Hai sentito parlare di open day aziendale ma questo termine ti è un po’ oscuro e vuoi capire quali sono i passaggi per organizzarne uno di successo?

Eccomi qua! Oggi sarò a tuo completa disposizione e insieme vedremo alcuni utili consigli per fare un’ottima figura davanti ai partecipanti al tuo evento.

Al giorno d’oggi, un’azienda ha la necessità di stare costantemente al passo con i tempi e rimanere informata su tutte quelle novità che possono fare bene al proprio business.

Infatti non basta offrire un servizio o un prodotto di alta qualità o ancora avere un team di collaboratori di valore, ma è necessario utilizzare gli strumenti di marketing più efficaci per promuovere la propria azienda in ogni modo possibile ed immaginabile.

icona aziendaOggi sono qui per parlarti di una strategia che, se ben utilizzata, ti porterà grandi risultati in termini economici e di immagine: l’open day aziendale.

Non so se il termine ti è nuovo o se hai già sentito qualcosa in merito, ciò che importa è che oggi vedremo nello specifico di cosa si tratta.

Se poi, come credo, la riterrai una cosa che può fare al caso tuo, troverai anche qualche dritta su come organizzare un open day aziendale di successo.

So bene che la tua filosofia è “il tempo è denaro”, quindi direi di non star qua a girarci troppo intorno e di iniziare ad entrare nel merito di questo argomento.

Buona lettura.

Open day aziendale: cos’è?

accoglienza open day aziendale

Partiamo subito con una domanda: cosa significa open day? E’ un termine inglese che in italiano si può tradurre letteralmente con “giornata aperta”.

Nello specifico si tratta di aprire, per un giorno, le porte di una determinata struttura ad un pubblico esterno interessato a visitarla e ad ottenere informazioni riguardo ad essa.

Per molto tempo questo strumento è stato legato soprattutto alle scuole e alle università che hanno costantemente la necessità di attirare nuovi studenti.

In seguito, però, anche le aziende di ogni tipo hanno capito che è uno strumento di promozione molto valido.

Negli ultimi anni, quindi,  si parla spesso di open day aziendali perché le aziende sentono sempre di più la necessità di avvicinare e avvicinarsi ai clienti, nuovi o già consolidati.

Nello specifico, lo scopo di questa giornata è quello di ospitare più persone possibile nella tua azienda per far vedere e spiegare loro che cosa fate.

Dunque, per una giornata, quest’ultima ospiterà altre persone, le quali potranno visitare i tuoi spazi di lavoro, avere informazioni e provare i tuoi prodotti o servizi…tutto ciò ovviamente in modo gratuito.

Attenzione però ad una cosa: l’open day non è l’inaugurazione, perché la tua azienda è già ben consolidata.

So che ora sei curioso di capire nel dettaglio come far crescere il tuo business grazie a questo tipo di evento.

Vediamolo insieme.

Come organizzare un open day aziendale in 10 step

relazione open day

Organizzare un open day aziendale significa fare in modo che il valore e la missione del tuo lavoro non rimangano tra le mura dell’azienda ma raggiungano più persone possibile.

Sicuramente si tratta anche di un’occasione per creare dei legami molto stretti con gli ospiti, a prescindere dal fatto che siano già tuoi clienti o meno.

Questo è un aspetto molto importante perché:

  • nel caso i partecipanti siano già tuoi clienti, dovranno uscire dall’evento con ancora più fiducia e stima nei confronti della tua azienda
  • se, invece, non sono tuoi clienti potresti avvantaggiarti sui concorrenti non disposti ad investire in attività di questo tipo e avrai maggiori possibilità che acquisteranno i tuoi prodotti o servizi in futuro.

In termini di tempo ed energia dovrai dedicarti all’organizzazione di una giornata davvero particolare e speciale: infatti dovrai far sentire a proprio agio le persone che dedicheranno il loro prezioso tempo per conoscere o approfondire la conoscenza della tua azienda.

