa tua un gran numero di persone e dovrai fare in modo che la loro ricchezza non si disperda appena escono per tornare a casa. Ma come fare?

Ti faccio degli esempi…Hai lasciato dei gadget agli ospiti? Hai fatto loro delle splendide foto?

Molto bene, chiedi anche tu qualcosa in cambio a loro…un indirizzo mail oppure un “mi piace” sulle tue pagine social.

Così facendo avrai a disposizione più persone rispetto a prima che potranno essere informate sulle tue promozioni, nuovi prodotti/servizi ed eventi futuri.

Durante l’evento raccogli più materiale possibile, nello specifico fotografie e video e pubblicali sui tuoi profili social.

In questo modo chi non avrà partecipato al tuo open day potrà avere testimonianze di quello che la tua azienda ha organizzato e di come ha accolto i suoi ospiti…e probabilmente all’evento successivo che organizzerai faranno di tutto per venire.

Inoltre si sentiranno comunque presi in considerazione e non snobbati solo perché per qualche motivo non sono venuti!

10. Credi in te stesso, andrà tutto bene!

dress code open day aziendale

Caro mio organizzatore, mi rendo conto che anche un open day come ogni evento aziendale serio richiede molto tempo e molta energia.

Però io so bene che ce la puoi fare. E te lo posso dire anche se non ti conosco.

Infatti solo il semplice fatto che hai dedicato qualche minuto alla lettura di questo mio articolo mi fa capire che sei una persona che ci tiene a stare al passo con i tempi e che dunque hai una marcia in più rispetto agli altri organizzatori.

Dunque ascolta i miei consigli ma soprattutto fidati delle tue intuizioni.

Vedrai che il tuo open day sarà un successo e tutta l’azienda si complimenterà con te.

E dopo l’evento dovrai misurare i risultati. Come?

Scopri come misurare il successo di un evento


Non mi resta ora che salutarti ed augurarti buon lavoro.

Grazie ancora per aver letto questo articolo. Se ti è piaciuto condividilo nella tua cerchia di contatti o lascia un commento per farmi sapere come è andato il tuo open day aziendale.

Ricorda che Meeting Hub è specializzato nell’organizzazione di eventi, quindi se hai bisogno di altre informazioni non esitare a chiedere.

Siamo sempre a disposizione per aiutarti.

Alla prossima!