Superate queste necessarie premesse è il momento di capire concretamente come organizzare un open day aziendale di successo.

Ci sono, in altre parole, degli aspetti da considerare per non andare alla cieca.

In questo modo potrai mostrare tutta la tua incredibile professionalità ed anche la tua vena creativa nell’organizzare un evento aziendale.

Sono sicuro che sei determinato e pronto ad affrontare anche questa sfida!

1. Scegli la data

calendarizzare l'open day

Questo è un consiglio da amico da cui credo sia utile partire.

Mi sembra giusto dirti fin da subito che organizzare un open day aziendale potrebbe richiederti anche 1 o 2 mesi di tempo.

Se vuoi che il tuo evento sia curato nei minimi dettagli e che gli ospiti percepiscano la tua azienda come seria e affidabile, è importante non fare tutto all’ultimo minuto.

Perciò stabilire con largo anticipo la data perfetta per l’open day è fondamentale.

Rispetto alla data ti dico questo: è ideale soprattutto nel weekend ma attenzione, se ci sono festività particolari con ponti oppure altre manifestazioni nelle vicinanze…l’affluenza potrebbe non essere quella sperata.

Ricorda anche che l’open day ha ancora più impatto se coincide con momenti importanti per la tua azienda: il lancio di un nuovo prodotto o servizio, un anniversario…o una promozione.

2. Stabilisci un Budget

calcolare l'open day

Ahimè, a volte i soldi (che mancano) rovinano non solo la poesia ma anche il nostro progetto che, grandioso nella nostra testa, si scontra poi con la realtà.

Infatti, come ogni evento aziendale, anche un open day, per essere organizzato al meglio, necessita di un budget iniziale.

Come calcolarlo? Qui sotto trovi tutte le informazioni che ti servono.

Consigli per definire il budget di un evento

Per cui non sottovalutare questo aspetto o ti troverai a dover fare dei tagli importanti o addirittura ad annullare l’evento. E tu non vuoi questo.

L’aspetto più importante da valutare è l’ammontare delle entrate e delle uscite.

Riguardo al primo aspetto sappi che può essere vantaggioso cercare di ingaggiare degli sponsor in grado di aggiungere soldi alla cassa che ti è stata messa a disposizione dall’azienda.

Ricorda che a differenza di altri eventi non potrai contare sulla vendita di biglietti per ottenere soldi…l’evento dovrà essere totalmente gratuito!

In secondo luogo è necessario creare delle categorie con cui suddividere la voce delle uscite.

Perché al tuo open day i tuoi ospiti avranno bisogno di avere a disposizione dei servizi di base e intrattenimento.

Ad esempio, le categorie per il tuo open day potrebbero essere queste:

  • cibo (il servizio catering per il buffet, esercizi commerciali etc.)
  • decorazioni (fiori, palloncini, gazebo etc.)
  • servizi di base (es. guardaroba, sicurezza, bagni etc.)
  • i dipendenti che si fermeranno in azienda per accogliere gli ospiti e coinvolgerli nelle varie attività del giorno
  • marketing (volantini e brochure ma anche campagne su Internet con GoogleAds o Facebook etc.)
  • tecnologie (maxi-schermi, luci, videoproiettori, microfoni, palchi, casse per la musica etc.)
  • intrattenimento (comici, attori di teatro, animatori, fotografi etc.)
  • gadget e regali

Naturalmente queste categorie sono dei suggerimenti: ovviamente alcune, come i servizi di base ed il cibo, sono necessarie mentre altre varieranno in base al tuo evento.

È chiaro che sarai, tu con le tue capacità di organizzatore, a scegliere ciò che ritieni sia meglio per il tuo evento.

3. Invito per open day aziendale

inviti open day aziendale

Non sottovalutare la creazione degli inviti.

Dimentica quello che ti hanno sempre detto: in questo mondo “l’abito fa il monaco” e “si giudica un libro dalla copertina”.

Per questo motivo creare un invito bello e accattivante è fondamentale per attirare le persone.

In uno spazio ridotto dovrai includere tutte le informazioni necessarie per convincere clienti presenti e futuri a partecipare al tuo open day:

  • Nome dell’azienda in bella vista: sembra una banalità ma chi legge deve subito capire da chi arriva quell’invito
  • Titolo molto accattivante: una frase corta ma di grande impatto; uno slogan credo sia il massimo!
  • Tema del tuo open day: in poche parole devi indicare che cosa vedranno i tuoi ospiti e di che cosa si potrà parlare
  • Immagine molto evocativa: scegline una che si lega bene allo spirito della tua azienda e al tema centrale della intera giornata
  • Programma dettagliato della giornata: la data dell’open day,  gli orari, gli eventi che si svolgeranno all’interno degli tuoi spazi
  • Contatti della tua azienda: numero di telefono, mail, indirizzo, profili social

Già da come si presenterà il tuo invito farai percepire ai tuoi futuri ospiti quanto ci tieni a loro.

Vuoi approfondire l’aspetto della grafica? Ecco qui:

Scopri i programmi per creare l’invito per un evento

4. Stima il numero degli invitati

esempio di open day aziendale

So bene che se ritieni vantaggioso un open day aziendale vorrai incontrare più persone possibile e costruire relazioni di fiducia con loro.

D’altronde è a questo che serve, ce lo siamo detti prima.

So bene che il giorno del tuo open day le tue porte saranno aperte per chiunque voglia entrare e non vorrai di certo lasciare fuori nessuno.

Tuttavia in termini di gestione del budget, di organizzazione degli spazi, di servizi offerti, di gadget da regalare è importante stabilire quante persone verranno indicativamente.

Il mio suggerimento è quello di invitarle a prenotare l’esperienza della giornata gratuita tramite uno dei tuoi contatti. L’email in questo senso è perfetta.

Potrai anche utilizzare degli incentivi per spingere le persone a prenotare in fretta: ad esempio regalare un buono sconto bello corposo su un tuo prodotto o servizio ai primi che prenoteranno.

5. Promuovi l’evento al giusto target

social per open day aziendal

Hai definito gli aspetti precedenti con grande attenzione ma manca un aspetto fondamentale: spargere la voce.

Immagino tu sappia che non sarà sufficiente mettere fuori dalla tua azienda il cartello “oggi porte aperte, siete i benvenuti”.

La promozione è una parte importante e delicata del tuo open day, quindi eccoti un ulteriore supporto:

Il marketing di un evento dalla A alla Z

Il fatto che al giorno d’oggi le persone ricevano parecchi inviti a partecipare ad eventi di vario tipo tramite volantini nella cassetta delle lettere e soprattutto tramite i social, ti mette nella posizione di dovere essere più bravo di tutti gli altri a catturare l’attenzione dei tuoi clienti.

Innanzitutto potresti invitare i clienti già affezionati tramite lo strumento della newsletter che è sempre molto efficace per il marketing.

Oppure per questi clienti già “fedeli” può essere efficace un invito tramite telefonata…li farà sentire ancora più speciali.

Dato che sarà un evento importante per la tua azienda, direi che è una grande mossa quella di creare una campagna a pagamento da diffondere sui canali social:

Scopri come promuovere un evento con il social media marketing
Potresti anche creare un video di presentazione del tuo open day sul tuo sito Internet.

Oppure, se hai un blog, lascia al tuo copywriter di fiducia il compito di scrivere un bell’articolo in grado di catturare l’attenzione del pubblico.

Da non sottovalutare anche le pubblicità sui quotidiani online o cartacei e, perché no, quella in radio o in televisione.

Mi raccomando, però, non tralasciare di utilizzare anche il volantinaggio o l’affissione in luoghi pubblici vicino alla tua azienda.

Infine c’è una strategia, forse più complessa da mettere in pratica, che però ti potrebbe portare molti partecipanti: chiedere il supporto di personaggi noti della zona in cui ti trovi (cantanti, sportivi, attori etc.), insomma… i cosiddetti influencer.

Non devi per forza utilizzare tutti questi metodi, scegli quelli che ritieni più adatti e performanti per il tuo open day aziendale!

6. Predisponi al meglio gli spazi

location per open day aziendale

A prescindere dal numero di persone che verranno al tuo evento, devi fare molta attenzione ad organizzare bene gli spazi che metterai a disposizione.

In questa fase bisogna scegliere tutti quegli accorgimenti che possono rendere la tua azienda confortevole, anche il tuo evento dura solo qualche ora.

Innanzitutto l’ambiente dovrà essere molto ospitale e bello da vedere. Per questo motivo il consiglio che ti do è quello di illuminare bene tutte le stanze, mettere piante e fiori, fare in modo che ci sia la giusta temperatura e allestire con decorazioni.

Fai poi attenzione all’eventuale presenza di barriere architettoniche, perché è sempre molto imbarazzante quando le persone con una qualche disabilità non riescono ad accedere facilmente ad una struttura.

Per la comodità dei tuoi ospiti assicurati che ci siano dei parcheggi a disposizione. Se non ne hai abbastanza fuori dalla tua azienda, informati su quelli in zona, così da poterli poi segnalare.

Cerca di usare le migliori tecnologie: nessuno dei tuoi ospiti gradirà video sgranati o microfoni che fanno rumori fastidiosi.

Infine predisponi delle aree in cui i tuoi ospiti si possano intrattenere mangiando e bevendo qualcosa, oppure accoglienti spazi all’aperto in cui prendere un po’ di aria.

Parliamoci chiaro, l’open day aziendale deve essere un’occasione informale per i visitatori.

Per questo motivo è importante offrire agli ospiti degli spazi in cui poter vivere dei momenti di svago e relax.

Predisponi, ad esempio, un bel buffet con cibo di qualità, analcolici e bibite… sarà molto gradito!

Ricorda, grande attenzione va data anche alle indicazioni: nessuno si deve perdere nella tua azienda o finire in stanze che non vuoi che vengano visitate.

7. Organizza eventi interessanti per gli ospiti

meeting open day aziendale

Questo è il punto centrale del tuo open day aziendale: le persone che parteciperanno dovranno vivere un’esperienza che ricorderanno per molto tempo.

Per fare ciò serve organizzare degli eventi che siano formativi ma allo stesso tempo leggeri e divertenti. Cosa fare dunque nel concreto?

Crea un team composto dalle figure professionali della tua azienda che avranno l’importante compito di accogliere nel migliore dei modi i tuoi ospiti, seguirli passo passo nella visita ed anche gestire gli eventi che faranno percepire la grande validità della tua azienda.

Nel corso di questi eventi non solo dovranno essere date delle informazioni interessanti su come funziona un prodotto o servizio, ma dovrete far toccare con mano quello che concretamente si fa in azienda.

Ad esempio, siete famosi per produrre i migliori cioccolatini della Lombardia? Fai in modo che gli ospiti abbiano la possibilità di crearne alcuni con le proprie mani e, perché no, anche di assaggiarli.

L’idea di fondo è quella di diffondere, a più persone possibile, il valore di ciò che fa l’azienda, la mission che la spinge ad agire, la sua filosofia nonché le sue tecniche di lavoro.

Ecco qualche idea:

  • Tour per visitare gli uffici o le linee di produzione
  • Prove gratuite di servizi o prodotti e, magari, anche delle novità assolute… per far sentire i tuoi ospiti dei privilegiati
  • Consulenze: rispondere ad eventuali domande e dubbi che gli ospiti possono avere su un prodotto o un servizio e dare consigli utili per usufruirne in futuro nel migliore dei modi

Inoltre, potresti predisporre degli spazi in cui gli ospiti possono fare delle fotografie simpatiche per immortalare la giornata e portarsi a casa un ricordo.

Infine tieni a mente che se la tua azienda e i tuoi servizi o prodotti sono indirizzati alle famiglie, molti dei tuoi invitati potrebbero venire al tuo open day con i figli.

Visto che far annoiare i più piccoli non sarebbe carino e creerebbe qualche difficoltà ai genitori, potrebbe essere una bella idea affidarli a degli animatori che li intrattengono con giochi o trucchi di magia mentre i più grandi si godono in tranquillità la visita.

8. Regala dei gadget

omaggi open day aziendali

A tutti noi piace ricevere dei regali! Grandi o piccoli che siano ci fanno sentire apprezzati e considerati.

Non è necessario strafare, è sufficiente regalare dei piccoli gadget con il nome della azienda (portachiavi, cappellini, magliette, adesivi, block notes)

Di grande impatto credo che siano anche le promozioni e i buoni, ad esempio per usufruire di un servizio in futuro.

Infine ti suggerisco un’ultima idea con cui potresti fare davvero bella figura…organizzare un’estrazione per vincere regali di un certo livello: buoni benzina, piccoli elettrodomestici, ingressi alle terme, massaggi, ecc.

Gli invitati prima di essere considerati dei clienti, o futuri acquirenti, dovranno essere considerati come delle persone che siamo contenti di incontrare…e questo i tuoi ospiti lo devono percepire molto bene.

9. Il tuo Open day non finirà quando finirà!

foto ricordo open day aziendali

Perdonami per il gioco di parole. Con questa frase voglio dire che il senso e l’utilità del tuo evento non si dovranno esaurire alla fine della giornata.

Il giorno del tuo open day aziendale ci saranno molte persone presenti e dovrai fare in modo che la loro ricchezza non si disperda appena escono per tornare a casa. Ma come fare?

Ti faccio degli esempi…Hai lasciato dei gadget agli ospiti? Hai fatto loro delle splendide foto?

Molto bene, chiedi anche tu qualcosa in cambio… ad esempio un indirizzo mail oppure un “mi piace” sulle tue pagine social.

Così facendo avrai a disposizione persone in più che potrai informare sulle tue promozioni, su nuovi prodotti/servizi ed riguardo ad eventi futuri.

Durante l’evento raccogli più materiale possibile, nello specifico fotografie e video e pubblicali sui tuoi profili social.

In questo modo chi non avrà partecipato al tuo open day potrà comunque vedere quello che la tua azienda ha organizzato e come ha accolto i suoi ospiti…e probabilmente all’evento successivo che organizzerai faranno di tutto per essere presenti.

Inoltre si sentiranno comunque presi in considerazione e non snobbati perché non gli è stato possibile presenziare!

10. Credi in te stesso, andrà tutto bene!

dress code open day aziendale

Mio caro organizzatore, mi rendo conto che anche un open day, come ogni evento aziendale serio, richiede molto tempo e molta energia.

Però io so bene che ce la puoi fare, e te lo posso dire anche se non ti conosco.

Si… perché il semplice fatto che hai dedicato qualche minuto alla lettura di questo articolo mi fa capire che sei una persona che ci tiene a stare al passo con i tempi e che dunque hai una marcia in più rispetto ad altri.

Vedrai che il tuo open day sarà un successo e tutta l’azienda si complimenterà con te.

E dopo l’evento dovrai misurare i risultati. Come?

Scopri come misurare il successo di un evento


Ora non mi resta che salutarti ed augurarti buon lavoro.

Grazie ancora per aver letto questo articolo. Se ti è piaciuto condividilo nella tua cerchia di contatti o lascia un commento per farmi sapere come è andato il tuo open day aziendale.

Ricorda che Meeting Hub è specializzato nell’organizzazione di eventi, quindi se hai bisogno di altre informazioni non esitare a chiedere.

Siamo sempre a disposizione per aiutarti.

Alla prossima!